CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2 Thực trạng chuyển giao công nghệ cải tiến quy trình vận hành sản xuất
3.2.1 Tổ chức thực hiện việc chuyển giao công nghệ
Onenet, tên đầy đủ là Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Trực Tuyến và Thương Mại Điện Tử Onenet. Đây là công ty hoạt động chính trong lĩnh vực công nghệ phần mềm cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Onenet được lựa chọn để hỗ trợ VinEcom xây dựng một hệ thống phần mềm mới nhằm cải tiến quy trình vận hành sản xuất hình ảnh nội dung. Quá trình chuyển giao công nghệ từ Onenet cho VinEcom được thực hiện theo quá trình tuần tự các bước : Chuẩn bị => Thực hiện nhập => Sử dụng cải tiến. Toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện nhập dự kiến sẽ được thực hiện từ tháng 1-2015 đến tháng 6-2015, giai đoạn sử dụng và cải tiến sẽ được tiếp tục trong phần còn lại của năm 2015. Phần mềm mới được xây dựng nhằm hỗ trợ cải tiến quy trình vận hành sản xuất hình ảnh nội dung của TTSXHAND VinEcom được đặt tên là VinIC. Đây là hình thức chuyển giao công nghệ sản phẩm theo chiều dọc được diễn ra giữa hai công ty trong nước.
Hình 3.5: Quá trình chuyển giao công nghệ
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
3.2.1.1 Giai đoạn chuẩn bị
Việc đầu tiên chính là xác định nhu cầu cấp thiết của việc cần một công nghệ mới nhằm cải tiến quy trình vận hành sản xuất hình ảnh nội dung của TTSXHAND khi mà kết quả đạt được là rất thấp so với kỳ vọng đặt ra. Trước sức ép lớn phải đạt được con số 1 triệu sản phẩm đã đề ra VinEcom sẵn sàng tiếp tục đầu tư để có được một công nghệ mới vận hành sản xuất hình ảnh nội dung hiệu quả hơn. Nguồn nhân lực chất lượng cao của VinEcom hoàn toàn có thể đáp ứng việc chuyển giao công nghệ này.
Bằng các mối quan hệ và tư vấn của các chuyên gia trong công ty, VinEcom quyết định lựa chọn đối tác Onenet là một công ty chuyên về xây dựng giải pháp hệ
Lập dự án nhập công nghệ Lựa chọn Báo cáo nghiên cứu khả thi
Đánh giá
Đàm phán ký kết hợp đồng Tổ chức xây dựng công nghệ mới
Thực hiện chuyển giao Nghiệm thu
Áp dụng sản xuất Tiếp thu, cải tiến, đổi mới
Đánh giá công nghệ
Chuẩn bị (1 tháng )
Thực hiện nhập( 6 tháng)
thống phần mềm tổ chức sản xuất. Onetnet có nhiệm vụ xây dựng một phần mềm hệ thống hỗ trợ xuyên suốt các công đoạn sản xuất hình ảnh nội dung của VinEcom từ lập kế hoạch đến lưu trữ kho, chụp ảnh, chỉnh sửa ảnh, viết nội dung và kiểm tra cuối cùng. Hệ thống cũng sẽ là nơi lưu trữ toàn bộ các sản phẩm cũng như sẽ thống kê và báo cáo chính xác các kết quả đạt được. Bên cạnh đó, để đáp ứng sự vận hành của phần mềm hệ thống này, VinEcom phải thay đổi toàn bộ lại cơ cấu nhân sự các phòng ban và quy trình vận hành làm việc sản xuất. Onenet được kỳ vọng và tin tưởng sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ này bởi họ là một chuyên gia có kinh nghiệm và các công nghệ sẵn có phù hợp với nhu cầu của TTSXHAND VinEcom.
Qua các cuộc họp, đánh giá thực tế, quy mô của đợt chuyển giao công nghệ được quyết định áp dụng cho toàn TTSXHAND của VinEcom. Địa điểm chuyển giao sẽ được thực hiện tại trụ sở của TTSXHAND. Hiện trên thế giới cũng như toàn Việt Nam chưa có một đơn vị nào cung cấp các giải pháp về công nghệ cho việc sản xuất hình ảnh nội dung nên Onenet sẽ phải phối hợp với VinEcom để xây dựng nên hệ thống công nghệ mới này sát với thực tế nhu cầu nhất.
Các con số chỉ tiêu đánh giá sẽ được xây dựng lại dựa trên cơ cấu nhân sự vận hành sau khi áp dụng công nghệ sản xuất mới. Hệ thống công nghệ mới được kỳ vọng sẽ giúp TTSXHAND giữ nguyên được sản lượng sản xuất sau khi đã cắt giảm 1 nửa số nhân sự vì bộ máy nhân sự hiện tại quá cồng kềnh, khó quản lý và gây nhiều tốn kém.
Sau khi toàn bộ các nhận định được đánh giá là khả thi, phù hợp với điều kiện công nghệ và nhân sự thực tế, VinEcom và Onenet tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng xây dựng và chuyển giao công nghệ cải tiến quy trình vận hành sản xuất hình ảnh nội dung tại VinEcom.
3.2.1.2 Giai đoạn thực hiện
- Đàm phán ký kết hợp đồng:
Hợp đồng được ký kết giữa hai bên xác định rõ đối tượng được nghiên cứu, phát triển và bàn giao là hệ thống phần mềm VinIC hỗ trợ toàn bộ quá trình vận
hành sản xuất của TTSXHAND do Onenet thực hiện. Phần mềm VinIC có chức năng chính là hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý các sản phẩm, quản lý kho và quản lý toàn bộ các công đoạn sản xuất của các Ekip sản xuất mới được thành lập. Ngoài ra Onenet sẽ thực hiện các biện pháp hỗ trợ như hỗ trợ kỹ thuật, phân tích đánh giá, đào tạo, huấn luyện và bảo hành các lỗi phát sinh.
Thời gian, tiến độ nghiên cứu phát triển được dự kiến trong vòng 6 tháng từ tháng 1-2015 đến tháng 6-2015. Thời gian bàn giao, triển khai, đánh giá sẽ được thực hiện từ tháng 6-2015 đến hết tháng 12-2015. VinEcom sẽ thanh toán cho Onenet theo từng giai đoạn hoàn thành của dự án.
- Tổ chức thực hiện:
+ Thay đổi cơ cấu nhân sự. Với năng suất sản xuất của cả trung tâm không đạt được như kỳ vọng, TTSXHAND liên tục thay đổi cơ cấu nhân sự và quy trình để tìm ra phương pháp tối ưu nhất. Tính đến đầu năm 2015, VinEcom đã cắt giảm một lượng nhân sự lớn, giảm quy mô của TTSXHAND xuống còn một nửa, hàng loạt cán bộ lãnh đạo cấp cao bị thay thế. Bên cạnh việc cắt giảm số lượng nhân sự, sơ đồ tổ chức cũng được xây dựng lại. Đặc biệt không còn sự tồn tại độc lập của các phòng như Sản xuất hình ảnh, chỉnh sửa hình ảnh, viết nội dung, kiểm duyệt sản phẩm cuối theo hàng ngang nữa mà hình thành các Ekip sản xuất theo chiều dọc. Một Ekip sản xuất sẽ bao gồm toàn bộ các công đoạn từ sản xuất hình ảnh cho đến khâu kiểm duyệt cuối. Chỉ giữ nguyên bộ phận Kế Hoạch - Báo Cáo – Kho đổi tên thành bộ phận Vận Hành. Việc thay đổi này cũng là dựa trên kinh nghiệm hoạt động thực tế và cũng là để phù hợp với hệ thống phần mềm VinIC do Onenet đang xây dựng.
Hình 3.6: Sơ đồ tổ chức mới của TTSXHAND 2015
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Bảng 3.4: Danh mục nhân sự phòng ban sau cơ cấu của TTSXHAND 2015
Tên Phòng Ban Số Nhân Sự
Ban Lãnh Đạo 6
Vận Hành 60
20 Ekip sản xuất 180
Kiểm Soát Chất Lượng nội bộ
10
Tổng số 256
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Giám Đốc TTSXHAND Phó Giám Đốc TTSXHAND Hà Nội Phó Giám Đốc TTSXHAND TP.HCM Phó Tổng Giám Đốc phụ trách TTSXHAND Trƣờng Phòng SXHAND HN Trƣờng Phòng SXHAND HCM Bộ phận Vận Hành Bộ phận Vận Hành 10 Ekip sản
Bảng 3.5: Số nhân sự trong một Ekip sản xuất mới Chức danh nhân viên Số Nhân Sự
Thợ chụp ảnh 1
Nhân viên chuẩn bị sản phẩm 2
Chỉnh sửa hình ảnh 2
Viết nội dung 2
Kiểm duyệt sản phẩm cuối 2
Tổng số 9
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
+ Thay đổi quy trình sản xuất
Tuy thay đổi mạnh về cơ cấu nhân sự nhưng quy trình sản xuất vẫn không thay đổi nhiều khi vẫn phải phải đi qua tuần tự các công đoạn từ lập kế hoạch, kho đi lấy hàng, chụp hình tại nhà cung cấp hoặc tại Studio của TTSXHAND, chỉnh sửa hình ảnh, viết nội dung, kiểm duyệt sản phẩm. Tuy nhiên khác với trước đây, việc viết nội dung và chỉnh sửa hình ảnh diễn ra đồng thời chứ không như quy trình cũ, viết nội dung phải làm sau và kéo theo kiểm duyệt sản phẩm cũng chậm trễ theo. Đặc biệt với việc hệ thống VinIC được hoàn thành sẽ khiến các khâu được thực hiện nhanh hơn khi mọi thao tác đều được thực hiện trên một hệ thống phần mềm đồng bộ. Sự mất liên lạc và thời gian chết giữa các khâu sản xuất sẽ được giảm thiểu tối đa.
Hình 3.7: Quy trình sản xuất hình ảnh nội dung mới trên VinIC
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Chụp ảnh tại nhà cung cấp Kế hoạch – Báo cáo Kho vận Chỉnh sửa hình ảnh Chụp ảnh tại Studio của VinEco m Viết nội dung Kiểm duyệt cuối cùng
- Xây dựng phần mềm VinIC
Do chỉ là một đơn vị chuyên về phần mềm giải pháp, việc Onenet có thể thấu hiểu được toàn bộ các công đoạn, dây chuyền làm việc của TTSXHAND đóng vai trò tối quan trọng trong việc xây dựng hệ thống phần mềm VinIC. Các chuyên gia, lãnh đạo của TTSXHAND và các lập trình viên, kỹ thuật của Onenet đã phải làm việc liên tục, ngày đêm để có thể tìm được tiếng nói, giải pháp chung. Việc đóng góp ý kiến này giúp cho VinIC hiểu rõ từng yêu cầu công việc của từng vị trí nhân viên để từ đó tối ưu, hệ thống hóa từng công đoạn đó lên phần mềm. Nhiệm vụ chính của phần mềm VinIC là đưa toàn bộ hoạt động lập kế hoạch sản xuất, quản lý sản phẩm tại kho, quản lý hình ảnh sản xuất qua các khâu chụp, chỉnh sửa, viết nội dung, kiểm duyệt cuối được làm toàn bộ trên một hệ thống phần mềm xuyên suốt thay vì làm thủ công như trước đây. Hệ thống phần mềm VinIC cũng sẽ liên kết chặt chẽ và đồng bộ với các hệ thống phần mềm khác của VinEcom như website Adayroi.com.
Hình 3.8: Giao diện hoạt động trên phần mềm VinIC
VinIC là một phần mềm được xây dựng và hoạt động trên hệ thống máy tính, vận hành trên mạng Internet hoặc mạng nội bộ của công ty. Hệ thống mô phỏng theo các công đoạn thực tế của SXHAND mà thực hiện xây dựng thành các mục chức năng ứng với các tài khoản đăng nhập tương tự. Phần mềm sẽ giúp kết nối các khâu sản xuất thành một quy trình khép kín, liền mạch, chặt chẽ lại với nhau.
Phần mềm Phần mềm VinIC được áp dụng sẽ góp phần làm thay đổi hoàn toàn bộ mặt sản xuất của trung tâm SXHAND từ lập kế hoạch, lấy hàng, chụp và chỉnh sửa hình ảnh, hậu kỳ cho đến mọi khâu quản lý khác.
- Thực hiện chuyển giao: Sau khoảng thời gian 4 tháng nghiên cứu, phát triển, xây dựng, đến tháng 7-2015, Onenet đã cho ra đời phiên bản VinIC 1.0 dùng thử và tiến hành bàn giao, đào tạo cho TTSXHAND VinEcom bắt đầu thử nghiệm sản xuất. Các Ekip sản xuất từng bước được đào tạo sử dụng, hoạt động trên hệ thống phần mềm VinIC. Ban lãnh đạo và các chuyên gia của TTSXHAND VinEcom cũng bắt tay vào đánh giá tính hiệu quả và xây dựng các chỉ tiêu hợp lý cho hệ thống phần mềm quản lý này.
3.2.1.3 Sử dụng – cải tiến
Từ tháng 7-2015 đến nay, VinEcom vẫn tiếp tục công đoạn chuyển giao và từng bước đào tạo cho nhân viên nhằm áp dụng rộng hơn công nghệ mới này vào sản xuất. Tuy nhiên do quy mô của TTSXHAND vẫn rất đông, năng suất sản xuất vẫn phải đáp ứng hàng ngày nên chưa thể có đủ thời gian đào tạo, áp dụng đại trà công nghệ mới để thay thế hoàn toàn mà vẫn phải hoạt động song song giữa thử nghiệm và sản xuất theo mô hình mới.
Một số kết quả đạt được: 5/20 Ekip đã được đào tạo thực hiện tốt trên phần mềm VinIC.
Sản lượng của các Ekip được thử nghiệm đạt 80 sản phẩm/ngày/ Ekip so với 50 sản phẩm/ ngày/ Ekip của các Ekip vẫn hoạt động ngoài hệ thống.
Bảng 3.6 So sánh năng suất làm việc trung bình của từng vị trí nhân viên qua từng công nghệ quản lý áp dụng
Nhân viên Kết quả TB /KPI /ngày/nhân viên (cũ – 2014 ) Kết quả TB /KPI /ngày/nhân viên ( hiện nay-2015 không dùng VinIC) Kết quả TB /KPI /ngày/nhân viên ( hiện nay – 2015 trên VinIC) Kế hoạch 60/100/1/1 70/100/1/1 90/100/1/1 Chụp ảnh 30/100/1/1 50/100/1/1 80/100/1/1 Chuẩn bị sản phẩm
Không có KPI Không có KPI Không có KPI Chỉnh sửa ảnh 20/50/1/1 25/50/1/1 40/50/1/1 Viết nội dung 20/50/1/1 25/50/1/1 40/50/1/1 Kiểm duyệt cuối 20/50/1/1 25/50/1/1 40/50/1/1
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)