CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN
3.3. Phân tích hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng Đại Chúng Việt Nam
3.3.2. Thực trạng tổ chức quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng Đại Chúng Việt
Việt Nam
Việc tuyển dụng tại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam thông thƣờng bao gồm các bƣớc chính sau:
60
Lƣu đồ quy trình tuyển dụng PVcomBank
Lƣu đồ
Nội Dung Đơn vị thực hiện
Nhu cầu nhân lực Lập kế hoạch tuyển dụng - Khối KHCN - Khối QTNNL 1 3 2 Xây dựng
kế hoạch Phê duyệt
- UBNS -TGĐ Tổ chức tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Nhận và rà soát hồ sơ Phỏng vấn Phê duyệt kết quả Tiếp nhận và thử việc Đánh giá Ký hợp đồng chính thức Đánh giá - Khối QTNNL - Khối QTNNL - Khối QTNNL - Khối KHCN - Khối QTNNL - UBNS -TGĐ - Khối KHCN - Khối KHCN - Khối QTNNL Thứ tự
Sơ đồ 3.4 Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của PVcomBank
(Nguồn: quy trình tuyển dụng PVcomBank)
61
3.3.2.1. Xây dựng nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Dựa trên kế hoạch kinh doanh năm tới và tình hình nhân sự tại các đơn vị. Trƣởng đơn vị báo cáo và đăng ký nhu cầu tuyển dụng nhân sự về đầu mối của Khối KHCN. Dựa trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, Khối KHCN và Khối QTNNL sẽ tính toán và trình cấp thẩm quyền nhu cầu tuyển dụng nhân sự năm tiếp theo. Trên thực tế có hai loại nhu cầu tuyển dụng:
Đề xuất tuyển dụng theo kế hoạch: Dựa vào kế hoạch nhân sự năm và định biên nhân sự đã đƣợc Ủy ban nhân sự phê duyệt, tùy vào thời điểm và kế hoạch hoạt động kinh doanh, các đơn vị khi xét thấy cần bổ sung nhân sự sẽ gửi bản đề xuất nhu cầu tuyển dụng cho các đơn vị cấp trên.
Đề xuất nhân sự ngoài kế hoạch: Tùy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh các đơn vị cần bổ sung nhân sự sẽ gửi bản đề xuất bổ sung nhân sự đột xuất ngoài kế hoạch.
Có thể thấy, giai đoạn đề xuất tuyển dụng của PVcomBank đƣợc làm khá chi tiết và bài bản. Do hoạt động kế hoạch nhân lực và định biên nhân lực đƣợc thực hiện khá tốt, việc xem xét và đề xuất nhu cầu tuyển dụng tại PVcomBank có cơ sở vững chắc để đƣa ra quyết định có nên thực hiện tuyển dụng hay không. Tuy nhiên khi đề xuất bổ sung nhân sự ngoài kế hoạch, tổ chức cần chú trọng vào việc trình bày tình cấp thiết vì sao cần tuyển dụng hoặc phƣơng án và mục tiêu sử dụng ngƣời lao động sau khi tuyển. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp HĐQT phê duyệt đơn đề nghị chính xác hơn.
3.3.2.2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi đƣợc phê duyệt, nhân viên phụ trách tuyển dụng thuộc phòng dịch vụ nhân sự - Khối QTNNL có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho đợt tuyển dụng đó. Bản kế hoạch tuyển dụng thông thƣờng gồm có các nội dung sau:
62
Nhu cầu tuyển dụng: vị trí cần tuyển, số lƣợng cần tuyển, yêu cầu về trình độ chuyên môn kỹ thuật
Nguồn tuyển dụng
Với nguyên tắc tuyển dụng khuyến khích các ứng viên nội bộ đáp ứng đủ tiêu chuẩn của vị trí tuyển dụng, có nguyện vọng thuyên chuyển, thay đổi vị trí công tác. Vì vậy, ngân hàng PVcomBank sẽ ƣu tiên tuyển dụng từ nguồn bên trong trƣớc, nếu nguồn bên trong không đủ, ngân hàng mới tuyển từ nguồn bên ngoài. Với việc ƣu tiên nguồn bên trong, Ngân hàng tạo đã tạo tạo cơ hội phát triển, đa dạng hóa nghề nghiệp chuyên môn và tăng tính cam kết, gắn bó lâu dài với Ngân hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào nguồn bên trong cũng có thể đáp ứng tốt với yêu cầu của các công việc mới và tạo ra đƣợc tính mới mẻ, đây cũng là một lƣu ý mà Ngân hàng chƣa tính tới trong quá trình tuyển dụng các nhân viên thuộc nguồn bên trong.
Đối với nguồn bên ngoài, các đối tƣợng mà Ngân hàng ƣu tiên chú ý đến:
Những cá nhân có năng lực hiện đang làm việc tại các tổ chức Tài chính, Ngân hàng có uy tín trong và ngoài nƣớc
Những cá nhân có trình độ Đại học và đƣợc đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực Tài chính - Ngân hàng
Sinh viên giỏi, xuất sắc các trƣờng Đại học có chuyên ngành học liên quan đến vị trí tuyển dụng
Nhƣ vậy, nguồn và đối tƣợng mà Ngân hàng chú ý tới đều là những ngƣời có kinh nghiệm và trình độ cao. Đây là một định hƣớng đúng đắn đảm bảo sự phải triển bền vững cho Ngân hàng.
Phƣơng pháp này khá phù hợp với nguồn tuyển mộ và phù hợp với chức danh công việc quản lý, nhƣ vậy sẽ tránh đƣợc việc lãng phí thời gian tuyển mộ nhiều ứng viên nhƣng không tuyển chọn đƣợc ứng viên phù hợp. Tuy nhiên cần có sự tham gia nhiều hơn của nhân viên tuyển dụng vào việc
63
xem xét hồ sơ ứng viên. Có thể lập danh sách ứng viên đáp ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản của vị trí chức danh đó rồi trình lên để xem xét và phê duyệt. Thứ hai, Thông qua gửi thông báo tuyển dụng vào cổng thông tin điện tử của Ngân hàng PVcomBank.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong thông tin về tuyển dụng các vị trí công việc sẽ đƣợc Khối Công nghệ thông tin đƣa lên cổng thông tin điện tử của Ngân hàng. Từ đó, tất cả các nhân viên thuộc ngân hàng nếu thấy mình đủ tiêu chuẩn và có nguyện vọng thay đổi công việc sẽ trực tiếp nộp hồ sơ, hoặc đăng ký với nhân viên tuyển dụng. Khi có chƣơng trình tuyển dụng, Ngân hàng sẽ áp dụng phƣơng pháp này đầu tiên, nếu không có ai phù hợp hoặc không ai đăng ký thi tuyển thì mới áp dụng các phƣơng pháp khác
Phƣơng pháp này khá phù hợp nguyên tắc thực hiện tuyển dụng tại PVcomBank nhƣng hiệu quả không cao, do lƣợng ứng viên trong công ty quá ít, khả năng đáp ứng yêu cầu của công việc còn thấp
Đối với nguồn bên ngoài phƣơng pháp tuyển dụng chủ yếu của Ngân hàng là đăng tin trên trang website chính thức của Ngân hàng. Với cách thức này, Ngân hàng vẫn có đủ số lƣợng ứng viên cần thiết cho các đợt tuyển dụng. Tuy nhiên, hiệu quả của việc truyền thông qua hoạt động tuyển dụng là thấp.
Ngân hàng cũng sử dụng phƣơng pháp liên kết với một số trƣờng Đại học để tuyển dụng các sinh viên tài năng mới ra trƣờng. Một số trƣờng mà Ngân hàng có liên kết: ĐH Ngoại thƣơng, Học viện Tài chính, Học viện Ngân hàng, ĐH Kinh tế Quốc Dân…. Đối với phƣơng pháp này, các sinh viên xuất sắc sẽ đƣợc nhà trƣờng lựa chọn. Sau đó, sinh viên sẽ tham gia thực tập tốt nghiệp và xét tuyển thẳng hoặc tham gia thi tuyển nhƣ các ứng viên bình thƣờng. Tuy nhiên, tần suất áp dụng phƣơng pháp và số lần tuyển dụng thành công của phƣơng pháp này hiện nay là chƣa cao. Đây là phƣơng pháp nên
64
đƣợc chú trọng hơn bởi thông qua phƣơng pháp này, Ngân hàng vừa có thể tuyển đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao vừa có thể quảng cáo và đặc biệt tăng tính trách nhiệm xã hội của Ngân hàng.
Ngoài phƣơng pháp trên, thì Khối KHCN cũng đang áp dụng phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên chính thức từ đội ngũ cộng tác viên của ngân hàng. Cộng tác viên là các đối tƣợng đang cộng tác với ngân hàng để phát triển các hoạt động tín dụng nhƣ: huy động, cho vay, bán bảo hiểm. Sau một thời gian cộng tác nếu cộng tác viên đáp ứng đƣợc các điều kiện và mong muốn trở thành nhân viên chính thức thì ngân hàng sẽ xem xét tuyển dụng với những ƣu tiên hơn so với đối tƣợng tuyển dụng bên ngoài.
Đề xuất Ban Tuyển dụng
Tùy vào vị trí chức danh công việc đƣợc tuyển cũng nhƣ quy mô của đợt tuyển dụng, Ban tuyển dụng có thể bao gồm các thành viên sau:
Theo quy định của Ngân hàng, Ban tuyển dụng phải có tối thiểu 3 thành viên tham gia trong mỗi buổi phỏng vấn nhân sự (không kể thƣ ký) bao gồm: Lãnh đạo khối KHCN, đại diện Khối QTNNL, lãnh đạo đơn vị có nhu cầu tuyển dụng.
Có thể thấy, đối với việc thành lập BTD, Ngân hàng đã quy định rất rõ ràng và hợp lý, điều này đảm bảo tính thống nhất và chính xác trong quá trình tuyển dụng nhân sự cho Ngân hàng
Dự tính thời gian thực hiện tuyển dụng
Thông thƣờng, mỗi đợt tuyển dụng tại ngân hàng thƣờng kéo dài khoảng 6 - 8 tuần kể từ khi có đủ lƣợng hồ sơ cần thiết. Có thể thấy, đây là khoảng thời gian tƣơng đối dài, gây khó khăn trong cho hoạt động tuyển dụng. Có rất nhiều trƣờng hợp, khi Ngân hàng gọi điện thông báo phỏng vấn hoặc trúng tuyển, các ứng viên đã đi làm ở tổ chức khác một thời gian. Nguyên nhân của việc trên là do thời gian xử lý tại Khối QTNNL kéo dài thời
65
gian, lãnh đạo thƣờng xuyên đi công tác nên phê duyệt kết quả tuyển dụng và xếp lƣơng tốn thời gian dài.
3.3.2.3. Tổ chức tuyển dụng
Việc tổ chức tuyển dụng tại Ngân hàng đƣợc tiến hành qua các vòng thi nhƣ sau:
Tiếp nhận hồ sơ
Hiện nay, Ngân hàng tiếp nhận hồ sơ xin việc qua e.mail, đây là hình thức tiếp nhận hồ sơ hợp lý và phù hợp với quy định về tuyển dụng của PVcomBank. Nhƣ đã nói, Hội sở chính là nơi thực hiện các hoạt động tuyển dụng của toàn hệ thống ngân hàng. Khi tuyển dụng ở tỉnh, thành phố (không phải Hà Nội) sau khi tiếp nhận hồ sơ, các nhân viên Phòng Nhân sự sẽ trực tiếp về địa phƣơng và phối hợp với các nhân viên nhân sự tại địa phƣơng để tuyển dụng đối với trƣờng hợp tuyển dụng số lƣợng lớn, hoặc sẽ phỏng vấn trực tuyến qua cầu truyền hình cùng các Lãnh đạo chi nhánh. Vì vậy, việc nộp hồ sơ qua e.mail giúp thuận tiện hơn cho các thí sinh ở các tỉnh vùng miền khác nhau trong cả nƣớc
Sơ tuyển
Vòng sơ tuyển đƣợc Ngân hàng thực hiện bằng cách sàng lọc hồ sơ: Căn cứ yêu cầu ban đầu của vị trí tuyển dụng theo bản mô tả công việc, thông báo tuyển dụng và khung tiêu chuẩn chức danh…, Bộ phận nhân sự sẽ xem xét hoặc phối hợp với bộ phận nghiệp vụ có vị trí tuyển dụng để sàng lọc, lựa chọn các hồ sơ đạt yêu cầu. Các tiêu chí đƣợc quy định để lọai bỏ ứng viên trong bƣớc này là: Hồ sơ ứng viên có đầy đủ nội dung , giấy tờ hay không? Ứng viên có đáp ứng yêu cầu về trình độ, chuyên ngành, kinh nghiệm... hay không? Đơn xin việc có trình bày đƣợc lý do nguyện vọng và mong muốn khi đƣợc vào ngân hàng không?
66
Phƣơng pháp tuyển chọn cho bƣớc này gồm : Phƣơng pháp phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ hồ sơ ứng viên
Trên thực tế, sàng lọc hồ sơ chiếm tỷ lệ không cao, phần lớn các ứng viên khi nộp hồ sơ tuyển dụng đều có cơ hội tham gia thi tuyển do quan điểm của các cấp lãnh đạo cho rằng hồ sơ xin việc hay bằng cấp chƣa chắc phản ánh đúng khả năng của ngƣời lao động.
Thi phỏng vấn.
Trong vòng thi này, Hội đồng tuyển sinh sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn các ứng viên. Thông thƣờng, Ngân hàng lựa chọn hình thức phỏng vấn tự do và phỏng vấn tình huống để sử dụng cho vòng thi này. Một số câu hỏi hay đƣợc sử dụng:
- Giới thiệu về bản thân
- Tại sao bạn lại mong muốn làm việc tại ngân hàng chúng tôi
- Bạn đã gặp phải những gì khó khăn trong quá khứ, bạn vƣợt qua chúng bằng cách nào
- Điểm mạnh/ điểm yếu của bạn là gì
- Hãy nêu một thành tích mà bạn đã đạt đƣợc
- Mức lƣơng bạn mong muốn nhận nếu đƣợc nhận đƣợc. - Tình huống về bán một số mặt hàng với chức danh bán hàng
- Tình huống về lập kế hoạch, đƣa ra chiến lƣợc với chức danh quản lý…
3.3.2.4. Kiểm tra thông tin ứng viên
Các thí sinh sau khi trải qua các vòng thi tuyển sẽ đƣợc phòng Nhân sự kiểm tra lại các thông tin mà thí sinh đã cung cấp. Việc làm này giúp Ngân hàng chắc chắn đánh giá đƣợc một cách chính xác các ứng viên mình sắp lựa chọn. Một số vấn đề đƣợc PVcomBank chú ý kiểm tra và xác minh:
- Xác minh các quá trình làm việc và tìm kiếm phản hồi của các đồng nghiệp cũ về ứng viên
67
- Rà soát lại các văn bản, giấy tờ mà ứng viên còn thiếu trong hồ sơ ứng viên.
3.3.2.5. Phê duyệt kết quả tuyển dụng
Kết quả tuyển dụng sau khi tổng hợp đƣợc gửi cho Ban tuyển dụng ký phê duyệt kết quả.
3.3.2.6. Hoàn thiện hồ sơ nhân viên
Sau khi có kết quả, nhân viên phụ trách Tuyển dụng sẽ gọi điện và gửi e.mail cho các ứng viên trúng tuyển. Do PVcomBank tiếp nhận hồ sơ qua e.mail, vì vậy, nhân viên phụ trách tuyển dụng trong giai đoạn này có trách nhiệm yêu cầu các ứng viên nộp hồ sơ xin việc bản cứng để hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
3.3.2.7. Tiếp nhận nhân viên mới (thử việc hoặc chính thức)
Sau khi hoàn thiện hồ sơ sẽ đƣợc tổ chức tiếp nhận và bƣớc vào giai đoạn thử việc đối với lao động bình thƣờng hoặc chính thức làm việc đối với một số trƣờng hợp đặc biệt.
Thử việc: Trong giai đoạn này, Ngân hàng sẽ phân công ngƣời hỗ trợ và chịu trách nhiệm kèm cặp. Ngƣời lao đông sẽ làm việc theo sự phân công của cán bộ quản lý trực tiếp và hỗ trợ , giúp đỡ hƣớng dẫn của ngƣời đƣợc giao nhiê vu . Thời gian thử việc của ngƣời lao động đƣợc quy định theo đúng quy định của Pháp luật.
Các cá nhân ở các phòng ban có đƣợc giao nhiệm vụ giúp đỡ các nhân viên mới có trách nhiệm giúp đỡ các nhân viên mới khi họ gặp khó khăn, giải đáp các thắc mắc liên quan đến công việc, thông báo và chỉ dẫn cho họ các nội quy, quy chế và quyền lợi và nghĩa vụ của ngƣời lao động.
Các nhân viên trực tiếp hƣớng dẫn các nhân viên mới cùng ngƣời quản lý trực tiếp cần phối hợp, bàn bạc và thống nhất gửi đánh giá quá trình thử
68
việc. Bản đánh giá kết quả thử việc cần gửi cho Khối QTNNL chậm nhất 2 tuần trƣớc khi kết thúc thời gian thử việc.
Thử việc, thông thƣờng đƣợc coi là một phƣơng pháp sàng lọc cuối cùng của hoạt động tuyển dụng. Trong thời gian này, để đƣợc ký hợp đồng chính thức, ngƣời lao động phải chứng tỏ đƣợc khả năng làm việc thực sự của mình. Tuy nhiên, tại Khối KHCN thử việc chỉ đƣợc coi là thời gian giúp ngƣời lao động làm quen với công việc mới và hòa nhập với tổ chức. Tỷ lệ ngƣời lao động đƣợc ký kết hợp đồng lao động chính thức luôn ở mức rất cao, khoảng 98% - 100%. Nguyên nhân của việc này là do quan điểm của tổ chức và bản đánh giá kết quả làm việc sau giai đoạn thử việc chƣa đƣợc quan tâm.
Chính thức làm việc: Theo quy chế tuyển dụng tại PVcomBank, một số trƣờng hợp không phải trải qua giai đoạn thử việc là Ứng viên có kinh nghiệm làm việc tƣơng tự nhƣ công việc của chức danh tuyển dụng, ứng viên có thành tích xuất sắc thông qua thi tuyển và phỏng vấn mà BTD xét thấy là phù hợp và nhất trí ý kiến về việc miễn trừ thử việc, hoặc các đối tƣợng đặc biệt mà ban lãnh đạo cấp cao vừa thu hút đƣợc. Đối với trƣờng hợp này, BTD kiến nghị đồng thời với đề xuất phê duyệt két quả tuyển dụng để cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Có thể thấy đây là một quy định hợp lý, linh hoạt với các trƣờng hợp và tăng quyền tự chủ quyết định cho BTD của PVcomBank.