5. Kết cấu của luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về tuyển dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
1.2.3. Nội dung của tuyển dụng nguồn nhân lực
Nội dung và trình tự xuất hiện của các hoạt động trong tuyển dụng nhân lực đƣợc biểu thị qua sơ đồ sau:
22 Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch Sàng lọc ứng viên (Đạt) Thu hút hồ sơ xin việc Thử việc (Đạt) Loại bỏ Ký hợp đồng chính thức (Không đạt) (Không đạt)
Sơ đồ 1.1. Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực
(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực Nguyễn Ngọc Quân) 1.2.3.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng sẽ xuất hiện khi tổ chức thiếu hụt nhân lực và cần bù đắp lƣợng nhân lực còn thiếu. Đây là việc làm đầu tiên của mỗi tổ chức, chỉ khi xác định đƣợc nhu cầu tuyển dụng tổ chức mới thực hiện các công
23
việc tiếp theo của tuyển dụng. Nhu cầu tuyển dụng sẽ đƣợc xác định dựa theo các căn cứ. Thông thƣờng có hai loại nhu cầu “tuyển dụng theo kế hoạch” đã đƣợc dự tính từ trƣớc và “nhu cầu tuyển dụng đột xuất” do yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.3.2. Lập kế hoạch tuyển dụng.
Lập kế hoạch luôn là một việc quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động tuyển dụng. Một bản kế hoạch chi tiết cần có những nội dung sau:
a. Xác định nguồn tuyển mộ:
Nguồn tuyển dụng là nơi tổ chức hƣớng vào khi tìm kiếm ứng viên. Việc xác định nguồn tuyển mộ mộ tùy thuộc vào đối tƣợng,vị trí chức danh công việc, số lƣợng ngƣời lao động cần tuyển.... Thông thƣờng các tổ chức sử dụng nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức:
Nguồn bên trong tổ chức: Là nguồn tuyển từ bên trong doanh nghiệp [4, tr.336] bao gồm : những ngƣời lao động đang làm việc trong doanh nghiệp ở những vị trí khác nhau, ngƣời lao động có nguyện vọng thay đổi vị trí làm việc cũng có thể là nhân viên cũ.
Nguồn bên ngoài tổ chức: Là nguồn tuyển từ thị trƣờng lao động bên ngoài. Nguồn này có thể là: Học sinh, sinh viên tốt nghiệp đã ra trƣờng, ngƣời đã có kinh nghiệm làm việc đang trong tình trạng thất nghiệp, ngƣời lao động đang làm việc ở các tổ chức khác song có mức độ thỏa mãn công việc không cao, muốn tìm cơ hội phát triển mới hay ngƣời lao động phổ thông chƣa qua đào tạo, ngƣời quen của nhân viên trong doanh nghiệp.
So sánh nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tổ chức
Khi so sánh đặc điểm của hai nguồn trên, ta có thể thấy những ƣu điểm và hạn chế sau:
24
Bảng 1.1. So sánh nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tổ chức
Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài
Ƣu điểm
- Tiết kiệm thời gian ngƣời lao động làm quen với công việc, hoạt đông sản xuất đƣợc liên tục.
- Tạo cơ hội thăng tiến cho ngƣời lao động gắn bó họ hơn trong doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian cho hoạt động tuyển dụng. - Tiết kiệm đƣợc chi phí đào tạo.
- Tổ chức có đủ thông tin để đánh giá ứng cử viên.
- Nhanh chóng thích nghi với công việc và môi trƣờng làm việc.
- Phong phú về số lƣợng và chất lƣợng lao động, doanh nghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn ứng viên.
- Có thể tạo ra phong cách làm việc mới hiệu quả hơn.
- Nếu tuyển đƣợc lao động từ đối thủ cạnh tranh thì sẽ có đƣợc nhiều kinh nghiệm quý báu từ đối thủ của mình.
- Công ty dễ dàng huấn luyện về các vấn đề nội quy và kỷ luật cho ngƣời mới.
Hạn chế
- Hạn chế về số lƣợng ứng viên dự tuyển.
- Ít có yếu tố, ý tƣởng mới, đột phá trong công việc do ngƣời lao động đã quen với phong cách làm việc ở vị trí cũ nên thiếu sáng tạo năng động ở vị trí mới.
- Có thể gây mất đoàn kết chia
- Mất thời gian để đào tạo và thử thách năng lực cho nhân viên mới làm quen với công việc.
- Tuyển nhân viên mới chƣa chắc đƣợc nhƣ nhà tuyển dụng mong đợi: không gắn bó với doanh nghiệp, không có năng lực thật sự.
25
Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài
rẽ nội bộ, bè cánh trong tổ chức.
- Dễ gặp phản ứng của nhóm ứng viên không thành công.
- Việc giới thiệu nhân viên mới có thể có tác động tiêu cực đối với tinh thần và sự liên kết của các nhóm làm việc trong nội bộ tổ chức đặc biệt khi tuyển dụng các vị trí quản lý.
- Dữ liệu về các ứng cử viên từ bên ngoài rất hạn chế, thông tin từ giấy tờ có thể có độ chính xác không cao.
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực I của Lê Thanh Hà 2012)
Nhƣ vậy, có thể thấy mỗi nguồn tuyển mộ lại có những ƣu điểm và nhƣợc điểm khác nhau chính vì vậy khi xác định nguồn tuyển mộ, tổ chức cần chú ý tới đặc điểm của mỗi nguồn để có sự lựa chọn sao cho phù hợp nhất với vị trí công việc, đối tƣợng cần tuyển nhằm tuyển dụng đạt hiệu quả cao.
b. Xác định phương pháp tuyển mộ
Phƣơng pháp tuyển mộ của doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn tuyển mộ, mỗi nguồn tuyển mộ sẽ có những phƣơng pháp tuyển mộ riêng.
- Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong
Tuyển mộ thông qua bảng thông báo tuyển mộ: Doanh nghiệp ra thông báo về các vị trí cần tuyển dụng ghi rõ các chức danh công việc cần tuyển và các yêu cầu đối với ngƣời dự tuyển. Thông báo đƣợc dán công khai ở nơi làm việc hay thông báo đến tất cả các nhân viên trong tổ chức.
Tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong tổ chức: Cán bộ tuyển dụng có thể của doanh nghiệp tham khảo ý kiến của
26
nhân viên trong doanh nghiệp để từ đó lựa chọn đƣợc các ứng viên phù hợp và tiến hành tuyển chọn.
Tuyển mộ thông qua đề bạt, thăng chức trong tổ chức: Khi có nhu cầu tuyển dụng các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp có thể đề bạt, thăng chức cho những nhân viên có đóng góp và năng lực phù hợp với yêu cầu công việc thông qua quá trình làm việc và thông qua hồ sơ nhân sự của ứng viên.
- Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài
Tuyển mộ thông qua quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, đài báo, internet, website...: Là hình thức thu hút rất hữu hiệu đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn. Khi có nhu cầu tuyển mộ doanh nghiệp sẽ đăng thông báo tuyển mộ lên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các trang website... Việc thông báo này cần có hình thức và nội dung mang tính thu hút ứng viên.
Tuyển mộ thông qua các công ty môi giới việc làm: Đây là phƣơng pháp phù hợp với những doanh nghiệp không có bộ phận quản trị nhân lực. Tổ chức gửi nhu cầu tuyển dụng đến các công ty môi giới việc làm để họ tìm kiếm lao động cho doanh nghiệp mình.
Tuyển mộ trực tiếp từ các cơ sở đào tạo: Công ty có thể cử nhân viên tuyển dụng trực tiếp đến các cơ sở đào tạo hoặc gửi thông báo đến các cơ sở đào tạo để tìm kiếm ngƣời xin việc.
Tuyển mộ thông qua các công ty săn đầu người: Là việc thuê các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp, các công ty này thƣờng thực hiện việc tuyển dụng các vị trí cấp cao trong tổ chức nhƣ Tổng giám đốc, Giám đốc, phó giám đốc.
Tuyển mộ thông qua băng rôn, tờ rời: Là hình thức tuyển mộ bằng cách treo băng rôn hoặc phát tờ rơi thông báo tại những nơi công cộng, thu hút sự chú ý của ngƣời qua lại.
27
c. Xác định tỷ lệ sàng lọc:
Các tỷ lệ sàng lọc giúp cho các tổ chức quyết định đƣợc bao nhiêu ngƣời cần tuyển mộ cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lƣợng các ứng viên còn lại ở từng bƣớc trong quá trình tuyển chọn và số ngƣời sẽ đƣợc chấp nhận vào bƣớc tiếp theo. Tỷ lệ sàng lọc có ảnh hƣởng tới chi phí tài chính, tâm lý của ngƣời dự tuyển và kỳ vọng của ngƣời xin việc.
d. Xây dựng bản thông báo tuyển mộ
Nội dung thông báo tuyển mộ có vai trò quan trọng, đƣợc coi là công cụ mang tính hấp dẫn ứng viên. Nội dung của một bản thông báo cần ngắn gọn và chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm những nội dung sau: Tên địa chỉ của doanh nghiệp, chức danh công việc cần tuyển, số lƣợng cần tuyển ở mỗi vị trí, yêu cầu đối với ngƣời nộp hồ sơ, thông tin về điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ, các nội dung cần có trong hồ sơ, thời gian địa điểm nộp hồ sơ.
Một bản thông báo tuyển mộ ngoài nhiệm vụ thông báo thông tin tuyển mộ cho ngƣời lao động cho trên thị trƣờng cần phải đƣa thông tin để quảng cáo về doanh nghiệp.
e. Xác định địa điểm và thời gian tuyển mộ.
Khi xác định các địa chỉ tuyển mộ chúng ta cần phải chú ý tới việc xác định rõ thị trƣờng lao động quan trọng nhất của mình - nơi mà ở đó có nhiều đối tƣợng thích hợp nhất cho công việc trong tƣơng lai.
1.2.3.3. Thu hút và tiếp nhận hồ sơ xin việc
Đây là giai đoạn mà tổ chức chuyển từ giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng sang giai đoạn thực hiện tuyển dụng. Ở giai đoạn này, tổ chức cần thực hiện theo kế hoạch đã đƣợc xây dựng ở giai đoạn trƣớc. Trong quá trình thực hiện
28
cần tiếp tục kiểm tra, kiểm soát để điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế. Một trong các vấn đề tổ chức có thể gặp phải nhƣ:
- Không thu hút đủ hồ sơ dự kiến
- Địa điểm thu hút không hợp lý
- Thời gian đăng thông báo tuyển mộ và thời gian nhận hồ sơ quá ngắn.
- Phƣơng pháp tuyển mộ chƣa hợp lý
1.2.3.4. Sàng lọc ứng viên
Sàng lọc ứng viên thực chất là hoạt động thuộc phạm vi của tuyển chọn, ở giai đoạn này, tổ chức sẽ xây dựng các vòng tuyển chọn để sàng lọc ứng viên. Số vòng tuyển chọn là không giống nhau, nó phụ thuộc rất lớn vào vị trí chức danh công việc cần tuyển, số hồ sơ thu hút đƣợc, kinh phí dành cho tuyển dụng.
Có rất nhiều cách để sàng lọc ứng viên. Hiện nay, các tổ chức thƣờng thực hiện sàng lọc ứng viên theo các cách sau:
Sàng lọc qua thư giới thiệu
Thƣ này có thể đƣợc viết bởi ngƣời quản lý bạn trong công ty mà ứng vên vừa mới nghỉ việc. Thƣ tiến cử cũng có thể đƣợc viết bởi ngƣời cấp trên của của ứng viên trong công tác Đoàn hội, hay chính là giáo viên đã từng dạy của ứng viên.
Khi xem xét thƣ giới thiệu, tổ chức cần tập trung vào những ý kiến của ngƣời giới thiệu về những đặc điểm, đặc trƣng của ngƣời đƣợc giới thiệu nhƣ anh ta là ngƣời hƣớng nội hay hƣớng ngoại, là ngƣời có thể làm việc cố định một chỗ hay thích di chuyển…Dựa vào những đặc điểm ấy mà tổ chức xét xem có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.
Sàng lọc qua sơ yếu lý lịch (CV)
CV hay curriculum vitae là một sơ yếu lý lịch, một văn bản tóm tắt hay liệt kê các kinh nghiệm làm việc và quá trình giáo dục của một cá nhân,
29
thƣờng là một phần quan trọng trong hồ sơ xin việc làm. Tờ sơ yếu lý lịch thƣờng đƣợc xem xét đầu tiên bởi nhà tuyển dụng khi nhận hồ sơ của một ngƣời xin việc, nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho nhà tuyển dụng và đƣợc chuẩn bị cẩn thận bởi ứng viên. Yêu cầu những thông tin cần có trong hồ sơ tuyển dụng của ứng cử viên, nếu cần thiết nhà tuyển dụng nên xây dựng biểu mẫu là Phiếu tham dự tuyển dụng dành cho ứng cử viên. Phiếu này giúp ngƣời tiến hành tuyển dụng trong quá trình sơ tuyển hay tiến hành tuyển dụng nhìn nhận, so sánh các ứng cử viên theo một trình tự nhất định, rõ ràng, giúp cho việc sơ tuyển hay khi tiến hành tuyển dụng cũng đƣợc mạch lạc và dễ theo dõi, đánh giá hơn.
Sàng lọc qua đơn xin việc
Thông thƣờng thƣ xin việc chỉ nên trình bày trong một trang, trong đó ứng viên phải nêu rõ vị trí dự tuyển, các điểm chính trong CV bạn vừa viết xong, nhấn mạnh các kỹ năng chính có liên quan đến công việc. Làm cách nào công ty có thể liên lạc đƣợc với bạn. Một vài lời hứa hẹn chân thành. Bày tỏ mong muốn thật sự đƣợc đóng góp cho công ty.
Sàng lọc qua thi trắc nghiệm
Trắc nghiệm là một phƣơng pháp thu thập thông tin thông qua mẫu phiếu trắc nghiệm đã đƣợc thiết kế sẵn theo mục đích cụ thể, thông tin cần thu thập. Từ đó, tổ chức có thể đánh giá khả năng tiềm ẩn cũng nhƣ nguy cơ tiềm ẩn của ứng viên, tìm ra đặc điểm của ứng viên xin việc. Tuy nhiên, công cụ này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của ngƣời đánh giá cũng nhƣ chất lƣợng của chƣơng trình. Trong tuyển chọn nhân lực ngƣời ta thƣờng dùng các loại trắc nghiệm nhƣ:
- Trắc nghiệm khả năng trí tuệ (IQ)
- Trắc nghiệm khả năng thông minh tinh tế (EQ) - Trắc nghiệm thể chất (trắc nghiệm y học)
30
- Trắc nghiệm tính cách cá nhân
Sàng lọc qua thi viết:
Thi viết là một phƣơng pháp tuyển chọn ứng viên cơ bản, đây là phƣơng pháp để ứng cử viên trả lời những câu hỏi đã đƣợc soạn trƣớc trong bài thi. Phƣơng pháp này có thể giúp dự đoán một cách hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và những kiến thức liên quan cũng nhƣ khả năng ở những phƣơng diện khác nhau nhƣ khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ của ứng cử viên.
Thi tay nghề:
Hình thức kiểm tra tay nghề gần nhƣ là bắt buộc đối với hầu hết các chức danh công việc. Theo đó, mục tiêu của nhà tuyển dụng là kiểm tra xem ứng viên có thực sự nắm đƣợc các kỹ năng thực hành nghề nghiệp cần thiết theo yêu cầu của công việc hay không.
Với việc tuyển dụng công nhân, tổ chức sẽ cho phép công nhân đó thực hành trực tiếp trên máy. Với các ứng viên vào vị trí nhƣ nhân viên văn thƣ, các hoạt động kiểm tra tay nghề có thể tập trung vào việc yêu cầu các ứng viên soạn thảo văn bản hoặc thực hành soạn văn bản trên máy tính, thực hiện một số nghiệp vụ khác trên các phần mềm windows, Excel, ...
Đôi khi, tổ chức có thể quyết định không kiểm tra tay nghề với quan điểm cho rằng, những kỹ năng đó có thể đào tạo đƣợc trong thời gian ngắn.
Sàng lọc qua phỏng vấn:
Phỏng vấn là phƣơng pháp giúp nhà tuyển dụng quyết định họ và ứng viên có “tƣơng thích” với nhau về công việc, nhu cầu, và khả năng đáp ứng không, thông qua hình thức hỏi đáp để trao đổi thông tin. Đây là cách lựa chọn, sàng lọc ứng viên đƣợc nhiều công ty áp dụng nhất trong tuyển dụng. Có nhiều hình thức phỏng vấn:
- Phỏng vấn theo mẫu
31
- Phỏng vấn phỏng vấn tự do - Phỏng vấn dựa trên tình huống
- Phỏng vấn tạo áp lực/ phỏng vấn căng thẳng
Tùy vào số lƣợng ứng viên tham gia trong một lần phỏng vấn có các hình thức phỏng vấn nhóm và phỏng vấn cá nhân.
Tùy theo hình thức liên hệ với ứng viên là gặp trực tiếp hay gián tiếp qua các phƣơng tiện thông tin liên lạc.
Kiểm tra sức khỏe:
Đây cũng là một công cụ rất cần thiết khi ra quyết định tuyển dụng, tổ chức cần kiểm tra xem ứng viên có đáp ứng đƣợc yêu cầu về sức khỏe cho công việc cần ngƣời không
Thẩm tra xác minh thông tin:
Nhà tuyển dụng thẩm tra lại các thông tin về ứng viên để ra quyết định