3.2.1. Xây dựng và thực hiện kế hoạch quản lý nhân lực
Hoạch định nhân lực
Những năm gần đây, theo chủ trƣơng của Bộ Công An các doanh nghiệp không đƣợc bổ sung thêm chỉ tiêu đối với biên chế là sỹ quan công an và công nhân viên công an. Chỉ đƣợc bổ sung chỉ tiêu nhân viên hợp đồng lao động phù hợp với nhu cầu và đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Hàng năm, căn cứ vào Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình biến động nhân lực, Văn phòng Công ty yêu cầu các đơn vị thành viên lập kế hoạch dự kiến biên chế, tập hợp danh sách báo cáo Ban Giám đốc Công ty theo quy trình nhƣ sau:
- Đánh giá lại nguồn nhân lực hiện có: Rà soát lại từng bộ phận về số lƣợng và cơ cấu lao động (độ tuổi, giới tính, trình độ đào tạo, hiệu quả công việc, quan hệ công tác, tiền lƣơng, ý thức tổ chức kỷ luật...), tính toán số lƣợng ngƣời nghỉ hƣu, có nguyện vọng chuyển công tác hoặc thôi việc.
- Dự báo nguồn nhân lực cho các năm tiếp theo: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và nguồn nhân lực hiện có để dự báo.
Sau khi đã tập hợp xong danh sách, Văn phòng Công ty trình Giám đốc ký kế hoạch biên chế đối với chỉ tiêu lao động hợp đồng.
Bảng 3.10: Tổng hợp chỉ tiêu cán bộ, công nhân viên, lao động hợp đồng được giao và thực hiện từ năm 2013 - 2017
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Lao động gián tiếp đƣợc giao 62 63 74 66 59 Lao động trực tiếp đƣợc giao 146 178 195 212 200 Thực hiện 204 236 264 272 252
(Nguồn: Văn phòng Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long)
Nhìn vào số liệu tại Bảng 3.10 ta thấy kế hoạch biên chế đƣợc giao đối với lực lƣợng lao động của Công ty có xu hƣớng tăng từ năm 2013 đến năm 2016, nhƣng đến năm 2017 lại giảm nhiều vì thực hiện chủ trƣơng chung là tinh giản biên chế, giảm bớt lao động dƣ thừa.
3.2.2. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý nhân lực của Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long thành viên BCA Thăng Long
- Ban Giám đốc Công ty: 4 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc.
Khối Văn phòng: 04 đơn vị
- Văn phòng Công ty (VPCT chính là Phòng Tổ chức của Công ty): 03 ngƣời bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng.
- Phòng Tài chính, Kế toán: 03 ngƣời bao gồm 01 Trƣởng phòng (kiêm Kế toán trƣởng) và 02 Phó Trƣởng phòng.
- Phòng Kế hoạch, Kỹ thuật: 03 ngƣời bao gồm 01 Trƣởng phòng và 02 Phó Trƣởng phòng.
- Phòng Xuất nhập khẩu: 03 ngƣời bao gồm 01 Trƣởng phòng và 02 Phó Trƣởng phòng.
Khối Chi nhánh: 02 đơn vị
- Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Chi nhánh và 02 Phó Giám đốc Chi nhánh.
Khối Xí nghiệp thành viên: 04 đơn vị
- Xí nghiệp sản xuất phƣơng tiện, thiết bị Phòng cháy chữa cháy: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Xí nghiệp và 02 Phó Giám đốc Xí nghiệp.
- Xí nghiệp Đại Việt: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Xí nghiệp và 02 Phó Giám đốc Xí nghiệp.
- Xí nghiệp sản xuất biển số xe phản quang: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Xí nghiệp và 02 Phó Giám đốc Xí nghiệp.
- Xí nghiệp xăng dầu: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Xí nghiệp và 02 Phó Giám đốc Xí nghiệp.
Khối Trung tâm: 02 đơn vị
- Trung tâm thiết kế, lắp đặt thiết bị bảo vệ: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Trung tâm và 02 Phó Giám đốc Trung tâm.
- Trung tâm tƣ vấn, thiết kế, giám sát hệ thống PCCC và thiết bị bảo vệ: 03 ngƣời bao gồm 01 Giám đốc Trung tâm và 02 Phó Giám đốc Trung tâm.
(Tất cả lãnh đạo Ban Giám đốc Công ty, lãnh đạo các phòng, Xí nghiệp, Chi nhánh, Trung tâm đều là Sỹ quan Công an).
Tại các Chi nhánh, Xí nghiệp thành viên, Trung tâm đều tổ chức cấp Tổ hoặc Đội (Mỗi Tổ, Đội có 01 Tổ trƣởng (Đội trƣởng) và 01 Tổ phó (Đội phó)).
3.2.3. Triển khai thực hiện kế hoạch quản lý nhân lực tại Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long một thành viên BCA Thăng Long
3.2.3.1. Xây dựng chính sách quản lý nhân lực
Chấp hành nghiêm chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý nhân lực trong doanh nghiệp.
- Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long là doanh nghiệp thuộc Bộ Công An đƣợc điều chỉnh bởi Luật Công An nhân dân và Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động và các luật khác của nhà nƣớc, các Nghị định của Chính phủ, Thông tƣ của các Bộ. Bên cạnh đó, là doanh nghiệp trực thuộc
Tổng cục Hậu cần, Kỹ thuật (Tổng cục 4), Bộ Công An nên Công ty còn phải thực hiện các văn bản pháp quy của Bộ Công An, của Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật đối với công tác quản lý nhân lực.
- Ngày 15/2/2014, Công ty xây dựng Quy chế làm việc (Quyết định số 108/QCLV-TL sửa đổi, bổ sung quy chế đã ban hành trƣớc đây). Quy chế quy định rõ nguyên tắc, trách nhiệm và lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Ban Giám đốc Công ty, Lãnh đạo các Chi nhánh, các Xí nghiệp, các phòng, trung tâm.
- Hàng năm, Công ty ban hành Thỏa ƣớc lao động tập thể ký kết giữa Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty với ngƣời lao động quy định các điều khoản về thời gian, công việc, mức lƣơng, các khoản thƣởng… trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của doanh nghiệp và ngƣời lao động.
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ: Thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty, Văn phòng Công ty tập hợp ý kiến của các đơn vị thành viên về việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, việc quản lý và sử dụng tài sản công theo đúng quy định của Bộ Công An, của Tổng cục 4 và quy định của Công ty; trình Giám đốc Công ty ký ban hành và tổ chức thực hiện trong toàn công ty (Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành kèm theo Quyết định số 102 ngày 20/3/2014). Tại Hội nghị cán bộ, công nhân viên chức hàng năm sẽ tiến hành xem xét, bổ sung, sửa đổi Quy chế.
- Chính sách về sử dụng nhân lực: Công ty thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về quản lý nhân lực theo đúng hƣớng dẫn của Bộ và Tổng cục. Ban hành Thông báo phân công nhiệm vụ của Ban Giám đốc Công ty, Ban Lãnh đạo các Chi nhánh, Xí nghiệp, các phòng, trung tâm để thuận tiện trong công tác và phân cấp quản lý nhân lực đối với toàn Công ty (Thông báo phân công số 156/TB-TL ngày 05/3/2014).
- Việc định kỳ luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác thực hiện nghiêm túc theo đúng hƣớng dẫn của Chính phủ, Bộ Công An và Tổng cục 4 nhằm tăng cƣờng lực lƣợng, nâng cao năng lực của cán bộ, công nhân viên khi đƣợc thử thách làm ở những vị trí khác nhau. Giai đoạn 2013 - 2017, Công ty đã thực hiện việc chuyển đổi định kỳ vị trí công tác đối với 02 đối tƣợng là kế toán và thủ quỹ.
- Chính sách về đào tạo, bồi dƣỡng: Công ty đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện theo đúng hƣớng dẫn của Tổng cục về việc đào tạo, bồi dƣỡng. Cử CB, CNV tham gia các lớp đào tạo, bồi dƣỡng do Tổng cục tổ chức. Bên cạnh đó, Công ty cũng thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo công tác nghiệp vụ chuyên môn, các hội thi lao động giỏi để ngƣời lao động có dịp trao đổi kinh nghiệm, học tập thêm kiến thức để nâng cao tay nghề.
- Chính sách tiền lƣơng, thƣởng: Tiền lƣơng đƣợc thực hiện chi trả hàng tháng cho CB, CNV. Việc trả lƣơng đƣợc thực hiện theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lƣơng đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lƣợng vũ trang. Ngoài ra, Công ty còn trả thêm lƣơng kinh doanh phụ thuộc vào tỷ lệ doanh thu của từng đơn vị thành viên. Tiền thƣởng ngày lễ, tết.
Phụ cấp lƣơng (phụ cấp thâm niên vƣợt khung, phụ cấp công vụ, phụ cấp chức vụ lãnh đạo, phụ cấp thâm niên nghề) đƣợc Công ty chi trả cùng kỳ trả lƣơng hàng tháng.
Việc thăng cấp hàm, nâng bậc lƣơng đối với sỹ quan, cán bộ, công nhân viên đƣợc thực hiện theo đúng quy định.
- Chính sách đãi ngộ nhân lực: Ngoài lƣơng và phụ cấp đƣợc hƣởng theo quy định, Công ty còn cho ngƣời lao động đƣợc hƣởng các chế độ nhƣ: đƣợc tham gia BHXH, BHYT, nghỉ phép hàng năm, nghỉ lễ, tết, đƣợc đi sinh hoạt chính trị, tham quan, nghỉ mát, hƣởng BHXH khi ốm đau, thai sản…
3.2.3.2. Các tác động quản lý nhân lực tại Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long được thực hiện theo quy trình sau:
Hàng năm, căn cứ vào Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình biến động nhân lực, Văn phòng Công ty yêu cầu các đơn vị thành viên lập dự kiến biên chế, tập hợp danh sách báo cáo Ban Giám đốc Công ty. Sau khi đƣợc sự đồng ý của Ban Giám đốc Công ty thì sẽ lập ra Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm ban hành kế hoạch tuyển dụng, thông báo tuyển dụng công khai trong phạm vi Công ty về tiêu chuẩn, điều kiện, số lƣợng cần tuyển, thời hạn và địa điểm tiếp nhận hồ sơ của ngƣời đăng ký dự tuyển; hoặc có thể thông báo tuyển dụng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành phù hợp nhu cầu tuyển dụng.
a. Tuyển dụng nhân lực
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khi nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc thì Công ty tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch ngắn hạn (không theo định kỳ).
Khi Công ty bị thiếu nguồn nhân lực một cách bất thƣờng nhƣ: chuyển công tác, sa thải, tai nạn, bệnh tật mà nguồn nhân lực hiện có của Công ty không kịp đảm nhiệm, thay thế thì Công ty tuyển dụng nhân sự không theo kế hoạch.
Bước 2: Xác định nguồn nhân lực tuyển dụng (thực hiện ưu tiên theo thứ tự)
- Nguồn nhân lực nội bộ:
Ƣu tiên cho các ứng viên là cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại các đơn vị thuộc Công ty có đơn xin chuyển công tác vào các vị trí tuyển dụng theo thông báo tuyển dụng của Công ty . Đồng thời Văn phòng Công ty cũng xem xét lại hồ sơ của các cán bộ tiềm năng trong Công ty (đánh giá năng lực, mức độ hoàn thành công việc) để chọn ra các ứng viên có đủ điều kiện cho bƣớc tuyển dụng (việc tuyển chọn nguồn nhân lực nội bộ đƣợc thực hiện theo nguyên tắc tạo điều kiện cho nhân viên đƣợc ứng tuyển vào các vị trí cao hơn, phù hợp với chuyên môn, trình độ hơn).
Sau khi lựa chọn, tìm kiếm các ứng viên từ nguồn nội bộ Công ty, nếu số lƣợng ứng viên đảm bảo thì chuyển đến bƣớc tuyển chọn, đƣa vào danh sách, trình Ban Giám đốc Công ty tuyển chọn, nếu không đủ thì tìm thêm các ứng viên từ nguồn bên ngoài.
- Nguồn nhân lực bên ngoài: Việc tuyển chọn nguồn nhân lực bên ngoài Công ty có thể từ các nguồn và các cách sau:
+ Do cán bộ trong Công ty giới thiệu
+ Đăng thông báo tuyển dụng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng
Bước 3: Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ
Sau khi xin ý kiến và đƣợc sự đồng ý của của Ban Giám đốc về nhu cầu cần tuyển dụng của Công ty, Văn phòng Công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ đến khi hết hạn nộp thì tiến hành xét duyệt hồ sơ trên cơ sở điều kiện tiêu chuẩn đã thông báo để loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, cuối cùng lập danh sách hồ sơ hợp lệ trình Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo.
Bước 4: Tổ chức thi tuyển
Ban Giám đốc Công ty ra quyết định thành lập Hội đồng thi tuyển trên cơ sở đề xuất kế hoạch tuyển dụng của Văn phòng Công ty và các đơn vị thành viên. Hội đồng thi tuyển gồm các thành viên là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Công ty, và đại diện lãnh đạo của các Chi nhánh, Xí nghiệp, các phòng, trung tâm.
Việc tổ chức tiến hành thi tuyển đối với nhân viên khối hành chính nhƣ văn phòng, kế toán gồm 4 môn thi là: môn ngoại ngữ, môn tin học văn phòng, môn kiến thức chung, môn nghiệp vụ chuyên ngành. Còn đối với nhân viên lao động hợp đồng (lao động trực tiếp) thì chỉ thi 2 môn: môn kiến thức chung, môn nghiệp vụ chuyên ngành.
Ngƣời dự thi tuyển thực hiện thi với kiến thức yêu cầu theo tiêu chuẩn của ngạch tuyển dụng, chức danh nghề nghiệp và yêu cầu của vị trí việc làm.
Khi thi tuyển kết hợp cả ba hình thức thi viết, thi vấn đáp và thi thực hành tùy thuộc vào yêu cầu và đặc điểm của từng môn thi.
Bước 5: Thông báo kết quả thi tuyển
Hội đồng thi tuyển sẽ tiến hành chấm điểm, lên bảng điểm của từng cá nhân trình Ban Giám đốc Công ty và thông báo công khai kết quả kỳ thi. Điểm trúng tuyển sẽ đƣợc lấy theo thứ tự từ cao xuống thấp cho đến hết chỉ tiêu tuyển dụng của từng vị trí việc làm (tối thiểu phải đạt điểm trung bình các môn) cho tới khi hết chỉ tiêu tuyển dụng. Danh sách các thí sinh trúng tuyển đƣợc thông báo và gửi về các đơn vị thành viên.
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng
Các thí sinh trúng tuyển sẽ đƣợc phân công công tác tại các đơn vị dự tuyển trên cơ sở vị trí việc làm tƣơng ứng với trình độ, chuyên môn của thí sinh trúng tuyển. Nhân viên thử việc sẽ đƣợc Ban Giám đốc ký hợp đồng thử việc khoảng 3 tháng . Kết thúc thời gian thử việc, sau khi có nhận xét đánh giá của đơn vị quản lý trực tiếp, Văn phòng Công ty lập danh sách trình Ban Giám đốc ký Hợp đồng lao động chính thức có thời hạn khoảng 2 năm. Hết thời hạn, căn cứ vào hiệu quả công việc thì Công ty sẽ xem xét tiếp tục ký hợp đồng và ngƣợc lại.
Nhìn chung quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty TNHH một thành viên BCA Thăng Long khá bài bản và chặt chẽ, nhƣng chƣa có chính sách tuyển dụng, thu hút nhân tài nhƣ cộng điểm thí sinh tốt nghiệp loại giỏi, đúng chuyên ngành, chính sách ƣu tiên khi tuyển dụng nhân lực trình độ thạc sỹ, tiến sỹ làm việc đúng chuyên ngành đào tạo.
b. Bố trí sử dụng nhân lực
+ Phân công, bố trí việc làm cho nhân viên
Cơ cấu tổ chức của Công ty khá gọn, quản lý theo đúng chức danh công việc và đƣợc thực hiện theo nguyên tắc: đúng ngƣời, đúng việc, công việc phù hợp với chuyên môn đƣợc đào tạo. Cán bộ lãnh đạo Công ty phần lớn có chuyên
môn đào tạo đúng chuyên ngành quản trị kinh doanh, tài chính kế toán, Luật, am hiểu khá rõ nghiệp vụ và thực tiễn công tác. Tuy nhiên, do thực trạng nhân lực của Công ty đƣợc trẻ hóa trong những năm gần đây nên kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, việc phân công công việc theo hƣớng kèm cặp hƣớng dẫn, ngƣời đi trƣớc chỉ bảo ngƣời đi sau.
Những nhân viên có trình độ cao và giỏi thì lãnh đạo có hƣớng giao cho những công việc quan trọng để có tính kế thừa và phát huy, nhƣng phải mất một thời gian dài thử thách mới tích lũy đƣợc kinh nghiệm thực tiễn.
Nhìn chung, trong các năm qua, việc sắp xếp, bố trí, phân công công tác tại Công ty dựa vào phân tích công việc để xác định đúng chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ yêu cầu của công việc để sắp xếp nhân viên cho phù hợp trình độ, chuyên môn đƣợc đào tạo.
Bảng 3.11: Kết quả tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên từ năm 2015 - 2017