CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích công tác quản lý cho vay củaNHCSXH Hải Dƣơng với hộ nghèo
3.2.3. Phân tích công tác kiểm tra, giám sát cho vay hộ nghèo
(i) Kiểm tra, giám sát tại NHCSXH cấp huyện
tra, giám sát là một mắt xích không thể thiếu. Có thể nói, chi nhánh NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng luôn chú trọng công tác kiểm tra, giám sát, coi đây là nhiệm vụ trọng tâm nhằm phát hiện kịp thời những mặt còn hạn chế, thiếu xót trong từng khâu từ việc lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện.Từ đó, chi nhánh NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng đƣa ra những giải pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời nhằm nâng cao chất lƣợng tín dụng, hiệu quả sử dụng vốn, tránh thất thoát vốn, sử dụng, phân bổ thời gian cho các quy trình hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí, tăng thu, giúp cho cán bộ làm trực tiếp có thể rút kinh nghiệm, nâng cao chất lƣợng công việc đƣợc giao.
Công tác kiểm tra đƣợc giao cho Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng phụ trách trực tiếp. Vào đầu mỗi năm tài chính, phòng kiểm tra lập kế hoạch kiểm tra cụ thể theo tính chất công việc, tham mƣu, giúp việc cho Ban lãnh đạo chi nhánh thực hiện giám sát các khâu trong quản lý cho vay tại NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng. Tùy theo tính chất cấp thiết của từng mảng công việc trong các quy trình cho vay hoặc chủ trƣơng của NHCSXH trung ƣơng trọng tâm theo thời kỳ, Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ sẽ lập kế hoạch kiểm tra toàn diện hoặc chuyên đề theo mảng công việc cụ thể trong năm.
Bảng 3.6: Tình hình kiểm tra, giám sát của Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ Ngân hàng CSXH tỉnh Hải Dƣơng
Tiêu chí 2016 2017 2018
Số đợt kiểm tra toàn diện 8 10 10
Số đợt kiểm tra chuyên đề (cho vay hộ nghèo) 5 4 5 Số kiến nghị sai sót trong quy trình cho vay hộ
nghèo
1 2 2
Số kiến nghị đã khắc phục 1 2 2
Nguồn: Tổng hợp từ báo của của Ngân hàng CSXH tỉnh Hải Dƣơng Mỗi huyện khi đƣợc kiểm tra sẽ dành thời gian từ 1 đến 2 tuần cho một đợt, khi kiểm tra, đoàn kiểm tra sẽ làm việc trực tiếp tại phòng giao dịch để kiểm tra trực tiếp hồ sơ cho vay, các nội dung công việc cấp phòng giao dịch phải thực thi từ tổ chức, chuyên môn tới thi đua, sau đó đoàn sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu trực tiếp
tại hộ vay, qua đó nắm bắt tâm tƣ nguyện vọng thực tế của ngƣời dân, cũng nhƣ giúp các phòng giao dịch điều chỉnh, khắc phục kịp thời những thiếu xót nhƣ xét duyệt mức cho vay, thái độ trong quá trình tiếp xúc khách hàng trong quá trình hƣớng dẫn khách hàng tiếp cận vốn vay… , đoàn kiểm tra cũng đến thực tế các điểm giao dịch xã cố định, gặp gỡ trao đổi với chính quyền địa phƣơng, Ban giảm nghèo các xã để nâng cao vai trò của UBND các xã trong việc phối hợp với NHCSXH khi lập kế hoạch vay vốn từ cơ sở và chỉ đạo, điều hành các thôn, Hội đoàn thể xã, tổ TK&VV chấp hành đúng các chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng, quy định của Nhà nƣớc, Hƣớng dẫn của NHCSXH trong nghiệp vụ cho vay.
Số liệu trên bảng trên cho thấy, công tác kiểm tra, giám sát của Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ Ngân hàng CSXH tỉnh Hải Dƣơng ngày càng đƣợc chú trọng. Số đợt kiểm tra toàn diện và kiểm tra chuyên đề ngày càng tăng. Qua các đợt kiểm tra, giám sát Phòng kiểm tra, kiểm soát đã phát hiện đƣợc các sai sót trong quá trình thực hiện cho vay hộ nghèo của các NHCSXH huyện. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ đã đề xuất các kiến nghị, các NHCCSXH cấp huyện đã tiếp thu và thực hiện. Tuy nhiên, đánh giá về tần suất thực hiện các đợt kiểm tra, giam sát cho thấy các đợt này chƣa bao trùm hết hoạt động của các NHCSXH cấp dƣới. Hiện tại tỉnh Hải Dƣơng có 11 phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện nên hằng năm vẫn có một số NHCSXH cấp huyện chƣa đƣợc kiểm tra, giám sát. Hình thức kiểm tra, giám sát chủ yếu vẫn thông qua hồ sơ, giấy tờ là chủ yếu, việc tiến hành kiểm tra đối chiếu trực tiếp tại hộ vay còn chƣa nhiều.
(ii) Kiểm tra, giám sát hoạt động cho vay hộ nghèo thông qua ủy thác
Bên cạnh đó, căn cứ vào “Hƣớng dẫn quy trình, phƣơng pháp kiểm tra giám sát hoạt động nhận ủy thác cho vay” của NHCSXH trung ƣơng nhằm tiếp tục đƣa hoạt động ủy thác cho vay hộ nghèo và các đối tƣợng chính sách khác thông Tổ chức chính trị xã hội các cấp đi vào nề nếp, hiệu quả, theo đúng quy định đã ký với Ngân hàng; phát hiện ngăn ngừa kịp thời những tồn tại, thiếu sót trong quá trình thực hiện nhận ủy thác cho vay, bảo toàn vốn và tài sản cho Nhà nƣớc; Hƣớng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ cho cán bộ Hội, đoàn thể, Ban quản lý Tổ TK&VV trong hoạt
động ủy thác, đảm bảo tuân thủ chế độ, nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ ủy thác theo nội dung các văn bản liên tịch, hợp đồng ủy thác, hợp đồng ủy nhiệm đã ký với NHCSXH; Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng tham mƣu tích cực cho Ban đại diện HĐQT cấp tỉnh phân công chỉ đạo thành viên Ban đại diện HĐQT cấp tỉnh phối hợp với cán bộ phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ NHCSXH chủ động thành lập các đoàn kiểm tra riêng về công tác ủy thác vay vốn đối với Hội, đoàn thể cấp tỉnh, huyện, xã, tổ TK&VV, khách hàng vay vốn. Phƣơng pháp kiểm tra, giám sát đƣợc chia làm 3 cách:
Bảng 3.7: Tình hình kiểm tra, giám sát tình hình cho vay hộ nghèo thông qua ủy thác
Tiêu chí 2016 2017 2018
1. Giám sát từ xa
Số Hội cấp dƣới hoàn thành báo cáo định kỳ 100% 100% 100%
2. Kiểm tra gián tiếp 1 2 2
Số thƣ phản ánh, tờ trình sự việc 1 0 0
3. Kiểm tra trực tiếp của Đoàn kiểm tra
- Kiểm tra toàn diện 15 18 19
- Kiểm tra chuyên đề (cho vay hộ nghèo) 8 9 7
Nguồn: Tổng hợp từ báo của của Ngân hàng CSXH tỉnh Hải Dƣơng Giám sát từ xa: từ việc phân tích, tổng hợp thông tin từ các loại báo cáo do Hội cấp dƣới chuyển lên hoặc NHCSXH cung cấp, nhằm phát hiện những sai phạm, yếu kém, rủi ro tiềm ẩn và phục vụ cho yêu cầu xây dựng kế hoạch kiểm tra trực tiếp; Kiểm tra trực tiếp: Cũng tƣơng tự nhƣ phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ lập kế hoạch hàng năm là việc lựa chọn một số phƣơng thức kiểm tra: Định kỳ, đột xuất, toàn diện hoặc theo chuyên đề để tiến hành kiểm tra;
Kiểm tra gián tiếp: là phƣơng thức kiểm tra thông qua thƣ phản ảnh, các nguồn thông tin, báo cáo, tờ trình sự việc.
Kiểm tra trực tiếp: Khi lựa chọn đơn vị kiểm tra giám sát, tập trung vào những đơn vị tăng trƣởng dƣ nợ lớn, tỷ lệ thu lãi thấp, thu nợ khó khăn, nợ quá hạn
tăng cao hoạt động của Hội cấp xã, tổ TK&VV còn hạn chế, yếu kém … để thực hiện. Nội dung kiểm tra căn cứ theo nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cấp Hội, tổ TK&VV đã đƣợc đề cập trong các văn bản thỏa thuận, văn bản liên tịch, hợp đồng ủy thác giữa Hội đoàn thể và Ngân hàng; Hợp đồng ủy nhiệm giữa NHCSXH với Tổ TK&VV.
Căn cứ mục đích, yêu cầu, mục tiêu, tính chất và nội dung của từng nghiệp vụ, từng vụ việc cụ thể mà xác định phƣơng thức kiểm tra giám sát ở từng thời điểm, từng thời kỳ để tiến hành cho phù hợp.
Nội dung kiểm tra, giám sát hoạt động ủy thác cụ thể nhƣ sau:
Tại Hội, đoàn thể cấp tỉnh, huyện, kiểm tra việc chỉ đạo, tổ chức triển khai và quản lý hoạt động nhận ủy thác tại địa bàn; kiểm tra việc lƣu sổ sách, tài liệu của Hội đoàn thể và của NHCSXH có liên quan đến hoạt động nhận ủy thác và chính sách tín dụng mà NHCSXH đang triển khai; kiểm tra việc xây dựng và triển khai thực hiện chƣơng trình kiểm tra giám sát hoạt động nhận ủy thác theo nội dung văn bản liên tịch đã ký; kiểm tra việc triển khai và thực hiện các văn bản chỉ đạo của Hội, đoàn thể có liên quan đến hoạt động nhận ủy thác; kiểm tra giám sát hoạt động của Hội đoàn thể trong việc phối hợp xử lý các trƣờng hợp nợ chây ỳ, nợ quá hạn và hƣớng dẫn hộ vay lập hồ sơ đề nghị xử lý nợ bị rủi ro do nguyên nhân khách quan (nếu có); kiểm tra việc phân bổ, sử dụng phí ủy thác; sổ sách theo dõi ghi chép sử dụng phí ủy thác (theo quy chế sử dụng phí ủy thác); kiểm tra việc tổ chức giao ban, sơ kết, tổng kết theo định kỳ; kiểm tra việc phối hợp với NHCSXH tỉnh, huyện trong công tác tập huấn, phổ biến chủ trƣơng, chính sách tín dụng ƣu đãi tại địa phƣơng.
Tại Hội, đoàn thể cấp xã, kiểm tra các nội dung sau: Việc tuyên truyền, phổ biến các chính sách tín dụng ƣu đãi, vận động thành lập tổ TK&VV, tổ chức họp tổ để bầu Ban quản lý tổ, xây dựng quy ƣớc hoạt động của Tổ, Tham gia họp và chỉ đạo trong các buổi họp tổ TK&VV có nội dung về bình xét cho vay đối với đối tƣợng thụ hƣởng các chính sách tín dụng ƣu đãi có nhu cầu vay vốn; kiểm tra việc nhận thông báo kết quả phê duyệt danh sách hộ gia đình đƣợc vay vốn cho Tổ TK&VV để Tổ thông báo đến từng hộ gia đình; giám sát các phiên giao dịch, các
hoạt động giao dịch xã và tham gia giao ban với NHCSXH, giám sát, bảo quản các nội dụng công khai của NHCSXH tại các điểm giao dịch(thông tin về các chính sách ƣu đãi, sao kê công khai dƣ nợ hộ vay…); kiểm tra sự phối hợp với Ban quản lý Tổ TK&VV giám sát quá trình sử dụng vốn vay, đôn đốc ngƣời vay trả nợ gốc, lãi theo định kỳ đã thỏa thuận, thông báo kịp thời cho NHCSXH nơi cho vay về các trƣờng hợp sử dụng vốn vay bị rủi ro do nguyên nhân khách quan (thiên tai, dịch bệnh, chết, mất tích…) và rủi ro do nguyên nhân chủ quan ( sử dụng vốn vay sai mục đích, chiếm dụng…) để có biện pháp xử lý kịp thời; Giám sát Ban quản lý Tổ TK&VV thực hiện đúng các hợp đồng ủy nhiệm đã ký với NHCSXH, chỉ đạo và giám sát Ban quản lý Tổ TK&VV trong các việc sau: Đôn đốc các tổ viên đem tiền đến Điểm giao dịch của NHCSXH để trả nợ gốc, Thực hiện việc thu lãi, thu tiền gửi (nếu đƣợc ủy nhiệm) hoặc đôn đốc các tổ viên đến Điểm giao dịch của NHCSXH để trả lãi, gửi tiền (nếu không đƣợc ủy nhiệm), phối hợp cùng với NHCSXH thực hiện đánh giá, phân loại chất lƣợng hoạt động của Tổ TK&VV; thực hiện các giải pháp củng cố, kiện toàn hoạt động của Tổ TK&VV theo quy định, phối hợp cùng NHCSXH và chính quyền địa phƣơng xử lý các trƣờng hợp chây ỳ, nợ quá hạn và hƣớng dẫn hộ vay lập hồ sơ đề nghị xử lý nợ bị rủi ro do nguyên nhân khách quan; tham gia tổ đôn đốc thu hồi nợ khó đòi cấp xã (nếu có), kiểm tra việc phân bổ nguồn vốn, xây dựng quy chế sử dụng phí ủy thác, sổ sách chứng từ theo dõi sử dụng phí ủy thác; kiểm tra công tác kiểm tra đối chiếu theo chỉ đạo của Hội cấp trên và theo văn bản thỏa thuận, hợp đồng ủy thác giữa Hội, đoàn thể với NHCSXH đó là: kết quả kiểm tra sử dụng vốn theo định kỳ (5 hộ/tổ) và kiểm tra sử dụng vốn trong phạm vi 30 ngày sau ngày giải ngân theo quy định, kiểm tra việc lƣu giữ sổ sách, tài liệu theo hƣớng dãn của Hội, đoàn thể và của NHCSXH, việc thực hiện văn bản chỉ đạo khác của Hội cấp trên. Đối với việc kiểm tra tại tổ TK&VV, tiến hành kiểm tra các nội dung sau: Tình hình thực hiện hợp đồng ủy nhiệm giữa NHCSXH với tổ TK&VV gồm: Giám sát việc sử dụng vốn vay của các thành viên trong tổ, việc phối hợp với cán bộ tổ chức Hội, đoàn thể, chính quyền địa phƣơng xử lý những trƣờng hợp nợ đến hạn, quá hạn, rủi ro, trống, bỏ khỏi nơi cƣ trú, chết,
mất tích, các trƣờng hợp sử dụng vốn vay sai mục đích (nếu có); kiểm tra quy trình thành lập tổ TK&VV theo quy định về số thành viên, giới hạn thành lập theo địa bàn thôn và các quy định cứng nhƣ tổ trƣởng có tham gia giao dịch, giao ban với ngân hàng đúng quy định không,việc bình xét cho vay có đúng đối tƣợng không; việc lƣu giữ hồ sơ, sổ sách tài liệu đảm bảo tính pháp lý, khoa học theo thứ tự các mẫu biểu đã quy định. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện hoạt động của Tổ TK&VV còn nhiều tồn tại thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân (do trình độ Ban quản lý tổ còn hạn chế chƣa đƣợc tập huấn, do tổ chức Hội không quan tâm đến hoạt động của tổ…) và đƣa ra những kiến nghị xử lý thích hợp. Sau khi kiểm tra về thủ tục hành chính với tổ TK&VV đã xong thì tiến hành kiểm tra đối chiếu hiện tại hộ gia đình về việc nhận vay NHCSXH bao nhiêu tiền, thuộc những chƣơng trình gì, có đƣợc nhận đủ tiền mặt không, sử dụng vào mục đích gì, tình trạng vốn vay ra sao có gặp rủi ro không, tình trạng và khả năng trả nợ ra sao, khách hàng có chấp hành quyền và nghĩa vụ của mình không (về việc thủ tục vay vốn và trả nợ).
Sau khi thực hiện các cuộc kiểm tra, giám sát tại địa phƣơng theo chƣơng trình kiểm tra đã đƣợc lãnh đạo chi nhánh NHCSXH tỉnh Hải Dƣơng phê duyệt, các đoàn kiểm tra tổng hợp vào các mẫu biểu biên bản, gửi kết quả kiểm tra cho lãnh đạo theo quy định. Đồng thời Trƣởng đoàn kiểm tra phải trình bày bằng văn bản báo cáo cụ thể nội dung đã thực hiện kiểm tra, giám sát đƣợc tại từng Phòng giao dịch.