- Khách hàng gửi hồ sơ chứng từ cho cán bộ KSC KBNN
- Cán bộ KSC kiểm soát hồ sơ chứng từ, ký chứng từ chuyển KTT - Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ, trình Giám đốc KBNN
- Cán bộ KSC thực hiện nhập chứng từ vào hệ thống TABMIS, chuyển cho kế toán trưởng ký chứng từ trên hệ thống, sau đó chuyển trả lại cho cán bộ kiểm soát chi.
- Cán bộ KSC thực hiện thanh toán cho đối tượng thụ hưởng và trả hồ sơ, tài liệu cho khách hàng.
Quy trình này còn trải qua nhiều buớc gây áp lực cho cán bộ kiểm soát thanh toán khi thực hiện nhiệm vụ.
c, Kiểm soát thanh toán chi NSNN
- Hồ sơ thanh toán: khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan nhu:
+ Giấy rút dự toán NSNN
+ Các hồ sơ khác phù hợp với tính chất từng khoản chi đã quy định - KBNN tiến hành kiểm soát hồ sơ của đơn vị, bao gồm:
Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đuợc cấp có thẩm quyền phân bổ.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nuớc có thẩm quyền quy định.
Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ của đơn vị KBNN làm thủ tục chi trả, thanh toán đối với truờng hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định và từ chối thanh toán đối với những truờng hợp không đủ điều kiện chi.
Mặc dù cán bộ kho bạc đã kiểm tra đầy đủ các nội dung nhung vẫn còn mang nặng tính hình thức, nhiều lúc còn sai sót. Chế độ, định mức chi tiêu còn có nhiều bất cập nên ảnh huởng đến chất luợng kiểm soát cũng nhu công tác chi tiêu của đơn vị. Đơn vị vẫn tìm cách hợp thức hóa chứng từ để rút tiền về quỹ chi tiêu sai chế độ, gây lãng phí nguồn ngân sách.
* Kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản qua KBNN tỉnh Nghệ An
a, Điều kiện, thủ tục chi đầu tu XDCB
Theo quy định, các khoản chi đầu tu XDCB đuợc cấp phát, thanh toán khi có đầy đủ các điều kiện nhu:
- Các công trình, dự án đã có trong kế hoạch vốn đầu tư hằng năm, chủ đầu tư đã thực hiện đấu thầu hoặc chỉ định thầu theo đúng quy chế, gía trị khối lượng đầu tư XDCB hoàn thành đề nghị thanh toán đúng theo định mức, đơn giá đầu tư XDCB được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc đúng giá trúng thầu, với các khoản chi hành chính sự nghiệp do Bộ tài chính ban hành.
- Có văn bản của cấp thẩm quyền cho phép tiến hành đầu tư hoặc quyết định đầu tư và quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán.
- Có quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư, thành lập ban quản lý dự án, bổ nhiệm trưởng ban, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và có đầy đủ các điều kiện được tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành theo quy định. b, Nguyên tắc kiểm soát chi
- Các chủ đầu tư, ban quản lý dự án phải mở tài khoản tại KBNN nơi giao dịch và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của KBNN trong quá trình quản lý, cấp phát, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư XDCB.
- KBNN chi thanh toán vốn đầu tư khi đã có đầy đủ các thủ tục về đầu tư vốn và xây dựng, có kế hoạch vốn đầu tư hằng năm và có đầy đủ các điều kiện thanh toán theo quy định.
- Việc kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư phải tuân thủ đúng các chính sách, chế độ hiện hành về quy chế quản lý đầu tư xây dựng; đồng thời, đảm bảo đúng thời gian quy định, không ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình, không gây ách tắc, phiền hà cho quá trình thanh toán.
- Bộ tài chính, UBND tỉnh, phòng TCKH và KBNN có trách nhiệm kiểm soát, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư cho dự án, đồng thời có trách nhiệm chuyển tiền đầy đủ, kịp thời cho đơn vị sử dụng theo đề nghị của chủ đầu tư.
Việc cấp phát, thanh toán vốn đầu tư được thực hiện dưới hai hình thức là cấp tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành.
- Cấp tạm ứng (thanh toán trước, kiểm soát sau): được áp dụng đối với thanh toán từng giai đoạn của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần như các gói thầu xây lắp, gói thầu thiết bị và một số khoản chi phí khác như công tác đền bù, giải phóng mặt bằng,chi phí cấp đất, thuế đất, chuyển quyền sử dụng đất...
- Cấp vốn thanh toán (thanh toán sau, kiểm soát trước): được áp dụng khi thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành, đã được nghiệm thu theo hợp đồng và có trong kế hoạch đầu tư được cấp có thẩm quyền giao; thanh toán khối lượng thiết bị đã nhập kho chủ đầu tư hoặc lắp đặt xong và đã được nghiệm thu. Chủ đầu tư phải gửi đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan theo quy định đến KBNN. Nếu đủ điều kiện, Kho bạc nhà nước sẽ làm thủ tục thanh toán cho đơn vị.
d, Quy trình kiểm soát thanh toán: