4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Vinatraco
Nhận xét: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến - chức
năng, bao gồm Ban giám đốc và 5 phòng ban, đảm bảo việc kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả. Mọi chỉ thị của giám đốc đƣa xuống và việc báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh lên giám đốc cũng đều đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Giám đốc: Thực hiện việc điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, lập kế hoạch kinh doanh, đề ra mục tiêu cần đạt đƣợc của công ty và quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty, cụ thể hóa các đƣờng lối và chính sách hoạt động, trực tiếp kí kết hợp đồng với đối tác.
Phó giám đốc:
Là ngƣời đƣợc giám đốc ủy quyền trực tiếp lãnh đạo các phòng ban của công ty.
Giúp giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác và các cơ quan quản lý chuyên ngành.
PHONG CHỨNG TỪ- GIAO NHẬN
Cập nhật thông tin và tham mƣu cho giám đốc các kế hoạch kinh doanh. Chịụ trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh với giám đốc.
Phòng shipping
Đối với hàng xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên shipping: Nhận Booking từ khách hàng
Liên hệ với hãng tàu lấy lệnh cấp container rỗng.
Fax lệnh cấp container cho khách hàng. Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày, giờ quy
định trên lệnh cấp container.
Yêu cầu khách hàng sau khi đóng hàng vào container phải báo cáo chi tiết cho công ty để nhân viên công ty gủi thông tin lên hãng tàu nhận Master Bill of Lading (MBL), đồng thời làm House Bill of Lading (HBL).
Từ những thông tin chi tiết về lô hàng từ khách hàng, nhân viên shipping sẽ làm
HBL và fax bản nháp HBL sang khách hàng để khách hàng kiểm tra thông tin.
Sau khi nhận đƣợc xác nhận về HBL từ khách hàng, công ty sẽ in HBL gốc và gửi cho khách hàng.
Sau khi gửi chi tiết lô hàng cho hãng tàu làm MBL, hãng tàu sẽ gửi bản nháp MBL để nhân viên shipping kiểm tra chi tiết về tên tàu, số chuyến, số container, số seal, tên đại lý..
Đối với hàng nhập
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu. Đến văn phòng hãng tàu nhận D/O .
Phát hành D/O của Vinatraco cùng các D/O khác và HBL giao cho khách hàng. Thu tiền CFS (Container Forward Service) nếu là hàng LCL,…
Phòng chứng từ - giao nhận
Bộ phận chứng từ
Nhận các chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ phòng kinh doanh, kiểm tra chứng từ, liên hệ khách hàng để xác nhận và điều chỉnh sai sót trong chứng từ.
Lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm invoice, packing list, định mức, đăng ký các công văn cần thiết tùy theo loại hình xuất nhập khẩu.
Trao đổi chứng từ với khách hàng và thanh ký tờ khai.
Bộ phận giao nhận
Nhận các chứng từ cần thiết từ bộ phận chứng từ, tiến hành thực hiện việc giao nhận hàng hóa tại địa điểm đã đƣợc xác định trong hợp đồng mà khách hàng đã ký với đối tác.
Liên hệ với hãng tàu để đặt và nhận Booking Note với hãng tàu hoặc nhận Booking Note theo sự chỉ thị của khách hàng nƣớc ngoài.
Kiểm tra hàng trƣớc khi giao nhận nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng
Phòng kế toán
Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán.
Tƣ vấn cho giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lƣợc tài chính. Tiếp nhận và giám sát các đơn hàng trong tháng.
Quản lý và lập báo cáo thu chi thanh toán với khách hàng và nội bộ công ty.
Phòng kinh doanh – marketing
Bộ phận kinh doanh:
Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty.
Vạch ra phƣơng hƣớng phát triển và cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nƣớc.
Tham mƣu cho giám đốc trong công việc đƣa ra quyết định kinh doanh. Tìm kiếm khách hàng, dự đoán nhu cầu thị trƣờng, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, chăm sóc, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Bộ phận kinh doanh gồm:
Bộ phận sales:Chuyên tìm kiếm khách hàng mới, liên hệ với khách hàng trực tiếp, qua điện thoại hoặc email để chào giá, tạo mối quan hệ với khách hàng, là bộ mặt của công ty, hỗ trợ cho bộ phận giao nhận.
Bộ phận chăm sóc khách hàng:Thay mặt cho công ty giao dịch với khách hàng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhƣ giá cƣớc, lịch trình tàu chạy, thông tin về phƣơng tiện vận tải chuyên chở, sự biến động trong quá trình giao nhận hàng, giải đáp những thắc mắc cho khách hàng khi đƣợc yêu cầu.
Bộ phận marketing:
Giới thiệu mô hình hoạt động của công ty và các loại hình dịch vụ mà công ty có thể cung cấp cho khách hàng.
Xậy dựng giá cả để thu hút khách hàng trên cơ sở đảm bảo hiệu quả công ty, xây dựng phong cách phục vụ tận tình, tích cực, nhanh chóng.
Phối hợp hoạt động nhịp nhàng với các phòng ban khác trong công ty và đề xuất các biện pháp marketing hiệu quả.
Phòng hành chính – nhân sự
Điều hành, quản lý các hoạt động hành chính và nhân sự của toàn công ty. Thiết lập, đề ra các chiến lƣợc để phát triển nguồn nhân lực.
Tƣ vấn cho giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự.
Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn công ty. Tổ chức thực hiện, giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của công ty và với chế độ hiện hành của nhà nƣớc.
Tƣ vấn cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của họ đối với công ty.
Đơn vị: ngàn đồng