2.2 Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảkinh doanh lữ hành
2.2.1 Thực trạng kế toán doanh thu kinh doanh lữ hành tại Công ty Cổ phần
doanh lữ hành tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam
2.2.1 Thực trạng kế toán doanh thu kinh doanh lữ hành tại Công ty Cổphần Charter Du lịch Việt Nam phần Charter Du lịch Việt Nam
Chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu
Công tác tổ chức hệ thống chứng từ tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam luôn rất được coi trọng. Gắn với hoạt động kinh doanh lữ hành là hoạt động chính của đơn vị, có liên kết với các đối tác nước ngoài tổ chức tour quốc tế, quy trình xây dựng, theo dõi và luân chuyển chứng từ gắn với nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, chi phí tour gồm sáu bước sau:
- Phòng thị trường sau khi giao dịch với khách hàng và kí kết một hợp đồng tour, công ty sẽ lên kế hoạch lập một bảng tính dự trù chi phí giá vốn hoàn thành tour (gồm chi phí đi lại, ăn, ở, thăm quan, hướng dẫn viên..., chi phí đăng kí viza - đối với du lịch lữ hành quốc tế). Các chi phí này thường đã có nhà cung cấp quen thuộc và xác định giá từ trước (thường chỉ điều chỉnh tăng phụ thu vào mùa du lịch). Mục đích xây dựng dự trù chi phí này nhằm hạn chế tối thiểu các chi phí không cần thiết và có thể thỏa thuận với nhà cung cấp để được giá thấp nhất.
- Dựa trên bảng đăng ký danh sách người đi tour tiến hành mua bảo hiểm cho khách du lịch (đây là nội dung bắt buộc phải làm và phải chi).
- Công ty luôn nhận ứng trước tiền từ khách và sử dụng tạm ứng lại cho nhà cung cấp, hướng dẫn viên. Sau khi kết thúc tour, hướng dẫn viên về làm quyết toán đoàn cùng hồ sơ hoàn ứng còn nhà cung cấp gửi bảng kê, hóa đơn xác nhận công nợ. Khi đó, kế toán xác định giá vốn tour du lịch.
- Quản lý và điều hành tour phải thực hiện đúng hành trình theo chương trình, mọi chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức phải có cơ sở, chứng từ hợp pháp mới được thanh toán với công ty.
- Các phát sinh trong khi thực hiện tour là luôn có. Vì vậy, thông thường kế toán đều phải tính toán lại kết quả của tour khi đoàn kết thúc chương trình.
- Căn cứ hợp đồng, kết thúc chương trình du lịch, hai bên kí xác nhận hoàn thành cung cấp dịch vụ lữ hành, đơn vị thực hiện xuất hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu.
Doanh thu DVDL lữ hành được ghi nhận theo hóa đơn GTGT, đây là căn cứ để kế toán công ty ghi nhận doanh thu dịch vụ phát sinh. Những chứng từ liên quan gắn với nghiệp vụ này tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam đó là: phiếu xác nhận dịch vụ - thông báo khách (chương trình đoàn), hợp đồng dịch vụ, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị hợp đồng.
Đối tác của VNT-Charter chủ yếu là các hãng du lịch nước ngoài, hợp đồng được kí kết theo giai đoạn, thông thường từ sáu tháng đến một năm. Vì vậy, hóa đơn dịch vụ xuất hàng tháng để ghi nhận doanh thu của công ty thường chỉ dựa trên thông báo khách (chương trình) của các đoàn trong tháng, từ đó lên invoice và kí xác nhận hai bên làm căn cứ để VNT-Charter xuất hóa đơn đồng thời ghi nhận doanh thu tháng đó của mình.
Khác với DVDL lữ hành nội địa, hợp đồng ký kết theo giá trọn gói (ăn, ở, đi lại) là giá đã có thuế GTGT; đối với dịch vụ lữ hành quốc tế cụ thể đó là inbound ở VNT-Charter hiện nay, giá trọn gói khi thanh lý hợp đồng thường bao gồm cả các khoản chi vé may bay vận chuyển khách du lịch từ nước ngoài vào Việt Nam. Thực tế đây là các khoản thu để chi hộ khách hàng. Khi đó:
- Hóa đơn GTGT cung cấp DVDL lữ hành thực tế được lập tương ứng với dòng tổng tiền thanh toán (đã bao gồm cả thuế GTGT).
- Tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT = Giá trọn gói khi thanh lý hợp đồng - các khoản thu để chi hộ khách du lịch.
- Giá bán dịch vụ = Tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT∕(1+10%)
Thời điểm ghi nhận doanh thu
Với VNT-Charter, việc xác định doanh thu được thực hiện theo từng tour tương ứng với từng chương trình du lịch cụ thể trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc kí kết chung theo giai đoạn với các đối tác (nếu có).
- Đối với các chương trình du lịch nhỏ lẻ, tách rời, du lịch “cắt chỗ” (khách hàng chỉ thông qua công ty đặt một số dịch vụ như nơi ăn, ở mà không tham gia đủ tour), kế toán đơn vị xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu tại thời điểm kết thúc hợp đồng (kết thúc tour). Thông thường, lúc này, các chi phí phát sinh đã được xác định một cách đáng tin cậy nên việc ghi nhận doanh thu tương ứng là hợp lý.
- Đối với chương trình du lịch gắn với hợp đồng kí kết theo giai đoạn có số lượng tour phát sinh thường xuyên, liên tục; kế toán hiện đang xuất hóa đơn theo tháng kèm bảng kê doanh thu chi tiết của tất cả các đoàn.
Nguyên nhân: do tính chất đối tác chính của VNT-Charter là các hãng du lịch Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc. Họ là đơn vị thu hút khách và đưa sang Việt Nam. Vì thế, sau khi đối chiếu bảng kê công nợ mới các hãng xong (đoàn kết thúc), công ty mới xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Thêm nữa, toàn bộ hợp đồng ký kết giữa VNT-Charter với đối tác thường là hợp đồng giai đoạn mà không phải từng đoàn nhỏ lẻ bởi số lượng các tour trong một tháng đều khá lớn, có những hãng ngày nào cũng phát sinh đoàn “check in” Việt Nam (ví dụ như Thành Đô Mỹ Mỹ, Thành Đô Thiên Tân...), đối với các hãng Côn Minh, Thành Đô 3U. thường 1 tuần 3 đoàn. Do đó, sau khi từng đoàn “check out”, phòng thị trường sẽ thực hiện đối chiếu công nợ với hãng đoàn đó và cuối tháng tổng hợp thành một bảng chung, gửi kế toán. Căn cứ dựa trên bảng đối chiếu công nợ này, kế toán thực hiện xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Nói cách khác, hóa đơn được lập và kế toán ghi nhận doanh thu một tháng trên cơ sở tập hợp các chương trình đoàn nhỏ lẻ trong tháng, trên cơ sở tổng hợp invoice đã đối chiếu với hãng (phụ lục 2.1, 2.2 và 2.3) vào ngày cuối cùng của tháng đó.
Các khoản dịch vụ được giảm trừ trong giá tính doanh thu (giá tính thuế GTGT)
Theo Thông tư số 219/2013/TT-BTC, các khoản chi vé máy bay vận chuyển khách du lịch từ nước ngoài vào Việt Nam và các chi phí ăn, nghỉ, tham quan ở nước ngoài (nếu có chứng từ hợp pháp) sẽ được giảm trừ trong giá tính doanh thu
(giá tính thuế GTGT). Song, thực tế giá trọn gói của tour inbound vẫn xác định bao gồm các khoản dịch vụ chi hộ này. Phòng thị trường ghi nhận giá trọn gói này trong một điều khoản của hợp đồng cung cấp dịch vụ tour với các hãng và kế toán cũng dùng luôn giá này để ghi nhận doanh thu mà không tự trừ đi.
Dẫn chứng:
Ngày 28/05/2016, đoàn Thượng Hải Bắc Kinh bay sang Nha Trang, Việt Nam có phát sinh chi phí vé may bay chi hộ hãng là 10.000 USD. Ngày 03/06/2016, đoàn kết thúc tour du lịch, giá trọn gói thỏa thuận là 32.000 USD.
Như vậy, doanh thu chịu thuế đúng mà công ty được phép ghi nhận chỉ là 32.000 - 10.000 = 22.000 (USD) = 495.000.000 VNĐ (tỷ giá: 1USD=22.500VND)
Giá tính thuế GTGT: 495.000.000* 10%∕(1+10%) = 450.000.000 VNĐ Nội dung ghi trên hóa đơn:
- Doanh thu tính thuế: 450.000.000+22.000.000=478.000.000 (VNĐ) - Thuế GTGT: 45.000.000 VNĐ
- Tổng tiền thanh toán: 523.000.000 VNĐ
Điều đó đồng nghĩa với việc doanh thu để xác định kết quả kinh doanh là 478.000.000 VNĐ. Nhưng thực tế, hiện nay, kế toán công ty đang ghi nhận doanh thu chịu thuế tháng 6 đối với đoàn này trên hóa đơn là 32.000 USD = 720.000.000 VNĐ (tỷ giá: 1USD=22.500 VNĐ) tức là vẫn bao gồm chi phí vé máy bay chi hộ hãng Thượng Hải Bắc Kinh.
Hệ thống tài khoản và sổ kế toán sử dụng ghi nhận doanh thu
Kế toán thực hiện ghi nhận doanh thu hoạt động kinh doanh lữ hành như sau: Nợ TK 131: Số tiền phải thanh toán
Có TK 5113: Doanh thu cung cấp DVDL lữ hành Có TK 3331: Thuế GTGT tương ứng
Từ việc hạch toán doanh thu như trên vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ tự động cập nhật đến nhật kí bán hàng, sổ chi tiết doanh thu (phụ lục 2.4) và bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra trong báo cáo thuế.
Tại VNT-Charter hiện nay, toàn bộ doanh thu cung cấp DVDL lữ hành được tổng hợp chung trong TK 5113 và TK 131 mà không chi tiết theo đồng ngoại tệ ở các TK chi tiết cấp 2, 3.
Hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế có một số đặc trưng khác biệt mà đơn vị phải quan tâm:
- Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Thông tư số 32/2013/TT-NHNN ngày 26/12/2013 hướng dẫn thực hiện quy định hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam, khi cung cấp tour quốc tế, các công ty lữ hành phải niêm yết giá bán tour theo tiền VNĐ. Tuy nhiên, đến thời điểm này, VNT-Charter thực hiện báo giá tour theo đồng ngoại tệ USD và CNY (đồng nhân dân tệ).
- Giao dịch thanh toán cho hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế luôn luôn gắn với đồng ngoại tệ. Khi khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ sẽ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm có phát sinh giao dịch theo quy định Nhà nước hiện hành. Năm 2014, trước khi Thông tư 200/2014/TT-BTC ra đời, VNT-Charter không hạch toán theo hướng dẫn của Thông tư 179/2012/TT-BTC mà cuối năm mới đánh giá lại và xử lý chênh lệch tỷ giá một lần. Hiện nay, kế toán công ty đang thực hiện như sau:
- Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng)/Có TK 5113, Có TK 3331 với tỷ giá mua của ngân hàng Vietcombank Sở Giao dịch (nơi VNT-Charter chỉ định cho hãng thanh toán) tại ngày xuất hóa đơn.
- Khi hãng thực hiện thanh toán, kế toán ghi nhận: Nợ TK 112 (tỷ giá thực tế ngày nhận tiền)/ Có TK 131 (tỷ giá ghi sổ thực tế ngày xuất hóa đơn), Nợ TK 635 (lỗ) hoặc Có TK 515 (lãi) do chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm xuất hóa đơn và nhận tiền về tài khoản ngân hàng của công ty.
Hinh 2.1: Hạch toán nhập liệu báo có ngân hàng khi hãng thanh toán
(Phần mềm kế toán Fast Accounting)
Một thực tế đang bị áp dụng “máy móc” tại công ty hiện nay đó là việc kế toán ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn dịch vụ trong trường hợp hãng đã đặt cọc trước một phần hoặc toàn bộ số tiền đoàn phát sinh trong tháng. Với trường hợp này, khi phát sinh khoản đặt cọc trước của hãng trong tháng, quý, kế toán hạch toán Nợ TK 112/Có TK 131 theo đúng tỷ giá giao dịch tại thời điểm đó. Cuối tháng, xuất hóa đơn, công ty sẽ thực hiện tách làm hai hóa đơn: một hóa đơn tương ứng đúng số tiền hãng đã tạm ứng và không phát sinh chênh lệch tỷ giá. Phân công nợ còn lại hãng chưa thanh toán, kế toán thực hiện xuất riêng một hóa đơn khác đúng với số tiền này. Trong kì tiếp theo, khi hãng thanh toán phần còn lại chắc chắn sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá, lúc này, ngay khi hạch toán sẽ có lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá mà đơn vị được hưởng.
Định giá bán tour
Kinh doanh du lịch lữ hành mang tính thời vụ nên trong công tác định giá bán tour, để kích cầu thị trường khách du lịch, công ty luôn sử dụng chính sách giá bán linh hoạt, phân biệt theo đối tượng khách và theo mùa du lịch.
Để tính giá cho một tour, công ty có xây dựng danh mục các dịch vụ để thực hiện tour bằng một bảng excel và áp dụng chung cho tất cả các đối tác. Trên cơ sở
khảo sát và lựa chọn được dịch vụ vận chuyển (giá xe), các dịch vụ khách sạn, ăn uống, vé thắng cảnh, cắm trại, đốt lửa trại. tốt nhất; tính toán và dự kiến chi phí cố định như phí hướng dẫn, bảo hiểm, chi phí văn phòng..., phòng kế toán kết hợp với bộ phận thị trường đưa ra một mức giá bán hợp lý báo cho hãng. Giá trung bình ước tính cho khách hàng thường được xác định bằng chi phí ước lượng trung bình một người kì trước cộng thêm một tỷ lệ nhất định gắn với từng đối tác.
Tuy nhiên, chi phí ước tính này thực tế chỉ được cung cấp đến phòng kế toán tại thời điểm khách đã check in Việt Nam, trong khi phòng thị trường thường phải báo giá cho hãng trước ít nhất khoảng mười ngày kể từ ngày họ gửi danh sách và nhu cầu của từng nhóm đối tượng. Do đó, giá DVDL mà đơn vị báo hãng thường căn cứ chi phí trung bình theo hợp đồng giai đoạn mà công ty đã kí với các nhà cung cấp. Chẳng hạn, theo hợp đồng nguyên tắc của VNT-Charter và khách sạn Havana năm 2017, giá phòng Duluxe mùa thường (không phải lễ tết) là 1.400.000/ngày đêm thì công ty sẽ báo giá sang hãng là 67$/ngày đêm. Tức là lãi khoảng 7% tiền phòng. Tương tự đơn vị cũng làm như vậy đối với các khoản chi phí khác để lên một bảng tổng hợp chung báo giá chi tiết cho từng hoạt động dịch vụ cụ thể và gửi cho các hãng đối tác.
Ngoài ra, tùy từng hãng đối tác, công ty lại có những phần commission cho người dẫn tour đến hoặc người ký hợp đồng. Tỷ lệ này được xác định dựa trên thời gian tour, số lượng khách và các dịch vụ khách hàng sử dụng. Phần chi phí này được thể hiện trong tiền land mà công ty sẽ giảm trừ vào trong doanh thu phải thu hãng theo công thức: Ower fee = (Tổng số lượng khách của tour-số lượng trẻ em- hướng dẫn đoàn)*8 + Số lượng trẻ em *4. Đây là phần tiền land được áp dụng chung cho hầu hết tất cả các đối tác hiện nay của công ty, ngoại trừ hãng Thành Đô 3U. Thành Đô 3U là hãng du lịch cung cấp lượng khách lớn và rất ổn định cho VNT-Charter. Đồng thời, đây cũng là đơn vị có mức đặt cọc cao nhất cho công ty với số vốn hiện nay lên đến mười bảy tỷ đồng. Do đó, doanh thu tiền phòng đang áp dụng với hãng này gần như không có trong khi tiền land công ty trả cho hãng vẫn được tính như đối với các charter khác.