CHƢƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN
2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đƣờng biển tạ
2.2.7 Giao hàng, thanh toán và trả chứng từ cho khách hàng
Trƣớc khi làm thủ tục nhận hàng, nhân viên VINATRACO liên hệ với bộ phận vận tải của công ty để đặt xe, thông báo thời gian, địa điểm cụ thể. Bộ phận vận tải sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với công ty KH về việc vận chuyển hàng về kho KH.
Trả container tại bãi theo quy định: Sau khi rút hàng xong thì phải đƣa cont rỗng về địa điểm quy định và phải đúng thời gian cho phép. Lấy phiếu trả cont đến chỗ mƣợn cont để nhận tiền cƣợc về (khi đi lấy lại tiền cƣợc thì phải có phiếu mƣợn cont bản gốc, phiếu nâng cont đầy (Eir Full), phiếu hạ rỗng).
Khi đến hãng tàu để lấy lại tiền cƣợc cont thì hãng tàu sẽ căn cứ vào xác nhận trên phiếu hạ rỗng để thu tiền sửa chữa. Tùy thuộc vào mức độ hƣ hỏng nếu lỗi là do hàng hóa của khách hàng hãng tàu sẽ thu phí sửa chữa. Nếu cont hƣ là do yếu tố khách quan hoặc có sự xác nhận của cảng là cont bị hƣ khi lấy cont đầy hàng, lúc này hãng tàu sẽ không thu phí sửa chữa và trả lại tiền cƣợc cont cho khách hàng.
Sau khi giao hàng xong, nhân viên giao nhận đem tất cả các hóa đơn liên quan đến lô hàng cho bộ phận chứng từ. Bộ phận chứng từ sẽ tính toán các chi phí: lệ phí hải quan, tiền thuê xe, chi phí giám định… rồi chuyển sang cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ lập bản kê thanh toán, phiếu thanh toán kèm theo những hóa đơn có liên quan tới lô hàng nhƣ: hóa đơn GTGT, hóa đơn đóng lệ phí hải quan, hóa đơn D/O,…Sau đó, bộ phận kế toán sẽ trình cho giám đốc thông qua và ký xác nhận và tiến hành quyết toán.
Khi hoàn trả bộ hồ sơ cho khách hàng, bộ phận chứng từ sẽ lập phiếu bàn giao chứng từ (2 bản) có chữ kí xác nhận của 2 bên. Sau đó hoàn trả bộ hồ sơ với tất cả các chứng từ có liên quan kèm theo một giấy đề nghị thanh toán phí giao nhận (debit note) ghi rõ những khoản mà công ty VINATRACO đã chi và công ty khách hàng đã trả.
Theo nhƣ lô hàng có Hợp đồng ngoại thƣơng là 11031: Do trong hợp đồng dịch vụ đã kí, công ty VINATRACO sẽ đảm nhiệm phần liên hệ với công ty vận tải để chuyển hàng ra khỏi cảng và đem về kho riêng theo yêu cầu của công ty Crown ĐN. Nhân viên giao nhận liên hệ với hãng vận tải để kéo container về kho cho khách hàng, vì đây là hàng giao thẳng, không rút ruột tại bãi. Sau đó nhân viên của hãng vận tải sẽ tiến hành điều xe, liên hệ với đội xe nâng bốc container lên xe và chở hàng về kho do công ty Crown ĐN chỉ định. Nhân viên giao nhận sẽ nhận lại giấy hạ rỗng container để lấy lại tiền cƣợc container với đại lý hãng tàu.
Nhận xét
Ưu điểm: Quá trình thanh toán và trả chứng từ cho KH đƣợc tổ chức một cách chặt chẽ, bộ phận kế toán quyết toán nhanh gọn và chuyên nghiệp.
Hạn chế:
NVGN khi nhận hàng không kiểm tra kĩ càng dẫn tới hàng không đúng số lƣợng hay chất lƣợng hàng giao không đảm bảo. Điều này khiến cho bên phía ngƣời NK không chịu nhận hàng và sẽ phát sinh một chi phí rất lớn để giải quyết.
Công ty bị động trong việc bố trí phƣơng tiện vận tải, không đủ xe cho việc chất hàng, chậm giao hàng cho ngƣời nhập khẩu, không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên, làm mất uy tín của doanh nghiệp