B. NỘI DUNG
1.2. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp hàng tồn kho
1.2.2.1 Tổ chức các hệ thống tài khoản
Theo luật kế toán 2017 quy định:” Tài khoản kế toán được dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.”[3,15]. Hệ thống TKKT gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ đƣợc sử dụng một hệ thống TKKT cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính.Tài khoản kế toán là phƣơng tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán riêng biệt. Mục đích của phƣơng pháp này nhằm phân loại đối tƣợng kế toán để theo dõi, phản ánh có hệ thống về một đối tƣợng kế toán.
Trong doanh nghiệp thƣơng mại gồm nhiều đối tƣợng hàng tồn kho khác nhau nên cần phải sử dụng các tài khoản kế toán khác nhau để thu nhận, xử lí, phân tích và cung cấp thông tin. Trong đó gồm 2 loại đối tƣơng chính: đối tƣợng sử dụng thông tin tổng hợp và đối tƣơng sử dụng thông tin chi tiết, từ đó cần phải tổ chức hệ thống tài khoản hàng tồn kho gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết để xây dựng mô hình thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh cũng nhƣ để phản ánh đầy đủ các đối tƣợng kế toán trong doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp phải bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế - tài chính phát sinh ở các bộ phận trong doanh nghiệp.
Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hệ thống hoá tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lí của từng ngành và từng đơn vị, nhƣng phải phù hợp với nội dung kết cấu và phƣơng pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tƣơng ứng.
Đối với các tài khoản hàng tồn kho, hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xây dựng phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động xuất nhập tồn hàng hoá, cung cấp thông tin kịp thời cho doanh nghiệp để đáp ứng cho việc kiểm tra, kiểm soát và phân tích hoạt động kinh doanh trong đơn vị. Hệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho gồm các tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế : Nguyên liệu, vật liệu ( TK 152) , Công cụ dụng cụ ( TK 153) , Thành phẩm (TK 155) , Hàng hoá ( TK 156) ….và một số tài khoản khác . Trên cơ sở nhu cầu quản lí kinh tế tài chính nội bộ để xác định hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp cho mỗi đơn vị.
b) Danh mục hệ thống tài khoản
Để phản ánh đầy đủ cụ thể mọi nội dung đối tƣợng hạch toán để có thể đáp ứng nhu cầu quản lí, thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tƣởng sử dụng cần cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho cấp 1 bao gồm :
+ Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”: + Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
+ Tài khoản 153 “ Công cụ , dụng cụ ”
+ Tài khoản 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ” + Tài khoản 155 “ Thành phẩm ”
+ Tài khoản 156 “ Hàng hoá ”
+ Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán ”
* Kết cấu chung của các tài khoản hàng tồn kho: Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của hàng tồn kho nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ (trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ).
Bên có:
- Trị giá thực tế của hàng tồn kho xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đƣa đi góp vốn.
- Trị giá hàng tồn kho thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Chiết khấu thƣơng mại khi mua hàng tồn kho… đƣợc hƣởng
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ( trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ).
Số dƣ bên Nợ: - Trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ
Mỗi đơn vị khi vận dụng hệ thống tài khoản, cần phải xem xét toàn bộ các hoạt động cụ thể về kinh tế, tài chính ở đơn vị, quy mô, phạm vi hoạt động… để xác định danh mục các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản đúng theo quy định thống nhất của nhà nƣớc và các văn bản hƣớng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lí cấp trên theo yêu cầu :
- Nếu đơn vị cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên , kí hiệu, nội dung và phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải đƣợc sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trƣớc khi thực hiện .
- Các đơn vị có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục. Đối với hàng tồn kho, các doanh nghiệp thƣơng mại có thể tổ chức tài khoản cấp 2, cấp 3 theo kho lƣu trữ hàng tồn kho, hoặc tên danh mục hàng hoá chính trong kho.
- Đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, củ thể mọi nội dung đối tƣợng kế toán hàng tồn kho, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập, xuất nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi đối tƣợng sử dụng thông tin có yêu cầu, mục đích khác nhau về thông tin kế toán. Các đối tƣợng bên ngoài chỉ cần thông tin khái quát về tình hình nhập, xuất. Khi các nhà quản trị để phân tích và đƣa ra các quyết định, họ cần biết thông tin chi tiết, cụ thể của từng đối tƣợng.
- Đảm bảo với mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo kế toán.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thoả mãn nhu cầu thông tin cho đối tƣợng sử dụng.
1.2.2.2 Tổ chứng hệ thống chứng từ kế toán
Theo điều 4 luật kế toán : “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ” [3,06]
Tổ chức chứng từ kế toán là việc tổ chức ban hành, lựa chọn chứng từ kế toán, lập, kiểm tra, sử dụng và bảo quản lƣu trữ chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin và phục vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lí hàng tồn kho trong đơn vị, nó đảm bảo việc ung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định hiệu quả. Đối với công tác kế toán, khi tổ chức tốt chứng từ kế toán hàng tồn kho sẽ giúp cho công tác kế toán trong doanh nghiệp diễn ra một cách nhanh chóng thuận lợi, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Xác định danh mục chứng từ kế toán - Tổ chức lập và sử dụng chứng từ
- Tổ chức luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán - Tổ chức bảo quản, lƣu trữ chứng từ kế toán
* Xác định danh mục chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ vì vậy trong tổ chức công tác kế toán cần xây dựng đƣợc hệ thống danh mục chứng từ kế toán. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán gồm tất cả các chứng từ đƣợc phân chia theo từng loại để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thật sự hoàn thành theo các nghiệp vụ kinh tế nhƣ các chứng từ phản ánh chỉ tiêu kế toán hàng tồn kho.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ ban hành theo chế độ kế toán để lựa chọn hệ thống chứng từ phù hợp với đối tƣợng kế toán hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị. Sau khi đã lựa chọn đƣợc hệ thống chứng từ, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại doanh nghiệp để xây dựng chứng từ theo từng mẫu khác nhau tuỳ thuộc vào từng nghiệp vụ vụ thể và yêu cầu của doanh nghiệp. Theo quy định của nhà nƣớc, chứng từ kế toán đƣợc chia thành chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ kế toán hƣớng dẫn...
Hệ thống một số chứng từ kế toán hàng tồn kho tham khảo theo TT 133/2016/TT-BTC trong doanh nghiệp :
1 Phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
2 Phiếu xuất kho Mẫu 02- VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng
hóa Mẫu 03- VT
4 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ Mẫu 04- VT
5 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu 05- VT
6 Bảng kê mua hàng Mẫu 06- VT
8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ Mẫu 03 XKNB
9 Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL
10 Bảng kê đầu vào không có hóa đơn Mẫu số: 01/TNDN
11 Hoá đơn giá trị gia tăng 01GTKT
12 Hoá đơn bán hàng 02GTTT
* Tổ chức lập và sử dụng chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ, khi lập chứng từ cần lƣu ý các nội dung sau :
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
- Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhƣng phải đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung đã quy định.
- Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đầy đủ số liên theo quy định. Trƣờng hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gứi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
- Ngƣời lập, ngƣời kí duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán đƣợc lập dƣới dạng chứng từ điện tử phải đƣợc in ra giấy và lƣu trữ theo đúng quy định.
* Tổ chức luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán:
Để đảm bảo việc luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vọ nhằm giẩm bớt các thủ tục không đáng có, những chứng từ không cần thiết và tiết kiệm thời gian. Các chứng từ đều có mẫu biểu và phƣơng pháp ghi chép
từng mẫu biểu với nội dung kinh tế khác nhau nên cần thiết phải xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lí nhằm đảm bảo cho chứng từ kế toán lƣu chuyển qua các khâu thuận tiện và hợp lí cho quy trình ghi sổ kế toán và kiểm tra.
Quy trình luân chuyển và kiểm tra một số chứng từ phổ biến của phần hành kế toán hàng tồn kho :
Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ phiếu nhập kho:
- Khi có nghiệp vụ nhập kho phát sinh ngƣời giao hàng đề nghị giao hàng nhập kho, sau đó cùng với thủ kho có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu về mặt số lƣợng, giá trị, mẫu mã các loại hàng hoá.
- Sau khi thủ kho kiểm tra chính xác số liệu thực tế và số liệu trên bảng kê, sẽ có vai trò kiểm tra xác nhận với bên bán và ký vào biên bản nhận cho nhập kho vật tƣ, hàng hóa, sản phẩm của bên bán.
- Kế toán vật tƣ hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm…với ban kiểm nhận. Việc lập các chứng từ này phải đƣợc kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
- Ngƣời lập phiếu, ngƣời giao hàng và Giám đốc ký vào Phiếu nhập kho. - Sau đó tiếp tục luân chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan sau đó mới ghi sổ kế toán.
- Cuối cùng, kế toán vật tƣ sẽ tổ chức bảo quản và lƣu trữ phiếu nhập theo quy định của Nhà nƣớc. Thể hiện ở sơ đồ 1.4:
Bộ phận yêu cầu Kế toán Giám đốc Thủ kho
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho
Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ phiếu xuất kho:
- Khi có nghiệp vụ xuất kho phát sinh: Đầu tiên, ngƣời có nhu cầu về vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa. Sau đó chuyển giao cho Giám đốc duyệt lệnh xuất.
- Kế toán vật tƣ căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho sau khi đã kiểm tra hàng tồn trong kho. Khi đã lập xong phiếu xuất kho kế toán có nhiệm vụ kiểm tra lại xem chứng từ đã đầy đủ thông tin hay chƣa, có phù hợp quy định về tính hợp pháp hợp lí, hợp lệ rồi sau đó mới chuyển giao Phiếu xuất kho cho thủ kho.
- Thủ kho sau khi nhận đƣợc Phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa. Thủ kho cần kiểm tra một cách cận thận số lƣợng, mẫu mã giá trị xuất với chứng từ để tránh sai sót, sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tƣ.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có
Đề nghị nhập hàng Lập phiếu nhập kho Nhận phiếu nhập kho Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán VTHH Xác nhận và kiểm tra Ký phiếu nhập kho
liên quan sau đó mới ghi sổ kế toán. Trình Phiếu xuất kho cho kế toán trƣởng, Giám đốc ký duyệt chứng từ.
- Cuối cùng, kế toán vật tƣ sẽ tổ chức bảo quản và lƣu trữ phiếu nhập theo quy định của Nhà nƣớc.Thể hiện ở sơ đồ 1.5
Bộ phận yêu cầu Kế toán vật tƣ Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ kho
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho
* Tổ chức bảo quản, lƣu trữ chứng từ kế toán
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2017 quy định bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán:
”1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.