Chƣơng 2 :PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý huy động vốn tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
3.2.3. Thực trạng kiểm soát quản lý huy động vốn
Hoạt động kiểm soát quản lý huy động vốn đƣợc lãnh đạo Agribank Chi nhánh Hải Dƣơng đặc biệt quan tâm. Nhất là những năm gần đây, tình hình huy động vốn trở nên khó khăn, ngân hàng phải tiếp cận các nguồn vốn đắt hơn. Chủ thể trong kiểm soát quản lý huy động vốn gồm: Giám đốc và phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, bộ phận giúp việc, tham mƣu là phòng kinh doanh và phòng kiểm soát
rủi ro của ngân hàng. Phòng Tín dụng là đầu mối xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện, kiểm soát thực hiện kế hoạch quản lý huy động vốn. Phòng Tín dụng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác nhƣ phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ, phòng Kế toán để thực hiện vai trò đầu mối kiểm soát.
- Hình thức kiểm soát quản lý huy động vốn: kết hợp cả kiểm soát thƣờng xuyên và kiểm soát đột xuất. Kiểm soát thƣờng xuyên theo định kỳ hoặc chƣơng trình kế hoạch đƣợc xây dựng từ đầu năm là chủ yếu, tức là định kỳ hàng tháng, hàng quý các bộ phận, chi nhánh phải báo cáo chỉ tiêu huy động vốn đạt đƣợc cho phòng Tín dụng để phòng tổng hợp lập báo cáo gửi Ban giám đốc. Ngoài hình thức kiểm soát thƣờng xuyên, lãnh đạo ngân hàng còn kiểm soát đột suất tại các điểm huy động và các chi nhánh cấp III, các phòng giao dịch.
- Công cụ kiểm soát quản lý huy động vốn: là kế hoạch quản lý huy động vốn theo quý, việc thực hiện các văn bản chỉ đạo. Đây là nhiệm vụ có tính chất bắt buộc đối với các đơn vị và cá nhân trong bộ máy huy động vốn. Công cụ không thể thiếu của kiểm soát quản lý huy động vốn là chỉ tiêu phản ánh kết quả huy động vốn của các đơn vị, phòng giao dịch và từng cán bộ. Kết quả huy động vốn do các đơn vị báo cáo theo định kỳ cho phòng kế hoạch kinh doanh để tổng hợp và phân tích lập báo cáo gửi Ban giám đốc. Kết quả thực hiện huy động vốn so với kế hoạch đƣợc giao là chỉ tiêu để giám sát hoạt động huy động vốn. Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ thực hiện chƣơng trình kiểm tra, đề xuất với Ban giám đốc thành lập đoàn kiểm tra các đơn vị, đối chiếu trực tiếp với khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro, giúp Ban giám đốc phân tích để có những giải pháp kịp thời can thiệp vào quá trình huy động vốn.
- Nội dung kiểm soát quản lý huy động vốn chủ yếu là các chỉ tiêu huy động vốn của các đơn vị trong kỳ về quy mô và cơ cấu vốn huy động trong kỳ hoặc tại một thời điểm nhất định. Kiểm tra về việc thực hiện chấp hành lãi suất huy động; Kiểm tra về việc cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo:
+ Kiểm soát kết quả huy động vốn: (i) Rà soát, đánh giá các các chính sách, sản phẩm huy động vốn, công tác quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, khen thƣởng... tại chi nhánh; (ii) Thực hiện thủ tục gửi thƣ xác nhận số dƣ đối với khách hàng có số
dƣ tiền gửi lớn; (iii) Thông qua số liệu nguồn vốn đánh giá kết quả huy động vốn và tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh quý/năm, xu hƣớng, mức độ tăng trƣởng, cơ cấu nguồn vốn tại chi nhánh.
+ Kiểm soát việc tuân thủ, chấp hành pháp luật, chính sách, chế độ của NHNN, Ngân hàng Nông nghiệp về huy động vốn:
Thực hiện kiểm soát các giao dịch chọn mẫu đối với tiền gửi của tổ chức và tiền gửi của cá nhân để đánh giá việc tuân thủchấp hành pháp luật, chính sách, chế độ của NHNN và Agribank, cụ thể:
Việc chấp hành quy định kế toán tiền gửi (tiền gửi có kỳ hạn, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu...), chứng từ giao dịch, thủ tục hồ sơ, kiểm soát cuối ngày: Đơn vị chấp hành đúng quy định hiện hành của Agribank. Tuy nhiên còn tình trạng hạch toán sai sản phẩm tiền gửi: 02 món (Hội Sở, Cẩm Giàng); Tất toán sản phẩm tiết kiệm dự thƣởng trƣớc hạn: 02 món số tiền: 706.115.000đ (Bình Giang).
Đơn vị chấp hành nghiêm túc việc ủy quyền ký phát hành sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, ký kết hợp đồng tiền gửi tại chi nhánh đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và Agribank.
Công tác quản lý ấn chỉ quan trọng tại quầy của giao dịch viên: Quy trình quản lý ấn chỉ trắng; xuất, nhập trong ngày; quản lý ấn chỉ quan trọng, hủy trong ngày; thực hiện hạch toán, lập báo cáo đối chiếu kiểm kê ấn chỉ cuối ngày thực hiện đúng quy trình. Ấn chỉ hỏng đƣợc lập biên bản lƣu trữ cùng chứng từ theo đúng quy định.
Chứng từ hạch toán kế toán nghiệp vụ huy động vốn đảm bảo đầy đủ yếu tố pháp lý của chứng từ theo quy định của pháp luật và Agribank (mẫu dấu, chữ ký của khách hàng, của ngân hàng, mẫu chứng từ, tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên chứng từ, việc tuân thủ quy định phát hành sổ tiết kiệm từ chƣơng trình giao dịch IPCAS...). Chứng từ thu, chi trả tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm đƣợc thực hiện theo đúng quy định.
Chứng từ giao dịch huy động vốn nhƣ gửi, rút trong ngày hoặc sau một vài ngày; các giao dịch hạch toán hủy, lùi ngày giá trị, các giao dịch đóng sớm, tất toán sổ tiết kiệm, rút một phần tiền gửi trên tài khoản tiết kiệm đối với những sản phẩm tiền gửi tiết kiệm đƣợc phép rút một phần trƣớc hạn, gửi rút khác chi nhánh, đơn vị thực hiện đúng quy định.
Kiểm tra các hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn: Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn lập theo đúng quy định của pháp luật; chứng từ hạch toán lập theo quy định của Agribank; cách tính trả lãi, dự chi đƣợc hạch toán kịp thời khi phát sinh.
Kiểm tra việc sử dụng quỹ khen thƣởng huy động vốn, các khoản chi môi giới huy động vốn (nếu có): chi nhánh không phát sinh.
Kiểm tra việc tuân thủ, chấp hành quy định của Nhà nƣớc và của Agribank về chi phí trả lãi (tài khoản 80): Kiểm tra việc tính, trả lãi tiến gửi, tiền gửi tiết kiệm, giấy tờ có giá, các giao dịch trả lãi thêm, trả lãi thủ công,... Kết quả kiểm tra điểm cho thấy việc tính trả lãi tiền gửi tiết kiệm thực hiện đúng quy định, lãi đƣợc tính chính xác cho từng sổ tiết kiệm, chứng từ lƣu trữ đầy đủ đúng quy định.
Việc đăng ký lãi suất theo các sản phẩm tiền gửi, lãi suất đặc biệt theo tài khoản trên hệ thống có kịp thời và đúng quy định về thời gian điều chỉnh lãi suất, việc đăng ký lãi suất vƣợt trần...
Việc niêm yết thông tin về lãi suất, sản phẩm cho khách hàng đầy đủ và đúng quy định theo chƣơng trình huy động vốn của Agribank và NHNN.
- Xác nhận kết quả kiểm tra, kiểm soát quản lý huy động vốn của chi nhánh: Kết quả rà soát kiểm tra, đối chiếu số liệu và kết quả kiểm tra giao dịch chọn mẫu đƣợc ký xác nhận với lãnh đạo chi nhánh hoặc trƣởng phòng ngiệp vụ và cán bộ có liên quan, cụ thể:
+ Kết quả kiểm tra tại chi nhánh đƣợc ký xác nhận với lãnh đạo chi nhánh. + Kết quả rà soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu các biểu kiểm toán và việc rà soát đánh giá các chính sách, sản phẩmhuy động vốn, công tác quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, khen thƣởng... tại đơn vị đƣợc kiểm tra và ký xác nhận với trƣởng phòng Kế hoạch tổng hợp (tại Hội sở), trƣởng phòng Kế hoạch kinh doanh ( tại chi nhánh loại 3).
- Kết quả kiểm tra các giao dịch chọn mẫu các biểu kiểm toán đƣợc ký xác nhận với trƣởng phòng Kế toán và Ngân quỹ.
Công tác kiểm tra cho thấy đơn vị cơ bản chấp hành nghiêm túc chế độ, quy trình nghiệp vụ của Agribank, của NHNN cũng nhƣ của pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Các sai sót, hạn chế nêu trên đã đƣợc các đoàn kiểm tra kiến nghị, đơn
vị đƣợc kiểm tra chỉnh sửa kịp thời và yêu cầu báo cáo kết quả sửa sai theo văn bản số 8967/NHNo-KTNB về Agribank tỉnh Hải Dƣơng (qua phòng Kiểm tra Kiểm soát nội bộ) để tổng hợp báo cáo Agribank Việt Nam theo đúng quy định.
Bảng 3.11: Kết quả kiểm tra, giám sát hoạt động huy động vốn của Agribank Chi nhánh Hải Dƣơng giai đoa ̣n 2013-2016
Năm
Lỗi 2013 2014 2015 2016
1. Cán bộ vi phạm quy trình tiếp cận
khách hàng 120 62 11 16
2. Cán bộ truyền đạt thông tin sản
phẩm thiếu chính xác đến khách hàng 150 73 7 5 3. Cán bộ thiếu chuyên nghiệp dẫn
đến khách hàng phàn nàn 38 15 6 5
4. Cán bộ có thái độ không đúng mực
khi tiếp xúc khách hàng 20 12 2 4
5. Hạch toán sai sản phẩm tiền gửi 0 1 1 2
v.v...
Nguồn: Phòng Kiểm tra Kiểm soát nội bộ Agribank Hải Dương
Kết quả kiểm tra , giám sát hoạt động huy động vốn có vai trò rất lớn trong viê ̣c nâng cao hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng huy đô ̣ng vốn của Agribank Hải Dƣơng. Thông qua hoa ̣t đô ̣ng kiểm tra , giám sát, chi nhánh có đƣợc nhƣ̃ng thông tin hƣ̃u í ch để có giải pháp chấn chỉnh hợp lý hoạt động huy động vốn của mình .
3.4. Đánh giá quản lý huy động vốn tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hải Dƣơng