CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Các giải pháp
4.3.5. Công tác thanh tra, kiểm tra
- Kiểm tra phải có trọng điểm
Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thƣờng đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế HUD phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định đƣợc chính xác khu vực trọng điểm, nhƣ kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
- Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng
Việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải đƣợc tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải đƣợc thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
- Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân
Trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả
- Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra
Mỗi bộ phận của HUD phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống.
Kiểm tra phải đƣợc thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động và căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thƣờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải đƣợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần đƣợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tƣợng đƣợc kiểm tra
Việc xem xét các bộ phận cấp dƣới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu nhƣ thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có đƣợc những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tƣợng đƣợc kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức của HUD
Để việc kiểm tra có hiệu quả cao HUD cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của riêng HUD.
- Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra đƣợc coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tƣơng xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhƣng khó trong thực hành.
- Kiểm tra phải đưa đến hành động
Dựa vào kết quả kiểm tra HUD phải đƣa ra hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.
- Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng
Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì HUD cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phƣơng pháp với nhau. Các phƣơng pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải đƣợc áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tƣợng, quy mô, mục đích của kiểm tra.