CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN
3.2. Phân tích thực trạng quản lý tài chính của Trƣờng Đào tạo và Bồ
3.2.2.2. Quản lý thực hiện dự toán chi
Về công tác tổ chức thực hiện dự toán chi, trường đã tiến hành xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ dựa trên các văn bản pháp luật của nhà nước về lĩnh vực tài chính, các chế độ chính sách của nhà nước và tình hình thực tế ở đơn vị nhằm quy định chi tiết các khoản chi thường xuyên. Quy chế chi tiêu nội bộ được bổ sung, sửa đổi hàng năm để kịp thời cập nhật các chế độ, chính sách và được thông qua lấy ý kiến của các phòng ban và Kiểm toán nhà nước sau đó được ký ban hành và gửi lên Kiểm toán nhà nước và kho bạc nhà nước nơi đơn vị giao dịch để các đơn vị này kiểm soát chi.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao, phòng tài chính kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến thu chi để giải quyết nhằm đảm bảo công tác thực hiện dự toán. Hàng ngày luồn chứng từ được luân chuyển như sau:
Sơ đồ 3.2: Luân chuyển chứng từ kế toán của Trường
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Với quy trình luân chuyển chứng từ như trên cho thấy việc thực hiện công tác kế toán tại đơn vị đã tuân thủ theo chuẩn mực kế toán. Do tính chất hoạt động của công tác đào tạo luôn được thực hiện theo kế hoạch, chương trình đã có từ trước nên công tác kế toán được thực hiện một cách chủ động, luôn có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi thực hiện.
Tổ chức thực hiện dự toán chi
Theo quy chế chi tiêu nội bộ, nội dung chi bao gồm:
- Tiền lương. - Tiền công. - Phụ cấp lương.
- Các khoản đóng góp theo lương. - Khen thưởng, phúc lợi tập thể.
- Các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo quy định.
- Các khoản thanh toán dịch vụ công cộng (điện, nước, vệ sinh môi trường,...). Nghiệp vụ kế toán phát sinh Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
- Chi vật tư văn phòng (văn phòng phẩm; công cụ, dụng cụ văn phòng,...).
- Chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc (cước phí điện thoại, cước phí bưu
chính, sách, báo, tạp chí,...).
- Chi hội nghị (tài liệu, thuê hội trường,...).
- Công tác phí (chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, thuê phòng nghỉ,...). - Chi phí thuê mướn (thuê lao động bên ngoài; thuê mướn khác).
- Chi cho các đoàn đi công tác nước ngoài và đón các đoàn khách nước
ngoài vào Việt Nam (phần bố trí trong định mức chi thường xuyên).
- Chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên tài sản (ô tô; trang thiết bị văn phòng; điều hoà nhiệt độ; nhà cửa,...).
- Chi phí nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ (vật tư phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, phiên dịch, biên dịch tài liệu, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, các hoạt động đào tạo bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, tạp chí, các hoạt động dịch vụ...).
- Chi hỗ trợ hoạt động của các tổ chức Đảng, đoàn thể.
- Các khoản chi hoạt động thường xuyên khác (các khoản phí và lệ phí,
bảo hiểm phương tiện,...).
Căn cứ danh mục các khoản chi như trên hoạt động chi gồm chi hoạt động thường xuyên và chi hoạt động không thường xuyên, nội dung cụ thể như sau:
Chi hoạt động thƣờng xuyên:
Chi cho cán bộ viên chức và người lao động gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.
i) Tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Phương thức chi trả:
Trên cơ sở tổng quỹ tiền lương được xác định, việc chi trả tiền lương và tiền công được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Tính toán và chi trả tiền lương thực hiện công khai trong toàn Trường; + Đảm bảo mức tiền lương tối thiểu và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định theo cấp bậc cho số lao động biên chế và số lao động trong hợp đồng từ 01 năm trở lên hoặc không thời hạn nằm trong chỉ tiêu biên chế;
+ Chuyển trả 01 lần/tháng vào tài khoản cá nhân của cán bộ, công chức sau khi đã khấu trừ tiền bảo hiểm và các khoản phải khấu trừ khác
- Thời gian chi trả: Trước ngày mùng 10 của tháng.
ii) Tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nghỉ ốm đau, thai sản: Căn cứ các chứng từ nghỉ ốm, thai sản hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, qua Phòng Kế toán lập bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội để thanh toán với cơ quan Bảo hiểm xã hội và chi trả cho công chức, viên chức và người lao động theo chế độ hiện hành.
iii). Tiền công của người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Thứ hai, lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ
- Thời gian làm thêm giờ: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 45/2013/NĐ-CP ngày 10/5/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ Luật Lao động về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động. Số giờ làm thêm trong ngày không quá 50% số
giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, không quá 12 giờ trong 01 ngày khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hằng tuần.
- Cán bộ, công chức, người lao động làm việc vào ban đêm, thêm giờ được thanh toán lương làm việc vào ban đêm, thêm giờ theo quy định của Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Trưởng các phòng ban, đơn vị, bộ phận chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý và sử dụng hiệu quả lao động của mình phụ trách. Có thể yêu cầu viên chức, người lao động làm thêm giờ trong những công việc cần thiết và phải bố trí nghỉ bù. Trong trường hợp không bố trí nghỉ bù được mới được thanh toán tiền làm thêm giờ. Việc bố trí làm thêm giờ phải thực hiện theo đúng quy định hiện hành, không trái với Luật Lao động và phù hợp với khả năng tài chính của đơn vị.
Thứ ba, Bảo hiểm x hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo chế độ quy định hiện hành của Nhà nước.
Chi không thƣờng xuyên
Thứ nhất, chi phụ cấp thâm niên nghề, ưu đãi nghề, phụ cấp công vụ, phụ cấp giảng, phụ cấp công tác đảng, phụ cấp kiêm nhiệm, phụ cấp trách nhiệm theo các chính sách, chế độ hiện hành.
Thứ hai, hỗ trợ viên chức không được hưởng chế độ phụ cấp ưu đãi thâm niên nghề theo hướng dẫn của Kiểm toán Nhà nước:
- Đối tượng hưởng là viên chức trong biên chế, có thời gian làm việc tại Kiểm toán Nhà nước từ 05 năm (đủ 60 tháng) trở lên không thuộc đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên nghề theo Thông tư liên tịch số 04/TTLT- BNV-BTC ngày 24/12/2009 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính,
- Mức hỗ trợ: Mỗi năm làm việc tại Kiểm toán Nhà nước (đủ 12 tháng) được hỗ trợ 1% trên mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có).
- Hình thức chi trả: Hàng tháng được chi tạm ứng vào lương nhưng không được dùng để tính đóng BHXH, bảo hiểm y tế.
- Nguồn chi trả: theo hướng dẫn của Kiểm toán Nhà nước.
Chi tiền nghỉ phép hàng năm
Chế độ thanh toán tiền nghỉ phép năm thực hiện theo quy định tại Thông tư số 141/2011/TT-BTC ngày 20 tháng 10 năm 2011 của Bộ Tài chính quy định về chế độ thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư số 57/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 141/2011/TT-BTC quy định về chế độ thanh toán tiền nghỉ phép hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc trong các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.
Chi vật tƣ, văn phòng phẩm
- Hình thức mua sắm, trang cấp Văn phòng phẩm
+ Trang bị văn phòng phẩm phục vụ công tác chuyên môn các phòng ban được cấp bằng hiện vật hàng tháng;
+ Văn phòng phẩm dùng cho hoạt động chung do Văn phòng Trường dự trù số lượng mua sắm trên cơ sở tổng hợp nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận trình Giám đốc phê duyệt, thanh toán theo chứng từ hợp pháp và làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận;
+ Các khoản chi văn phòng phẩm phải đảm bảo có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định;
Trưởng các phòng ban, đơn vị chịu trách nhiệm về việc đề xuất mua sắm văn phòng phẩm của phòng, đơn vị mình trên nguyên tắc căn cứ vào mức độ sử dụng văn phòng phẩm bình quân hàng năm như mực in, mực photo, giấy in, bút các loại, cặp hồ sơ,.... để đề xuất mua sắm phù hợp; sử dụng văn phòng phẩm đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả như sử dụng giấy in, photo hai mặt đối với một số văn bản lưu hành nội bộ; hạn chế in, photo dự thảo văn bản để trao đổi công việc, đồng thời tăng cường xử lý, trao đổi công việc qua email trước khi phát hành văn bản chính thức trình Lãnh đạo Trường phê duyệt.
- Tiền nước uống phục vụ các bộ phận thanh toán theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp nhưng tối đa không quá 50.000đ/người/tháng.
Chi quản lý sử dụng và sửa chữa ô tô
Tiêu chuẩn, định mức, chế độ trang bị, sử dụng xe ô tô phục vụ công tác trong cơ quan được thực hiện theo quy định tại theo Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ; Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công của Trường.
Định mức tiêu thụ nhiên liệu như sau: Căn cứ vào số km từ nơi đi đến nơi đến công tác cấp theo định mức lít/100km. Cụ thể: Xe ôtô Ford 5 chỗ: 16 lít/100km.
- Sửa chữa xe ô tô
Văn phòng thực hiện ký hợp đồng nguyên tắc với một số cơ sở sửa chữa đảm bảo chất lượng. Khi phát sinh sửa chữa thực tế hoặc bảo dưỡng định kỳ, việc lựa chọn cơ sở sửa chữa, mức giá cả sẽ thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Việc thanh toán chuyển khoản qua Kho bạc Nhà nước; hạn chế các trường hợp thanh toán bằng tiền mặt;
- Chi phí rửa xe ô tô: Thực hiện thanh toán khoán theo mức 300.000 đồng/xe/tháng.
Tiêu chuẩn trang bị điện thoại và chi phí mua máy điện thoại, chi phí lắp đặt và hòa mạng được thực hiện theo Quyết định số 78/2001/QĐ-TTg ngày 16/5/2001 và Quyết định 179/2002/QĐ-TTg ngày 16/02/2002 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 168/2005/QĐ-TTg ngày 7/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với cán bộ lãnh đạo trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị xã hội.
Cước phí điện thoại của Trường thanh toán theo định mức khoán: - Đối với Giám đốc Trường
+ Điện thoại cố định tại nhà riêng: 100.000đ/người/tháng; + Điện thoại di động: 250.000đ/người/tháng.
- Đối với Phó giám đốc Trường
+ Điện thoại di động: 200.000đ/người/tháng.
- Đối với Chánh Văn phòng Trường và Trưởng Chi nhánh + Điện thoại di động: 150.000đ/người/tháng.
- Đối với Trưởng phòng, ban; Phó trưởng Chi nhánh; Phó Chánh Văn phòng Trường.
+ Điện thoại di động: 100.000đ/người/tháng. - Đối với lái xe: 50.000đ/người tháng.
- Chi thuê bao Internet USB 3G
+ Đối tượng được hưởng từ Phó trưởng phòng trở lên (hoặc tương đương) được hỗ trợ cước phí thuê bao Internet USB 3G hàng tháng.
+ Mức hỗ trợ 50.000 đồng/tháng/người.
Trường hợp các đối tượng trên đảm nhiệm nhiều chức vụ quản lý khác nhau trong Trường thì chế độ thanh toán khoán tiền điện thoại hàng tháng chỉ được thanh toán một lần/tháng với mức khoán cao nhất tương ứng với vị trí quản lý.
- Cước phí điện thoại cố định, máy fax tại phòng làm việc: thanh toán theo thực tế sử dụng, có hóa đơn theo quy định. Trong trường hợp công việc phải gọi điện thoại hoặc fax quốc tế thì phải có sự phê duyệt của Giám đốc Trường.
- Thanh toán tiền điện, nước và dịch vụ công cộng: Việc thanh toán tiền điện, nước và dịch vụ công cộng theo thực tế sử dụng, có hóa đơn theo quy định.
Chi mua sách, báo, tạp chí
Báo và Tạp chí dùng chung của Trường được mua 05 bộ. Danh mục Báo và Tạp chí do Giám đốc Trường quyết định.
Sách chuyên khảo, tham khảo bổ sung Thư viện khoa học hàng năm sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học của Kiểm toán Nhà nước theo Quyết định phân bổ hàng năm của Kiểm toán Nhà nước và thực hiện theo các quy định về quản lý và sử dụng kinh phí khoa học của Kiểm toán Nhà nước.
Chi công tác phí
Công chức, viên chức, người lao động của Trường được cử đi công tác theo quyết định, kế hoạch công tác hoặc đột xuất theo giấy đề nghị đi công tác đã được lãnh đạo Trường phê duyệt.
- Phương tiện đi lại: Người đi công tác được thanh toán tiền phương tiện đi lại bao gồm: tiền thuê phương tiện chiều đi và về từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng từ cơ quan để di chuyển đến nơi công tác và theo chiều ngược lại; tiền phương tiện đi lại tại địa phương nơi đến công tác: từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về); cước qua phà, qua đò cho bản thân và phương tiện của người đi công tác; phí sử dụng đường bộ và cước chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có) mà người đi công tác đã trực tiếp chi trả.
Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hoá đơn mua vé, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
Giá vé thanh toán đối với máy bay là vé hạng phổ thông, đối với tàu hoả là vé giường nằm, đối với ô tô là vé hạng thường.
Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác: Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo một trong hai hình thức khoán: thực hiện theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 hoặc theo hóa đơn thực tế nhưng không vượt quá định mức quy định của nhà nước.
Phụ cấp lưu trú là khoản tiền chi trả cho người đi công tác để hỗ trợ tiền ăn và tiêu vặt, được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi trở về đến cơ quan, (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian đi lưu trú, ngày lễ, ngày nghỉ theo quy định nghỉ lại ở nơi công tác). Mức chi phụ cấp lưu trú là 120.000 đồng/ngày/người. Mức chi phụ cấp lưu trú đối với trường hợp đi công tác trong ngày là: 60.000 đồng/ngày/người.
Thanh toán khoán tiền công tác phí: Cán bộ công chức, viên chức và người lao động thường xuyên đi công tác lưu động (như: Văn thư, kế toán giao