1.2 Kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quảkinh doanh lữ hành trong doanh
1.2.2 Kế toán chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành trong doanh nghiệp kinh
kinh doanh du lịch
1.2.2.1 Khái niệm chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch
Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB-International Accounting Standards Board) cho rằng “Chi phí là sự giảm đi của lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức dòng ra (hay sự suy giảm) của tài sản hoặc sự tăng lên của nợ phải trả dẫn đến sự giảm xuống của vốn chủ sở hữu mà không phải do phân phối cho chủ sở hữu” [38].
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 01, “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc làm phát sinh các khoản nợ phải trả dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu” [3].
Trên cơ sở kết thừa hai quan điểm trên, có thể thấy rằng chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành có hai đặc trưng cơ bản: Giá trị được chuyển dịch từ các yếu tố đầu vào như các khoản tiền, tương đương tiền đã chi ra, khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ hoặc các khoản nợ phải trả trong kỳ kế toán. Chi phí phát sinh này sẽ làm giảm tương ứng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp nhưng không bao gồm khoản phân phối cho họ.
1.2.2.2 Nguyên tắc ghi nhận chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01, để xác định đúng, chính xác các khoản mục chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải tôn trọng các nguyên tắc như sau:
Chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận trong Báo cáo KQHĐKD khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc nợ phải trả và chi phí phải xác định được một cách đáng tin cậy.
Các chi phí được ghi nhận trong Báo cáo KQHĐKD phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi lợi ích kinh tế dự kiến thu được trong nhiều kỳ kế toán có liên quan đến doanh thu và thu nhập khác được xác định một cách gián tiếp thì các chi phí liên quan được ghi nhận trong Báo cáo KQHĐKD trên cơ sở phân bổ theo hệ thống hoặc theo tỷ lệ. Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào Báo cáo KQHĐKD trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kỳ sau.
1.2.2.3 Đặc điểm và phân loại chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành trong doanh nghiệp kinh doanh lữ hành
Đặc điểm của chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành
Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ với sản phẩm không mang hình thái vật chất, quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là quá trình tiêu thụ. Bởi vậy, trong cơ cấu giá thành của các đơn vị này, đại bộ phận chi phí đó là từ lao động sống, khấu hao TSCĐ. Hơn nữa, đặc điểm của hoạt động kinh doanh lữ hành là chỉ tính được giá thành thực tế của khối lượng dịch vụ đã thực hiện (đã tiêu thụ). Do đó, kế toán chi phí phải phản ánh và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh, các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ để tính được giá thành sản phẩm thực tế và chi tiêu một cách tiết kiệm, hiệu quả. Trong kinh doanh du lịch cũng không có bán thành phẩm hay sản phẩm dở dang như trong các doanh nghiệp sản xuất, nên đối tượng tính giá thành là sản phẩm cuối cùng của quy trình cung ứng dịch vụ và đã được chấp nhận thanh toán.
Mỗi hoạt động kinh doanh có những đặc điểm khác nhau, thực hiện những công việc, dịch vụ khác nhau nên cần phải lựa chọn đối tượng tính giá hợp lý. Chẳng hạn như đối với hoạt động dịch vụ vận chuyển thì đối tượng tính giá thành là hành khách vận chuyển, số ki lô mét xe chạy...; đối với hoạt động hướng dẫn du lịch thì đối tượng tính giá thành là từng tour du lịch.
Phân loại chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành
Trong hoạt động kinh doanh DVDL, chi phí hết sức đa dạng và phong phú. Muốn quản lý chí phí một cách chặt chẽ từ đó có biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ
thấp giá thành thì người ta phải tiến hành phân loại chi phí sao cho phù hợp với thực tế của đơn vị nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác khoa học.
Các cách phân loại chi phí thường được sử dụng ở doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh lữ hành nói riêng:
Thứ nhất, phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí và tập hợp chi phí:
- Chi phí trực tiếp: Là chi phí liên quan đến đối tượng chịu chi phí chẳng hạn theo từng hoạt động kinh doanh cụ thể, theo từng sản phẩm kinh doanh cụ thể.
- Chi phí gián tiếp: Là những chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng do vậy chi phí này cần được phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí khác nhau.
Gắn với hoạt động kinh doanh lữ hành, chi phí lương của hướng dẫn viên là chi phí trực tiếp, còn chi phí lương của ban quản lý đơn vị lại là chi phí gián tiếp.
Việc phân loại chi phí này giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được tính hợp lý của chi phí và tìm ra biện pháp nhằm giảm chi phí gián tiếp và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
Thứ hai, phân loại theo khoản mục chi phí: Căn cứ vào công dụng kinh tế và địa điểm phát sinh chi phí
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình cung ứng dịch vụ như chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, công cụ dụng cụ. cụ thể với một tour du lịch đó là chi phí khách sạn, vé thăm quan vui chơi.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí về tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên trực tiếp tạo ra sản phẩm DVDL. Đó là lương hướng dẫn viên, điều hành tour.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình cung ứng dịch vụ nhưng không thuộc hai loại trên như chi phí khấu hao TSCĐ, tiền thuê TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ.
Việc phân loại này tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố khác nhau vào quá trình cung ứng dịch vụ phục vụ công tác kế hoạch hóa và tính giá thành sản phẩm DVDL.
cứ vào mối tương quan giữa chi phí và khối lượng dịch vụ tạo ra
- Chi phí cố định (định phí): Là những chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động thay đổi, nhưng khi tính cho một đơn vị cụ thể thì định phí thay đổi. Dan chứng: chi phí hướng dẫn viên không đổi khi số lượng khách trong chương trình tour thay đổi. Nhưng khi số lượng khách của tour tăng lên thì chi phí hướng dẫn viên trên một khách du lịch sẽ giảm xuống.
- Chi phí biến đổi (biến phí): Là chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động, biến phí cho một đơn vị thì ổn định không thay đổi.
Trong kinh doanh lữ hành, biến phí chiếm một số lượng lớn trong tổng số các loại chi phí gắn với chương trình tour: chi phí phòng ở, ăn uống, vé thắng cảnh... Với các chi phí này, khi số lượng khách của một chương trình tăng lên sẽ dẫn đến các chi phí này tăng lên tương ứng và ngược lại.
- Chi phí hỗn hợp: Là chi phí mà bản thân nó bao gồm các yếu tố định phí lẫn biến phí. Chẳng hạn đối với chi phí thuê xe: thông thường tương ứng mỗi chương trình du lịch, các nhà xe sẽ cung cấp giá xe trước và phần chi phí này là cố định với tour đó. Tuy nhiên, nếu chương trình đó chạy quá số giới hạn ki lô mét này, nhà xe sẽ tính thêm một mức phí đối với phần này và đây là phần chi phí biến đổi của tour mà công ty du lịch phải chịu.
Cách phân loại này có ý nghĩa trong việc phân tích, dự toán và xác định điểm hòa vốn, nhưng nó lại mang tính chất tương đối.
Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và khối doanh nghiệp kinh doanh lữ hành nói riêng, chi phí hoạt động kinh doanh DVDL thường được phân loại có sự kết hợp của hai cách thứ nhất và thứ hai; đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong đó, chi phí trực tiếp lại được chia thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
1.2.2.4 Nội dung kế toán chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch
Chứng từ sử dụng
Khi phát sinh các khoản về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản
TK152 ---► I W
phẩm, hàng hóa; phiếu nhập xuất kho, phiếu chi và các chứng từ liên quan để xác định giá vốn của số nguyên vật liệu dùng.
Đối với chi phí nhân công trực tiếp, kế toán căn cứ vào: bảng chấm công, bảng lương, thưởng, giấy đi đường của nhân công trực tiếp lao động... để ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ kinh doanh.
Cũng dựa trên cơ sở bảng chấm công, bảng lương, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ của bộ phận sản xuất chung, bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng để ghi nhận và hạch toán chi phí tương ứng đúng đối tượng vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC và vận dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch, để thực hiện ghi chép, theo dõi chi phí hoạt động kinh doanh lữ hành tại đơn vị, kế toán sử dụng các TK: TK 621 đối với chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, TK 622 đối với chi phí nhân công trực tiếp, TK 627 đối với chi phí sản xuất chung và TK 632 cho chi phí giá vốn hàng bán.
Theo hướng dẫn tại Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC, TK “621-Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp” dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp còn TK “622-Chi phí nhân công trực tiếp” được sử dụng để phản ánh chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, thực hiện dịch vụ của ngành du lịch, khách sạn trong kỳ kinh doanh. Cuối kì, kết chuyển hoặc phân bổ và kết chuyển số phát sinh trong kỳ vào giá thành sản phẩm dựa trên các tiêu thức phân bổ nhất định (nếu có). Đối với phần chi phí đã phát sinh vượt trên mức bình thường của hai loại chi phí này không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ mà chuyển ngay vào TK “632-Giá vốn hàng bán” trong kỳ kinh doanh.
Điều 87 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chi phí phục vụ sản xuất chung phục vụ cho hoạt động sản xuất dịch vụ của các doanh nghiệp du lịch, dịch vụ được phản ảnh ở TK “627-Chi phí sản xuất chung”.
Tài khoản “632-Giá vốn hàng bán” phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, dịch vụ đã bán trong kỳ; chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên định mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Đối với các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được thực hiện sau khi dịch vụ đã tiêu thụ cũng thực hiện điều chỉnh giảm trên TK này khi phát sinh. Trường hợp này thường xuyên diễn ra trong ngành du lịch nói chung và các đơn vị kinh doanh lữ hành nói riêng nhất là khi có sự liên kết hợp tác giữa chính những công ty lữ hành thì việc chiết khấu sau bán hàng càng nhiều, giá trị lớn. Bởi một phần nào đó, đây là cách giúp các công ty du lịch duy trì mối quan hệ, hợp tác lâu dài của mình.
Công tác hạch toán của mỗi loại chi phí được thể hiện cụ thể thông qua các sơ đồ như sau:
Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch
(1) Xuất dùng nguyên vật liệu trực tiếp có sẵn
(2) Mua nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp trong kỳ và thuế GTGT tương ứng được khấu trừ
(3) Cuối kỳ, tính và kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(4) Cuối kỳ, tính và kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Chú thích:
(1) Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả nhân công trực tiếp
(2) Các khoản trích về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
(3) Cuối kỳ, tính và kết chuyển các chi phí nhân công trực tiếp
(4) Cuối kỳ, tính và kết chuyển các chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường
Hạch toán chi phí sản xuất chung
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất chung trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch
định:Lợi nhuận Lợi nhuận Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh
thuần từ hoạt gộp từ hoạt phân bổ cho hoạt nghiệp phân bổ
cho Chú thích:
(1) Chi phí nhân viên bộ phận sản xuất chung
(2) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho thực hiện dịch vụ du lịch
(3) Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước của bộ phận sản xuất chung (4) Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bộ phận sản xuất chung
(5) Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho bộ phận sản xuất chung (6) Cuối kỳ, tính và kết chuyển các chi phí sản xuất chung
(7) Chi phí sản xuất chung cố định được tính thẳng vào giá vốn (mức sản xuất thực tế < công suất bình thường)
(8) Các khoản thu nhưng ghi nhận giảm chi phí
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán mở sổ chi tiết từng loại chi phí trên để theo theo dõi chúng.