CHƢƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN
2.3 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container
đƣờng biển tại công ty VINATRACO.
2.3.1 Ƣu điểm
Trong hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đƣờng biển tại công ty VINATRACO đƣợc tổ chức ngày một chuyên nghiệp,bao gồm từ việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng giao nhận; nhận, kiểm tra và chuẩn bị BCT; lấy lệnh giao hàng cho đến khai báo hải quan điệntử và làm thủ tục hải quan; thanh lý hàng nhập và cuối cùng là giao hàng, thanh toán, trả chứng từ cho khách và lƣu hồ sơ. Do công ty nhập nhiều lô hàng giống nhau nên tạo thuận lợi hơn trong công tác tiếp xúc với hải quan, dễ hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh chóng.
Quy trình giao nhận nhập khẩu đã đƣợc hoàn thiện, tinh gọn hơn cùng với những cải cách về mặt hành chính và thủ tục hải quan, tiếp nhận và cập nhật theo những chính sách đổi mới của nhà nƣớc.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đƣờng biển tại công ty đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ và phân ra rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng ban nên tất cả nhân viên đều thực hiện theo công việc mà mình đƣợc giao. Không những thế, các nhân viên trong công ty có quan hệ tốt với nhau, kết hợp chặt chẽ giữa các nhân viên từ bộ phận marketing, bộ phận làm chứng từ, bộ phận giao nhận đến bộ phận kế toán.
Bên cạnh những thành công đạt đƣợc đó thì còn có những thiếu sót, tồn tại, những yếu tố gây cản trở việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty. Phần tiếp theo sẽ trình bày 4 hạn chế cơ bản nhất của công ty.
2.3.2 Hạn chế
2.3.2.1 Khâu tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng giao nhận Biểu hiện:
Bộ phận Sales và Marketing chƣa đƣợc công ty chú trọng, sản lƣợng ký kết hợp đồng công ty còn khiêm tốn, công ty đa phần là làm việc với lƣợng khách hàng ổn định, lâu năm; công ty chƣa thu hút đƣợc khách hàng mới, trung bình mỗi tháng công ty chỉ có thể kiếm thêm một hoặc hai khách hàng mới nhƣng cũng chỉ là khách hàng nhỏ lẻ.
Các trang web, hình ảnh, thông tin công ty chƣa đƣợc mọi ngƣời biết đến. Do phải thuê dich vụ vận tải bên ngoài nên chi phí của công ty khó cắt giảm, do đó việc giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng của công ty chƣa thực sự tối ƣu. Khâu lập bảng báo giá của phòng kinh doanh còn một vài thiếu sót. Điển hình nhƣ, giá của một số dịch vụ chƣa phù hợp với các điều kiện thƣơng mại quốc tế.
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận các yêu cầu từ KH nƣớc ngoài chƣa đạt hiệu quả cao do trình độ ngoại ngữ của các nhân viên kinh doanh còn hạn chế.
Hậu quả:
Bộ phận Sales và Marketing là một bộ phận chủ đạo của công ty, là lực lƣợng mà tiếp xúc với các khách hàng nhiều nhất, là bộ mặt của công ty. Vì thế, nếu công ty không chú trọng quan tâm phát triển bộ phận này thì khi gặp KH để tƣ vấn hoặc để chào giá, với trình độ thấp, họ không thể trả lời đƣợc những câu hỏi và không đáp ứng đƣợc những yêu cầu của KH. Điều này làm cho công ty không thể tìm kiếm đƣợc những khách hàng mới mà thay vào đó là chỉ có đƣợc lƣợng khách hàng hiện tại, nên công ty không thể mở rộng và phát triển hơn nữa.
2.3.2.2 Khâu nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Biểu hiện:
Ở phòng chứng từ xuất nhập khẩu, mỗi một mặt hàng thì đƣợc một nhân viên chứng từ đảm nhận và vừa phụ trách cả mảng nhâp khẩu và xuất khẩu, dễ dẫn tới nhầm lẫn trong việc chuẩn bị và kiểm tra các bộ chứng từ giao nhận xuất
nhập khẩu. Chẳng hạn nhƣ, đối với mặt hàng nhôm, trung bình một ngày có khoảng 2-3 lô xuất - nhập, nhân viên phải nhận cùng lúc 2-3 BCT, vì vậy, gây khó khăn cho việc sắp xếp và kiểm tra. Nhân viên dễ bị nhầm lẫn và không thể phát hiện ra đƣợc lỗi sai trong BCT.
Hậu quả:
Việc nhân viên chứng từ bị nhầm lẫn và kiểm tra không kỹ lƣỡng BCT sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng, nhƣ: sẽ khai báo hải quan điện tử sai, sẽ phải hủy tờ khai và yêu cầu công ty KH gửi lại BCT để khai báo lại cho chính xác, điều này dẫn đến tốn nhiều thời gian, làm cho công việc không đƣợc giải quyết kịp thời và đồng thời làm giảm đi sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty.
2.3.2.3 Khâu khai báo hải quan điện tử Biểu hiện:
Công ty thƣờng gặp một số lỗi trong việc nhập các thông tin về lô hàng trên phần mềm để tiến hành khai Hải quan điện tử, ví dụ nhƣ: nhập sai số B/L, sốhiệu cont, số seal,…Phải mất thời gian để kiểm tra và sửa chửa tờ khai.Trong quá trình truyền dữ liệu tới Chi cục hải quan gặp một số lỗi do hệ thống mạng đang bảo trì, dẫn tới việc không thể lấy đƣợc số tờ khai và kết quả phân luồng. Phải mất thời gian chờ đợi để lấy đƣợc kết quả khai hải quan điện tử, làm trì trệcác bƣớc tiếp theo của quy trình.
Hậu quả:
Việc nhân viên chứng từ nhập sai các thông tin về lô hàng để khai báo hải quan điện từ sẽ dấn đếnkhai tờ khai nhầm hợp đồng, nhầm tên hàng, khai các chi tiết trên tờ khai không chính xác nhƣ đặc tính hàng, mã HS. Điều này sẽ gây mất thời gian để kiểm tra lại và chỉnh sửa. Ngoài ra, việc hệ thống khai báo hải quan thƣờng xuyên bị lỗi cũng ảnh hƣởng rất lớn làm cho kết quả khai báo, phân luồng bị sai lệch, điều này sẽ gây trở ngại cho việc thông quan lô hàng.
2.3.2.4 Khâu vận chuyển Biểu hiện:
Phƣơng tiện vận chuyển công ty vẫn còn ít, công ty chỉ có khoảng 6 đầu kéo container và 2 xe tải nhỏ, đối với những ngày lễ hay lúc hàng hóa về nhiều, không đủ số lƣợng xe để vận chuyển nên công ty phải thuê thêm phƣơng tiện vận chuyển từ bên ngoài. Điều này sẽ khiến cho hàng hóa phải phụ thuộc vào bên công ty vận chuyển, chƣa kể vào lúc mùa cao điểm, công ty không thể thuê đƣợc phƣơng tiện vận chuyển sẽ không kịp giao hàng cho KH.
Hậu quả:
Việc công ty không đủ phƣơng tiện vận chuyển sẽ khiến công ty còn phải tốn thêm chi phí thuê phƣơng tiện vận chuyển, không những thế, đối với những lô hàng lớn, có nhiều cont mà bên bộ phận vận chuyển không chuẩn bị đủ xe dẫn đến không thể lấy hết cont ra khỏi cảng, không giao đủ hàng cho khách hàng. Bên cạnh đó công ty sẽ phải đóng phí phạt, phí lƣu cont, lƣu bãi cho cảng, tăng chi phí làm hàng. Quan trọng hơn nữa là công ty sẽ phải bồi thƣờng vì giao hàng chậm theo nhƣ hợp đồng đã ký kết, gây trở ngại rất lớn đến uy tín của công ty.
2.3.3 Những nhân tố tác động 2.3.3.1 Nguyên nhân khách quan 2.3.3.1 Nguyên nhân khách quan
Hệ thống mạng khai báo Hải quan điện tử bị nghẽn, đƣờng truyền bị lỗi, làm cho việc lên tờ khai Hải quan điện tử gặp khó khăn.
Các yếu tố về thời tiết và địa lý nhƣ mƣa, gió, bão,…ảnh hƣởng tới tiến độ giao hàng cũng nhƣ tình trạng hàng hóa hay gây khó khăn cho việc nhân viên di chuyển tới các địa điểm nhƣ cảng, hải quan để làm thủ tục.
Tình trạng giao thông đƣờng bộ, cơ sở hạ tầng còn thấp kém, chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng: tình trạng kẹt xe, ùn tắc giao thông, đƣờng xá xuống cấp, hƣ hỏng, có nhiều đƣờng hẹp chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng, gây khó khăn cho viêc vận chuyển.
Một số quy định của nhà nƣớc về các tuyến đƣờng vận chuyển và thời gian đƣợc phép lƣu thông, đặc biệt đối với xe có trọng tải nặng nhƣ container còn
hạn hẹp, gây một số trở ngại cho việc sắp xếp thời gian, giảm cƣớc vận chuyển.
Thủ tục hành chính còn khá phức tạp, các quy định, thông tƣ về thủ tục hải quan đƣợc ban hành và thay đổi liên tục.
2.3.3.2 Nguyên nhân chủ quan
Phân bố công việc không hợp lý, nhân viên một lúc đảm nhận nhiều lô hàng của một hoặc các khách hàng khác nhau.
Tính chủ quan của nhân viên trong quá trình thực hiện giao nhận hàng hóa. Chƣa có tính cẩn trọng trong việc sắp xếp hồ sơ, chứng từ.
Trình độ nhân viên còn non yếu, thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống, chƣa chuẩn bị các phƣơng án dự phòng để khắc phục sự cố một cách nhanh nhất. Không nắm rõ đƣợc tình trạng hàng hóa và chủ quan trong việc vận chuyển, không theo dõi giám sát kỹ lƣỡng, dẫn đến các trƣờng hợp xấu xảy ra và không xử lý kịp thời.
Không có tính chủ động trong việc liên hệ với khách hàng hay hãng vận chuyển, dẫn đến việc chuẩn bị xe chở hàng không kịp thời, giao hàng chậm trễ.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER
ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VINATRACO”. 3.1 Định hƣớng phát triển của công ty
- Công ty không ngừng cải thiện các bƣớc của quy trình giao nhận theo hƣớng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. Đặc biệt là đối với giao nhận hàng hóa bằng container đƣờng biển, luôn đề ra các phƣơng án hoạt động tối ƣu, mang lại lợi ích, hiệu quả cho công ty và uy tín đối với khách hàng.
- Phát huy tối đa nguồn lực hiện có của công ty. Bên cạnh đó phát triển thêm về cả quy mô lẫn chất lƣợng dịch vụ với giá cả hợp lý, đáp ứng tối đa sự hài lòng của khách hàng.
- Đồng bộ hóa chuyên môn của các nhân viên trong từng bộ phận phòng ban. Nâng cao trình độ kỹ thuật mà trình độ chuyên môn cũng nhƣ quản lí của doanh nghiệp. - Xâm nhập vào thị trƣờng giao nhận vận tải khổng lồ ở các tỉnh công nghiệp và các khu công nghiệp lân cận: Biên Hòa, Đồng Nai, Vũng Tàu, Bình Dƣơng
- Duy trì nguồn khách hàng hiện có. Bên cạnh việc duy trì khách hàng cũ, công ty còn tăng cƣờng tìm kiếm thêm số lƣợng khách hàng mới.
- Liên tục cập nhật, thay đổi bảng báo giá dịch vụ giao nhận của công ty cho phù hợp với sự thay đổi của thị trƣờng giao nhận xuất nhập khẩu hiện nay và sựcạnh tranh gay gắt của các công ty trong ngành.
- Tiết kiệm và cắt giảm chi phí các dịch vụ thuê ngoài nhƣ thuê phƣơng tiện vận chuyển,… chọn những phƣơng án vận chuyển tối ƣu, cắt bỏ những hoạt động làm tăng chi phí nhƣng hiệu quả thấp.
- Công ty cần chủ động, tăng cƣờng tạo mối quan hệ với các cơ quan tổ chức có liên quan trong ngành nhƣ Hãng tàu, ngân hàng, chi cục Hải quan, cảng biển,…nhằm để tạo điều kiện thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện các thủ tục giao nhận, đồng thời sẽ có đƣợc sự giúp đỡ và ủng hộ từ các đơn vị này.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện “quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đƣờng biển tại công ty VINATRACO” khẩu bằng container đƣờng biển tại công ty VINATRACO”
3.2.1 Giải pháp 1: Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng Nội dung của giải pháp:
Ban giám đốc công ty VINATRACO cần mở lớp, mời chuyên gia về đào tạo các nhân viên bộ phận Sales và Marketing, nâng cao trình độ ngoại ngữ để có đƣợc đội ngũ nhân viên giỏi về marketing để tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng tiềm năng cho công ty. Đông thời, công ty cần liên tục cập nhật về giá cả vận chuyển trên thị trƣờng để các nhân viên kinh doanh có thể báo cho KH giá cả hợp lý và phù hợp với điều kiện thƣơng mại.
Công ty cần năng động trong việc tìm kiếm KH bằng cách dùng các phƣơng tiện thông tin hiện đại (telephone, fax, e-mail…) để liên lạc hoặc tiếp xúc trực tiếp với KH.Đối với những KH hiện tại, công ty phải luôn phát huy mọi biện pháp tăng cƣờng hợp tác kinh doanh nhằm giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững.
Công ty cần đẩy mạnh công tác quảng cáo hình ảnh chất lƣợng dịch vụ của công ty,PR nhƣ: giới thiệu công ty lên facebook, các trang mạng xã hội, đƣa các thành quả công ty đạt đƣợc lên báo chí và nhất là cập nhật website của công ty liên tục để bắt kịp với xu hƣớng của thị trƣờng.
Điều kiện thực hiện:
Công ty phải tìm hiểu thật kĩ về các chuyên gia Sales và Marketing mà mình mời về để đào tạo nhận viên, các chuyên gia đó phải thật sự có năng lực, làm việc chuyên nghiệp. Dự trù một tuần sẽ học 2 buổi, mỗi buổi khoảng 1 tiếng 30 phút, chi phí trung bình cho chuyên gia sẽ là 6.000.000 đồng.
Các nhân viên kinh doanh của công ty phải thật siêng năng, kiên trì tìm kiếm khách hàng và công ty phải động viên họ để họ không vì không có đƣợc KH trong thời gian ngắn mà nản lòng, đồng thời còn phải có thái độ ân cần, chu đáo và luôn luôn làm hài lòng KH.
Công ty VINATRACO sẽ hợp tác với một công ty quảng cáo có uy tín trên thị trƣờng Việt Nam: Công ty Quảng Cáo Việt, Công ty Cổ Phần Quảng Cáo
và Hội Chợ Thƣơng Mại,…Các công ty này sẽ chịu trách nhiệm về phần quảng bá của công ty VINATRACO.
Kết quả đạt đƣợc từ giải pháp:
Công ty sẽ có đƣợc một lực lƣợng Sales và Marketing hùng hậu, khi các nhân viên tiếp xúc với các KH, sẽ thể hiện đƣợc sự chuyên nghiệp vủa mình, sẽ có thể giải đáp những thắc mắc, tƣ vấn và báo giá cho KH một cách hợp lý, làm hài long KH, và công ty sẽ có thể kiếm thêm đƣợc nhiều KH mới và sản lƣợng ký kết hợp đồng giao nhận ngày một nhiều hơn, không những thế, công ty còn có thể giữ đƣợc mối quan hệ làm ăn lâu dài với các KH hiện tại. Hình ảnh chất lƣợng dịch vụ công ty sẽ đƣợc nâng cao, nhiều ngƣời biết đến dẫn đến công ty sẽ có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
3.2.2 Giải pháp 2: Khắc phục sai sót trong việc nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Nội dung giải pháp:
Các nhân viên chứng từ cần phải cẩn thận, kỹ lƣỡng ngay từ khâu nhận bộ chứng từ từ ngƣời xuất khẩu. Từ đó có những kiểm tra chi tiết, kỹ càng các thông tin, các mục trong bộ chứng từ về tính xác thực, pháp lý, các thông tin chi tiết trong B/L, C/I, Packing List, hợp đồng,…có chính xác và phù hợp không, thông tin trên các chứng từ có khớp với nhau không. Nếu có sai sót thì phải báo ngay cho công ty khách hàng để kịp thời sửa chửa vì để sửa chữa một chứng từ mất khá nhiều thời gian, có thể liên lạc ngay qua điện thoại, mail hoặc gặp mặt trực tiếp, để báo lại những chỗ sai, thiếu xót để khách hàng điều chỉnh trong thời gian sớm nhất.
Nhân viên chứng từ cần nắm và hiểu rõ các chi tiết trong bộ chứng từ để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Nắm rõ trình tự, thủ tục khai báo hải quan để tránh sai sót, làm gián đoạn quá trình giao nhận. Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận cần có những thống nhất, những trao đổi cụ thể về thông tin hàng hóa…để tránh tình trạng nắm bắt thông tin không rõ ràng. Để thuận tiện cho việc theo dõi và lên bảng quyết toán tại công ty mỗi lô hàng cần đƣợc cấp một mã riêng hoặc một tên gọi đặc trƣng. Mã lô hàng sẽ bao gồm một ký tự chữ và các ký tự số.
Điều kiện thực hiện:
Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chu đáo, và có trình độ chuyên môn nghề nghiệp về lĩnh vực giao nhận XNK.
Các chứng từ trong ngoại thƣơng thƣờng viết bằng tiếng anh nên những nhân viên này đòi hỏi phải có trình độ tiếng anh tốt, đọc và hiểu đƣợc các điều