CHƢƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện “quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
khẩu bằng container đƣờng biển tại công ty VINATRACO”
3.2.1 Giải pháp 1: Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng Nội dung của giải pháp:
Ban giám đốc công ty VINATRACO cần mở lớp, mời chuyên gia về đào tạo các nhân viên bộ phận Sales và Marketing, nâng cao trình độ ngoại ngữ để có đƣợc đội ngũ nhân viên giỏi về marketing để tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng tiềm năng cho công ty. Đông thời, công ty cần liên tục cập nhật về giá cả vận chuyển trên thị trƣờng để các nhân viên kinh doanh có thể báo cho KH giá cả hợp lý và phù hợp với điều kiện thƣơng mại.
Công ty cần năng động trong việc tìm kiếm KH bằng cách dùng các phƣơng tiện thông tin hiện đại (telephone, fax, e-mail…) để liên lạc hoặc tiếp xúc trực tiếp với KH.Đối với những KH hiện tại, công ty phải luôn phát huy mọi biện pháp tăng cƣờng hợp tác kinh doanh nhằm giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững.
Công ty cần đẩy mạnh công tác quảng cáo hình ảnh chất lƣợng dịch vụ của công ty,PR nhƣ: giới thiệu công ty lên facebook, các trang mạng xã hội, đƣa các thành quả công ty đạt đƣợc lên báo chí và nhất là cập nhật website của công ty liên tục để bắt kịp với xu hƣớng của thị trƣờng.
Điều kiện thực hiện:
Công ty phải tìm hiểu thật kĩ về các chuyên gia Sales và Marketing mà mình mời về để đào tạo nhận viên, các chuyên gia đó phải thật sự có năng lực, làm việc chuyên nghiệp. Dự trù một tuần sẽ học 2 buổi, mỗi buổi khoảng 1 tiếng 30 phút, chi phí trung bình cho chuyên gia sẽ là 6.000.000 đồng.
Các nhân viên kinh doanh của công ty phải thật siêng năng, kiên trì tìm kiếm khách hàng và công ty phải động viên họ để họ không vì không có đƣợc KH trong thời gian ngắn mà nản lòng, đồng thời còn phải có thái độ ân cần, chu đáo và luôn luôn làm hài lòng KH.
Công ty VINATRACO sẽ hợp tác với một công ty quảng cáo có uy tín trên thị trƣờng Việt Nam: Công ty Quảng Cáo Việt, Công ty Cổ Phần Quảng Cáo
và Hội Chợ Thƣơng Mại,…Các công ty này sẽ chịu trách nhiệm về phần quảng bá của công ty VINATRACO.
Kết quả đạt đƣợc từ giải pháp:
Công ty sẽ có đƣợc một lực lƣợng Sales và Marketing hùng hậu, khi các nhân viên tiếp xúc với các KH, sẽ thể hiện đƣợc sự chuyên nghiệp vủa mình, sẽ có thể giải đáp những thắc mắc, tƣ vấn và báo giá cho KH một cách hợp lý, làm hài long KH, và công ty sẽ có thể kiếm thêm đƣợc nhiều KH mới và sản lƣợng ký kết hợp đồng giao nhận ngày một nhiều hơn, không những thế, công ty còn có thể giữ đƣợc mối quan hệ làm ăn lâu dài với các KH hiện tại. Hình ảnh chất lƣợng dịch vụ công ty sẽ đƣợc nâng cao, nhiều ngƣời biết đến dẫn đến công ty sẽ có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
3.2.2 Giải pháp 2: Khắc phục sai sót trong việc nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Nội dung giải pháp:
Các nhân viên chứng từ cần phải cẩn thận, kỹ lƣỡng ngay từ khâu nhận bộ chứng từ từ ngƣời xuất khẩu. Từ đó có những kiểm tra chi tiết, kỹ càng các thông tin, các mục trong bộ chứng từ về tính xác thực, pháp lý, các thông tin chi tiết trong B/L, C/I, Packing List, hợp đồng,…có chính xác và phù hợp không, thông tin trên các chứng từ có khớp với nhau không. Nếu có sai sót thì phải báo ngay cho công ty khách hàng để kịp thời sửa chửa vì để sửa chữa một chứng từ mất khá nhiều thời gian, có thể liên lạc ngay qua điện thoại, mail hoặc gặp mặt trực tiếp, để báo lại những chỗ sai, thiếu xót để khách hàng điều chỉnh trong thời gian sớm nhất.
Nhân viên chứng từ cần nắm và hiểu rõ các chi tiết trong bộ chứng từ để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Nắm rõ trình tự, thủ tục khai báo hải quan để tránh sai sót, làm gián đoạn quá trình giao nhận. Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận cần có những thống nhất, những trao đổi cụ thể về thông tin hàng hóa…để tránh tình trạng nắm bắt thông tin không rõ ràng. Để thuận tiện cho việc theo dõi và lên bảng quyết toán tại công ty mỗi lô hàng cần đƣợc cấp một mã riêng hoặc một tên gọi đặc trƣng. Mã lô hàng sẽ bao gồm một ký tự chữ và các ký tự số.
Điều kiện thực hiện:
Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chu đáo, và có trình độ chuyên môn nghề nghiệp về lĩnh vực giao nhận XNK.
Các chứng từ trong ngoại thƣơng thƣờng viết bằng tiếng anh nên những nhân viên này đòi hỏi phải có trình độ tiếng anh tốt, đọc và hiểu đƣợc các điều khoản trong một hợp đồng và các chứng từ quan trọng khác, để xem xét và phát hiện sai sót một cách chính xác nhất.
Kết quả đạt đƣợc từ giải pháp:
Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ đƣợc rút ngắn lại, và đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã có kinh nghiệm. Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên sẽ lấy nhầm chứng từ của các lô hàng khác. Đảm bảo tính thống nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời kiểm tra phát hiện sai sót và sửa chữa một cách kịp thời. Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí làm hàng.
3.2.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện việc khai báo hải quan điện tử Nội dung giải pháp: Nội dung giải pháp:
Ban giám đốc công ty VINATRACO nên tập trung đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn, trình độ về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, phần mềm khai báo HQĐT, sử dụng thành thạo máy tính, ứng dụng tin học văn phòng. Một đội ngũ nhân viên trẻ năng động cùng đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm sẽ là lực lƣợng hùng hậu tạo ra sức mạnh để có thể thực hiện các sách mà Ban lãnh đạo đề ra nhằm đƣa công ty phát triển đi lên. Vì vậy, vấn đề đào tạo và củng cố nguồn nhân lực cần đƣợc chú trọng đúng mức. Thƣờng xuyên cho nhân viên đi học các lớp bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng phần mềm khai báo HQĐT, có thể học ở trƣờng Cao đẳng Tài Chính Hải Quan. Hoặc có thể đến Trung tâm dữ liệu và công nghệ thông tin- Cục Hải quan TP. HCM, tại đây thƣờng xuyên có mở các lớp hƣớng dẫn miễn phí cho nhân viên thực hiện khai báo Hải quan.
Phần mềm khai báo hải quan điện tử thƣờng xảy ra những lỗi mà nguyên nhân có thể là do hệ thống mạng hoặc do cá nhân thực hiện sai, yêu cầu công ty cần phải tìm ra nguyên nhân và đƣa ra các giải pháp khắc phục một số lỗi thƣờng xảy ra trong bƣớc này. Phải đảm bảo không có lỗi nào nguyên nhân là do máy tính văn phòng, vì vậy những máy tính của nhân viên chứng từ cần đƣợc kiểm tra, bảo trì thƣờng xuyên, không bị vi rút hay bị lỗi.
Công ty cần thƣờng xuyên nghiên cứu để kịp thời cập nhật những thay đổi của hệ thống luật pháp của nhà nƣớc, của hải quan về lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng nhƣ các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề thủ tục hải quan, kịp thời đáp ứng cho khách hàng, giảm những sai sót về thời gian cũng nhƣ tiền bạc cho mình cũng nhƣ cho khách hàng khi có những điều chỉnh xảy ra.
Điều kiện thực hiện:
Công ty phải lập ngân sách chi trả cho việc các nhân viên chứng từ trong công ty đi học bồi dƣỡng về kỹ năng, nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, dự trù chi phí khoảng 30.000.000 triệu đồng.
Để thực hiện tốt giải pháp này cần phải có nguồn vốn khoảng 100.000.000 đồng để đầu tƣ trang thiết bị văn phòng một cách tốt nhất, nâng cấp toàn bộ hệ thống máy vi tính của công ty, đồng thời đầu tƣ sử dụng những máy tính riêng để phục vụ việc khai hải quan điện tử.
Công ty lập ra một bộ phận pháp chế, am hiểu về luật, nghị định của chính phủ về lĩnh vực ngoại thƣơng nói chung và giao nhận nói riêng để thƣờng xuyên cập nhật những thông tin, thông tƣ mới nhất về sửa đổi, hƣỡng dẫn thực hiện các thủ tục hải quan và các khoản thuế để thực hiện và khai báo cho chính xác.
Kết quả đạt đƣợc từ giải pháp:
Các nhân viên trong công ty đƣợc đào tạo chuyên nghiệp, có kiến thức vũng chắc nên bƣớc khai báo hải quan điện tử sẽ đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Bƣớc khai hải quan điện tử sẽ đƣợc thực hiện dễ dàng hơn nhờ đội ngũ nhân viên đã có kinh nghiệm, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ và đi lại cho công ty và nhân viên, hạn chế đƣợc các trƣờng hợp sai sót thƣờng xảy ra. Tờ khai đƣợc kiểm tra một cách kỹ càng, nhân viên sẽ không phải mất thời gian cho việc đi tới Hải quan để sửa tờ khai. Tránh đƣợc tình trạng áp nhầm mã HS, nếu áp nhầm mã này thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy nhƣ: truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung hoặc xin hoàn thuế,…chạy đi chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ.
Hoàn thiện tốt nhất khâu lên tờ khai HQĐT, công ty có thể tự tin về trình độ chuyên môn, phát triển dịch vụ khai thuê.
3.2.4 Giải pháp 4: Đảm bảo trong khâu vận chuyển Nội dung giải pháp: Nội dung giải pháp:
Với số lƣợng ngày càng nhiều hợp đồng giao nhận nhƣng lƣợng xe vận tải riêng cũng nhƣ số lƣợng đầu kéo container của công ty vẫn không đổi, trong các mùa cao điểm thƣờng xảy ra tình trạng thiếu phƣơng tiện chở hàng, làm chậm tiến độ, ảnh hƣởng đến uy tín công ty. Vì vậy, công ty cần phải đầu tƣ mua sắm thêm phƣơng tiện vận tải, nâng cấp các trang thiết bị kỹ thuật số và đầu kéo Container phải luôn đảm bảo an toàn kỹ thuật để tránh tình trạng gây ra tai nạn trên đƣờng vận chuyển.
Công ty nên tìm kiếm, hợp tác thêm nhiều đối tác là các nhà xe mới để có thể đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời về phƣơng tiện vận chuyển khi có vấn đề phát sinh nhƣ lƣợng hàng tăng giảm. Ngoài ra việc tìm thêm nhà xe mới để tránh tình huống độc quyền của 1 nhà xe nào đó và để có đƣợc giá vận chuyển cạnh tranh hơn.
Điều kiện thực hiện:
Để thực hiện việc này phải cần có một lƣợng vốn đầu tƣ lớn trong khi công ty vẫn còn nhiều lĩnh vực khác cần phải chú trọng. Dự trù chi phí để đầu tƣ thêm phƣơng tiện vận tải khoảng 2.000.000.000 đồng.
Công ty nên chọn các hãng xe vận tải lớn, có nhiều xe và có uy tín trên thị trƣờng, tạo mối quan hệ thân thiết để những khi trong trƣờng hợp khẩn cấp,
Nhân viên chứng từ khi nhận BCT lô hàng nào thì phải ngay lập tức báo cho nhân viên điều xe biết số lƣợng container để nhân viên điều xe có thể sắp xếp xe một cách hợp lý.
Kết quả đạt đƣợc từ giải pháp:
Khâu vận chuyển đƣợc chuẩn bị một cách kỹ càng nhất, hàng hóa đƣợc giao cho khách trong thời gian sớm nhất có thể, sớm hơn so với thời gian cho phép, điều này không những đem lại lợi ích cho công ty giao nhận mà còn cho phía khách hàng, đảm bảo quá trình kinh doanh sản xuất của họ.
Công ty sẽ có đƣợc một hình ảnh tốt đẹp, mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn, uy tín trên thị trƣờng giao nhận đƣợc nâng cao hơn.
Có mối quan hệ tốt với hãng vận tải, đảm bảo cho công ty giao nhận luôn luôn có xe vận chuyển giao hàng đúng thời gian, địa điểm quy định cho khách hàng để hoàn thành quá trình giao nhận tốt nhất.