B. NỘI DUNG
1.2. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.3. Tổ chức ghi sổ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.3.1. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
Theo khoản 2, điều 22 Thông tƣ 133/2016/TT-BTC nguyên tắc kế toán hàng tồn kho đƣợc quy định :
“ 1. Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
2. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm; Hàng hóa; Hàng gửi bán.
3. Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.
4. Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
5. Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
6. Các khoản thuế không được hoàn lại được tính vào giá trị hàng tồn kho như: Thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua hàng tồn kho. - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nhận được sau khi mua hàng tồn kho (kể cả khoản vi phạm hợp đồng kinh tế) phải được phân bổ cho số hàng tồn kho trong kho, hàng đã bán, đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản để hạch toán cho phù hợp:
+ Nếu hàng tồn kho còn tồn trong kho ghi giảm giá trị hàng tồn kho; + Nếu hàng tồn kho đã bán thì ghi giảm giá vốn hàng bán;
+ Nếu hàng tồn kho đã sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản thì ghi giảm chi phí xây dựng cơ bản.
- Khoản chiết khấu thanh toán khi mua hàng tồn kho được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính.
7. Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận và phù hợp với bản chất giao dịch
8. Khi xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
a) Phương pháp tính theo giá đích danh b) Phương pháp bình quân gia quyền.
c) Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
9. Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ, giá mua hàng tồn kho phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh để ghi nhận. Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán thì phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này.
10. Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng lên thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
11. Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hóa với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Trường hợp hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê nếu xác định được là của doanh nghiệp khác thì không ghi tăng hàng tồn kho tương ứng với khoản phải trả khác.
12. Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
13. Việc phân loại hàng tồn kho là vật tư hay thiết bị, phụ tùng thay thế tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
14. Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến thì được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho liên quan đến việc tiêu thụ hàng tồn kho thì được tính vào chi phí bán hàng. ” [ 1,09]
1.2.3.2. Tổ chức ghi sổ hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Khi áp dụng phƣơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình và sự biến động của vật tƣ, hàng hóa. Nhƣ vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định đƣợc ở bất cứ thời điểm nào trong
kỳ kế toán còn kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ là cơ sở để so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ sách, kế toán phải tìm nguyên nhân để xử lý kịp thời. Do đó phƣơng pháp này tạo khả năng giám sát vật tƣ, hàng hóa trong doanh nghiệp một cách liên tục.Nắm bắt chính xác, liên tục lƣợng hàng tồn kho nhằm điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp kịp thời giúp các nhà quản lý lập kế hoạch trong tƣơng lai.
Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tiến hành đồng thời nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh doanh mặt hàng có giá trị cao. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, quản lý chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài khoản tồn kho.Tuy nhiên, lƣợng công việc phải xử lý hàng ngày của các kế toán kho lớn, mức độ nặng nhọc của công việc kiểm kê hàng tồn kho có thể khắc phục bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý kho.
Sơ đồ hạch toán các tài khoản hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ( Phụ lục 1.1) ( Phụ lục 1.2) (Phụ lục 1.3)
1.2.3.3. Tổ chức ghi sổ hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì
Theo phƣơng pháp này kế toán không ghi chép, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê hàng hóa, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ. Trị giá hàng xuất trong kỳ đƣợc tính theo công thức:
Sử dụng phƣơng pháp này, số liệu trên sổ kế toán luôn khớp với kết quả kiểm kê, đồng thời công việc kế toán đơn giản. Tuy nhiên kế toán không thể xác định đƣợc trị giá hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ mà công việc hạch toán dồn vào cuối kỳ. Việc kiểm tra không thƣờng xuyên nên không thể nắm chắc tình hình xuất – nhập kho sẽ gây hạn chế quá trình kế toán
Giá trị hàng hóa xuất = Trị giá hàng tồn kho đầu kì + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kì _ Trị giá hàng tồn kho cuối kì
kho, khó phát hiện những sai sót, xác định nguyên nhân của những sai sót này lại càng khó. Kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc xác định hàng thừa, thiếu ở khâu bảo quản tại kho hàng cũng nhƣ ở các quầy hàng.
Phƣơng pháp này thích hợp với DN thƣơng mại kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại quy cách khác nhau, kinh doanh các mặt hàng có giá trị nhỏ và các doanh nghiệp không thực hiện nhiều chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ hạch toán các tài khoản hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kì ( Phụ lục 1.4 )