2.2 Phân tích thực trạng quản lý tài chính tại Bưu điện tỉnh Lâm Đồng
2.2.2 Công tác lập kế hoạch tài chính
Trước đây, khi chưa chia tách, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn được xây dựng chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa hai mảng Bưu chính và viễn thông. Nhưng đến nay, các chỉ tiêu kế hoạch được xây dựng riêng và cụ thể cho mảng Bưu chính. Vì vậy mà công tác xây dựng kế hoạch tại đơn vị cũng có sự thay đổi đáng kể.
47
TCT Bưu chính đã yêu cầu các đơn vị hạch toán phụ thuộc chủ động xây dựng kế hoạch, năng động trong điều hành, quản lý SXKD, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của TCT.Trong điều kiện đó, Bưu điện tỉnh đã chủ động xây dựng kế hoạch tài chính đảm bảo phù hợp và phục vụ tốt nhất cho việc thực hiện kế hoạch hoạt động SXKD.
2.2.2.1 Căn cứ lập kế hoạch:
- Hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật của ngành, kết quả nghiên cứu và ứng dụng những sáng kiến, cải tiến khoa học kỹ thuật áp dụng vào SXKD. Hệ thống định mức ở đây bao gồm: định mức lao động, định mức tiêu hao vật tư, nguyên; nhiên; vật liệu… do TCT hoặc do Bưu điện tỉnh ban hành .
- Hướng dẫn, định hướng xây dựng kế hoạch trong năm và mục tiêu kế hoạch mà TCT BCVN đề ra.
- Tình hình thực hiện kế hoạch năm trước kết hợp với việc đánh giá dự báo những biến động về môi trường kinh doanh, các nguồn lực, nhu cầu thị trường, các hoat động kinh tế đã được ký kết.
- Các kế hoạch hoạt động SXKD khác có liên quan của Bưu điện tỉnh như: Kế hoạch phát triển dịch vụ, mở rộng thị trường, kế hoạch tiếp thị, quảng cáo khuyến mãi, quảng bá sản phẩm, kế hoạch chăm sóc khách hàng, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) và sửa chữa lớn TSCĐ... Tất cả các kế hoạch trên đều cần có kế hoạch về doanh thu, chí phí tương ứng, đồng thời phải dự báo được các nguồn lực về tài sản, tiền vốn để đáp ứng cho việc thực hiện các kế hoạch nêu trên.
Dựa vào những nội dung trên công tác lập kế hoạch tài chính của Bưu điện tỉnh gồm hai (02) phần, kế hoạch của toàn Bưu điện tỉnh và kế hoạch của từng đơn vị. Kế hoạch của toàn Bưu điện tỉnh bằng kế hoạch chi tiết của các đơn vị, kết hợp với việc kế hoạch dự kiến về các chỉ tiêu tài chính phát sinh tập trung tại văn phòng Bưu điện tỉnh. Kế hoạch tài chính của Bưu điện tỉnh sau khi Giám đốc phê duyệt được báo cáo TCT xem xét thẩm định và giao kế hoạch chính thức cho Bưu điện tỉnh trên cơ sở thẩm định kế hoạch do Bưu điện tỉnh đã lập.
48
Căn cứ vào kế hoạch chính thức do TCT giao cho Bưu điện tỉnh thực hiện giao lại nhiệm vụ kế hoạch cho các đơn vị cơ sở. Kế hoạch giao cho các cơ sở được phân kỳ cho từng tháng và từng quý làm cơ sở theo dõi, đánh giá tình hình thực thực hiện trong từng thời kỳ.
2.2.2.2 Các loại kế hoạch
- Kế hoạch dài hạn và trung hạn: Kế hoạch tài chính trung và dài hạn chủ yếu
được lập tại TCT, căn cứ vào chính sách phát triển của Đảng, Nhà nước, mục tiêu quy hoạch và phát triển mạng lưới của TCT. Kế hoạch dài hạn và trung hạn có thể được sửa đổi, bổ sung tùy theo tình hình cụ thể của từng giai đoạn phát triển. Kế hoạch trung và dài hạn của ngành bưu chính thường được định hướng và xác định tập trung tại TCT và được cụ thể hóa từng bước bằng các kế hoạch ngắn hạn hàng năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: Hàng năm, Bưu điện tỉnh căn cứ vào những nhân tố đã
nêu ở trên, các chỉ tiêu kế hoạch do TCT giao xuống, kế hoạch dài hạn định hướng của TCT và tình hình thực hiện kế hoạch năm trước của đơn vị cùng với việc phân tích các biến động môi trường kinh doanh tại địa bàn để xây dựng các kế hoạch chính thức cho các kỳ của năm hiện tại. Kế hoạch cả năm là tổng hợp kế hoạch của các kỳ. Theo đó Bưu điện sẽ phân bổ nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch năm cụ thể cho các đơn vị và thực hiện việc kiểm tra, giám sát hỗ trợ các đơn vị hoàn thành kế hoạch đó.
2.2.2.3 Nội dung chủ yếu kế hoạch tài chính hàng năm của Bưu điện tỉnh Căn cứ vào mục tiêu nhiệm vụ SXKD hàng năm, các chỉ tiêu kế hoạch tài chính có những định hướng và xác định cụ thể để phù hợp với mục tiêu tổng quát của Bưu điện tỉnh. Các chỉ tiêu chủ yếu trong kế hoạch tài chính của Bưu điện tỉnh bao gồm:
Các chỉ tiêu về doanh thu
- Doanh thu phát sinh
Doanh thu phát sinh được thực hiện từ các dịch vụ sau: Bưu chính chuyển phát, tài chính bưu chính, đại lý VT-CNTT, phân phối truyền thông và kinh doanh khác, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác
- Doanh thu phân chia
Các dịch vụ thực hiện phân chia doanh thu gồm: Dịch vụ chuyển phát nhanh, chuyển tiền trong nước, chuyển tiền quốc tế, điện hoa quà tặng, thu hộ; chi hộ, đại lý
49
bảo hiểm Prevoir, đại lý vé máy bay, phát hành báo chí, bưu kiện liên tỉnh và quốc tế. Doanh thu phân chia được xác định bằng tổng doanh thu được nhận về, trừ (-) tổng doanh thu phải chia đi của các dịch vụ nêu trên. Tỷ lệ phân chia doanh thu giữa các đơn vị theo cơ chế quy định của VNPost.
- Doanh thu tính lương
Doanh thu tính lương là chỉ tiêu nội bộ của VNPost, được xác định như sau: Doanh thu
tính lương =
Doanh thu thuần +
Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí giá vốn thương mại Trong đó: Doanh thu thuần = Doanh thu phát sinh - Các khoản giảm trừ (chiết khấu, giảm giá,
hàng bán bị trả lại...) + Doanh thu phân chia Các chỉ tiêu về chi phí
Trong quá trình xây dựng kế hoạch Bưu Điện tỉnh phân chia kế hoạch chi phí ra thành ba (3) nhóm gồm:
- Các khoản chi phí gắn với quy mô doanh thu, gồm: Quảng cáo - khuyến mãi,
(QCKM) tiếp tân - khánh tiết (TTKT), giá vốn và hoa hồng bán sim thẻ viễn thông công nghệ thông tin, giá vốn bán hàng hóa, chi phí phải trả viễn thông tại giao dịch, hoa hồng đại lý, nguyên vật liệu, chi phí thuê thu.
- Các khoản chi phí gắn với quy mô lao động, gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH),
bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ), ăn giữa ca, dự phòng trợ cấp mất việc làm, chi cho nhân viên điểm BĐVHX, bảo hộ lao động, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, phụ cấp giao thông, lao vụ mua ngoài khác.
- Các khoản chi phí gắn với quy mô mạng lưới, gồm: sửa chữa TSCĐ, mua sắm
công cụ dụng cụ sản xuất, đồ dùng văn phòng, nhiên liệu động lực, thuế phí và lệ phí, chi phí điện nước, vận chuyển bốc xếp, dịch vụ viễn thông mua ngoài, công tác phí, chi phí bằng tiền khác.
Khi xây dựng kế hoạch các chỉ tiêu trên được tính toán bằng các giá trị cụ thể. Tuy nhiên, một số khoản chi được dự báo theo một nguyên tắc chung bằng tỷ lệ nào đó so với doanh thu. Trong quá trình thực hiện Bưu Điện tỉnh chủ động điều chỉnh tỷ lệ và nguyên tắc phân bổ cho nguồn chi phí này cho các đơn vị tùy theo mức độ ưu tiên của từng dịch vụ, từng thời điểm và từng địa bàn kinh doanh. Cụ thể xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu như sau :
50
- Chi phí khấu hao TSCĐ
Kế hoạch chi khấu hao TSCĐ hàng năm của Bưu Điện tỉnh căn cứ vào tài sản hiện có, tài sản dự kiến đưa vào sử dụng trong năm và tài sản dự kiến hết khấu hao trong năm, tỷ lệ trích khấu hao thực hiện theo các qui định và hướng dẫn cụ thể trong từng thời kỳ của VNPost. Hiện tại Bưu điện tỉnh đang áp dụng tính toán khấu hao theo
phương pháp đường thẳng (Phụ lục 05 – Khung thời gian KH TSCĐ). - Chi sửa chữa tài sản cố định
Bưu điện tỉnh sẽ tính toán trên cơ sở danh mục tài sản hiện có, nguyên giá, hiện trạng và hao mòn lũy kế của TSCĐ đến đầu năm kế hoạch cùng với việc cân đối với kế hoạch chi phí sửa chữa TSCĐ được TCT giao.
- Chi tiền lương
Chi phí tiền lương của Bưu điện tỉnh được xác định theo cơ chế của TCT được tính toán và lập kế hoạch theo các phần như sau:
(1) Tiền lương và Đơn giá tiền lương theo doanh thu tính lương.
QTLtheo DTTL = DTTLKH x ĐGTLKH
Trong đó:
-QTLtheo DTTL : là kế hoạch chi phí tiền lương theo doanh thu tính lương
- DTTLKH: Kế hoạch doanh thu tính lương
- ĐGTLKH : Đơn giá tiền lương kế hoạch theo doanh thu do TCT giao
(2) Quỹ tiền lương khuyến khích mức độ tăng trưởng doanh thu tính lương so với năm trước liền kề
QTLtăng trưởng = DTTL tăng trưởng x ĐGTLtăng trưởng
Trong đó:
DTTL tăng trưởng: là phần DTTL ước thực hiện cao hơn năm trước liền kề. Xác định theo công thức
DTTLtăng trưởng = DTTLKH - DTTLTH năm trước liền kề
ĐGTLtăng trưởng: là đơn giá tiền lương ngoài đơn giá chung, VNPost qui định cho từng năm. Trong năm 2012, TCT qui định thống nhất ĐGTLtăng trưởng là là 10%
51
(3) Quỹ tiền lương hiệu quả
QTLhiệu quảKH = (CLTC KH - CLTCTH năm trước liền kề) x ĐGTL hiệu quả
Trong đó:
+ CLTCKH là chênh lệch thu - chi (không bao gồm tiền lương và kinh phí công đoàn) năm kế hoạch
+ CLTCTH năm trước liền kề là chênh lệch thu - chi (không bao gồm tiền lương và kinh phí công đoàn) thực hiện năm trước liền kề
+ ĐGTLhiệu quả: là đơn giá tiền lương hiệu quả, do TCT qui định hàng năm. Năm 2012 TCT qui định thống nhất bằng (=) 30%
Kế hoạch chi phí tiền lương = QTLtheo DTTL + QTLtăng trưởng + QTLhiệu quảKH
- Chi giá vốn sim, thẻ VT-CNTT
Bưu điện tỉnh lập kế hoạch dựa trên kế hoạch doanh thu của dịch vụ này. Mục tiêu hoạt động phải có lãi. Tùy theo từng năm kế hoạch chi phí giá vốn sim, thẻ VT- CNTT được tính bằng 98% đến 98,5 % doanh thu của dịch vụ này
- Chi giá vốn bán sản phẩm hàng hóa được xác định bằng 90% doanh thu của
dịch vụ này
- Chi phí trả viễn thông tại giao dịch Gồm 2 phần:
+ Chi phí đàm thoại bằng 80% doanh thu
+ Chi phí đường truyền cho Internet bằng 10% doanh thu internet
- Chi quảng cáo khuyến mại tiếp tân khánh tiết
+ Chi QCKM cho dịch vụ bưu chính chuyển phát tính theo tỷ lệ doanh thu của dịch vụ này: Chi QCKM dịch vụ bưu chính tính theo 2 phần, phần tương đương hoặc thấp hơn mức doanh thu năm trước liền kề tỷ lệ là 5% doanh thu và phần doanh thu tăng trưởng của năm kế hoạch áp dụng tỷ lệ 11% doanh thu;
+ Chi QCKM cho dịch vụ tài chính bưu chính tính theo tỷ lệ doanh thu kế hoạch của dịch vụ này. Cụ thể : Dịch vụ Ngân hàng tỷ lệ chi QCKM toàn TCT là 0,2%, dịch vụ điện hoa và chi trả BHXH tỷ lệ chi QCKM là 5%.
- Chi tiếp tân khánh tiết
52
Tùy theo tình hình từng năm, năm 2012 Bưu Điện tỉnh xác định kế hoạch chi bằng 80% khoản chi phí này thực hiện trong năm 2011 trên tinh thần tiết kiệm theo chỉ thị số 02/CT-BCVN ngày 04 tháng 4 năm 2012 của TCT V/v Tiết giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm tại các đơn vị thành viên TCT
- Các khoản chi phí khác còn lại
+ BHXH, BHYT, BHTN: Các khoản chi này căn cứ các quy định của Nhà nước và TCT để lập kế hoạch. Trong đó tính đến các biến động trong chính sách của Nhà Nước
+ KPCĐ: xác định theo quy định hiện hành (2% tổng quỹ tiền lương).
+ Ăn giữa ca: Kế hoạch chi 450.000 đồng/lao động/tháng. Thực hiện theo văn
bản hướng dẫn số 4882/BĐLĐ-TCTH của Bưu Điện tỉnh ngày 30/12/2011.
+ Dự phòng trợ cấp mất việc làm:Trích dự phòng bằng 1% quỹ tiền lương theo
hệ số cấp bậc, phụ cấp bình quân và mức lương tối thiểu chung của Nhà nước
+ Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất: Công cụ, dụng cụ dự kiến mua mới trong
năm 2012 cân đối trên cơ sở xác định theo quy mô của đơn vị, số liệu đã mua sắm của các năm trước và cân đối kế hoạch chi phí 2012 mà TCT giao.
+ Chi phí nguyên vật liệu: Chi phí nguyên vật liệu cho kinh doanh dịch vụ được
xác định theo doanh thu kế hoạch năm 2012 và tỷ lệ chi phí/doanh thu của các năm trước đảm bảo mức chi hợp lý và tiết kiệm tối đa.
+ Nhiên liệu, động lực: Chi phí nhiên liệu cho đường thư năm kế hoạch được xác
định trên cơ sở thông tin mạng lưới, chi phí theo các tuyến đường thư. Ngoài ra, hàng năm Bưu điện tỉnh đều xem xét, tổ chức lại tuyến đường thư cấp 2 đảm bảo tiết kiệm chi phí. Nhiên liệu quản lý căn cứ vào định mức nhiên liệu tiêu hao của các loại xe, sự biến động của giá cả, lộ trình hoạt động phục vụ các chương trình công tác đảm bảo mức chi hợp lý và tiết kiệm.
+ Thuế, phí và lệ phí: Xây dựng kế hoạch chí phí căn cứ vào mức chi của các
năm trước và các chính sách của Nhà nước về chi phí thuê đất, thuế đất.
+ Các khoản chi phí khác như: Chi dự phòng, chi phí điện nước, tiền điện, nước, vận chuyển, bốc xếp, dịch vụ viễn thông mua ngoài, chi phí điện thoại công vụ; doanh thác; quản lý, chi phí đường truyền, phí ngân hàng, mua bảo hiểm tài sản, thuê tài sản,
53
chi hoa hồng đại lý, chi cho nhân viên điểm BĐVHX (ngoài chi phí cho hoa hồng đại lý), chi thuê thu phát, chi cho lao động phát xã ... Căn cứ vào kế hoạch TCT giao, các kế hoạch SXKD và tình hình thực tế để dự báo kế hoạch chi phí trên tinh thần tiết kiệm và hiệu quả.
Các chỉ tiêu về hiệu quả - Tổng chênh lệch thu chi: Tổng chênh
lệch thu chi =
Doanh thu BCVT thuần +
Doanh thu hoạt động tài chính +
Thu nhập khác -
Tổng chi phí
Chênh lệch thu chi không bao gồm tiền lương và KPCĐ
Chênh lệch thu chi không bao gồm tiền
lương và KPCĐ = Tổng chênh lệch thu chi thuần + Chi phí tiền lương + Chi phí KPCĐ Kế hoạch tài chính phải căn cứ vào các kế hoạch khác có liên quan như: kế hoạch hoạt động, kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư mua sắm, kế hoạch chăm sóc khách hàng… Kế hoạch tài chính phải thực hiện tốt chức năng dự báo, định hướng cho công tác quản lý tài chính, đảm bảo việc huy động các nguồn lực tài chính nhằm đáp ứng tốt cho việc thực hiện các kế hoạch hoạt động SXKD của Bưu điện tỉnh. Tuy nhiên trong những năm qua công tác kế hoạch SXKD của Bưu điện tỉnh còn quá yếu kém, còn quá xa với tình hình thực tế. Các chỉ tiêu thực hiện còn khác xa so với kế hoạch. Cụ thể:
54
Bảng 2.1 : Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Từ 2009 - 2011
STT Chỉ tiêu
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
kế hoạch tr.đ Thực hiện tr.đ Tỷ lệ TH/KH (%) kế hoạch tr.đ Thực hiện tr.đ Tỷ lệ TH/KH (%) kế hoạch tr.đ Thực hiện tr.đ Tỷ lệ TH/KH (%)
A Tổng doanh thu phát sinh 111.702 138.889 124,34 123.395 133.508 108,20 125.606 124.315 98,97
1 Doanh thu BC-VT 110.752 137.062 123,76 122.845 132.637 107,97 125.306 122.979 98,14
2 Doanh thu HĐ tài chính 850 1.710 201,18 500 697 139,40 300 483 161,00
3 Thu nhập khác 100 117 117,00 50 174 348,00 0 242
4 Doanh thu phân chia -1.588 -1.089 68,58 -747 -757 101,34 -609