2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế toán áp dụng:
2.2.1.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hùng Nga
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
a. Người phụ trách kế toán – Lê Thị Thanh Liêm
- Chịu trách nhiệm trƣớc ban Giám đốc về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình.
- Theo dõi dữ liệu vật tƣ, hàng hóa. Mở sổ chi tiết cho từng loại vật tƣ, cuối tháng lên bảng kê vật tƣ, đối chiếu số lƣợng vật tƣ tồn kho với thủ kho.
- Tính giá thành sản phẩm.
- Theo dõi tình hình nhập xuất, bán sản phẩm về số lƣợng và giá trị. - Tổ chức ghi chép, theo dõi tình hình tài sản cố định tại công ty.
Ngƣời phụ trách kế toán
- Phản ánh và kiểm tra chi phí quản lý kinh doanh.
- Kiêm cả kế toán tiền lƣơng, theo dõi, tổng hợp số liệu với các bộ phận khác tính toán lƣơng, phụ cấp cho công nhân, trích các khoản trích theo lƣơng theo chế độ quy định.
- Thực hiện công việc của kế toán công nợ.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, quản lý, giám sát tình hình tài chính, tài sản và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lập báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm mọi khoản ghi trong báo cáo, nộp đúng, đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.
- Tổ chức, phân tích hoạt động kinh doanh, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh. Từ đó tham mƣu cho Giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh của công ty.
b. Thủ quỹ - Lê Thị Phương Thảo
- Cất giữ tiền mặt, thu chi các khoản tiền mặt cũng nhƣ tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào phiếu thu chi của kế toán.
- Chịu trách nhiệm về các khoản mất mát tiền mặt do mọi nguyên nhân có liên quan. - Tiến hành kiểm tra tồn quỹ và đối chiếu với sổ sách của kế toán để phát hiện chênh lệch và kịp thời giải quyết chênh lệch.
- Cuối ngày lên báo cáo quỹ tiền mặt.
2.2.1.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hùng Nga:
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung. Tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo thông tin kinh tế… đều tập trung ở phòng kế toán tại công ty.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hùng Nga
Công ty đã áp dụng mô hình tập trung nhằm tạo khả năng cao cho việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất, kịp thời chuyên môn hoá các bộ phận, giảm chi phí quản lý.
2.2.1.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Hùng Nga:
Công ty TNHH Hùng Nga áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam – Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006.
2.2.2. Hình thức ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Hùng Nga:
2.2.2.1. Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Hùng Nga:
Hiện tại, công ty đang thực hiện kế toán thủ công có sự hổ trợ của công cụ tính toán Excel theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Chứng từ kế toán tại phân xƣởng Chứng từ kế toán tại kho hàng Chứng từ kế toán tại bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại công ty TNHH Hùng Nga
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Phân loại và xử lý Chứng từ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
2.2.2.2. Giải thích trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh và chứng từ khác có liên quan, kế toán tiến hành kiểm tra và phân loại các chứng từ, kế toán đƣa dữ liệu vào máy tại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu cập nhật lên sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt (Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng), các sổ kế toán chi tiết có liên quan. Kế toán căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để vào sổ cái.
Định kỳ cuối năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái và lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Cuối năm, kế toán in sổ sách kế toán ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện in báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật
2.2.3. Tài khoản kế toán:
TT Số hiệu TK
TÊN TÀI KHOẢN
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
1 2 3 4 5
LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN
1 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2 112 Tiền gửi Ngân hàng
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
4 131 Phải thu của khách hàng
5 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ
6 138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
1388 Phải thu khác
7 141 Tạm ứng
8 142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn
9 152 Nguyên liệu, vật liệu
1521 Nguyên liệu 1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu, động lực 1524 Phụ tùng thay thế 1525 Vật liệu xây dựng 1528 Vật liệu khác 10 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ
1532 Bao bì luân chuyển
1533 Đồ dùng cho thuê
11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
12 155 Thành phẩm
13 156 Hàng hoá
14 157 Hàng gửi đi bán
15 159 Các khoản dự phòng
1591 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính ngắn hạn 1592 Dự phòng phải thu khó đòi
LOẠI TÀI KHOẢN 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 16 211 Tài sản cố định 2111 TSCĐ hữu hình 2112 TSCĐ thuê tài chính 2113 TSCĐ vô hình 17 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình
2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
2143 Hao mòn TSCĐ vô hình
2147 Hao mòn bất động sản đầu tƣ
18 217 Bất động sản đầu tƣ
19 221 Đầu tƣ tài chính dài hạn
2212 Vốn góp liên doanh
2213 Đầu tƣ vào công ty liên kết 2218 Đầu tƣ tài chính dài hạn khác
20 229 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính dài hạn
21 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản dở dang
2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
22 242 Chi phí trả trƣớc dài hạn
23 244 Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
NỢ PHẢI TRẢ
24 311 Vay ngắn hạn
25 315 Nợ dài hạn đến hạn trả
26 331 Phải trả cho ngƣời bán
27 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc
3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân
3336 Thuế tài nguyên
3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất
3338 Các loại thuế khác
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
28 334 Phải trả ngƣời lao động
29 335 Chi phí phải trả
30 338 Phải trả, phải nộp khác
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3386 Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 3387 Doanh thu chƣa thực hiện
3388 Phải trả, phải nộp khác 3389 Bảo hiểm thất nghiệp
31 341 Vay, nợ dài hạn
3411 Vay dài hạn
3412 Nợ dài hạn
3413 Trái phiếu phát hành 34131 Mệnh giá trái phiếu 34132 Chiết khấu trái phiếu 34133 Phụ trội trái phiếu
3414 Nhận ký quỹ, ký cƣợc dài hạn
32 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
33 352 Dự phòng phải trả
34 353 Quỹ khen thƣởng, phúc lợi
3531 Quỹ khen thƣởng
3532 Quỹ phúc lợi
3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
3534 Quỹ thƣởng ban quản lý điều hành công ty
LOẠI TÀI KHOẢN 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU
35 411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
4112 Thặng dƣ vốn cổ phần
4118 Vốn khác
36 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
38 419 Cổ phiếu quỹ
39 421 Lợi nhuận chƣa phân phối
4211 Lợi nhuận chƣa phân phối năm trƣớc 4212 Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay
40 431 Quỹ khen thƣởng, phúc lợi
4311 Quỹ khen thƣởng
4312 Quỹ phúc lợi
LOẠI TÀI KHOẢN 5 DOANH THU
41 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hoá
5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
5118 Doanh thu khác
42 515 Doanh thu hoạt động tài chính
43 521 Các khoản giảm trừ doanh thu
5211 Chiết khấu thƣơng mại 5212 Hàng bán bị trả lại
5213 Giảm giá hàng bán
LOẠI TÀI KHOẢN 6
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
44 611 Mua hàng
45 631 Giá thành sản xuất
47 635 Chi phí tài chính
48 642 Chi phí quản lý kinh doanh
6421 Chi phí bán hàng
6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LOẠI TÀI KHOẢN 7 THU NHẬP KHÁC
49 711 Thu nhập khác
LOẠI TÀI KHOẢN 8 CHI PHÍ KHÁC
50 811 Chi phí khác
51 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
LOẠI TÀI KHOẢN 9
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
52 911 Xác định kết quả kinh doanh
LOẠI TÀI KHOẢN 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1 001 Tài sản thuê ngoài
2 002 Vật tƣ, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công
3 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc
4 004 Nợ khó đòi đã xử lý
5 007 Ngoại tệ các loại
Nhận xét: Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 và thông tƣ 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011
hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
2.2.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hùng Nga: định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hùng Nga:
2.2.4.1. Đặc điểm kinh doanh của công ty:
Công ty TNHH Hùng Nga là công ty vừa sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, vừa mua hàng hóa về nhập kho để bán, vừa thi công lắp đặt các hệ thống điện, nƣớc dân dụng…Do vậy, công ty mang đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất, thƣơng mại, dịch vụ. Vì vậy, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi giá vốn từng lĩnh vực một của công ty còn doanh thu thì công ty theo dõi chung.
2.2.4.2. Trang thiết bị phục vụ công tác kế toán:
Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, yếu tố quan trọng không thể thiếu đƣợc là máy móc thiết bị phục vụ cho công việc để các nhân viên luôn có một môi trƣờng làm việc thuận tiện nhất. Chính vì thế lãnh đạo của công ty luôn chú trọng đến nhân tố này. Công ty đã trang bị cho kế toán, thủ quỹ mỗi máy vi tính, máy in, máy photocopy để có thể kịp thời phản ánh, lƣu trữ, cung cấp thông tin kịp thời khi cần thiết. Tuy nhiên, có một khó khăn là công ty chƣa có một văn phòng kế toán riêng. Hiện tại, kế toán viên của công ty phải làm việc tại ngay cửa hàng của công ty.
2.2.4.3. Trình độ nhân viên kế toán:
Con ngƣời là yếu tố hết sức quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của một công việc. Cũng nhƣ vậy, đội ngũ kế toán giỏi, giàu kinh nghiệm là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên và các cơ quan quản lý khác. Ngƣời phụ trách kế toán tại công ty có kinh nghiệm nên việc xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán, lên báo cáo tài chính và kiểm tra đối chiếu trở nên dễ dàng thuận tiện hơn, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên và các cơ quan quản lý khác. Do công ty chỉ có một ngƣời phụ trách công tác kế toán nên phải kiêm hết nhiệm vụ về kế toán, tuy công việc vẫn hoàn thành tốt nhƣng
nhiều khi dễ gây căng thẳng, áp lực cho nhân viên, điều nay hạn chế năng suất lao động.
2.3.Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Hùng Nga:
2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
2.3.1.1. Nội dung:
Hiện tại công ty có các hoạt động đem lại doanh thu nhƣ: hoạt động sản xuất sản phẩm cơ khí theo đơn đặt hàng của khách hàng và hoạt động thƣơng mại mua hàng hóa nhập kho tại cửa hàng để bán và hoạt động thi công lắp đặt.
a. Các phương thức bán hàng:
+ Bán buôn: Với các khách hàng chủ yếu là: công ty Huyndai Vinashin, công ty TNHH CN KCP Việt Nam, công ty TNHH MTV Đóng tàu Cam Ranh, công ty Cổ phần Bê Tông Ly Tâm (Nha Trang).
+ Bán lẻ tại cửa hàng.
b. Phương thức thanh toán:
- Đối với hoạt động sản xuất sản phẩm cơ khí theo đơn đặt hàng:
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đƣợc tiến triển tốt, công ty tiến hành thanh toán với khách hàng theo 2 phƣơng thức:
Trả ngay
Trả sau nhƣng trong một kỳ hạn nhất định nhằm ổn định vốn cho công ty, tránh tình trạng bị lạm dụng vốn.
Khi khách hàng thanh toán tiền cho công ty có thể theo 2 cách trả: Bằng tiền mặt
Chuyển khoản qua ngân hàng. Công ty có mở tài khoản tại các ngân hàng: Ngân hàng Công Thƣơng (đƣờng Hoàng Hoa Thám – Nha Trang), Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn (Diên Khánh – Nha Trang), Ngân hàng Vietcombank… - Đối với hoạt động thương mại mua hàng hóa về bán lại:
+ Bán buôn: Công ty tiến hành thanh toán với khách hàng theo 2 phƣơng thức: Trả ngay
Trả sau nhƣng trong một kỳ hạn nhất định nhằm ổn định vốn cho công ty, tránh tình trạng bị lạm dụng vốn.
Khi khách hàng thanh toán tiền cho công ty có thể theo 2 cách trả: Bằng tiền mặt
Chuyển khoản qua ngân hàng. Công ty có mở tài khoản tại các ngân hàng: Ngân hàng Công Thƣơng (đƣờng Hoàng Hoa Thám – Nha Trang), Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn (Diên Khánh – Nha Trang), Ngân hàng Vietcombank… + Bán lẻ tại cửa hàng: Công ty tiến hành thu tiền ngay của khách hàng bằng tiền mặt.
- Đối với hoạt động thi công lắp đặt công trình: Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đƣợc tiến triển tốt, công ty tiến hành thanh toán với khách hàng theo 2 phƣơng thức:
Trả ngay
Trả sau nhƣng trong một kỳ hạn nhất định nhằm ổn định vốn cho công ty, tránh tình trạng bị lạm dụng vốn.
Khi khách hàng thanh toán tiền cho công ty có thể theo 2 cách trả: Bằng tiền mặt
Chuyển khoản qua ngân hàng. Công ty có mở tài khoản tại các ngân hàng: Ngân hàng Công Thƣơng (đƣờng Hoàng Hoa Thám – Nha Trang), Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn (Diên Khánh – Nha Trang), Ngân hàng Vietcombank…
c. Cách xây dựng giá bán:
Giá bán hàng hóa = giá nhập kho x (1 + phần trăm lãi)
Giá bán thành phẩm sản xuất = giá thành thực tế x (1 + phần trăm lãi) Giá thi công lắp đặt công trình = Giá thành thực tế x (1 + phần trăm lãi)
Lãi là khoản lợi nhuận do công ty đặt ra. Khoản lãi này tuỳ theo điều kiện của công ty mà công ty ấn định mức lãi này sao cho phù hợp với giá cả trên thị trƣờng.