2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam
2.1.3 Tổ chức kế toán tại công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ kế toán cùng với những trang thiết bị kĩ thuật để thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ máy kế
toán phức tạp hay gọn nhẹ tùy thuộc vào quy mô, khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo các hình thức sau: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán, hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng. Đồng thời cũng phải phù hợp với việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam, chỉ có bộ phận kế toán được đặt ở trụ sở chính Hà Nội, còn các văn phòng đại diện không có kế toán riêng biệt hạch toán hay theo dõi sổ sách. Toàn bộ phát sinh nghiệp vụ về hạch toán kế toán đều được xử lý tập trung từ văn phòng Hà Nội và do kế toán trưởng trực tiếp điều hành.
Bộ phận kế toán của công ty được xây dựng theo sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam
(Nguồn: Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam)
Phòng kế toán của công ty có bốn nhân sự dưới sự quản lý của một kế toán trưởng. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho từng kế toán viên, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán nào đó. Cụ thể:
- Kế toán trưởng: giúp Giám đốc quản lý và xây dựng kế hoạch tài chính, sử dụng vốn hàng năm; theo dõi quản lý chung phòng kế toán.
- Thủ quỹ: thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiện thu, chi tiền mặt
từ khâu nhận chứng từ, hạch toán và thực hiện giao dịch đó đối với các bên liên quan (sau khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền).
- Kế toán thanh toán: thực hiện các nghiệp vụ thanh toán chuyển khoản từ
khâu nhận chứng từ, hạch toán và thực hiện giao dịch đó đối với các bên liên quan (sau khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền).
- Kế toán công nợ: hạch toán, theo dõi và kiểm soát công nợ (bao gồm cả
công nợ phải thu của các hãng du lịch, đối tác, khách hàng và công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp như khách sạn, nhà xe, điểm vui chơi du lịch...).
- Kế toán tổng hợp: theo dõi, thực hiện và chịu trách nhiệm các nghiệp vụ kế
toán tiền lương, tài sản, công cụ dụng cụ, thuế của đơn vị. Đồng thời, cũng có sự hỗ trợ và kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ hạch toán của kế toán các phần hành còn lại; từ đó lên BCTC hàng năm cũng như các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị của đơn vị.
Ngoài kế toán trưởng, các kế toán viên công ty đều rất trẻ, có trách nhiệm cao trong công việc, luôn nỗ lực và tác nghiệp chặt chẽ với nhau. Bộ máy kế toán của công ty khá ít nhân viên nhưng luôn đảm bảo được việc cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1.3.2 Áp dụng chính sách kế toán
Hiện tại công ty đang áp 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Đồng thời, công ty thực hiện đúng theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các thông tư, quy định hướng dẫn đi kèm có hiệu lực tại thời điểm hiện tại.
BCTC được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Kỳ kế toán theo năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm.
Đơn vị tiền tệ hạch toán: Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ trong hạch toán kế toán và lập BCTC. Hạch toán theo phương pháp giá gốc, phù hợp với các quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 - Chuẩn mực chung;
Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 trước đây và sau đó được thay thế bằng Luật kế toán số 88/2015/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.
Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: do đối tác của đơn vị chủ yếu là nước ngoài nên công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các nguyên tắc ngoại tệ. Việc ghi nhận kế toán cho các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ trong kỳ được thực hiện theo Thông tư 179/2012/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 24/10/2012 quy định về ghi nhận, đánh giá, xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái trong doanh nghiệp.
Ghi nhận và phương pháp tính khấu hao TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại. Khấu hao TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính do đơn vị tự xác định và phù hợp với Thông tư 45/2013/TT-BTC ban hành ngày 25/04/2013 về qản lý và khấu hao TSCĐ.
Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014.
2.1.3.3 Hình thức kế toán
Hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các nghiệp vụ kế toán phát sinh thông thường của công ty khá đơn giản. Bởi vậy, hình thức nhật ký chung là sự lựa chọn của đơn vị vì sự đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Các loại sổ theo hình thức này bao gồm: sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái), sổ chi tiết (sổ chi tiết các tài khoản, sổ thuế GTGT, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ theo dõi TSCĐ...).
Theo hình thức này, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán công ty tiến hành thu thập chứng từ và ghi nhận vào nhật ký chung đúng theo trình tự thời gian. Kế toán chi tiết thực hiện theo dõi các TK có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh và tiến hành ghi sổ chi tiết tương ứng. Sau đó, kế toán lấy số liệu trên Nhật ký chung để ghi sổ cái. Định kỳ, kế toán cộng số liệu từ các sổ kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành so sách, đối chiếu với sổ cái. Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập
Bảng cân đối phát sinh dựa trên số liệu từ sổ cái, lập BCTC dựa trên số liệu từ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
Bởi đối tượng khách hàng chính của công ty đó là khách nước ngoài (châu Á), vì vậy các giao dịch “phải thu” của công ty luôn gắn với việc sử dụng USD là đồng tiền khi tiến hành các giao dịch. Do đó, việc sử dụng những hình thức kế toán nhật ký chung thuần túy sẽ tạo ra những khó khăn trong công tác hạch toán cũng như dễ phát sinh những sai sót trong quá trình nhập sổ sách. Vì vậy việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán trên máy tính sẽ là lựa chọn hợp lý hơn, cụ thể đó là phần mềm kế toán Fast Accounting 11 mới nhất hiện nay.
Song song với việc ghi sổ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán phần hành cụ thể, dữ liệu sau khi nhập vào máy sẽ được xử lý và tự động cập nhật lên các bảng biểu, sổ sách. Định kỳ, kế toán tiến hành in ra các sổ sách, chứng từ cần thiết và đóng thành quyển để lưu giữ.
Sự kết hợp này giúp cho công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Là một công ty có quy mô vừa nên hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều vì thế, khối lượng công việc ghi chép không gây khó khăn lớn cho bộ phận kế toán.
Ngoài ra, do doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Fast nên đòi hỏi cần những người có trình độ cao để phân loại dữ liệu, đồng thời có thể kiểm tra, giám sát công tác kế toán được thuận lợi và hạn chế sai sót. Tại Công ty Cổ phần Charter Du lịch Việt Nam, toàn bộ nhân sự đều đã qua đào tạo trình độ đại học, hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán Fast nên quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán cũng như việc tổng hợp, lên báo cáo hàng kỳ rất ít xảy ra sai sót hay nhầm lẫn.