CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.1 Công nghệ quản lý vận hành sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom từ
3.1.4. Các đòi hỏi thay đổi về công nghệ
3.1.4.1 Nguyên nhân.
Các nguyên nhân chính việc kết quả sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom không đạt được như các chỉ tiêu đã tính toán và đầu tư ban đầu được nhận định do:
+ Đội ngũ Kế Hoạch làm việc hoàn toàn không có một công nghệ phần mềm nào hỗ trợ, tất cả được thực hiện lưu trữ qua Excel truyền thống. Điều này khiến cho việc liên lạc và quản lý của bộ phận này tốn rất nhiều thời gian. Toàn bộ hệ thống báo cáo , thống kê SXHAND cũng chỉ được thống kê qua Excel và kiểm đếm thủ công qua các folder lưu trữ truyền thống. Nhà cung cấp thường xuyên cung cấp các con số không thực tế khi chính các nhà cung cấp hàng hóa cũng không kiểm soát được chính xác hàng hóa của mình.
+ Bộ phận Kho Vận kiểm soát số lượng hàng hóa quá sổ tay, Excel và không được một hệ thống hỗ trợ nên việc kiểm Kho, xuất Kho mất nhiều thời gian.
+ Bộ Phận Sản Xuất Hình Ảnh qua hoạt động thực tế gặp nhiều khó khăn do các điều kiện khách quan như hàng hóa kém chất lượng, di chuyển xa nên việc chuẩn bị các thiết bị mất nhiều thời gian. Việc chụp hình tại nhà cung cấp gặp rất nhiều khó khăn như thiếu diện tích, ánh sáng, hết hàng dẫn đến hao hụt so với kế hoạch đặt ra
+ Bộ phận Chỉnh Sửa Hình Ảnh: Bộ phận này sẽ chỉnh sửa hoàn thành hết các sản phẩm mà đội Sản Xuất đưa về, tuy nhiên có nhiều sản phẩm thực tế xấu, hay do chụp xấu khiến bộ phận này thực hiện công việc mất rất nhiều thời gian. Do chưa có được một hệ thống đồng bộ nên việc nhận hàng loạt hình ảnh số lượng lớn rồi lại tiếp tục chia việc số lượng lớn cho các nhân viên khiến tốc độ giảm đi rất nhiều.
+ Bộ phận Viết Nội Dung: Tiếp nhận các hình ảnh đã được chỉnh sửa để viết nội dung tuy nhiên họ rất thiếu thông tin thực tế khi chỉ được nhìn sản phẩm qua hình ảnh để mô tả và công cụ tìm kiếm Google. Bộ phận này cũng không được hỗ trợ bởi một hệ thống công nghệ nào mà hoàn toàn nhận số lượng tệp tin hình ảnh khổng lồ qua các thư mục và lại chia thủ công cho các nhân viên nội dung.
+ Bộ phận Kiểm Duyệt Cuối Cùng phải nhận đủ hình ảnh đã chỉnh sửa và nội dung đã viết của cùng một sản phẩm, ghép chúng lại với nhau mới có thể tiến hành kiểm tra chất lượng cuối cùng. Công đoạn này bị phụ thuộc vào các công đoạn trước và cũng phải làm hoàn toàn thủ công mà không có sự hỗ trợ của một hệ thống công nghệ nào.
+ Nguyên nhân từ con người, đa số nhân sự của TTSXHAND còn rất trẻ nên thiếu kinh nghiệm thực tế khi làm việc, năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh không cao.
+ Hệ thống công nghệ SXHAND chung vận hành không đồng bộ, số lượng nhân sự đông, cồng kềnh khiến công tác quản lý khó khăn. Nguồn lực lớn nhưng không tận dụng được hết gây lãng phí. Chất lượng sản phẩm không cao do còn thiếu kinh nghiệm sản xuất và phải chạy theo số lượng chỉ tiêu lớn.
+ Ban lãnh đạo trở nên thiếu kiên nhân, mất bĩnh tĩnh, loay hoay khi đưa ra những biện pháp thay đổi nóng vội và không chính xác dẫn đến tình hình ngày càng xấu hơn.
+ Từ các nguyên nhân đã được nhận định trên, đòi hỏi cấp bách được đặt ra là cần một công nghệ quản lý SXHAND mới nhằm cải tiến, tinh gọn, nâng cao quy trình vận hành sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom, từ đó hướng đến các con số mục tiêu đã đề ra.
3.1.4.2 Giải pháp cải tiến công nghệ quản lý vận hành sản xuất: - Xây dựng phần mềm hệ thống hỗ trợ.
Việc thiếu hẳn một phần mềm công nghệ hỗ trợ khiến toàn bộ các khâu sản xuất của TTSXHAND VinEcom trở nên lạc hậu và thiếu hiệu quả. Ban lãnh đạo công ty đã nhìn nhận và đi đến quyết định công ty cần phải có một sản phẩm công nghệ phần mềm mới nhằm hỗ trợ cho toàn bộ quy trình sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom. Công ty có hai lựa chọn, một là sử dụng phòng Công Nghệ Thông Tin của công ty để xây dựng phần mềm đó, hai là thuê một đơn vị có chuyên môn, công nghệ bên ngoài để cố vấn và xây dựng, sau đó chuyển giao và đào tạo cho
TTSXHAND VinEcom.
- Thay đổi cơ cấu phòng ban, nhân sự.
Bên cạnh việc xây dựng một hệ thống phần mềm là việc thay đổi cơ cấu nhân sự nhằm phù hợp với công nghệ mới. Bổ nhiệm lại các vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng. Cắt giảm các vị trí yếu kém, tuyển dụng bổ sung các vị trí mới cần thiết.
- Thay đổi quy trình SXHAND theo công nghệ mới.
Việc áp dụng công nghệ mới sẽ dẫn đến các quy trình làm việc giữa các bộ phận sẽ được điều chỉnh để phù hợp.