2 .Mục tiêu nghiên cứu
2.2.1 .4Tổ chức lực lượng bán hàng
Nhân viên bán hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng và là những lao động trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tạo ra sức bán cho doanh nghiệp đồng thời thực hiện mối quan hệ giữa người bán và khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ, quyết định việc thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng. Với vai trò quan trọng của lực lượng bán hàng, công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT đã triển khai lực lượng bán hàng của mình theo kiểu lực lượng bán hàng hỗn hợp rất linh hoạt và phù hợp với thị trường hiện nay. Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm lực lượng bán hàng của công ty và đại lý theo hợp đồng.
Hiện tại, công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT sử dụng lực lượng bán hàng là nhân viên bán hàng của công ty. Lực lượng bán hàng công ty sử dụng gồm 7 chức danh. Mỗi thành phần có một chức năng nhiệm vụ khác nhau như sau:
• Phó tổng giám đốc kinh doanh – xuất nhập khẩu: phụ trách chung về hoạt động kinh doanh, điều hành bán hàng, các hoạt động xuất nhập khẩu và một số vấn đề tài chính liên quan đến bán hàng.
• Trưởng phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về công việc kinh doanh của phòng kinh doanh của công ty chủ yếu trong lĩnh vực dự trù sản phẩm trong kho, điều phối đơn đặt hàng, kế hoạch giao hàng, tình hình thu hồi công nợ của khách hàng.
• Trưởng nhóm phát triển sản phẩm và thị trường: chịu trách nhiệm trước ban tổng giám đốc về công việc phát triển các mặt hàng mới, các mặt hàng mang tính kỹ thuật, tư vấn các mặt băng chuyền, linh kiện và dịch vụ sửa chữa bảo trì máy móc, phát triển khách hàng mới ở các ngành khác.
• Nhân viên kinh doanh: chịu trách nhiệm bán các sản phẩm được giao trong khu vực được giao, mở rộng khách hàng, thu thập thông tin, chăm sóc khách hàng để đáp ứng mức doanh thu được khoán.
• Nhân viên phát triển thị trường và sản phẩm: phát triển các mặt hàng mới, các mặt hàng mang tính kỹ thuật, tư vấn các mặt hàng băng chuyền, linh kiện và dịch vụ sửa chữa bảo trì máy móc, phát triển khách hàng mới ở các ngành khác.
• Nhân viên tổng hợp: phụ trách đơn hàng, chứng từ, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập xuất kho, các biên bản, hợp đồng.
• Nhân viên xuất nhập khẩu – tổng hợp: phụ trách công việc xuất nhập hàng hóa nguyên liệu từ nước về sản xuất, các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu, chứng từ việc bán hàng vào các khu sản xuất.
Bảng 2.6. Đặc điểm của lực lượng bán hàng
(Nguồn: phòng nhân sự của công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT)
Lực lượng bán hàng trực tiếp của công ty bao gồm: Phó tổng giám đốc kinh doanh xuất – nhập khẩu, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh và nhóm phát triển thị trường. Bảng 2.6 bên trên cho thấy, nhìn chung lực lượng bán hàng của công ty khá cân bằng giữa người trẻ và những người có thâm niên công tác lâu. Công ty phân bổ nhân lực ở những vị trí đặc thù như các trưởng phòng và trưởng nhóm đều phải là những người đã có kinh nghiệm lâu năm cũng như có trình độ học vấn cao vì đây đều là những vị trí chủ chốt, đầu tàu của lực lượng bán hàng cũng như là những vị trí quan trọng cho sự phát triển của công ty. Những nhân viên kinh doanh bán hàng trực tiếp thường từ độ tuổi 20-30 tuổi chiếm tỉ lệ lớn lớn hơn vì đây là những thanh niên thế hệ mới có sức khỏe và sự năng động để phát huy điểm mạnh của lực lượng bán hàng. Độ tuổi từ 30-40 cũng chiếm khá nhiều vì đây là độ tuổi đã có sự cọ xát
Chức danh Độ tuổi Thâm niên
công tác Trình độ số nhân viên phòng kinh doanh Từ 20 -30 tuổi Từ 30- 40 tuổi Trên 35 tuổi Dưới 3 năm Trên 3 năm Dưới đại học Đại học Trưởng phòng kinh doanh - - 1 - - - 1 1 Trưởng nhóm phát triển sản phẩm và thị trường - - 1 - 1 - 3 1
Nhân viên kinh
doanh 7 5 3 9 6 4 2 15 Nhân viên phát triển thị trường và sản phẩm 1 2 1 1 3 1 3 4 Nhân viên tổng hợp - 1 1 - 2 - 2 2
Nhân viên xuất nhập khẩu –
tổng hợp
- 2 1 1 2 - 3 3
trong công việc, nhân viên kinh doanh ở độ tuổi này sẽ là những người bán được nhiều đơn hàng hơn cũng như sẽ có những đơn hàng lớn. Độ tuổi trên 35 đây là những thành viên có độ già dặn trong công việc cũng như có kinh nghiệm trong công việc, đây là độ tuổi thường sẽ bán được những đơn hàng lớn nhờ kinh nghiệm cũng như hỗ trợ cho các nhân viên trẻ hơn trong công việc bán hàng.
Những nhân viên ở phòng phát triển thị trường và sản phẩm có độ tuổi trải đều từ trẻ đến những người già dặn, phòng này sẽ cần đòi hỏi về kinh nghiệm cũng cần yếu tố về sức trẻ, sự sáng tạo và đây cũng sẽ là nơi đòi hỏi trình độ học vấn cao để có thể phân tích thị trường cũng như phát triển, cải thiện sản phẩm sao cho phù hợp một cách chính xác nhất.
Tương tự nhân như nhân viên tổng hợp và nhân viên xuất nhập khẩu, công ty đòi hỏi đây là những người đều phải có kinh nghiệm cũng như có trình độ học vấn tốt để có thể đảm nhiệm công việc mang tính chính xác cao.
Tuy là vậy nhưng công ty cần tăng cường đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên trong lực lượng bán hàng, đồng thời để công ty có thể phát triển trong lâu dài thì thực sự cần thiết phải quan tâm đến việc tuyển dụng nhân viên có trình độ cao hơn, đáp ứng nhu cầu công việc.
2.2.1.5 Quản trị lực lượng bán hàng
• Tuyển chọn nhân viên bán hàng:
Công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng được thực hiện bài bản sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển được các ứng viên có năng lực phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời có thể tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết như chi phí đào tạo lại nhân viên, chi phí cơ hội, chi phí sa thải. Nhân viên bán hàng cũng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và cũng là những người trực tiếp đem lại nguồn doanh thu cho công ty.
Đối với công ty, nhân viên bán hàng làm việc tại phòng kinh doanh khi tuyển chọn có các tiêu chí nhất định. Bên cạnh các kỹ năng bán hàng, nhân viên bán hàng phải là người hiểu rõ nhất về sản phẩm và do đặc thù của ngành nghề nhân viên bán hàng cần phải có một lượng kiến thức để tư vấn một cách chính xác nhất. Trong một vài trường hợp, khi xảy ra sự cố các nhân viên này sẽ là người trực tiếp kiểm tra mức
độ hư hại, hỏng hóc và căn cứ theo tình huống mà đưa ra biện pháp giải quyết thích hợp. Ngoài ra, nhân viên bán hàng phải có thái độ tích cực, cử chỉ hành động nhanh nhẹn, linh hoạt. Thái độ của nhân viên bán hàng sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng. Không ai có thể cảm thấy khó chịu và bức xúc trước một thái độ ân cần, lịch sự của nhân viên. Đồng thời, nhân viên bán hàng cần phải nhanh nhạy và chịu khó để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
(Nguồn: phòng hành chính)
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT
•Đào tạo:
Đào tạo lực lượng nhân viên bán hàng được hiểu là quá trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện kỹ năng và rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho lực lượng bán hàng để họ hoàn thành các công viêc được giao. Công ty tiến hành đào tạo trong các trường hợp khi tuyển dụng nhân viên mới hay khi thuyên chuyển nhân viên sang bộ phận mới hoặc khi có sản phẩm mới, có định hướng chiến lược kinh doanh mới, có thị trường mới hoặc có các chính sách mới hay quy chế mới. Ngoài ra, khi hiệu quả làm việc của nhân viên chưa cao hay nhân viên chưa đáp ứng một số yêu cầu nhất định công ty cũng sẽ tiến hành tổ chức đào tạo lại. Nhận ra vai trò quan trọng đối với cả doanh nghiệp, người lao động và xã hội. Thông qua hoạt động đào tạo của công ty lực lượng bán hàng sẽ được nâng cao năng lực, nâng cao trình độ nghề nghiệp để thực hiện công việc tốt hơn, giúp đạt doanh số cao hơn. Việc đào tạo nhân viên bán hàng tại công ty
giúp nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững cho công ty, giúp công ty hoàn thành mục tiêu bán hàng. Do đó, nâng cao chất lượng của đội ngũ bán hàng là việc làm hết sức cần thiết cho công ty.
Với mỗi một vị trí công việc, công ty hầu như chỉ đào tạo sơ lược qua khi nhân viên đó mới được tuyển dụng chủ yếu về chuyên môn, còn về nhóm sản phẩm chưa có những chương trình đào tạo về các sản phẩm mới nói chung và của ngành cơ khí nói riêng để nhân viên có thể tiếp cận được những thông tin mới nhất của thị trường. Với đội ngũ nhân viên bán hàng là bộ phận rất quan trọng trong quy trình bán hàng của công ty, họ thường xuyên tiếp xúc và chăm sóc với khách hàng mới, khách hàng cũ. Tuy nhiên trong chương trình đào tạo của Công ty chưa có những chương trình đào tạo về kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng, những kỹ năng giao tiếp, … Trưởng nhóm phát triển sản phẩm có tham gia các khóa huấn luận về kỹ năng bán chủ yếu dựa vào sự tự nguyện và tự bỏ kinh phí riêng để đi học. Công ty cần xem xét đào tạo những kỹ năng cần thiết này cũng như những chính sách hỗ trợ cho đội ngũ nhân viên bán hàng một cách thường xuyên hơn để nâng cao hiệu quả công việc.
•Động viên khuyến khích đối với lực lượng bán hàng
Một công ty chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc tích cực và sáng tạo. Điều đó phụ thuộc vào cách thức và phương pháp mà những người quản lý sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên. Động lực lao động là sự khát khao và tự nguyện của người lao động để tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới việc đạt các mục tiêu của tổ chức. Vì vậy ban lãnh đạo công ty luôn tìm ra những biện pháp tạo nên động lực thúc đẩy, khuyến khích tinh thần làm việc của các nhân viên bán hàng. Công ty thường quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên, làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc tại Công ty, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy hết khả năng của mình. Mức lương của cơ bản của nhân viên hiện tại ở công ty đạt mức khoảng từ 8 đến 10 triệu sau khi đã đóng đầy đủ các bảo hiểm theo quy định. Ngoài ra công ty hiện nay đang áp dụng mức thưởng hoa hồng cho nhân viên kinh doanh đạt mốc.
Bảng 2.7. Mức thưởng cho nhân viên theo doanh thu của Công ty
ĐVT: triệu đồng
1 135.000.000 0,75%
2 185.000.000 1%
3 240.000.000 1,25% 4 295.000.000 1,5%
5 540.000.000 2%
(Nguồn: phòng kinh doanh)
Bên cạnh các phần thưởng trên, công ty còn có các khoản phúc lợi
•Về tài chính: hàng năm ngoài việc thưởng thành tích năm cho nhân viên thì đến cuối mỗi năm công ty xét thành tích của nhân viên bán hàng xuất sắc. Mỗi một nhân viên bán hàng xuất sắc của năm sẽ được thưởng bằng tiền mặt, hoặc chuyến du lịch hoặc cả hai tuỳ theo mức độ hoàn thành của công việc xuất sắc đến mức nào. Đây là một hình thức khuyến khích nhân viên bán hàng rất hiệu quả, tạo cho họ động lực để hoàn thành tốt và xuất sắc công việc được giao.
•Về tinh thần: để thực hiện tốt mục tiêu động viên khuyến khích người lao động, công ty thành lập tổ chức công đoàn. Tổ chức này do nhân viên trong công ty bầu ra nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Công đoàn công ty tổ chức được nhiều hoạt động chăm lo đến đời sống, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động trong công ty, tạo ra một không khí làm việc lành mạnh, chan hòa tình thân ái và tương trợ. Công đoàn công ty đạt được một số kết quả quan trọng, là động lực để thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của công ty phát triển như:
√Thăm hỏi, động viên hỗ trợ các gia đình lúc có hỷ sự, tang sự, khó khăn hoặc ốm đau, … đúng dịp và đúng lúc.
√Tổ chức lễ kỷ niệm, tặng quà chúc mừng chị em phụ nữ nhân ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3.
√Tổ chức và tặng quà cho con em cán bộ nhân viên trong ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6; ngày Tết trung thu hàng năm.
√Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí, thể dục thể thao, giao lưu bóng đá, bóng chuyền,….
Như vậy, chính những hoạt động mà công ty tạo ra thông qua tổ chức công đoàn cũng phần nào góp phần tạo động lực về mặt tinh thần cho nhân viên nói chung và cho lực lượng bán hàng nói riêng hoàn thành tốt công việc của nhân viên.
2.2.1.6 Kiểm soát, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng
Kiểm tra giám sát lực lượng bán hàng là một việc rất quan trọng nhằm đảm bảo lực lượng bán hàng đạt được mục tiêu đề ra. Tuy vậy, việc kiểm tra giám sát lực lượng bán hàng ở công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT còn chưa chặt chẽ và hiệu quả.
Hiện tại, đối với phó tổng giám đốc kinh doanh – xuất nhập khẩu hàng tháng phải báo cáo cho tổng giám đốc về vấn đề doanh thu, công nợ hàng tháng thông qua mạng thông tin nội bộ về doanh thu tháng từ phòng kinh doanh, phòng phát triển sản phẩm và thị trường. Như vậy, nhìn vào tình hình trên ta có thể thấy một thực trạng đang diễn ra ở công ty TNHH kỹ thuật công nghệ HNT là báo cáo vượt cấp, vai trò trưởng phòng kinh doanh không rõ ràng. Các báo cáo hay cuộc họp của đội ngũ bán hàng từ nhân viên bán hàng đều đề cập đến doanh thu bán hàng là chủ yếu, còn công nợ thì ít quan tâm hơn. Tại công ty, việc quản lý công nợ được giao cho nhân viên bán hàng quản lý trực tiếp. Từ đây có thể thấy, hai vấn đề doanh thu và công nợ luôn có mối quan hệ với nhau mật thiết, có thể doanh thu bán ra của một nhân viên cao nhưng việc thu hồi công nợ không tốt sẽ làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ không tốt ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong công ty. Tuy công ty có quy định mối quan hệ giữa doanh thu và công nợ cho nhân viên bán hàng, nhưng sự ràng buộc này chưa chặt chẽ, cũng như không có chính sách chiết khấu, giảm giá, thưởng cho nhân viên liên quan đến việc thu hồi công nợ cho đơn vị bán hàng cũng như đơn vị mua hàng, điều này sẽ không nâng cao trách nhiệm của nhân viên bán hàng từ đó làm hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều, ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển của hàng hoá và vòng quay vốn.
Còn về công tác kiểm tra đánh giá hoạt động bán hàng thì công ty thực hiện việc kiểm soát, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng thông qua các chỉ tiêu về năng suất làm việc, chất lượng công việc, mức doanh thu đạt được. Ngoài ra còn sử dụng một vài tiêu chí để đánh giá như thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng, thư góp ý