(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM)
Chiết khấu thanh toán
Chiết khấu thanh toán là một khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng. Việc thực hiện chiết khấu thanh toán liên quan đến hai yếu tố là thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Thời hạn chiết khấu thanh toán là khoảng thời gian nếu người mua thanh toán trước hoặc trong thời hạn đó thì người mua được hưởng khoản chiết khấu thanh toán. Tỉ lệ chiết khấu thanh toán là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hay giá bán ghi trên hóa đơn được khấu trừ cho người mua nếu người mua thanh toán trong thời hạn chiết khấu.
Thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu thể hiện điều khoản tín dụng thương mại của doanh nghiệp, có thể được viết dưới dạng quy ước. Ví dụ: “2/10, net 30” có nghĩa là khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu là 2% nếu thanh toán tiền mua hàng trong vòng 10 ngày kể từ ngày khách hàng nhận được hàng, sau 10 ngày thì sẽ không nhận được khoản chiết khấu trên mà sẽ phải thanh toán toàn bộ tiền hàng trong thời hạn tối đa mua chịu là 30 ngày.
Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí đầu tư khoản phải thu, nhưng sẽ làm giảm doanh thu thuần bán hàng, do đó làm giảm lợi nhuận. Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, giảm lợi nhuận. Liệu giảm chi phí đầu tư khoản phải thu có đủ bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không?
Mô hình 1.3 Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu
(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM) Ngược lại, khi doanh nghiệp giảm tỷ lệ chiết khấu thì sẽ làm tăng kỳ thu tiền bình quân, tăng doanh thu, tưng lợi nhuận và kèm theo đó là tăng khoản phải thu và tăng chi phí cho quản lý khoản phải thu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu thì rủi ro từ việc khó đòi nợ sẽ giảm, doanh nghiệp quản lý dòng tiền thu vào tốt hơn. Mỗi mô hình đều có những mặt lợi và hại riêng, vì vậy mà tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, tình hình tài chính hiện có của bản thân doanh nghiệp mình mà các doanh nghiệp sẽ xây dựng các mô hình sao cho phù hợp và giảm thiếu tối đa có thể các khoản nợ khó đòi.
Mô hình 1.4 Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu
(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM)
Chính sách thu tiền
Chính sách tín dụng liên quan đến quá trình thực hiện những khoản phải thu đáo hạn của doanh nghiệp. Chính sách thu nợ có mục đích sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện việc thu tiền với các hóa đơn đáo hạn. Nó cũng liên quan đến việc định thời hạn cho chi tiêu các nguồn lực đó. Những biện pháp được áp dụng để thu hồi nợ phải thu như gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến trực tiếp Thực tế cũng cho thấy khi doanh nghiệp áp dụng những biện pháp cứng rắn để cố gắng đòi được nợ thì cơ hội thu hồi nợ cũng lớn hơn, nhưng có thể phát sinh thêm chi phí thu tiền. Ngoài ra, một số khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh thu tương lai có thể bị giảm sút.
Ảnh hưởng của rủi ro bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu? Chúng ta xem xét một số mô hình ra quyết định trong quản trị các khoản phải thu.
Mô hình 1.5 Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu
(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM)
Mô hình 1.6 Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu
(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM)
Các phân tích trên chúng ta đều ngầm giả định rằng không có tổn thất do nợ không thể thu hồi. Thật ra chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Trong phần này chúng ta sẽ phân tích xem rủi ro bán chịu ảnh hưởng như thế nào qua xem xét mô hình sau đây:
Mô hình 1.7 Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi ro từ bán chịu
(Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho - Đại học kinh tế TP. HCM)
b) Xác định các bộ phận tham gia quản lý khoản phải thu
Hầu hết các doanh nghiệp đều có các bộ phận chuyên trách thực hiện công việc quản trị khoản phải thu và các nhà quản trị cần phối hợp với các bộ phận để đưa ra các quyết định chính xác mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
Phòng kế toán và kế hoạch là hai phòng ban thường xuyên đảm nhận việc phân tích số liệu, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định về các khoản phải thu.
Tùy theo từng mô hình quản trị khoản phải thu mà doanh nghiệp áp dụng sẽ quyết định nguồn nhân lực cho công tác quản trị và thu nợ là nhiều hay ít.
c) Kiểm soát và đánh giá công tác quản trị khoản phải thu
Sau khi các hoạt động quản trị khoản phải thu được thực hiện dưới sự điều hành của những cá nhân và các bộ phận trong doanh nghiệp, thì doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra, đánh giá lại các hoạt động đó.
Đánh giá hiệu quả quản lý khoản phải thu là một vấn đề then chốt trong các doanh nghiệp. Vì vậy, việc doanh nghiệp phân tích hiệu quả quản lý khoản phải thu
Độ dài thời gian của các khoản phải thu (ngày)
Tỉ lệ của từng khoản nợ phải thu so với tổng số nợ phải thu(%)
0-15 30%
16-30 40%
sẽ đánh giá được chất lượng trong quản lý, xây dựng chính sách bán hàng, chính sách tín dụng thương mại, uy tín của doanh nghiệp đối với bạn hàng,.. .từ đó có thể vạch ra những phương án mới để nâng cao hơn nữa kết quả sản xuất kinh doanh và hiệu quả sử dụng các khoản phải thu.
d) Những biện pháp chủ yếu quản trị khoản phải thu
Để nhanh chóng thu hồi công nợ, hạn chế việc phát sinh thêm chi phí, giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần coi trọng các biện pháp sau đây:
Xây dựng chính sách thu hồi nợ
Chính sách thu hồi nợ phải tuân theo nguyên tắc chi phí quản lý và các chi phí khác phát sinh liên quan tới thu hồi nợ không được vượt quá lợi ích thu được.
Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng: Thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét đánh giá tình hình nợ phải thu, kỳ thu tiền trung bình so với dự kiến:
Npt = Sd x Kpt Trong đó :
Npt: Nợ phải thu dự kiến trong năm kế hoạch .
Sd: Doanh thu bán hàng bình quân một ngày trong năm kế hoạch. Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm kế hoạch.
Thông thường kỳ thu tiền bình quân trong năm kế hoạch được xác định dựa trên cơ sở xem xét kỳ thu tiền bình quân thực tế năm báo cáo và những yếu tố dự kiến thay đổi, điều chỉnh trong năm kế hoạch. Kỳ thu tiền bình quân thực tế được xác định theo công thức sau :
ɪ ,v λ Khoản phải thu bình quằn trong kỳ
Kỳ thu tiền bình quần =--- - -—-———ς— ---—- - - -—
' ' Doanh thu thuấn trong kỳ
22
Kỳ thu tiền trung bình cho biết khoảng thời gian cần thiết để doanh nghiệp thu hồi lại vốn của mình từ khách hàng. Khoảng thời gian càng dài thì vốn của doanh nghiệp càng bị chiếm dụng, chi phí phải bỏ ra để bù đắp thiếu hụt vốn càng lớn.
Phân tích nợ phải thu sắp xếp theo tuổi của khoản phải thu, chuẩn bị và thực hiện các biện pháp thu hồi các khoản nợ đến hạn và tình hình thu hồi nợ
Ví dụ: sắp xếp tuổi thọ của các khoản phải thu của công ty A đến ngày 31/3. Bảng 1.2 Biểu thời gian các khoản phải thu tính đến ngày 31/3
31-45 15%
46-60 8%
61-75 4%
76-90 3%
Khi phân tích tuổi của các khoản nợ cần phân tổ nợ phải thu theo từng khoảng thời gian hay nói cách khác là theo “tuổi” của nợ phải thu. Trên cơ sở đó, xác định trọng tâm quản lý và đề ra biện pháp quản lý thích hợp.
Xác định mức giới hạn của nợ phải thu: Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, cần xác định mức giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu:
a te,T1 Nợ phải thu từ khách hàng
Hệ SO nợ phải thu = —-7---———- —---
Doanh SO hàng bán ra
e) Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn.
Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ
Cần phải chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Chủ động thực hiện các biện pháp thu hồi nợ
Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. Cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp. Có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động
“Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.”( Tại Khoản 3 Điều 2 Thông tư 228/2009/TT-BTC ).
Tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư này quy định: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trịđối với khoản nợ phải thuquá hạn từtrên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trịđối với khoản nợ phải thuquá hạn từ1 năm đến dưới 2năm. + 70% giá trịđối với khoản nợ phải thuquá hạn từ2 năm đến dưới 3năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Tên khách hàng
Số phải thu của khách hàng đến hạn Số phải thu của khách hàng quá hạn Đầu kỳ Cuối Tăng, giảm Đầu kỳ Cuối kỳ Tăng, giảm
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ phòng ngừa rủi ro tín dụng
Hiện nay, bao thanh toán trong và ngoài nước có thể xem là công cụ ngân hàng cung cấp nhằm giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro tín dụng một cách hiệu quả. Bằng cách này, trước hết ngân hàng chấp nhận rủi ro tín dụng thay cho doanh nghiệp, sau đó bằng lợi thế trung gian của mình, ngân hàng có thể hóa giải hay trung hòa rủi ro đó. Các ngân hàng thương mại ở Việt Nam hiện nay như Vietcombank, ACB,OCB và một số ngân hàng khác trong những năm gần đây đã có nhiều nỗ lực giới thiệu và sớm đưa dịch vụ này ra thị trường nhằm phục vụ nhu cầu quản lý rủi ro bán chịu hàng hóa của doanh nghiệp.
Sử dụng linh hoạt các nghiệp vụ trên thị trường tiền tệ để phòng ngừa rủi ro
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro từ việc bán chịu bằng cách sử dụng linh hoạt các nghiệp vụ trên thị trường tiền tệ để phòng ngừa rủi ro. Doanh nghiệp vay ngoại tệ sẽ thu được trong tương lai từ khoản phải thu với kỳ hạn tương ứng và chuyển sang nội tệ để đáp ứng nhu cầu đầu tư hoặc chi tiền hiện tại. Khi thực hiện biện pháp này thì doanh nghiệp cần phải so sánh giữa mức lãi suất vay ngoại tệ với số tiền lãi thu được khi đầu tư để có quyết định nên phòng ngừa hay không phòng ngừa. Nếu số tiền để trả lãi vay lớn hơn số tiền lãi thu được khi đầu tư thì không nên phòng ngừa bằng phương pháp này, còn nếu ngược lại thì nên phòng ngừa.
Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng
Chẳng hạn, một nhân viên kế toán phụ trách theo dõi khoản phải thu của khách hàng không nên phụ trách luôn việc thu tiền vì trong trường hợp này rất có thể nhân viên chiếm dụng khoản tiền thu được mà không ghi vào sổ sách kế toán ...Khi sử dụng nhiều người phụ trách các công việc khác nhau, việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận sẽ dễ phát hiện được những sai phạm và giảm bớt những
25
hành vi gian lận. Nguyên tắc này thường bị vi phạm ở những doanh nghiệp vì số lượng nhân viên ít.
Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ
Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng nôi dung thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, dài hạn và ghi chép theo từng lần kế toán. Để thu hồi nợ nhanh chóng và chặt chẽ, bộ phận bán chịu cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên. Định kỳ đối chiếu với từng khách hàng các khoản nợ đã thu hồi, số nợ còn phải thu, thông báo cho khách hàng các khoản nợ đến hạn thanh toán để họ chuẩn bị nguồn trả nợ.
Chẳng hạn, các doanh nghiệp có thể mở sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cụ thể theo từng tiêu thức: Đối tượng, thời hạn thanh toán như chưa đến hạn, sắp đến hạn, quá hạn bao nhiêu ngày, khả năng tài chính,.... Từ đó, ta tổng hợp các khoản phải thu khách hàng theo các tiêu thức đã lập chi tiết. Đồng thời so sánh số dư cuối kỳ so với số dư đầu kỳ để thấy được quy mô và tốc độ tăng giảm của khoản phải thu. Thông qua kết quả phân tích ta có thể thấy được số vốn bị chiếm dụng, từ đó ta có các biện pháp thu hồi nợ phù hợp. Dựa vào sổ chi tiết của người mua, ta tổng hợp và phân tích tình hình phải thu của khách hàng theo bảng dưới đây:
kỳ Tuyệtđối Tươngđối Tuyệtđối Tươngđối
1 ^2 ^3 ^4 ^5 ^6 ~ĩ 1 ^9
(Nguồn: Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính - NXB Đại học kinh tế quốc dân)
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị các khoản phải thu