1 .Tổng quan nghiên cứu
2.2 Thực trạng công tác quản trị khoản phải thu của CôngTy Cổ Phần
2.2.2 Thực trạng công tác quản trịcác khoản phải thu tại côngty Cổ
ĐTSK và TM H&A.
a) Xây dựng chính sách tín dụng
Tiêu chuẩn tín dụng
Giai đoạn 2017-2018, công ty áp dụng duy nhất một tiêu chuẩn tín dụng cho tất cả các khách hàng sử dụng máy móc thiết bị, các dịch vụ về Thẩm mỹ - Làm đẹp mà công ty cung cấp. Các khách hàng khi mua sản phẩm, dịch vụ của công ty muốn được cấp tín dụng thì cần phải đáp ứng được một tiêu chí trong các tiêu chí sau: -Có tình hình tài chính tốt hoặc kinh doanh ổn định. Công ty sẽ xem xét tình hình và kết quả kinh doanh của khách hàng để đưa ra quyết định cấp tín dụng phù hợp. -Là khách hàng có lịch sử mua hàng nhiều lần, có lịch sử thanh toán tốt đối với công ty.
Ngoài ra, vẫn có những trường hợp khách hàng được công ty linh động trong việc cấp tín dụng mà không thỏa mãn một trong các điều kiện trên như: khách hàng là người thân, người quen của nhân viên trong công ty; khách hàng đang có tài chính không tốt nhưng nếu xét thấy các yếu tố khách quan khác tốt thì vẫn có thể được cấp tín dụng và một số trường hợp khác nữa.
Điều khoản tín dụng *Thời hạn tín dụng
Thời hạn tín dụng thì không được quy định theo một mức cụ thể. Tùy thuộc vào từng trường hợp khách hàng khác nhau mà có quy định riêng. Công ty luôn khuyến khích khách hàng mua hàng thanh toán ngay hoặc trả trước, tuy nhiên đối với các khách hàng thỏa mãn tiêu chí về tiêu chuẩn tín dụng thì vẫn sẽ được cấp tín dụng.
Đối với tất cả khách hàng khi mua hàng hóa, dịch vụ của công ty đều phải đặt cọc một số tiền trước khi nhận máy móc, dịch vụ. Số tiền phải đặt cọc là bao nhiêu thì tùy thuộc vào người mua nhưng ít nhất là 10% giá trị hợp đồng kinh tế.
Đối với khách hàng thanh toán ngay thì khách hàng phải thanh toán ngay sau khi bàn giao máy ( bao gồm cả việc kiểm tra máy, chạy thử máy, hướng dẫn sử dụng, bảo hành...), mỹ phẩm, dịch vụ. Đối với khách hàng được cấp tín dụng thì số tiền còn lại mà khách hàng phải thanh toán được phép trả thành nhiều lần theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký (tùy theo từng đối tượng khách hàng khác nhau mà hợp đồng sẽ có điều khoản quy định cụ thể riêng).
Quy định về thời hạn tín dụng đối với khách hàng được cấp tín dụng của công ty được áp dụng trong giai đoạn này như sau:
Đối tượng 1: Những khách hàng có hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 300 triệu đồng thì có thời gian thanh toán là sau 30 ngày kể từ ngày công ty bàn giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Đối tượng 2: Những khách hàng có hợp đồng kinh tế có giá trị từ 300 đến 500 triệu đồng thì khách hàng được trả tiền từ hai đến ba lần, lần đầu là sau 30 ngày kể từ ngày bàn giao hàng hóa. Các lần trả kế tiếp cách lần trả trước đó là 20 ngày.
Đối tượng 3: Những khách hàng có hợp đồng kinh tế có giá trị từ 500 triệu đồng đến 1 tỷ đồng thì khách hàng được trả tiền từ ba đến bốn lần, lần đầu là sau 30 ngày kể từ ngày bàn giao hàng hóa. Các lần trả kế tiếp cách lần trả trước đó là 20 ngày.
Đối tượng 4: Những khách hàng có hợp đồng kinh tế có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên đồng thì khách hàng được trả tiền từ bốn đến năm lần, lần đầu là sau 30 ngày kể từ ngày bàn giao hàng hóa. Các lần trả kế tiếp cách lần trả trước đó là 20 ngày.
Đối tượng 5: Những khách hàng thuộc trường hợp ngoại lệ, không thỏa mãn tiêu chuẩn tín dụng mà vẫn được công ty cấp tín dụng có hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 300 triệu đồng thì thanh toán làm 2 lần, lần đầu là sau 20 ngày bàn giao hàng hóa, dịch vụ, lần thanh toán kế tiếp cách lần thanh toán đầu là 20 ngày; các hợp đồng kinh tế từ 300 đến 500 triệu đồng thì thanh toán làm 3 lần. Thời hạn thanh toán của các hợp đồng kinh tế này cũng tương tự như đối tượng 1 và 2.
Đối tượng 6: Đối với tất cả các khách hàng mua hàng tại công ty nếu muốn mua tiếp hàng hóa, dịch vụ trong khi chưa thanh toán hết các khoản nợ trong thời
hạn quy định thì phải hoàn thành nghĩa vụ trả nợ cho hợp đồng đang được cấp tín dụng từ 95% giá trị hợp đồng kinh tế trở lên.
Công ty luôn khuyến khích khách hàng thanh toán ngay hoặc trả trước, vì vậy đối với khách hàng được cấp tín dụng nếu như hoàn thành sớm và đúng thời hạn nghĩa vụ trả nợ cho công ty thì đối với cả hai bên đều có lợi. Với công ty thì thu hồi được nợ phải thu còn khách hàng thì sẽ không phải chịu khoản tiền lãi là 0.06%/ngày kể từ ngày đến hạn cho tới ngày thanh toán.
Chính sách chiết khấu
Hiện tại công ty chỉ áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng mua hàng thanh toán ngay hoặc trả trước là 1% giá trị hợp đồng kinh tế. Đối với các khách hàng được cấp tín dụng thì công ty không có chính sách chiết khấu dành cho các khách hàng này.
Chính sách thu nợ
Sau khi bàn giao hàng hóa và xuất hóa đơn cho khách hàng, tất cả các khách hàng đều được quản lý trên phần mềm bán hàng. Đối với khách trả tiền ngay hoặc trả tiền trước thì tiến hành thu tiền hoặc ghi giảm chỉ tiêu phải thu khách hàng. Đối với những khách hàng được cấp tín dụng thì khi sắp đến thời hạn thanh toán tiền thì kế toán công nợ của công ty sẽ gọi điện trực tiếp để thông báo tới khách hàng (công ty ít khi gửi thư thông báo nhắc nợ vì hiệu quả mang lại không cao, khách hàng rất ít khi phản hồi lại cho công ty). Đến hạn thanh toán, công ty sẽ cử người đến thu tiền nếu như khách hàng không muốn chuyển khoản. Trường hợp khách hàng kéo dài việc không thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán thì công ty sẽ có biện pháp mạnh hơn.
b) Tình hình thực hiện quản trị khoản phải thu của công ty
Phải thu của khách hàng
Qua bảng 2.7, ta có thể thấy được giá trị khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong năm 2017 và 2018 trong tổng các khoản phải thu. Năm 2016, chỉ tiêu này có tỷ trọng rất khiêm tốn chỉ chiếm 5,571%. So với năm 2016,
phải thu khách hàng năm 2017 tăng lên rất mạnh, tăng 2.268.683.656 đồng tương đương với 5012,120%. Nguyên nhân của việc khoản phải thu tăng lên đột biến như vậy là do năm 2016 ngoài việc thu tiền từ bán hàng chịu về còn có khoản tiền khách hàng trả tiền trước nhiều dẫn đến dư nợ cuối kỳ của tài khoản 131 thấp hơn rất nhiều so với năm 2017. Sang năm 2017, dư có trong kỳ của tài khoản phải thu khách hàng thấp hơn so với dư nợ trong kỳ do số lượng khách hàng trả tiền trước giảm xuống so với năm 2016, nợ thu về ít hơn do đó mà dư nợ cuối kỳ của tài khoản này có giá trị lớn hơn rất nhiều so với năm 2016. Đặc điểm kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp máy móc, thiết bị thẩm mỹ, làm đẹp, cung cấp các linh kiện sửa chữa, phụ tùng, các dòng mỹ phẩm kèm theo và tất cả các sản phẩm này đều phải nhập khẩu về nước khi có nhu cầu. Giá trị của hàng hóa mà công ty xuất ra thị trường là khá lớn nên hầu hết thời gian thanh toán của khách hàng chậm nhiều (khoảng từ 1 tháng đến 6 tháng) và hầu như số tiền phải thu của khách hàng năm 2017 đều là những hợp đồng được ký kết vào thời điểm 3 tháng cuối năm vì vậy mà số tiền phải thu là khá nhiều. Ngoài ra, khách hàng chủ yếu của công ty là các spa, các cơ sở làm đẹp và một số ít là các bệnh viện trong khi giá trị hàng hóa lại lớn nên tình trạng nợ quá hạn xảy ra khá nhiều. Mặt khác, nhằm sức cạnh tranh trên thị trường, công ty đã nới lỏng chính tín dụng, cho khách hàng được hưởng tín dụng thương mại dẫn đến các khoản phải thu tăng lên. Trong quá trình kinh doanh, nhận thấy doanh thu thuộc nhóm đối tượng 1,2,3 chiếm phần lớn tổng số doanh thu của công ty do đó công ty đã nới lỏng tín dụng đối với các đối tượng trên. Việc này đã giúp công ty tiêu thụ được một lượng lớn hàng tồn kho, tiết kiệm được các chi phí lưu kho, lưu bãi...hàng tồn kho lưu chuyển được tốt hơn. Bên cạnh đó, việc nà y cũng giúp công ty trở nên “phổ biến” hơn trên thị trường, tạo danh tiếng cũng như là uy tín cho công ty, từ đó có thể làm cho số lượng khách hàng của công ty tăng lên. Tuy nhiên, khi công ty cho khách hàng được hưởng tín dụng sẽ phức tạp hơn so với bán hàng thu tiền ngay, nới lỏng chính sách tín dụng cũng làm cho công ty gặp phải nhiều rủi ro như tăng chi phí quản lý khoản phải thu, phát sinh rủi ro về tài chính do nợ khó đòi, công ty có thể bỏ lỡ một số cơ hội đầu tư tìm kiếm lợi nhuận do không có đủ vốn để tham gia...
Đến năm 2018, phải thu khách hàng tiếp tục tăng lên 3.780.686.336 đồng tương ứng với 163,38% so với năm 2017. Năm 2018, chính sách tín dụng cũng không có sự thay đổi nhiều so với năm 2017, năm này doanh thu từ đối tượng 5 có sự tăng lên do công ty đã có sự linh hoạt hơn trong chính sách tín dụng đối với đối tượng này vì vậy mà khoản phải thu tiếp tục tăng lên nhiều so với năm 2017, các hóa đơn bị chậm thanh toán, quá hạn cũng tăng lên đáng kể. Tỷ trọng chỉ tiêu phải thu khách hàng năm 2018 mặc dù đã giảm xuống 19,49% so với năm 2017 nhưng vẫn còn ở mức khá cao. Điều này cho thấy công ty vẫn đang bị người mua chiếm dụng vốn và tồn đọng khá nhiều khiến cho việc thanh toán với chủ nợ gặp khó khăn, quay vòng vốn kinh doanh cũng như là vốn dành cho những dự án tìm kiếm lợi nhuận ở hiện tại và trong tương lai bị ảnh hưởng.
Bảng 2.9 Tình hình nợ khó đòi của công ty
Nợ khó đòi 1.475.00
0 55.090.000 0 182.695.20
Tỉ lệ nợ khó
đòi(%) 3,26
(Nguồn: Phòng Tài chính - kế toán của công ty) Qua bảng trên ta có thể thấy rằng giai đoạn 2017-2018 công ty đã nới lỏng tín dụng trong bán hàng tuy nhiên tỉ lệ nợ khó đòi lại giảm xuống ở dưới mức 4% và vẫn có thể kiểm soát được.
Mô hình quản trị khoản phải thu mà công ty áp dụng giai đoạn 2017-2018.
Từ năm 2017, công ty mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, thành lập thêm chi nhánh trong Hồ Chí Minh, tham dự các hội chợ, quảng bá, tiếp thị... nhằm
đưa hàng hóa, dịch vụ tới gần hơn với người tiêu dùng. Để tăng doanh thu, công ty đã thực hiện nới lỏng tín dụng trong chính sách bán hàng.
Mô hình 2.1 Mô hình quản trị khoản phải thu tại công ty Cổ phần H&A.
(Nguồn: Phòng Tài chính - Ke toán của công ty) Thông thường, nếu khách hàng của công ty không thanh toán đúng hạn, sau khi cán bộ công ty phụ trách công nợ gọi điện và đến chỗ khách hàng nhiều lần mà khách hàng vẫn không thanh toán thì công ty sẽ dùng các biện pháp mạnh, cưỡng chế để thu hồi nợ. Quy định văn bản là như vậy nhưng thực tế rất ít khi công ty dùng tới các biện pháp mạnh đối với khách hàng. Khi tiến hành thu hồi nợ, công ty phải rất mềm mỏng, nhượng bộ cũng như thông cảm rất nhiều cho khách hàng vì người chịu thiệt nhiều hơn là phía công ty. Nếu tiến hành các biện pháp cứng rắn với khách hàng thì công ty vừa bị mang tiếng, vừa mất khách hàng đồng thời nếu có tịch thu máy móc, dịch vụ về thì cũng không còn giá trị nhiều. Vì vậy, bằng mọi cách công ty phải thu được tiền về dù ít hay nhiều và có tốn thêm thời gian thì cũng phải chấp nhận. Việc công ty áp dụng mô hình 2.1 trên trong bán hàng đã khiến khoản phải thu tăng lên rất nhiều vào năm 2017 và 2018. Năm 2016, nợ phải thu của khách hàng rất khiêm tốn chỉ 45.263.954 đồng, qua hai năm sau nó đã tăng lên rất nhiều ở mức 2.313.947.610 đồng năm 2017 và chạm ngưỡng hơn 6 tỷ một chút vào năm 2018. Doanh thu thuần của hai năm này cũng tăng lên mức lần lượt là 46.152.377.788 đồng năm 2017 và 41.139.910.739 đồng năm 2018. Tuy nhiên, do
bản thân giá vốn mặt hàng của công ty cao cộng với chi phí kinh doanh nhiều nên lợi nhuận sau thuế mang lại thấp.
Có thể thấy rằng, đối với tình hình tài chính hiện tại thì việc thực hiện chính sách này công ty có thể mang lại doanh thu. Tuy nhiên, về lâu dài thì công ty nên xem xét lại chính sách tín dụng đang thực hiện để có những điều chỉnh phù hợp hơn tránh gây lãng phí, thất thoát vốn công ty.
Trả trước cho người bán, Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc và Phải thu khác
Ba chỉ tiêu trên cũng thuộc về công nợ phải thu ngắn hạn của công ty, tuy nhiên chúng chiếm tỷ trọng thấp hơn nhiều so với chỉ tiêu phải thu khách hàng. Chỉ tiêu trả trước cho người bán chỉ xuất hiện ở năm 2016 và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các khoản phải thu ngắn hạn (chiếm 86.383%). Lý do là năm 2016, công ty thanh toán trước cho bên cung cấp hàng hóa để nhập hàng hóa về, thêm vào đó trong năm 2016 công ty ra đời thêm thương hiệu mới SERVICE nên cần nhập về một lượng lớn linh kiện mới để giới thiệu và bán cho khách hàng, đặc biệt khoản tiền này phát sinh vào thời điểm cuối năm vì vậy đã phát sinh dư nợ khoản tiền trả trước người bán và không có số dư cuối kỳ của tài khoản phải trả người bán. Sang đến năm 2017, khi lượng linh kiện đã đặt trước năm 2016 được nhập về thì dư nợ chỉ tiêu trả trước người bán sẽ giảm. Thêm vào đó từ năm 2017 trở đi công ty chỉ tiến hành nhập hàng hóa về khi khách hàng có nhu cầu mua hàng và chỉ đặt mua dự trữ số lượng ít để bán do giá trị của hàng hóa khá lớn, nếu như công ty nhập ồ ạt hàng hóa về mà không bán được thì sẽ gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, bản thân công ty cũng không có dư giả tiền để mua nhiều hàng hóa về dự trữ bởi vậy mà năm 2017 và 2018 không phát sinh dư nợ cuối kỳ của khoản mục này.
Cũng giống với chỉ tiêu phải thu khách hàng, chỉ tiêu vốn kinh doanh ở đơn vị nội bộ và phải thu khác của công ty có xu hướng tăng dần từ năm 2016 đến năm 2018. Đến năm 2017, chi nhánh công ty trong Hồ Chí Minh được thành lập đi vào hoạt động, công ty mẹ cấp vốn cũng như là hàng hóa cho chi nhánh làm tăng dư nợ cuối kỳ vốn kinh doanh của đơn vị trực thuộc một lượng tiền là 222.262.478 đồng. Sang năm 2018, vốn kinh doanh này tiếp tục tăng mạnh lên 2.304.554.626 đồng
Chỉ
tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Doanh thu thuần 33.476.494.856 46.152.377.788 41.139.910.739 Các khoản phải thu
bình quân 1.138.464.21
2 1.763.585.394 5.992.873.229
Vòng quay các khoản phải thu (Vòng)
29 26 7
Kỳ thu tiền trung bình
(Ngày) 12 14 52
tương ứng với 1036,862% (tỷ trọng chiếm 27,25%) so với năm. Việc công ty mẹ cấp vốn nhiều cho chi nhánh thông qua cấp vốn về đầu tư, về giá vốn thể hiện H&A muốn phát triển hơn ở khu vực miền trong, mức độ “phủ sóng” thị trường nhiều hơn và chi nhánh chính là sự hiện diện của công ty trong miền Nam. Công ty mà càng phát triển thì có thể tạo ra nhiều doanh thu tạo, lợi nhuận kiếm được càng lớn vậy nên phát triển chi nhánh sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn.
Chỉ tiêu phải thu khác cũng có chiều hướng tăng lên trong giai đoạn 2016- 2018 nhưng tỷ trọng của nó thì lại giảm từ 8,046% (2016) xuống 7,007% (2018). Phải thu khác năm 2017 tăng 113.134.249 đồng tương ứng với 173,06% so với năm 2016, năm 2018 tăng 471.073.319 đồng tương ứng với 263,90% so với năm 2017. Khoản tiền này của công ty chủ yếu là tiền phạt vi phạm hợp đồng, tiền lãi từ khách hàng trả chậm, tiền thu về từ phạt nhân viên vi phạm quy định và một số khoản phải thu khác.
Nhìn chung, các ba chỉ tiêu trên giai đoạn 2017-2018 chiếm tỷ trọng không