B. NỘI DUNG
2.2.2. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TNHH Quang Phúc
Công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TNHH Quang Phúc đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho đƣợc thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời cả về số lƣợng và giá trị của từng loại hàng hóa. Việc hạch toán chi tiết hàng hóa làm cơ sở ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của chúng.
Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp thẻ song song tại công ty TNHH Quang Phúc
Ghi chú:
Ghi cuối ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kì
- Tại kho: Thủ kho theo dõi số lƣợng nhập xuất trên thẻ kho đồng thời lắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lƣợng,chất lƣợng,chủng loại, từng thứ, loại hàng hóa sẵn sàng xuất bán khi có yêu cầu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất phát sinh thủ kho tiến hành phân loại ,sắp xếp cho từng thứ, từng loại hàng để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại hàng hoá vào sổ kho chi tiết từng loại theo số lƣợng. Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập, xuất
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ kế toán tổng hợp
kho thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lƣợng hàng hóa tồn kho thực tế so với số liệu trên thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 31/12/2020, công ty xuất kho bán hàng hoá cho công ty TNHH Dae Yang Vina: 42 thùng sữa Fami NC hộp 200ml-36h thu ngay bằng tiền mặt là 5.100.000 đồng chƣa bao gồm thuế GTGT, tiền thuế GTGT là 510.000 đồng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT( Phụ lục 2.5) và phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.8), thủ kho ghi vào thẻ kho (Phụ lục 2.24).
2.2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty TNHH Quang Phúc
2.2.3.1. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho
Công ty TNHH Quang Phúc áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, cụ thể áp dụng dựa trên thông tƣ 133/2016/TT-BTC về kế toán. Đối với kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp, hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng là tài khoản: Tài khoản 156 “Hàng hoá”, Tài khoản 153-“Công cụ dụng cụ”, Tài khoản 154 – “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” . Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty đƣợc xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế của công ty để thiết lập sao cho phù hợp mà không vi phạm quy định về việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của Bộ Tài chính. Cụ thể, công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản trong thông tƣ 133/2016/TT -BTC để hạch toán nghiệp vụ kế toán
Tại công ty TNHH Quang Phúc kế toán tổ chức chi tiết tài khoản hàng tồn kho để phục vụ công tác tài chính kế toán nhƣ sau:
- Cấp 1: Phân theo đặc điểm hàng tồn kho ( hàng hóa, công cụ dụng cụ) - Cấp 2: Phân theo nơi lƣu trữ ( Mã kho)
- Cấp 3: Phân theo tên nhóm vật tƣ hàng hóa ( Mã nhóm)
Việc chi tiết phân cấp tài khoản hàng tồn kho tại doanh nghiệp đƣợc thể hiện cụ thể:
- Tài khoản cấp 1:
+ Tài khoản 156: Hàng hoá
Doanh nghiệp có thể chi tiết theo nhiều cách khác nhau sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhƣ: loại tiền tệ, theo hình thức sử dụng,…cụ thể đối với TK 156 – “ Hàng hóa”:
- Tài khoản cấp 2: + Tài khoản 156 - KC + Tài khoản 156 – KKM - Tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 156 – KC – BV ( Sữa ba vì) + Tài khoản 156 – KC – HL ( Sữa hà lan) + Tài khoản 156 – KC – LT ( Kẹo Lotte)
+ Tài khoản 156 – KKM – BM ( Bánh mì Kinh đô) + Tài khoản 156 – KKM – KD ( Bánh kẹo Kinh đô) …
Bên canh đó doanh nghiệp còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác phục vụ hạch toán hàng tồn kho nhƣ : tài khoản 511, tài khoản 632, …., chi tiết tài khoản 5111, Việc lựa chọn các tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản tại doanh nghiệp đã phản ánh tƣơng đối đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.3.2 .Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho a, Xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho đƣợc sử dụng trong công ty TNHH Quang Phúc đƣợc xây dựng phù hợp với thông tƣ 133/2016/TT-BTC. Các chứng từ đƣợc doanh nghiệp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí của doanh nghiệp
- Qua quá trình thực tập và tìm hiểu tại công ty có thể thấy, đối với kế toán hàng tồn kho công ty đã tập hợp đƣợc danh mục chứng từ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình , đƣợc thể hiện chi tiết
- Nghiệp vụ xuất kho hàng hoá đem bán gồm các chứng từ : + Bảng kê hàng hoá dịch vụ
+ Hoá đơn bán hàng + Hoá đơn GTGT
+ Biên bản bàn giao + Phiếu giao hàng + Phiếu xuất kho + Phiếu thu
- Nghiệp vụ mua hàng hoá nhập kho gồm các chứng từ ; + Phiếu nhập kho
+ Chứng từ kế toán
b, Lập chứng từ kế toán hàng tồn kho
- Tại công ty TNHH Quang Phúc, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trƣởng, các kế toán viên xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ, kế toán lập chứng từ đầy đủ đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Sau khi đã lập chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán in phiếu ra (phiếu xuất kho, phiếu nhập kho..) lƣu cùng chứng từ gốc đi kèm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh bằng đông Việt Nam
- Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho chỉ có trách nhiệm kiểm kê xác nhận nhập hoặc xuất đủ số lƣợng trong bảng kê mà kế toán tổng hợp gửi xuống. Bảng kê này đƣợc kế toán tổng hợp dựa trên yêu cầu hàng ngày mà khách hàng trực tiếp gửi tới hoặc nhân viên phụ trách giao hàng nhận yêu cầu từ khách hàng trong quá trình vận chuyển giao hàng.
- Đối với hàng hóa theo lệnh xuất kho, nhu cầu mua hàng đã duyệt, kế toán tổng hợp kiểm tra lại số lƣợng tồn kho còn đủ để xuất kho trên sổ hay không sau đó tổng hợp bảng kê in và gửi xuống cho thủ kho xác nhận, kiểm tra số lƣợng mẫu mã, chất lƣợng và xuất kho. Đối với hàng hóa nhập kho, thủ kho và kế toán tổng hợp cùng kiểm tra và nhận hàng đúng theo yêu cầu mà cấp trên truyền đạt. Sau khi đã nhập kho, thủ kho và kế toán tổng hợp vào thẻ kho và sổ mà mình có trách nhiệm theo dõi.
- Kế toán trƣởng có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào phần mềm trong máy tính dựa vào các thông tin dữ liệu liên quan đến quá trình nhập, xuất kho mà kế toán tổng hợp. Phần mềm mà công ty hiện nay đang sử dụng là phần mềm kế toán
MISA SME.NET 2020. Kế toán trƣởng và căn cứ vào chứng từ nhƣ: hóa đơn GTGT, lệnh nhập, xuất,.. nhập các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho trong phần mềm để lập chứng từ nhƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Sau khi hoàn tất kế toán trƣởng in ra và chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cho các cá nhân liên quan hoàn thiện kí xác nhận.. Sau khi hoàn thiện đầy đủ tất cả các thông tin trên phiếu ( Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho) kế trƣởng lƣu trữ cùng với chứng từ gốc đi kèm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
Các chứng từ kế toán phải hợp lệ, hợp pháp, dùng biểu mẫu đúng quy định, phản ánh một cách đầy đủ và chính xác các yếu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán .
c, Luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Luân chuyển chứng từ kế toán:
- Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp do kế toán trƣởng phụ trách. Doanh nghiệp đã chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhƣng vẫn đáp ứng các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập kho hàng hoá tại công ty:
Bƣớc 1: Khi công ty có nhu cầu mua hàng hoá nhập kho: Thủ kho nhận đƣợc lệnh nhập hàng từ kế toán tổng hợp, khi ngƣời giao hàng đến cùng với giấy đề nghị nhập hàng giao cho thủ kho.
Bƣớc 2: Thủ kho và kế toán kiểm tra số lƣợng, mẫu mã, đơn vị, chất lƣợng... đối chiếu với lệnh nhập hàng nếu chính xác sẽ nhập hàng đồng thời ký xác nhận. Bƣớc 3: Kế toán trƣởng sau khi tổng hợp thông tin nhận đƣợc sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển lại cho thủ kho
Bƣớc 4: Thủ kho sẽ nhập kho và ghi vào thẻ kho
Bƣớc 5: Kế toán trƣởng ghi sổ kế toán trên phần mềm rồi in chứng từ lƣu cùng chứng từ gốc ( Hóa đơn)
Thể hiện ở sơ đồ 2.5:
Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán trƣởng
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho tại công ty TNHH Quang Phúc
Quá trình luân chuyển chứng từ xuất kho hàng hoá tại công ty:
Bƣớc 1: Khi công ty thực hiên hoạt động kinh doanh xuất kho bán hàng, ngƣời có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị xuất kho sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp. Bƣớc 2: Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra rồi nộp lại cho kế toán trƣởng
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng sẽ xem xét, ký duyệt vào giấy đề nghị sau đó ghi sổ và lập phiếu xuất kho, in phiếu rồi chuyển cho giám đốc ký.
Bƣớc 4: Sau đó sẽ chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho để thủ kho xuất kho và ghi thẻ.
Thể hiện ở sơ đồ 2.6:
Kế toán tổng hợp Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ kho
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho tại công ty TNHH Quang Phúc Lệnh nhập hàng Kiểm tra và xác nhận Xét duyệt và ký Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ và Lập phiếu xuất kho
Nhận giấy đề nghị xuất kho
Xem xét và ký duyệt
Ghi sổ và lập
phiếu xuất kho Ký phiếu xuất kho
Xuất kho và ghi thẻ
Kiểm tra chứng từ kế toán
- Việc kiểm tra chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ ở công ty TNHH Quang Phúc luôn đảm bảo chứng từ đầy đủ yếu tố và đảm bảo tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc do bên ngoài chuyển đến đều đƣợc bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh tính trung thực, chính xác, hợp lệ của các nghiệp vụ phát sinh. Sau khi tất cả các thông tin trên chứng từ đầy đủ và chính xác thì kế toán mới bắt đầu ghi sổ kế toán.
- Công ty TNHH Quang Phúc rất chú trọng trong việc kiểm tra chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ, từ khi bắt đầu lập chứng từ cho đến quá trình luân chuyển chứng từ đều đƣợc diễn ra một cách công khai rõ ràng theo quy định của pháp luật . Mỗi chứng từ sau khi đƣợc các kế toán tổng hợp dùng làm tƣ liệu ghi sổ và kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, kiểm tra các chỉ tiêu về giá trị, khối lƣợng, số lƣợng trên chứng từ. Sau đó sẽ đƣợc chuyển cho kế toán trƣởng xét duyệt và kiểm tra thêm một lần đảm bảo không có sai sót nào xảy ra.
- Tuy nhiên, do quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp khá nhiều nên việc lập và kiểm tra chứng từ vẫn có những sai phạm về hình thức và nội dung nhƣ bị thiếu chữ kí, còn tẩy xoá, sai số tiền,..Sau khi phát hiện những sai sót kịp thời công ty cũng đã có những giải pháp hợp lí và phù hợp với chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc .
d, Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
- Tại công ty TNHH Quang Phúc, các chứng từ kế toán thuộc năm tài chính hiện hành thì đều đƣợc bảo quản tại tủ hồ sơ của phòng kế toán. Chứng từ kế toán tại công ty thì đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành từng quyển (hoá đơn) mỗi quyển sẽ có 50 số xắp sếp lần lƣợt đƣợc kế toán lƣu trữ tại phòng kế toán. Với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập số lƣợng chứng từ trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chƣa quá nhiều nên công ty chƣa có phòng lƣu trữ dữ liệu.
Chứng từ kế toán trong công ty thì đƣợc phân biệt để lƣu trữ khác nhau theo quy định của Nhà nƣớc. Đối với các loại chứng từ nhƣ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi..không phải là các chứng từ kế toán sử
dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, không lƣu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán thì phải lƣu trữ tối thiểu 5 năm. Còn các chứng từ nhƣ: bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng quý năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán..là các tài liệu trực tiếp để ghi sổ kế toán thì phải lƣu trữ tối thiểu 10 năm. Khi các chứng từ hết thời hạn lƣu trữ thì doanh nghiệp có thể thực hiện huỷ chứng từ.
Tuy nhiên, công tác tổ chức vận dụng chứng từ và ghi chép ban đầu ở doanh nghiệp còn nhiều hạn chế nhƣ việc lập chứng từ chƣa đúng quy định, thiếu chỉ tiêu, nội dung ghi chép chƣa phù hợp, luân chuyển chứng từ chƣa khoa học, hợp lí và nhiều tài liệu, chứng từ quá hạn nhƣng chƣa tiêu huỷ.
e, Tổ chức huỷ chứng từ kế toán
Đối với các chứng từ đã hết thời hạn lƣu trữ tại doanh nghiệp kế toán có thể thực hiện huỷ chứng từ kế toán .Đầu tiên, giám đốc doanh nghiệp thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ trƣớc, gồm có: Kế toán trƣởng; Ngƣời đứng đầu của bộ phận lƣu trữ những tài liệu, chứng từ kế toán; Một số những thành phần khác do giám đốc chỉ định.
Khi đã đầy đủ các thành viên trong Hội đồng. Hội đồng sẽ bắt đầu tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu chuẩn bị tiêu hủy của doanh nghiệp. Sau khi đã phân loại xong, sẽ bắt đầi lập ra Danh sách các tài liệu cần đƣợc tiêu hủy. Biên bản tiêu hủy tài liệu cũng sẽ đƣợc lập ra ngay sau đó.
Sau khi kế toán đã tiêu hủy xong những chứng từ kế toán của doanh nghiệp, kế toán cần phải lập ngay Biên bản tiêu hủy tài liệu. Trong Biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung nhƣ: Loại chứng từ đƣợc tiêu hủy; Thời hạn lƣu trữ của các loại chứng từ trƣớc đó ( Chứng từ lƣu trữ tối thiểu 5 năm; Chứng từ lƣu trữ tối thiểu 10 năm); Hình thức tiêu hủy của các loại chứng từ ( Cắt; Xé; Đốt); Kết luận về việc tiêu hủy chứng từ; Trên biên bản cần có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng Phƣơng pháp tiêu huỷ tài liệu kế toán thƣờng đƣợc doanh nghiệp sử dụng và cho vào máy nghiền để nghiền nát và đốt cháy.
Trong qua trình thực tập tại doanh nghiệp, doanh nghiệp chƣa phát sinh việc hủy chứng từ nên chƣa có điều kiện thu thập chứng từ liên quan.
2.2.4 Tổ chức ghi sổ kế toán hàng tồn kho
Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty TNHH Quang Phúc, tác giả đã thấy đƣợc quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán Misa của doanh nghiệp nhƣ sau:
- Kế toán tiến hành mở phần mềm Misa và tiến hành đăng nhập
- Vào phân hệ kho/ phân hệ Nhập, xuất kho, chọn ”thêm” ấn “Nhập
kho”/ “xuất kho ” trên thanh công cụ.