2.2.6 .Tổ chức công tác báo cáo kế toán hàng tồn kho
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
3.2.1 Xây dựng hệ thống danh điểm hàng tồn kho
Công ty TNHH Quang Phúc là công ty hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại nên khối lƣợng hàng hóa rất lớn và đa dạng về chủng loại và kích cỡ . Hiện nay tất cả các loại hàng hóa đƣợc phân loại chƣa khoa học , chƣa thể hiện đƣợc rõ đặc điểm , tác dụng của từng loại . Vì vậy theo em công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn công ty và sử dụng Sổ danh điểm hàng hóa.
Sổ danh điểm hàng hóa là sổ danh mục tập hợp toàn bộ các loại hàng hóa đã và đang sử dụng, theo từng nhóm, từng loại, quy cách hàng hóa một cách chặt chẽ, logic, hợp lý. Mỗi loại, mỗi nhóm hàng hóa đƣợc quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiên cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
Xây dựng sổ danh điểm hàng hóa giúp cho việc quản lý từng loại hàng hóa tránh bị nhầm lẫn, thiếu sót và giúp việc thống nhất giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê, báo cáo nhập xuất tồn. Việc ghi chép của kế toán cũng sẽ thuận tiện hơn tránh đƣợc sai sót nhầm lẫn, và việc quản lý trong công ty sẽ đƣợc chặt chẽ, thống nhất và khoa học hơn. Để đảm bảo phán ảnh đúng chức năng cũng nhƣ công dụng của từng loại hàng hóa công ty nên sử dụng các tiểu tài khoản nhƣ sau trong quá trính hạch toán hàng hóa:
TK 156 – A : “ Fami “
TK 156 – B : “ Sữa cô gái Hà Lan “ TK 156 – C : “ Cosy “
...
Việc mở thêm các tiểu tài khoản sẽ giúp cho việc quản lý theo dõi các loại hàng hóa khoa học và thuận tiện hơn, tránh gây tình trạng nhầm lẫn, sai sót, đồng thời phản ánh đúng theo quy định của nhà nƣớc. Để lập sổ danh điểm hàng hóa điều quan trọng nhất là phải xây dựng đƣợc mã hàng hóa chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những hàng hóa chƣa có.
Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa vào các đặc điểm sau: - Dựa vào nhóm hàng hóa .
- Dựa vào loại hàng hóa trong mỗi nhóm. - Dựa vào số thứ hàng hóa có mỗi nhóm, loại . - Dựa vào quy cách hàng hóa trong mỗi thứ
Trong mỗi nhóm hàng hóa sẽ sử dụng chữ cái để chi tiết cho từng loại hàng hóa giúp cho việc theo dõi dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó,việc quản lý hàng hóa sẽ đƣợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ
* Ví dụ : TK 156 – A : “ Fami” TK 156 – A1 : Fami NC
TK 156 - A2 : Fami canxi
Mở số danh điểm hàng hoa phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và các phòng ban liên quan sau đó trình lên ban lãnh đạo của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty. Cụ thể :
- Hệ thống chứng từ liên quan đến danh điểm hàng hóa ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) phải bổ sung danh điểm của từng hàng hóa.
- Hệ thống sổ sách kế toán nhƣ sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn cũng chi tiết theo từng danh điểm hàng hóa.
- Khi công ty xây dựng đƣợc hệ thống danh điểm hàng hóa thì việc theo dõi , kiêm tra hàng hóa dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán khi công ty hiện đại hóa công tác kế toán .
- Phần mềm kế toán đƣợc áp dụng, hệ thống danh điểm hàng hóa này sẽ đƣợc khai báo trong Danh mục hàng hóa và số liệu từng danh điểm hàng hóa này có thể đƣợc truy xuất dễ dàng trên phần mềm, giúp ban lãnh đạo có thể đƣa ra hƣớng giải quyết kinh doanh phù hợp
3.2.2. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ
Để việc luân chuyển chứng từ đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, liên tục đảm bảo việc cập nhật thông tin của kế toán, Công ty TNHH Quang Phúc cần tiến hành tổ chức lại khâu luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.
Cụ thể: công ty nên đề ra quy định về thời gian cho việc giao nhận chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho vào một ngày nào đó trong
tuần. Đây là thời điểm thích hợp để các bộ phận có thể tập hợp các chứng từ phát sinh trong tuần để chuyển lên phòng kế toán.Việc giao nhận chứng từ diễn ra hàng tuần đều đặn cũng giúp cho các thông tin mà kế toán thu thập đƣợc thƣờng xuyên, liên tục, không bị ứ đọng.
Nếu xảy ra trƣờng hợp chứng từ về muộn ảnh hƣởng đến việc lập báo cáo kế toán sẽ bị xử lý theo đúng quy định của công ty. Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ thì dễ dàng hơn cho việc quy trách nhiệm cho đúng ngƣời, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý, việc làm này nhằm giúp quản lý chặt chẽ các chứng từ của công ty, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc của công ty nói chung.
Quá trình luân chuyển chứng từ của công y hiện nay chƣa đúng quy định do việc lập phiếu xuất, nhập kho do kế toán trƣởng phụ trách sau khi ghi sổ trên phần mềm kế toán nhƣng thủ kho lại nhập, xuất kho trƣớc đó. Kế toán trƣởng cần phân quyền cho các kế toán tổng hợp khác ghi sổ trên máy tính và hoàn thành việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định. Công ty nên đầu tƣ đào tạo chuyên môn cho các kế toán tổng hợp để nâng cao trình độ, kĩ năng cần thiết phục vụ cho các công việc yêu cầu độ khó cao hơn từ đó có thể san sẻ giúp kế toán trƣởng phần công việc kế toán để công tác kế toán tại công ty có thể diễn ra một cách thuận tiện và hiệu quả hơn. Sau khi các kế toán tổng hợp có thể đảm nhiệm công việc của mình, việc ghi sổ và lập chứng từ sẽ đƣợc diễn ra một cách tuần tụ hợp lý, khi đó kế toán trƣởng có nhiệm vụ xây dựng lại quy trình luân chuyển các chứng từ hàng tồn kho đúng theo quy định nhà nƣớc có thể tham khảo quy trình tại mục 1.2.2.2 Tổ chứng hệ thống chứng từ kế toán.
3.2.3 Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo chuẩn mực điều 4 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ban hành theo Thông tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của Bộ Tài chính.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Riêng dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Công tác lập dự phòng dựa trên số chênh lệch giảm giữa giá ghi sổ với giá thị trƣờng của hàng hóa tại thời điểm đánh giá. Để lập đƣợc khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần có các chứng từ chứng minh cho sự giảm giá của hàng hóa tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Dựa vào đó, kế toán lập “ Bảng tính dự phòng giảm giá hàng hóa”
3.2.4 Công ty nên định kỳ, đột xuất kiểm kê hàng tồn kho
Doanh nghiệp nên hoàn thiện công tác kiểm kê kho. Tiến hành kiểm kê thƣờng xuyên hàng tháng, hàng quý để kịp thời phát hiện những loại hàng hóa bị thiếu hụt, dƣ thừa hay mất mát… để từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời và đƣa ra biện pháp khắc phục những việc trên.
Do công ty TNHH Quang Phúc có rất nhiều loại hàng hóa trong kho. Để quản lý chặt chẽ hàng hóa, định kỳ hoặc đột xuất công ty nên kiểm kê kho giúp cho công ty phát hiện và xử lý kịp thời hàng hóa bị mất mát hƣ hỏng.
Khi tiến hành kiểm kê cần lập biên bản kiểm kê để xác định số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng hàng hóa làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý hàng hóa thiếu và để kế toán hạch toán đƣợc phần thiếu thừa trong kiểm kê