2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH
2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Phó tổng GĐ TỔNG GIÁM ĐỐC P. Kế toán tài chính KS Vịnh Hạ Long Tổ xe Phó tổng GĐ P. hƣớng dẫn P. Điều hành Chi nhánh Huế Phó tổng GĐ Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh P. thị trƣờng 1 P. Thị trƣờng 2 Phó tổng GĐ P. tổ chức hành chính P. Thị trƣờng 3
P. xúc tiến kinh doanh
BAN KIỂM SOÁT
Công ty thực hiện mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Công ty phân định rõ đƣợc chức năng, nhƣng chƣa phân định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận. Chƣa có quy định rõ ràng về quan hệ nội bộ. Các bộ phận trong công ty đƣợc phân công đảm nhiệm công việc nhƣ sau:
Phòng thị trƣờng 1: đảm bảo thực hiện khảo sát, xây dựng, bán, tổ chức thực hiện các chƣơng trình du lịch cho khách Pháp. Đây là một thị trƣờng khách rất lớn của công ty. Hàng năm thị trƣờng này chiếm trên 40% tổng số lƣợt khách của công ty.
Phòng thị trƣờng 2: đảm bảo thực hiện khảo sát, xây dựng, bán, tổ chức thực hiện các chƣơng trình du lịch cho khách Tây Ban Nha, Ý, Đức, Hàn Quốc, Úc, Nhật, Anh, Mỹ…Mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số thị trƣờng cụ thể. Việc giao dịch với các khách hàng đƣợc thực hiện chủ yếu qua E-mail hoặc Fax, tránh dùng điện thoại để tiết kiệm chi phí giao dịch.
Phòng thị trƣờng 3: đảm bảo thực hiện khảo sát, xây dựng, bán, tổ chức thực hiện các chƣơng trình du lịch cho khách Việt nam đi du lịch nƣớc ngoài, khách đi du lịch nội địa, khách du lịch Trung Quốc vào Việt Nam.
Phòng điều hành: đảm bảo là đầu mối triển khai tổ chức thực hiện chƣơng trình du lịch. Đảm bảo thực hiện giao dịch với các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch bao gồm: khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, các điểm du lịch…
Phòng hƣớng dẫn: đảm bảo hƣớng dẫn viên và cộng tác viên thực hiện các chƣơng trình du lịch. Hiện nay công ty có 120 công tác viên và đã đặt văn phòng đại diện tại sân bay Nội Bài (phía Bắc) và sân bay Tân Sơn Nhất (phía Nam). Văn phòng này đƣợc giao cho phòng hƣớng dẫn trực tiếp thay mặt công ty đảm nhiệm.
Phòng Tổ chức - Hành chính: thực hiện các công việc về nhân sự, chế độ, khen thƣởng, kỷ luật, thay đổi lao động, đào tạo, theo dõi tình hình làm việc của các bộ phận… Tạo điều kiện cơ sở vật chất, văn phòng phẩm cho các phòng, ban trong công ty thực hiện tốt công tác của mình.
Phòng Tài chính - kế toán: Tổ chức thực hiện các công việc tài chính, kế toán của công ty nhƣ: theo dõi, hạch toán theo đúng hệ thống tài khoản và
chế độ kế toán của Nhà Nƣớc, theo dõi và phản ánh tình hình kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp…
Phòng xúc tiến kinh doanh: thực hiện chế độ thiết kế mẫu mã quảng cáo, in ấn, cập nhật những thông tin trên mạng, tuyên truyền quảng cáo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, thu thập tất cả phản ánh của khách hàng, các hoạt động quốc tế… Phòng xúc tiến kinh doanh có chức năng hỗ trợ và tác nghiệp với các bộ phận khác nhằm nâng cao hiệu quả và chất lƣợng dịch vụ.
Tổ xe của công ty có 14 xe ô tô, công việc chủ yếu là vận chuyển khách du lịch theo chƣơng trình du lịch mà khách đã giao dịch và mua của công ty. Tổ xe có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh và phục vụ khách trong lĩnh vực vận chuyển, quản lý và sử dụng các đầu xe đảm bảo đạt hiệu quả và an toàn.
Chi nhánh tại Thành phố Huế và Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ lo toàn bộ các dịch vụ cho khách ở khu vực miền Trung và miền Nam. Thực tế, nhân viên hai chi nhánh này phải làm việc với cƣờng độ cao. Hai chi nhánh đã phối hợp hoạt động tốt với các bộ phận khác, đảm bảo tính linh hoạt, đem lại kết quả tốt trong công tác phục vụ khách.
Khách sạn Vịnh Hạ Long là khách sạn 3 sao, quy mô 42 phòng, có 52 lao động, chủ yếu đƣợc đào tạo nghề, tuổi trung bình cao. Khách sạn có chức năng kinh doanh các dịch vụ khách sạn, phục vụ việc ăn, nghỉ của khách du lịch. Thực tế, công việc kinh doanh của khách sạn thời gian qua gặp nhiều khó khăn.