CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.1 Công nghệ quản lý vận hành sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom từ
3.1.2 Đặc điểm của sản xuất hình ảnh nội dung và công nghệ quản lý sản xuất
hình ảnh nội dung áp dụng tại VinEcom.
3.1.2.1 Các yếu tố cấu thành công nghệ quy trình quản lý sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom
Hiện thực hóa tham vọng trở thành công ty dẫn đầu về thương mại điện tử tại Việt Nam của mình, VinEcom đầu tư rất mạnh mẽ vào khâu SXHAND của công ty nhằm tạo ra hình ảnh tốt nhất của công ty trong mắt người tiêu dùng chứ không phụ thuộc vào hình ảnh có sẵn của các nhà cung cấp sản phẩm.Ngay từ khi bắt đầu tham gia vào thị trường thương mại điện tử, Vinecom kỳ vọng sẽ có hàng triệu mặt hàng, trải đều trên tất cả các loại ngành hàng nhằm thỏa mãn được tất cả nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, xuất hiện thêm rất nhiều ngành hàng mà các công ty thương mại điện tử khác chưa từng hoặc rất ít kinh doanh tại Việt Nam như Thực Phẩm, Gia Dụng, Dịch Vụ…
Bảng 3.1: Danh mục các ngành hàng áp dụng tại VinEcom năm 2014 Danh mục chính Chi tiết
Thời Trang Quần áo, túi xách, dây lưng, giày dép, kính mắt, đồng hồ… Mỹ Phẩm – Hóa phẩm Các loại mỹ phẩm làm đẹp, dầu gội đầu…
Mẹ và Bé Bỉm, tã , sữa, các loại băng vệ sinh …
Thực phẩm khô - tươi Các loại thực phẩm khô, thực phẩm tươi: Rau, củ, quả, đồ hộp, hoa…
Điện Tử Linh kiện máy tính, máy sấy tóc, phụ kiện điện thoại, máy cạo râu điện,…
Sách & Văn phòng phẩm
Sách kinh doanh, sách quản trị, sách văn học, sách đời sống, sách thiếu nhi,…
Dịch vụ Các loại hình dịch vụ như du lịch, ẩm thực, spa, làm đẹp… Thể Thao Các loại giày, quần áo, dụng cụ thể thao, máy tập…
Trang sức phụ kiện Trang sức bạc, trang sức mỹ ký: dây chuyền, lắc tay, hoa tai
Gia dụng Các loại mặt hàng về đời sống hàng ngày như giường, tủ…
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Xuất phát từ mục tiêu kinh doanh như vậy, cùng với vai trò quan trọng của hình ảnh, nội dung trong Thương Mại Điện Tử, trung tâm Sản Xuất Hình Ảnh Nội Dung tại công ty VinEcom đứng trước nhiệm vụ phải xây dựng quy trình công nghệ quản lý để sản xuất số lượng hình ảnh và nội dung vô cùng lớn.
Một sản phẩm được quy định yêu cầu phải có được từ 6-10 hình ảnh đạt chất lượng và một bài viết nội dung mô tả chi tiết các thông số sản phẩm.
Từ những yêu cầu và thực tế đó, công nghệ quy trình quản lý sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom được xây dựng dựa trên các yếu tố cấu thành sau :
- Con ngƣời : Yếu tố nhân sự luôn là trọng tâm quan trọng nhất trong mọi công việc tại VinEcom. Để đáp ứng được yêu cầu cao về chất lượng và năng suất sản xuất thì luôn cần những người có chuyên môn giỏi cùng với nhiệt huyết cao
nhất. Tổng Giám Đốc cũng như các Phó Tổng Giám Đốc của công ty là những người có nhiều kinh nghiệm và trình độ rất cao trong lĩnh vực thương mại điện tử tại Việt Nam. Tại TTSXHAND, nhân sự của từng phòng đều có tiêu chuẩn tuyển dụng rất cao cho các vị trí làm việc. Ngoài việc yêu cầu phải từ trình độ đại học và chuyên môn đáp ứng tốt công việc, mọi nhân viên còn phải đáp ứng được yêu cầu về sức ép rất lớn từ công việc. Từ đó tạo nên cho TTSXHAND nói riêng và VinEcom nói chung có một đội ngũ nhân sự rất đông đảo và chất lượng. Một đặc điểm đáng chú ý nữa là lực lượng trẻ, sinh viên xuất sắc mới ra trường chiếm một tỷ lệ khá lớn, trên 50% số nhân viên của công ty. Tổng số nhân sự của TTSXHAND tại cả HN và TP.HCM là gần 500 người, ngoài ra còn rất cộng tác viên làm việc bán thời gian như người mẫu, các nhà thiết kế phục vụ việc sản xuất ảnh.
Cơ cấu phòng ban và nhân sự của Trung Tâm Sản Xuất Hình Ảnh Nội Dung VinEcom:
Bảng 3.2: Danh mục nhân sự phòng ban của TTSXHAND tại VinEcom
Tên Phòng Ban Số Nhân Sự
Ban Lãnh Đạo 6
Kế Hoạch- Báo Cáo 40
Sản Xuất Ảnh (Studio) 100
Kho Vận 80
Chỉnh Sửa Ảnh ( Retouch) 80 Viết Nội Dung (Content) 80 Kiểm Duyệt Cuối Cùng (QC) 80 Kiểm Soát Chất Lượng nội bộ 20
Tổng số 486
- Cơ sở vật chất trang thiết bị: Để tiếp tục khẳng định tham vọng của mình, VinEcom đầu tư ban đầu rất mạnh mẽ vào các trang thiết bị làm việc tại công ty. Các vật dụng, thiết bị được sử dụng tại TTSXHAND đều rất hiện đại, tối tân và đều thuộc loại tốt nhất trên thị trường. Ví dụ giá trị một bộ máy ảnh để chụp ảnh bao gồm đầy đủ các thiết bị như máy ảnh, các loại ống kính, đèn chiếu, pin, phông bạt lên tới cả trăm triệu đồng. Mọi thiết bị đều rất chuyên nghiệp và đồng bộ.
Bảng 3.3: Danh mục số lƣợng trang thiết bị chính của TTSXHAND Tên thiết bị Số lƣợng
Máy tính bàn 400 bộ
Máy tính laptop 100 chiếc
Máy chụp ảnh 30 bộ
Bin chứa hàng 500 cái Studio chụp ảnh 20 Studio
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
- Thông tin :
Là các quy trình sản xuất, tài liệu mẫu hướng dẫn việc sản xuất hình ảnh nội dung. Ví dụ như các bản hướng dẫn chụp ảnh sản phẩm sẽ quy định các đòi hỏi kỹ thuật bắt buộc khi chụp hình. Chụp hình người mẫu thời trang sẽ khác với chụp hình sản phẩm trong hộp. Hướng dẫn chỉnh sửa hình ảnh sẽ quy định cách chỉnh sửa hình ảnh sau khi chụp, các quy định về tông màu, bố cục, sửa các lỗi khi chụp hình. Hướng dẫn viết nội dung sẽ quy định các thông tin bắt buộc phải có đối với mỗi loại sản phẩm như thời trang là kích cỡ, màu sắc, thực phẩm là trọng lượng … Các mô tả được hướng dẫn rất chi tiết và cụ thể. Hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cuối cùng là bản hướng dân kiểm soát viên kiểm tra các lỗi thường xảy ra ở các công đoạn trước. Ngoài ra còn các hướng dẫn, quy định khác như lập kế hoạch, làm việc đàm phán với nhà cung cấp sản phẩm, quy định, quy trình làm việc của bộ phận Kho Vận khi nhận, chuyển hàng hóa. Các quy trình, tài liệu này ban đầu sẽ được các lãnh đạo và
chuyên gia có kinh nghiệm xây dựng, sau đó dựa trên tình hình hoạt động thực tế để điều chỉnh dần cho phù hợp.
- Tổ chức :
Là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý toàn bộ các phòng ban, nhân sự, quy định các trách nhiệm, quyền hạn của các thành phần trong bộ máy hoạt động của VinEcom. Xem hình 3.1
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức VinEcom 2014
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
. Cơ cấu tổ chức của TTXSHAND là một phần trong cơ cấu chung tổ chức chung của VinEcom. Tất cả các phòng ban được tổ chức thành một bộ máy vận hành hoạt động trơn tru từ đó tạo nên công nghệ quản lý vận hành sản xuất của TTSXHAND. Xem hình 3.2. Chủ tịch tập đoàn Tổng Giám Đốc VinEcom Phó Tổng Giám Đốc phụ trách TTSXHAND Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Truyền Thông Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Hành Chính - Nhân Sự Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Kinh Doanh Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Công Nghệ
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức TTSXHAND 2014
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
3.1.2.2 Quá trình sản xuất hình ảnh nội dung:
Qúa trình sản xuất hình ảnh nội dung của tất cả các hàng hóa đều tuân theo một quá trình chung từ đầu vào cho tới các hoạt động sản xuất và cuối cùng là đầu ra. Xem hình 3.3. Giám Đốc TTSXHAND Phó Giám Đốc TTSXHAND Hà Nội Phó Giám Đốc TTSXHAND TP.HCM Phó Tổng Giám Đốc phụ trách TTSXHAND Trƣờng Phòng Kế Hoạch HN- HCM Trƣờng Phòng Kho Vận HN- HCM Trƣờng Phòng Chỉnh Sửa Ảnh HN- HCM Trƣờng Phòng SX Ảnh HN- HCM Trƣờng Phòng Nội Dung HN- HCM Trƣờng Phòng Kiểm Duyệt HN- HCM Trƣờng Phòng KSCLN B HN- HCM
Hình 3.3: Quá trình sản xuất
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
3.1.2.3 Quy trình sản xuất hình ảnh nội dung tại VinEcom:
Quy trình diễn ra khá phức tạp và qua nhiều khâu, nhiều bước.
- Bƣớc 1 : Bộ phận Kế Hoạch liên hệ với các nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa ( mô hình B2B). Từ đó bộ phận này sẽ đi khảo sát tại các địa điểm thực tế để lên kế hoạch chụp hình ngay tại nhà cung cấp ( nếu đủ điều kiện để dựng các studio di động ) hoặc các tuyến đường để vận chuyển hàng hóa về Kho của VinEcom.
- Bƣớc 2 : Với trường hợp chụp tại nhà cung cấp, bộ phận Kế Hoạch sẽ yêu cầu Phòng Chụp Ảnh cử người đi chụp tại các nhà cung cấp.
- Bƣớc 2’ : Với trường hợp không thể chụp ngay tại nhà cung cấp thì bộ phận Kế Hoạch sẽ yêu cầu Phòng Kho Vận tiến hành đi lấy hàng hóa và nhận hàng về kho của VinEcom. Con số lấy hàng được sẽ báo cáo hàng ngày cho bộ phận Kế Hoạch – Báo Cáo.
- Bƣớc 3 : Tiến hành chụp ảnh tại các địa điểm đã được lên kế hoạch. Con số
Đầu vào
- Nguồn nhân lực ( các nhân viên, quản lý )
- Công nghệ ( các phần mềm chụp, chỉnh sửa, quy trình làm việc )
- Máy móc, thiết bị ( máy ảnh, máy tính, xe cộ ) - Tiền vốn ( chi phí hoạt động)
- Khoa học và nghệ thuật quản trị
Hoạt động sản xuất
- Chụp ảnh - Chỉnh sửa ảnh - Kiểm tra chất lượng
Đầu ra
- Hình ảnh sản phẩm cuối cùng - Nội dung sản phẩm cuối cùng
- Bƣớc 4 : Toàn bộ ảnh chụp sẽ được lưu lại và hôm sau chuyển về phòng Chỉnh Sửa Hình Ảnh. Nếu có hình ảnh lỗi, bộ phận Chỉnh Sửa sẽ yêu cầu Phòng Chụp Ảnh chụp lại sản phẩm đã lỗi. Con số đạt được sẽ báo cáo hàng ngày cho bộ phận Kế Hoạch – Báo Cáo.
- Bƣớc 5 : Các hình ảnh sau khi được chỉnh sửa hoàn thiện tiếp tục được đưa sang phòng Viết Nội Dung để hoàn thiện phần nội dung sản phẩm và Phòng Kiểm Duyệt cuối cùng để kiểm tra chất lượng ảnh . Các phần viết nội dung sau đó cũng được chuyển sang Phòng Kiểm Duyệt cuối cùng. Con số đạt được sẽ báo cáo hàng ngày cho bộ phận Kế Hoạch – Báo Cáo.
- Bƣớc 6 : Phòng Kiểm Duyệt cuối cùng sẽ tiếp nhận toàn bộ hình ảnh và nội dung, kiểm tra các lỗi. Nếu có sai phạm ở đâu thì trả về cho khâu trước để chỉnh sửa lại.
Các con số đạt được sẽ báo cáo hàng ngày cho bộ phận Kế Hoạch – Báo Cáo. Từ đó bộ phận Kế Hoạch – Báo Cáo sẽ gửi báo cáo lên ban lãnh đạo TTSXHAND và của công ty.
Báo cáo
Báo cáo
Hình 3.4: Quy trình sản xuất hình ảnh nội dung 2014
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Kế hoạch – Báo cáo Kho vận Chỉnh sửa hình ảnh Chụp ảnh tại Studio của VinEcom Chụp ảnh tại nhà cung cấp Viết nội dung Kiểm duyệt cuối cùng