CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy, cơ cấu nhân sự của TTSXHAND
Được xây dựng, đầu tư một số vốn khổng lồ lên tới hơn 1000 tỷ đồng cùng với lượng nhân sự đông đảo hàng nghìn người, VinEcom nói chung và TTSXHAND nói riêng đã vấp phải khó khăn trong việc quản lý, sử dụng các nguồn lực đó gây ra tình trạng không hiệu quả, thất thoát. Ngoài ra việc tuyển dụng nhân sự quá nhiều trong một thời gian ngắn cũng khiến lực lượng lao động có trình độ không đồng đều. Nhiều trường hợp nhân sự còn rất trẻ, mới ra trường và không có kinh nghiệm. Khi làm việc trong môi trường lớn, chuyên nghiệp và áp lực cao khiến lực lượng nhân sự này bị ngợp và không theo kịp tiến độ từ đó không đáp ứng được yêu cầu chất lượng công việc chung, dẫn tới hậu quả dây chuyền là ảnh hưởng đến kết quả của cả tập thể, bộ máy.
Những phòng ban đầu tiên trong TTSXHAND được xây dựng lên nhờ kinh nghiệm làm việc của các lãnh đạo. Tuy nhiên đó là các kinh nghiệm ở các tổ chức, công ty nhỏ hơn VinEcom rất nhiều nên khi áp dụng vào một bộ máy tổ chức lớn như tại VinEcom, nó trở nên không phù hợp và nhanh chóng gặp rất nhiều vướng mắc khó khăn trong vận hành, quản lý. Việc có một bộ máy, cơ cấu bất ổn sẽ rất
khó khăn trong việc tiếp thu, chuyển giao các công nghệ mới. Cho dù công nghệ mới có tốt đến đâu nhưng nếu không có cơ cấu, bộ máy nhân sự tốt sẽ không thể tận dụng được công nghệ đó.
Để giải quyết các bài toán trên, cần từng bước tháo gỡ các vấn đề.
4.1.1 Tinh giảm bộ máy nhân sự
Đầu tiên, cần tinh giảm bộ máy nhân sự một cách hợp lý, ổn định lại bộ máy nhân sự hiện tại. Trong một thời gian dài, bộ máy cồng kềnh của TTSXHAND hoạt động không hiệu quả và năng suất kém gây nên lãng phí. Trình độ nhân sự không đồng đều dẫn đến những hệ quả dây chuyền trong hoạt động sản xuất. Từ đó cần phải tinh giảm bộ máy nhân sự xuống quy mô phù hợp. Tuy nhiên để làm việc này lại cần phải đồng bộ, chính xác và thận trọng. Việc cắt giảm nhân sự hàng loạt rất dễ gây ra các hậu quả khó lường cho tâm lý nhân viên, đặc biệt là những người tiếp tục ở lại làm việc.
4.1.2 Vai trò của quản lý cấp trung
Tăng lương, đề cao thêm vai trò chủ động lãnh đạo của đội ngũ quản lý cấp trung là các trưởng phòng, trưởng nhóm, những người trực tiếp quản lý và có nhiều kinh nghiệm nhất trong điều hành, làm việc thực tế, là cầu nối giữa các cán bộ cấp cao và nhân sự làm việc trực tiếp. Các quản lý cấp trung là các nhân sự then chốt trong suốt quá trình xây dựng, tiếp nhận và sử dụng chuyển giao công nghệ. Lực lượng quản lý cấp trung như là xương sống cho toàn bộ hoạt động của TTSXHAND, lực lượng này được xây dựng chất lượng, ổn định, vững chắc sẽ giúp ổn định được toàn bộ hệ thống nhân sự. Các quản lý cấp trung bao gồm :
- Trưởng phòng SXHAND : Quản lý toàn bộ các hoạt động và nhân viên của TTSXHAND
- Trưởng nhóm Vận Hành : Quản lý toàn bộ các nhân viên kế hoạch, nhân viên kho vận, nhân viên phụ trách báo cáo. Trưởng nhóm vận hành chịu sự giám sát trực tiếp từ Trưởng phòng SXHAND
1 Ekip sản xuất, thường là các vị trí kiểm tra sản phẩm cuối. Trưởng các Ekip sản xuất sẽ điều hành công việc của Ekip và báo cáo với trưởng nhóm Vận Hành.
Hình 4.1: Sơ đồ quản lý cấp trung của TTSXHAND
(Nguồn: Bộ phận Vận Hành - TTSXHAND - VinEcom)
Hướng sự tập trung của các cán bộ quản lý cấp trung vào chuyên môn sản xuất và chuyển giao công nghệ mới. Trước đây, các cán bộ quản lý cấp trung của TTSXHAND phải quan tâm rất nhiều đến các công việc bên lề như cơ sở vật chất dư thừa, lãng phí, công tác nhân sự xáo trộn liên tục, ổn định tâm lý cho nhân sự, họp và báo cáo rất nhiều khiến cho việc điều hành sản xuất và các vấn đề chuyên môn khác bị ảnh hưởng liên tục. Chính vị vậy, cần nhanh chóng ổn định, tập trung những nhân sự này vào công tác quản lý, đào tạo và chuyển giao công nghệ.
4.1.3 Lãnh đạo cấp cao
Lãnh đạo cấp cao là các bộ não của công ty cũng như TTSXHAND. Họ phải chịu nhiều sức ép từ các chỉ số sản xuất, kinh doanh, chi phí nên áp lực là rất lớn. Trong năm 2014, tình hình sản xuất của TTSXHAND không được như kỳ vọng đã khiến cho hàng loạt cán bộ cả cấp cao lẫn cấp trung phải ra đi nhanh chóng mà không kịp rút ra bài học nào gây ra những hệ quả dây chuyền hàng loạt từ trên xuống và để lại càng nhiều gánh nặng không lời giải cho đội ngũ kế cận. Trước tình hình đó, ban lãnh đạo tập đoàn Vingroup cũng như của công ty VinEcom cần có
Trƣờng Phòng SXHAND HN Trƣởng Bộ phận Vận Hành Hà Nội Các trƣởng Ekip sản xuất Hà Nội Trƣờng Phòng SXHAND HCM Trƣởng Bộ phận Vận Hành HCM Các trƣởng Ekip sản xuất HCM
mình. Cần có một sự chấp nhận thất bại để rút kinh nghiệm như là một sự đầu tư để VinEcom cùng có thời gian hoàn thiện và tiến lên.
4.1.4 Hoàn thiện quy trình làm việc
Khi đã có thể ổn định được các vị trí lãnh đạo cấp cao, cấp trung và bộ máy nhân sự, cần gấp rút xây dựng hoàn thiện quy trình làm việc chuẩn xác cho từng phòng ban, vị trí. Là một bộ máy sản xuất cồng kềnh và bao gồm nhiều công đoạn hoạt động với bàn tay con người nên không thể tránh khỏi các sai xót khi hoạt động. Để cho ra một sản phẩm hình ảnh đưa lên website Adayroi.com, sản phẩm đó phải đi qua 6 công đoạn nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau : Lập kế hoạch, lưu kho, chụp ảnh, sửa ảnh, viết nội dung, kiểm duyệt, ngoài ra còn một công đoạn trước đó của đội kinh doanh phải đàm phán ký kết hợp tác với các nhà cung cấp sản phẩm. Nếu không có một quy trình làm việc chuẩn và chặt chẽ thì công việc rất dễ bị tắc và ùn lại với vô vàn vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Một số quy trình cần hoàn thiện :
- Quy trình của nhân viên kế hoạch khi làm việc với nhà cung cấp. Rất nhiều kế hoạch bị hỏng ngay từ khâu này dẫn đến toàn bộ KPI trong ngày của nhân viên bị hủy bỏ và toàn bộ 1 Ekip không có việc để làm. Quy trình này cần quy định rõ cho nhân viên kế hoạch các bước thực hiện công việc và các bước xử lý các vấn đề phát sinh đáng tiếc có thể xảy ra. Ngoài ra còn rất nhiều vấn đề về hàng hóa hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, sản xuất.
- Quy trình lấy hàng, lưu kho, đưa sang sản xuất, bảo quản hàng hóa. Hàng loạt lỗi lầm trong quá trình lưu kho, bảo quản hàng hóa khiến VinEcom đã phải bồi thường hàng hóa cho đối tác lên đến hàng trăm triệu đồng gây thiệt hại cả về vật chất lẫn uy tín của VinEcom với đối tác. Việc các lộ trình lấy hàng cũng cần phải được tính toán, quản lý chặt chẽ tránh gây lãng phí, thất thoát.
- Quy trình chụp ảnh, bảo quản hàng hóa khi chụp ảnh. Đây là quy trình đáng lưu ý số một của TTSXHAND vì đây là hoạt động quan trọng nhất trong khâu SXHAND và cũng gây hỏng hóc hàng hóa nhiều nhất. Việc sử dụng hàng mẫu không có ý thức sẽ gây thiệt hại vô cùng lớn bên cạnh việc chụp những tấm hình
xấu sẽ khiến cho toàn bộ các công đoạn chỉnh sửa, viết nội dung phía sau sau và sản phẩm cuối khi lên website sẽ xấu. Việc trả lại các sản phẩm xấu sẽ gây thiệt hại và mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, cần hướng dẫn thật kỹ từng bước chụp hình theo chuẩn cũng như có các chế tại trong việc bảo quản hàng hóa.
- Quy trình chỉnh sửa hình ảnh, viết nội dung và kiểm duyệt hình ảnh. Đây là các khâu hậu kỳ để hoàn thiện sản phẩm của TTSXHAND. Việc thiếu thống nhất trong các mẫu, phong cách trước khiến cho việc sản phẩm làm hậu kỳ bị thay đổi và sửa đi sửa lại liên tục. Ví dụ các bức hình trước đây có tiêu chuẩn phông nền xanh, nhưng sau một cuộc họp lại có sự yêu cầu thay đổi các sản phẩm thời trang cần đổi sang phông nền trắng, từ đó đội chỉnh sửa hình ảnh phải sửa lại hàng ngàn hình ảnh sản phẩm từ xanh sang trắng. Cần thống nhất lại toàn bộ các công đoạn này theo một chuẩn nhất định và đồng bộ, điều này sẽ khiến tiết kiệm thời gian và công sức cho các khâu hậu kỳ.
- Quy trình xây dựng các chỉ tiêu sản xuất, thông số đánh giá, yêu cầu chất lượng cũng cần được hoàn thiện, thống nhất và nâng cao dần. Các chỉ tiêu đánh giá cần được tính toán sát thực dựa trên tình hình nhân sự và điều kiện khách quan. Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cần phải được hoàn chỉnh, thống nhất, tránh lặp lại các thay đổi gây ra rất nhiều thiệt hại.
Việc hoàn thiện quy trình làm việc sẽ là bước tiền đề quan trọng cho việc áp dụng sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm VinIC sau này. Tất cả sẽ tạo thành một cải tiến lớn trong toàn bộ công nghệ vận hành quản lý của TTSXHAND.
4.1.5 Tuyển dụng nhân sự
Tiêp tục tập chung tuyển dụng nhân sự chất lượng cao, phù hợp với mô hình mới cho VinEcom nói chung và TTSXHAND nói riêng. Mặc dù tiến hành tinh giảm số lượng nhân sự quy mô lớn nhưng TTSXHAND vẫn luôn thiếu các nhân sự chất lượng cao, có kinh nghiệm và đặc biệt là thiếu hụt lực lương lao động có trình độ công nghệ cao để phù hợp với các thay đổi mới. Các vị trị nhân sự cần đặc biệt quan tâm như :
- Nhân viên vận hành kế hoạch : Đây là các vị trí cần đặc biệt quan tâm bởi nhân viên vận hành kế hoạch là những người phải thực hiện rất nhiều công việc và phải nắm bắt được hoạt động của tất cả các khâu sản xuất còn lại. Một vị trí năng động và phải có kiến thức rộng cả về chuyên môn lẫn công nghệ và sự năng động trong giao tiếp khi làm việc với các nhà cung cấp là khách hàng, đối tác.
- Nhân viên chụp hình : Là vị trí yếu nhất về mặt công nghệ trong các vị trị của hoạt động sản xuất hình ảnh của TTSXHAND nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng và thiết yếu. Công tác đào tạo kiến thức về công nghệ cho vị trí này chiếm rất nhiều nguồn lực và thời gian của VinEcom.
- Các vị trí khác : Vẫn liên tục phải tìm kiếm và sẵn sàng thay thế khi cần thiết khi mà đội ngũ nhân sự là rất đông, việc có các nhân viên nghỉ việc đột ngột diễn ra thường xuyên.