BẢNG CÂN ĐÓI KÉ TOÁN
quan đến nhiều kỳ kế toán thì sao? Câu trả lời đó là, VNT-Charter sẽ hạch toán chi phí các đoàn này trong năm tài chính thứ nhất nếu nó được xác định chắc chắn đã kết thúc (ví dụ hóa đơn vé vui chơi Vinpearl của đoàn CM161228 nếu khách sạn xuất vào ngày 31/12/2016 thì ghi nhận chi phí năm 2016 còn nếu xuất hóa đơn năm 2017 thì kế toán lại ghi nhận chi phí sang tháng 1 năm 2017 dù có thể nó “check in” năm 2016).
Toàn bộ các chi phí chung bao gồm cả chi phí hội nghị, tiếp khách, đăng tin online, chi phí thị trường, xúc tiến thương mại, các khoản chi phục vụ công tác quản lý tại đơn vị như điện nước, thuê văn phòng, văn phòng phẩm..., dựa trên hóa đơn GTGT nhận được từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện hạch toán toàn bộ vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phân bổ cho từng hoạt động như TK 6421 - chi phí quản lý hoạt động kinh doanh lữ hành, TK 6422 - chi phí quản lý chung khác. Trường hợp nhân sự bộ phận thị trường đi “dẫn tour” như hướng dẫn viên, kế toán không hạch toán phần chi phí lương này vào TK 154 tương ứng mã code mà luôn cộng ngay vào lương tháng đó, làm đội lên phần chi phí quản lý phân bổ cho hoạt động kinh doanh lữ hành, trong khi chi phí giá vốn đoàn lại bị ghi nhận thiếu (phụ lục 2.6).
Từ việc tập hợp tất cả chi phí tour chung trên TK 1541 chi tiết theo từng vụ việc, nội dung và khoản mục phí, phần mềm kế toán hỗ trợ thực hiện chạy thẳng vào sổ chi tiết TK 154 và các sổ chi tiết theo từng vụ việc, sổ chi tiết chương trình theo nội dung, sổ chi tiết theo khoản mục phí (phụ lục 2.7)
2.2.3 Thực trạng kế toán xác định kết quả kinh doanh lữ hành tại Công ty
Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam
Lợi nhuận không chỉ là mục đích cần đạt tới của bất cứ doanh nghiệp nào mà còn là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận không chỉ là yếu tố quyết định sự tồn vong của một doanh nghiệp mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công tác xác định kết quả kinh doanh là khâu rất quan trọng bởi căn cứ kết quả này doanh nghiệp biết được thực trạng hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, biết được lợi nhuận đã đạt được trong một kỳ kinh doanh cụ thể là bao nhiêu, từ đó có cơ sở để kiểm tra, so sánh. Thông qua điều này, ban lãnh đạo cũng kịp thời đưa ra các biện
pháp nhằm quản lý và sử dụng tốt các nguồn lực của mình một cách hợp lý hơn để làm tăng lợi nhuận, đồng thời vạch ra phương hướng trong kỳ kinh doanh tiếp theo.
Công tác xác định kết quả kinh doanh do bộ phận kế toán đảm nhận. Để có thể xác định chính xác kết quả kinh doanh của đơn vị trong kỳ, bộ phận kế toán cần có trách nhiệm làm tốt công tác của mình, phải phối hợp đồng bộ và ăn khớp với nhau, thường xuyên đối chiếu kiểm tra các phần hành với nhau. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, công tác kế toán trong các doanh nghiệp không còn thủ công nữa do có sự hỗ trợ đặc lực của công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, càng đòi hỏi phải chính xác ngay từ khâu nhập liệu và ghi chép sổ sách ban đầu, như vậy mới cho ra kết quả chính xác về tình hình tài chính của đơn vị.
Kế toán thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh lữ hành cuối kỳ bằng tay trong một phiếu kế toán cuối cùng của năm tài chính, mà không chạy tự động trên phần mềm kế toán.
Với sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán và đã được kiểm toán, BCTC của công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam nói chung và báo cáo KQHĐKD nói riêng được lập và gửi đúng thời hạn quy định. Các chỉ tiêu trên báo cáo KQHĐKD về cơ bản được lập theo đúng mẫu B02-DN của Thông tư 200/2014/TT-BTC về nội dung quy định (phụ lục 2.8). Tuy nhiên, như đã phân tích trong phần thực trạng kế toán chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành, kế toán đơn vị hiện đang tập hợp chi phí chưa đúng hoàn toàn theo nội dung của nó ở chỉ tiêu giá vốn hàng bán và các chi phí quản lý phân bổ cho hoạt động kinh doanh lữ hành trên báo cáo KQHĐKD.
Ngoài ra, nhằm phục vụ nhu cầu quản trị đơn vị theo từng tour, chương trình du lịch của ban lãnh đạo, phòng kế toán thực hiện lập và theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh lữ hành theo từng tour (phụ lục 2.9).
2.3 Đánh giá thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảkinh doanh lữ hành tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam kinh doanh lữ hành tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam
2.3.1 Ưu điểm
Thứ nhất, trong tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, đơn giản, hiệu quả. Công tác tổ chức bộ máy kế toán rất gọn nhẹ song lại hợp lý, khoa học do đặc thù
hoạt động kinh doanh của công ty là kinh doanh DVDL diễn ra thường xuyên, liên tục gắn với nhiều loại chi phí riêng lẻ: phòng ở, đi lại, ăn ở, phí, vé... Do đó, quá trình trẻ hóa đội ngũ nhân sự với trình độ chuyên môn cao cũng góp phần nâng cao chất lượng bộ máy kế toán nói riêng, bộ máy quản lý toàn doanh nghiệp nói chung. Nhân sự phòng kế toán được phân công các phần hành phù hợp với chuyên môn, kinh nghiệm và mức độ thành thạo giúp công tác kế toán được thực hiện chính xác và hiệu quả, đáp ứng kịp thời các mục tiêu và yêu cầu của ban lãnh đạo.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán sử dụng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và phù hợp với thông lệ, tiêu chuẩn quốc tế.
Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán từ các phòng ban đến bộ phận kế toán để làm căn cứ nhập liệu, lên sổ sách, BCTC là đầy đủ, khoa học và chính xác. Đối với chứng từ kế toán đòi hỏi phải có sự phê duyệt của ban lãnh đạo thì đều có đầy đủ chữ ký xác nhận bởi các bộ phận có liên quan, điều này rất quan trọng trong công tác kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế và trên sổ sách kế toán. Chẳng hạn, đó là việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt và tiền thực tế có tại đơn vị.
Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học theo từng loại: phiếu thu/chi tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, phiếu kế toán và theo thời gian (tháng, năm). Chúng được sắp xếp lần lượt trong thùng tôn ở kho kế toán và ghi rõ các thông tin cần thiết bên ngoài thùng để thuận lợi trong công tác theo dõi, quản lý.
Thứ ba, về hệ thống tài khoản
Hệ thống TK kế toán đang áp dụng tại đơn vị được xây dựng trên cơ sở hệ thống TK chung nhất của Bộ Tài chính ban hành. Công ty cơ bản đã sử dụng tương đối đầy đủ và thống nhất các TK, sổ sách được dùng để hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống TK kế toán ở VNT-Charter có phân cấp tiếp thành các tiểu khoản chi tiết cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty cũng như đặc điểm kinh tế đặc thù của ngành du lịch lữ hành.
Thứ tư, về sổ kế toán
Trong điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên nên việc áp dụng hình thức sổ nhật ký chung là hợp lý. Nó không chỉ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mà còn giúp giảm thiểu công việc thủ công cho đội ngũ kế toán bằng việc kết hợp sử dụng với phần mềm kế toán Fast Accounting. Nó đã thực sự cho thấy hiệu quả rõ nét trong công tác kế toán, cụ thể đó là việc giảm bớt khối lượng ghi chép, giảm mức độ nhầm lẫn về việc tính toán, thuận tiện đối chiếu chi tiết theo từng chứng từ gốc, lập BCTC và cung cấp các chỉ tiêu kinh tế đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng mà chính xác của ban lãnh đạo.
Thêm nữa, việc sử dụng hệ thống máy chủ - máy trạm, kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu, sửa chữa thông tin sai lệch được đẩy lên từ dữ liệu máy tính của các kế toán viên phụ trách những mảng khác nhau. Với phần mềm Fast Accounting, kế toán trưởng có thể bao quát tình hình công việc rất nhanh chóng, đơn giản. Qua đó, việc lưu trữ dữ liệu cũng dễ dàng hơn cho từng đối tượng được phân loại. Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính có thể xảy ra sự cố mang tính hàng loạt, nên để đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu, kế toán cần có những biện pháp hữu hiệu sao chép dữ liệu này sang các thiết bị lữu trữ khác nhau một cách cẩn trọng.
Thứ năm, về việc ghi nhận kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh lữ hành
Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh được công ty tổ chức một cách linh hoạt, đầy đủ, đúng quy trình. Việc làm này được thực hiện một cách đơn giản nhưng mang tính thực thi cao, cho kết quả chính xác.
Kế toán doanh thu DVDL lữ hành tại VNT-Charter đã có những thay đổi để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán doanh thu theo đúng xu hướng tiếp cận thông lệ quốc tế mà các cơ quan ban hành pháp luật về kế toán hiện này đang hướng tới. Kế toán công ty đã cập nhật văn bản hướng dẫn và thực hiện đúng theo quy định hiện hành (hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC), rõ nét nhất là việc xử lý chênh lệch tỷ giá đối với các giao dịch bằng ngoại tệ. Thay vì chỉ thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá một lần vào cuối năm như trước đây, kể từ khi Thông tư
200/2014/TT-BTC ra đời thay thế cho Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, kế toán công ty đã thực hiện đúng theo hướng dẫn mới về việc đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản có gốc ngoại tệ.
Công ty chú trọng đến việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu DVDL lữ hành. Các TK, sổ kế toán theo dõi doanh thu DVDL lữ hành đều tuân thủ chế độ kế toán, đồng thời có sự vận dụng hợp lý để phù hợp với điều kiện cụ thể của riêng đơn vị, đặc biệt là trong việc sử dụng hệ thống TK.
Kế toán chi phí DVDL lữ hành: đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành được xác định là phù hợp với loại hình kinh doanh của đơn vị. Các nội dung phân loại chi phí kinh doanh DVDL lữ hành được thực hiện đa dạng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng luôn đảm bảo tính tuân thủ và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cũng như đặc thù của hoạt động kinh doanh du lịch.
Việc xử lý ghi nhận toàn bộ chi phí tour trong kỳ kinh doanh vào chung TK 1541 như hiện nay tại đơn vị giúp đơn giản hóa quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán mà vẫn không làm sai lệch kết quả thông tin kế toán đối với trường hợp tour được thực hiện và hoàn thành trong cùng kỳ kế toán.
Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam lập báo cáo KQHĐKD đúng theo mẫu B02-DN ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc lập báo cáo KQHĐKD đang được áp dụng tại công ty có ưu điểm: chỉ ra sự cân bằng giữa doanh thu và chi phí trong từng kỳ kế toán, cho biết xu hướng trong tương lại đơn vị sẽ hoạt động như thế nào, hướng đầu tư, khả năng sinh lời, lợi nhuận tạo được, khả năng mở rộng quy mô.
Như vậy, nhìn chung, bộ phận kế toán của VNT-Charter hoạt động khá hiệu quả, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý được thực hiện kịp thời, đầy đủ và chính xác.
2.3.2 Một số hạn chế
Hiện nay, nhân viên phòng kế toán cùng lúc đảm nhiệm nhiều công việc như: thủ quỹ đảm nhận tất cả công việc liên quan đến nghiệp vụ tiền mặt từ thu, chi, cất giữ và lập phiếu thu, chi cho các hoạt động thanh toán với khách hàng cũng như nhà
cung cấp. Điều này đã ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ công việc. Bên cạnh đó cũng vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ xảy ra các vi phạm nghiêm trọng.
Toàn bộ nhân sự phòng kế toán chỉ đang làm toàn bộ công việc kế toán tài chính, chưa có kế toán quản trị riêng để phân tích và lập các báo cáo quản trị hàng kỳ giúp cho công tác quản lý của ban lãnh đạo công ty.
Xét riêng hoạt động kinh doanh lữ hành, chúng ta có thể thấy một số điểm hạn chế đang tồn tại về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của nó như sau:
2.3.2.1 Hạn chế trong kế toán doanh thu hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành
Hạn chế trong nội dung trên các chứng từ kế toán liên quan đến xác định doanh thu cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành, cụ thể đó là các khoản chi hộ
Trong hợp đồng cung cấp DVDL đối với tour nước ngoài, hiện nay, đơn vị không đưa ra cụ thể những khoản thu để chi hộ khách du lịch ngay khi ký hợp đồng và những khoản chi đó không trình bày trong nội dung hợp đồng. Khi đó, cơ sở để tính doanh thu cung cấp DVDL lữ hành không được xác định trên một cơ sở rõ ràng, bởi giá trên hợp đồng đã ký là giá trọn gói, doanh thu DVDL phải được xác định trên cơ sở giá trọn gói sau khi trừ đi các khoản thu để chi hộ cho khách du lịch như công thức đơn giản sau:
- Tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT = Giá trọn gói khi thanh lý hợp đồng - các khoản chi hộ khách du lịch.
- Giá bán dịch vụ = Tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT∕(1+10%)
Các khoản chi hộ khách du lịch này là các khoản chi thực hiện tour nhưng chi phí phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam đã được quy định trong Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành Luật thuế GTGT.
Thời điểm ghi nhận doanh thu cung cấp DVDL lữ hành
Với chương trình du lịch hoàn thành trong một kỳ kế toán, đơn vị thực hiện ghi nhận doanh thu ngay, cho dù chi phí tương ứng của nó được xác định đáng tin cậy hay chưa. Việc làm này được thực hiện nhằm mục đích “thu lợi” của đơn vị vì
phải xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu xong, đối tác mới thực hiện thanh toán. Do đó, nếu “trì hoãn” việc ghi nhận doanh thu để đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán thì công ty “cảm thấy” mình không tối ưu nguồn thu ở thời điểm đó.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản doanh thu cung cấp DVDL lữ hành theo đặc trưng của kinh doanh du lịch
Hiện tại, đơn vị chỉ sử dụng chung TK 5113 để theo dõi doanh thu BH & CCDV hoạt động kinh doanh lữ hành mà không chi tiết cấp hai theo từng loại tiền tệ như: TK 51131 theo dõi VNĐ, TK 51132 theo dõi USD... cũng như không mở thêm sổ chi tiết các TK này để ghi nhận và theo dõi được đầy đủ và chính xác.
Hiện nay, với mục đích quản trị, theo dõi doanh thu theo từng tour du nhưng chưa quan tâm đến từng hoạt động chi tiết về khách sạn, vận chuyển... điều đó đồng nghĩa với việc kế toán chưa quan tâm đến việc ghi nhận và theo dõi chi tiết