3.2.1 Xuất phát từ mục tiêu tồn tại và phát triển
Hoàn thiện công tác quản lý tài chính trước hết xuất phát từ mục tiêu tồn tại và phát triển. Quản lý tài chính trong tất cả các DN nói chung và trong Bưu điện tỉnh nói riêng nhằm xây dựng những chiến lược, chính sách, cơ chế quản lý tài chính ngắn hạn, dài hạn nhằm thu hút mọi nguồn lực, tăng cường năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Hoàn thiện công tác quản lý tài chính phải gắn với việc xây dựng các chính sách tiền lương, thưởng, nhằm thúc đẩy phát triển mạnh mẽ đội ngũ cán bộ công nhân viên có tư duy sáng tạo, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, biết coi trọng hiệu quả kinh tế, xã hội, biết giữ vững đoàn kết nội bộ, tôn trọng đối tác, quan tâm thực hiện trách nhiệm xã hội, củng cố và giữ vững thương hiệu BCVN
3.2.2 Xuất phát từ quan điểm duy trì mạng Bưu chính công cộng, cung cấp dịch vụ bưu chính công ích dịch vụ bưu chính công ích
3.2.2.1 Khái niệm dịch vụ công ích
Theo nghị định số 31/2005/NĐ-CP thì sản phẩm, dịch vụ được xác định là sản phẩm, dịch vụ công ích khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau đây:
73
- Là sản phẩm, dịch vụ thiết yếu đối với đời sống kinh tế - xã hội của đất nước, cộng đồng dân cư của một khu vực lãnh thổ hoặc bảo đảm quốc phòng, an ninh.
- Việc sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ này theo cơ chế thị trường khó có khả năng bù đắp chi phí.
- Được cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng, giao kế hoạch, đấu thầu theo giá hoặc phí do Nhà nước quy định.
3.2.2.2 Phương thức cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ích và nguyên tắc lựa chọn
Sản xuất và cung ứng các sản phẩm, dịch vụ công ích theo các phương thức: - Do DNNN thực hiện nhiệm vụ công ích theo phương thức đặt hàng hoặc giao kế hoạch;
- Do DNNN, DN thuộc các thành phần kinh tế khác và hợp tác xã thực hiện theo phương thức đặt hàng.
Đối với những sản phẩm, dịch vụ công ích có thể thực hiện theo hai phương thức nêu trên, việc lựa chọn phương thức cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích thực hiện theo thứ tự ưu tiên sau: (1) Đấu thầu; (2) Đặt hàng; (3) Giao kế hoạch.
3.2.2.3 Quyền và nghĩa vụ của DN khi tham gia sản xuất và cung ứng sản phẩm và dịch vụ công ích
VNPost là DNNN. Vì vậy, ngoài các quyền và nghĩa vụ của DN khi tham gia sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích còn phải :
- Thực hiện việc ký kết hợp đồng và hạch toán kinh tế theo quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về sản phẩm, dịch vụ công ích do mình cung ứng;
- Cung cấp đủ số lượng sản phẩm, dịch vụ công ích, đảm bảo đúng chất lượng, đúng đối tượng và đúng thời gian;
- Được Nhà nước thanh toán theo giá hoặc phí đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận;
- Được hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích theo quy định của nhà nước;
74
VNPost phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo Quy chế quản lý tài chính của công ty Nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào DN khác, đó là:
- Đối với những sản phẩm, dịch vụ công ích thực hiện theo phương thức đấu thầu, công ty nhà nước phải tự bù đắp chi phí bằng giá trị thực hiện thầu và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động này.
- Khi thực hiện cung cấp các sản phẩm, dịch vụ công ích theo đơn đặt hàng hoặc nhiệm vụ kế hoạch nhà nước giao, công ty nhà nước sử dụng số tiền do Nhà nước thanh toán và/hoặc do người được hưởng sản phẩm, dịch vụ công ích thanh toán để bù đắp chi phí hoạt động công ích và đảm bảo lợi ích cho người lao động. Trường hợp, số tiền được thanh toán thấp hơn chi phí thực tế hợp lý thì được ngân sách Nhà nước cấp bù chênh lệch theo số lượng hoặc khối lượng thực tế và đơn giá dự toán. Phải tổ chức hạch toán riêng doanh thu và chi phí cho sản phẩm, dịch vụ này. Số tiền bù chênh lệch được xác định là doanh thu của đơn vị. Kết quả kinh doanh của công ty Nhà nước được xác định trên cơ sở tổng hợp kết quả hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh.
Theo quyết định số 65/2008/QĐ-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2008 qui định: Các sản phẩm, dịch vụ công ích do TCT cung cấp bao gồm dịch vụ bưu chính phổ cập, dịch vụ bưu chính bắt buộc, phát hành báo chí qua mạng bưu chính công cộng.
- Dịch vụ bưu chính phổ cập: dịch vụ thư cơ bản trong nước và quốc tế (có khối lượng đơn chiếc đến 2 kg).
- Dịch vụ bưu chính bắt buộc gồm:
(1) Các dịch vụ bưu chính được cung ứng theo yêu cầu của Nhà nước nhằm phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và đảm bảo quốc phòng, an ninh;
(2) Các dịch vụ bưu chính mang tính khẩn cấp nhằm phục vụ công tác phòng, chống thiên tai, dịch bệnh;
(3)Các dịch vụ bưu chính bắt buộc khác theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Phát hành báo chí qua mạng bưu chính công cộng bao gồm: Báo Nhân dân, báo Quân đội Nhân dân, báo do Đảng bộ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xuất bản và các loại báo chí khác do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
75
Nhà nước đặt hàng BCVN cung ứng dịch vụ bưu chính công ích và phát hành các loại báo chí nêu trên (sau đây gọi các dịch vụ này là dịch vụ bưu chính công ích). 3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tài chính Bưu điện tỉnh Lâm Đồng
3.3.1 Nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch
Kế hoạch là một khâu quan trọng của công tác quản lý tài chính. Theo phân cấp quản lý, việc hoạch định chiến lược, chính sách dài hạn do TCT thực hiện. Bưu điện tỉnh xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn hảng năm.
Chính vì sự khác quá xa như phân tích ở Chương II, công tác kế hoạch nói chung và công tác kế hoạch tài chính nói riêng của Bưu điện tỉnh chưa phát huy tác dụng.
Để công tác quản lý tài chính có hiệu quả, phải chấn chỉnh ngay công tác lập kế hoạch làm cho kế hoạch thực sự là mục tiêu có thể thực hiện của Bưu điện tỉnh, kế hoạch phải thực hiện được chức năng dự báo và định hướng cho mọi hoạt động của Bưu điện tỉnh. Để thực tốt công tác lập kế hoạch thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Xác định căn cứ lập kế hoạch bao gồm các nội dung (1) Các quy định về chính sách, (2) Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kỳ trước, (3) Phân tích kết quả kỳ trước, (4) Phân tích các điều kiện kinh tế xã hội kỳ kế hoạch, (5) Dự báo các chỉ tiêu có thể thực hiện kỳ kế hoạch
Bước 3: Xây dựng phương pháp lập kế hoạch bao gồm (1) Kế hoạch từ cấp trên giao xuống, (2) Kế hoạch từ cấp dưới lên, (3) Kết hợp kế hoạch từ cấp trên xuống với kế hoạch từ cấp dưới lên trên cơ sở có sự phân tich, thống nhất giữa cấp trên và cấp dưới ( Phương pháp thỏa thuận)
Bước 4: Tính toán xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch gồm (1) Kế hoạch doanh thu, (2) Kế hoạch chi phí, (3) Kế hoạch đầu tư , (4)Kế hoạch sửa chữa tài sản, (5)Kế hoạch mua hàng, (6)Kế hoạch bán hàng, (7)Kế hoạch chi quản lý DN, (8)Kế hoạch chi phí sản xuất chung, (9)Kế hoạch nhân công và chi phí tiền lương, (10)Kế hoạch nguồn vốn và dòng tiền, (11)
Bước 5: Tổng hợp kết quả
76
Bước 6: Xây dựng các giải pháp thực hiện kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống có ưu điểm là đảm bảo tính thống nhất, tính tuân thủ cao, nhưng lại có nhược điểm là cấp dưới khó phản hồi thông tin. Do đó, không thu thập được ý kiến của cấp dưới.
Phương pháp kế hoạch từ dưới lên và phương pháp kế hoạch thỏa thuận được xây dựng trên cơ sở có sự bàn bạc, thống nhất giữa cấp trên và cấp dưới. Lúc này kế hoạch có sự phản hồi và tham gia ý kiến của các bộ phận liên quan. Vì vậy phương pháp lập kế hoạch này có ưu điểm là tính chính xác cao, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là tốn thời gian và kinh phí thực hiện.
3.3.2 Tăng cường công tác quản lý chi phí
Một yêu cầu căn bản đối với công tác quản lý tài chính đối với DN là nâng cao hiệu quả SXKD. Muốn vậy, phải có các giải pháp hữu hiệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, giảm chi phí quản lý ở các khâu. Hoạt động SXKD của Bưu điện tỉnh rất đa dạng, phong phú về các loại sản phẩm dịch vụ. Do đó, chi phí duy trì hoạt động SXKD của Bưu điện tỉnh cũng rất đa dạng phong phú. Việc quản lý chi phí đảm bảo yêu cầu chi phí bỏ ra thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Nghĩa là, đối với mỗi một kết quả đạt được về việc cung cấp sản phẩm dịch vụ phải bỏ ra một lượng chi phí thấp nhất hoặc mỗi một lượng chi phí đem lại một kết quả cao nhất.
Việc quản lý chi phí phải đáp ứng yêu cầu tiết kiệm, chống lãng phí. Tiết kiệm chi phí trong DN không đồng nghĩa với việc cắt giảm chi phí mà phải xem xét mối quan hệ giữa doanh thu đem lại và chi phí bỏ ra làm sao cho hiệu quả hoạt động doanh thu trừ (-) chi phí là cao nhất.
Muốn vậy, phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh ghi nhận kịp thời các khoản chi theo nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm trên cơ sở đó đề ra các giải pháp phù hợp. Các nội dung chủ yếu là:
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đặc biệt chú trọng phát huy nội lực. Đây là giải pháp quan trọng nhất trong các chính sách tiết kiệm.
- Tiết kiệm vốn trong kinh doanh bao gồm các giải pháp tiết kiệm vốn lưu động bằng tiền dự trữ trên tài khoản, tối ưu hoá lượng dự trữ tồn kho, triển khai thực hiện hệ
77
thống quản lý tiền và hệ thống thanh toán để quản lý tốt các khoản công nợ và giảm số dư các khoản công nợ phải thu.
- Xây dựng định mức chi phí và giảm chi phí ở tất cả các khâu của quá trình quản lý, thực hiện khoán chi đối với một số khoản chi phí quản lý.
- Đi đôi với việc tiết kiệm chi, cần phải thực hiện các giải pháp tăng thu và thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các khoản phải thu, trong đó đặc biệt lưu ý giải pháp tăng thu thông qua cải thiện cơ cấu sản phẩm, dịch vụ
3.3.3 Chú trọng vai trò của kế toán
Nội dung chính của hệ thống báo cáo tài chính của DN là việc trình bày một cách tổng quát, toàn diện về tình hình thu, chi kết quả hoạt động SXKD, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà Nước ( Báo cáo kết quản hoạt động SXKD), tình hình biến động và cân đối tài sản nguồn vốn (Báo cáo cân đối kế toán), tình hình luân chuyển các dòng tiền (Báo cáo luân chuyển tiền tệ) và báo cáo thuyết minh chi tiết các số liệu tài chính, các chế độ tuân thủ (Thuyết minh báo cáo tài chính).Toàn bộ những thông tin trình bày trên hệ thống báo cáo tài chính được xây dựng trên cơ sở thông tin do công tác kế toán cung cấp. Do đó, hệ thống báo cáo tài chính có trung thực, hợp lý hay không phụ thuộc phần lớn vào công tác tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị. Việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính có ảnh hưởng lớn đến việc phân tích, đánh giá từ đó ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý tài chính của DN. Do vậy, để thực hiện tốt công tác quản lý tài TCDN cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, cụ thể: Áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán, hình thức kế toán phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất và quản lý của DN
3.3.4 Công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi
Công tác kiểm tra kiểm soát thu chi phải bắt đầu từ khâu lập kế hoạch. Kế hoạch có chính xác mới làm căn cứ để so sánh, đánh giá tình hình hoạt động tài chính của DN. Kiểm tra, kiểm soát công tác lập kế hoạch thu chi tài chính phải căn cứ vào tình hình thực tế của Bưu điện tỉnh, các chế độ chính sách có liên quan và định mức kinh tế kỹ thuật đang áp dụng. Việc lập kế hoạch thu chi tài chính phải đặt trong mối quan hệ mật thiết với nhau giữa thu và chi. Mọi khoản thu phải có chi phí bỏ ra và mọi khoản chi phải đem lại doanh thu hoặc hướng tới đem lại doanh thu trong tương lai.
78
Kiểm tra việc sử dụng chi phí phải xem xét từng khoản chi phải thực hiện đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúng định mức đã ban hành và các khoản chi đó phải có chứng từ, hóa đơn hợp pháp. Nhất là các khoản chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn, chi văn phòng phẩm, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi công tác phí, hội nghị …
Kiểm tra, kiểm soát các nguồn thu đảm bảo việc thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các khoản doanh thu của đơn vị, kịp thời xác định và xử lý các khoản doanh thu nhưng không thu được cũng như việc phát hiện và hạch toán các khoản doanh thu bị bỏ sót. Việc xác định doanh thu phải đảm bảo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo chế độ hóa đơn chứng từ theo qui định của pháp luật.
Kiểm tra, kiểm soát thu, chi phải đảm bảo sự thống nhất, phù hợp doanh thu phải tương ứng với chi phí trong cùng kỳ hạch toán.
Công tác kiểm tra, kiểm soát muốn phát huy tác dụng tốt phải đi đôi với các chế tài điều chỉnh các hành vi, phải có chế độ khen thưởng và kỷ luật nghiêm minh, kịp thời nhằm phát huy những nhân tố tích cực, chấn chỉnh các sai phạm không chấp hành tốt các qui định về quản lý tài chính.
3.3.5 Mở rộng thị trường, tận dụng tiềm năng, thương hiệu để phát triển dịch vụ, tăng nguồn thu của Bưu điện tỉnh dịch vụ, tăng nguồn thu của Bưu điện tỉnh
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và các nguồn lực sẵn có của Bưu điện tỉnh thực hiện phát triển mở rộng việc cung cấp các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của thị trường và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo đơn đặt hàng của Nhà nước về việc cung ứng dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí công ích. Trên nguyên tắc các sản phẩm dịch vụ phát triển thêm phải đem lại hiệu quả tức là nguồn thu ngoài việc đủ bù đắp chi phí đã bỏ ra còn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và có tích lũy. Muốn thực hiện tốt việc duy trì, mở rộng thị trường, mở rộng việc cung ứng các dịch vụ mới Bưu điện tỉnh cần phải:
Thứ nhất, thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng, không ngừng nâng cao
chất lượng sản phẩm dịch vụ, thường xuyên nắm bắt nhu cầu của khách hàng. Ngành BCVN trải qua 67 năm truyền thống, do đó nó rất gần gũi với mọi tầng lớp nhân dân. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, công tác bán hàng và chăm sóc khách hàng bị ảnh
79
hưởng bởi một số nguyên nhân, làm cho một lượng lớn khách hàng rời bỏ ngành Bưu điện mà chuyển sang sử dụng dịch vụ của các đơn vị khác. Các nguyên nhân đó là:
Do tác phong phục vụ khách hàng theo cung cách cũ, chưa quan tâm đúng mức đến nhu cầu, tâm tư nguyện vọng của khách hàng.
Thủ tục cung cấp dịch vụ của Bưu điện tỉnh nói riêng và ngành Bưu chính nói chung còn rườm rà tốn nhiều thời gian.