B. NỘI DUNG
1.2. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán phần hành kế toán hàng tồn kho
Hình thức sổ kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phƣơng pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lƣợng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phƣơng pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng nhƣ việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo tính khoa học, phù hợp với năng lực trình độ quản lí, kế toán đồng thời phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị.
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán có các loại sổ tổng hợp khác nhau, cách sắp xếp xử lí thông tin khác nhau, phƣơng pháp sửa chữa sai sót, kiểm tra, cách thức quản lí và sử dụng sổ cũng khác nhau. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm: Hình thức nhật kí sổ cái, hình thức kế toán nhật kí chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán trên máy vi tính. Dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán nào thì đều sử dụng một số sổ kế toán sau:
1.2.4.1. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản hàng tồn kho. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán hàng tồn
kho để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho. Cuối kỳ phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I đƣợc mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
* Khi vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung vào công tác kế toán hàng tồn kho sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
- Sổ Nhật ký chung các TK 156,152,153.. - Sổ cái TK 156,152,153..
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho.
1.2.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật kí sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái. Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
* Khi vận dụng hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái vào công tác kế toán hàng tồn kho sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
- Sổ Nhật kí sổ cái các TK 156,152,153..
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho
1.2.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bƣớc công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Tách rời việc ghi chép của kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ đƣợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc hàng tồn kho, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc hàng tồn kho đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
* Khi vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ vào công tác kế toán hàng tồn kho sử dụng một số loại sổ phổ biến sau:
- Sổ Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ các TK 156,152, 153
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho - Sổ cái TK 156, 152, 153..
1.2.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ vốn bằng tiền lên máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, tùy thuộc vào sổ sách và doanh nghiệp vận dụng nhƣ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.
* Khi vận dụng hình thức kế toán trên máy vi tính vào công tác kế toán hàng tồn kho sử dụng một số loại sổ phổ biến sau
- Sổ tổng hợp: Sổ NKC, Sổ cái TK 156, 152, 153 ..
- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Sổ nhật ký chung: Là loại sổ tổng, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản.