CHƢƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN
2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đƣờng biển tạ
2.2.2 Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Đây là khâu quan trọng bởi vì nó là cơ sở pháp lý để giải quyết những sai sót hoặc khiếu nại (nếu có) sau này. Khi nhận đƣợc bộ chứng từ đầy đủ nhân viên khai hải quan của công ty phải kiểm tra tất cả chi tiết trên chứng từ có phù hợp không? Nếu các chứng từ không phù hợp thì yêu cầu chủ hàng chỉnh sửa lại, nếu phù hợp thì chuẩn bị để khai điện tử.
Nội dung kiểm tra nhƣ sau:
Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ xem có phù hợp với thông tin khách hàng đƣa ra trƣớc đó hoặc có đúng với hợp đồng ủy thác không.
Kiểm tra tính đồng bộ của chứng từ: đây là công việc rất quan trọng để có thể tiến hành làm thủ tục hải quan và tránh kéo dài quá trình làm việc. Cần xem xét cẩn thận bộ chứng từ nhằm phát hiện những sai sót, kịp thời báo cho chủ hàng điều chỉn
Xác định loại hàng hóa nhập khẩu: mục đích là xem xét lại mô tả hàng hóa trong hợp đồng để xác định mặt hàng nhập khẩu cùng mã HS của hàng hóa đồng thời kết hợp việc tra cứu biểu thuế hiện hành. Đây đƣợc xem là công tác chuẩn bị cho việc khai thác hải quan thuận lợi.
Xác định trọng lƣợng, thể tích, khối lƣợng, kích thƣớc, số lƣợng hàng hóa và đơn vị tính. Đơn vị tính phải phù hợp với quy định trong biểu thuế hiện hành. Ngoài ra, việc xác định trọng lƣợng, khối lƣợng, kích thƣớc là để chuẩn bị cho việc thuê đƣợc phƣơng tiện vận tải và chuẩn bị kho bãi thích hợp.
Đối với hàng nguyên container cần xác định số container/số seal để tiện việc theo dõi hàng hóa tại bãi cảng.
Xác định xuất xứ của hàng hóa để có cơ sở xét giảm miễn thuế nhập khẩu. Xác định hình thức thanh toán cƣớc phí của lô hàng: hình thức thanh toán cƣớc phí thƣờng đƣợc ghi trên bill tàu. Trên thực tế có nhiều cách quy định nhƣng chỉ có cách quy định nhƣ trên mới đƣợc hải quan chấp nhận.
Xác định ngày giờ tàu cập cảng để tiến hành tiếp nhận hàng, đăng ký tờ khai hàng tại chi cục hải quan, chuẩn bị kho bãi để hàng tránh trƣờng hợp phải lƣu kho bãi gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Ngày giờ tàu cập cảng thƣờng đƣợc để cập trong thông báo hàng đến.
Liên hệ đại lý hãng tàu để biết thời gian hàng hóa đƣợc đƣa vào kho bãi. Nếu là hàng đóng trong container thì đƣợc đƣa vào bãi, nếu là hàng lẻ thì đƣợc đƣa vào kho.
Song song với việc này ngƣời giao nhận sẽ đăng ký giám định hàng hóa cho lô hàng nhập này (không phải mặt hàng nà cũng yêu cầu giám định) tại cửa khẩu làm thủ tục hải quan, kết quả giám định đƣợc cơ quan xác nhận và ghi vào biên bản giám định, có thể làm bằng chứng cho những thiếu sót sau này.
Trƣờng hợp khi nhận bộ chứng từ có giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of original C/O), nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ C/O về tất cả chi tiết nhƣ: tên, địa chỉ ngƣời xuất khẩu, ngƣời nhập khẩu, tên hàng cùng mô tả hàng hóa, số invoice, số B/L, số hợp đồng ngoại thƣơng.
Nếu C/O sai một trong các chi tiết trên thì xem nhƣ C/O không chứng minh đƣơc xuất xứ của lô hàng này, có nghĩa C/O không có giá trị và nhập khẩu sẽ không hƣởng đƣợc ƣu đãi thuế quan. Cách giải quyết trong trƣờng hợp này là yêu cầu chủ hàng làm công văn xin nợ C/O gửi đến chi cục hải quan, khi nào có C/O sẽ bổ sung sau, thời gian nợ 30 ngày.
Các chứng từ thông thƣờng của một lô hàng bao gồm: -Hợp đồng thƣơng mại (Sales Contract)
- Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - Vận đơn (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận xuất xử hàng hóa (Certificate of Origin) - Phiếu đóng gói (Packing List)
- Chứng từ bảo hiểm (Cargo Insurance Certificate)
Theo Hợp đồng ngoại thƣơng số 11031 thì kiểm tra các điểu khoản cơ bản của BCT nhƣ sau: (Chi tiết BCT xem phụ lục).
Kiểm tra hóa đơn thƣơng mại
Kiểm tra số hóa đơn, ngày hóa đơn: - Commercial Invoice No: YJ160203-191. - Commercial Invoice Date: 07/02/2016.
Tên địa chỉ ngƣời xuất khẩu nhập khẩu, tên hàng hóa, số lƣợng, cảng bốc và dỡ,…
Kiểm tra tổng số tiền bằng chữ và bằng số trong hóa đơn: - US$44,525.73
- US DOLLARS FORTY-FOUR THOUSAND FIFTY HUNDRED TWENTY- FIVE AND CENTS SEVENTY-THREE ONLY.
Kiểm tra bản kê chi tiết hàng hóa.
Kiểm tra các mục nhƣ hóa đơn thƣơng mại coi có trùng khớp đồng bộ với hóa đơn thƣơng mại hay không.
Kiểm tra trọng lƣợng tịnh và trọng lƣợng cả bì, số container, số seal:
- Gross Weight: 13.767 MT - Container No: SEGU2054941
- Net Weight: 13.429 MT - Seal No: SITK213482
Kiểm tra vận đơn đƣờng biển.
Kiểm tra các thông tin ghi trên Bill: số Bill, ngày phát hành Bill, tên tàu, số chuyến tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số bill gốc, số lƣợng container và số seal, net weight và gross weight có khớp với packing list và các chứng từ khác trong bộ chừng từ không.
- Số Bill: SITPUSG034257G2 - Ngày phát hành Bill: 02/07/2016 - Tên tàu: ARABIAN EXPRESS - Số chuyến: 1602S
- Cảng xếp hàng: BUSAN, KOREA - Cảng dỡ hàng: CÁT LÁI.
Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
Kiểm tra các thông tin trên C/O, số C/O, form C/O, ngày C/O, bên xuất nhập khẩu, tên hàng, số lƣợng hàng, cảng xếp, cảng dỡ, xuất xứ hàng,…
Nhận xét
Ưu điểm:
Bộ chứng từ đƣợc gửi qua mail, internet hoặc fax, nhân viên chứng từ của công ty chỉ cần in ra là đã có đƣợc BCT của lô hàng,
Khi chứng từ có sai sót thì nhân viên sẽ báo ngay với KH bằng cách gửi mail hoặc điện thoại là đã có thể bổ sung hoặc chỉnh sửa rất nhanh
Hạn chế: Nhân viên chứng từ khi nhận BCT vẫn chƣa chú ý kiểm tra xem đã nhận đầy đủ hay chƣa, trong một số trƣờng hợp thiếu những chứng từ quan trọng nhƣ Invoice hay B/L hoặc các thông tin trên BCT không trùng khớp với nhau nên chƣa