3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Quảng Cáo
3.1.2. Về công tác tổ chức quản lý và sử dụng NVL
Công tác tổ chức quản lý NVL được DN liên kết chặt chẽ trong 3 khâu: thu mua, sử dụng và bảo quản NVL. Và giữa kế toán vật tư và Thủ kho luôn có sự phối hợp, hỗ trợ nhau góp phần đem lại hiệu quả trong công tác quản lý NVL tại DN.
Ở khâu thu mua và sử dụng NVL
♦ Thu mua NVL
- Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng cấu thành nên sản phẩm nên luôn được DN chú trọng đến vấn đề chất lượng, số lượng sao cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế, tránh bị thiếu hụt hoặc ứ đọng. Luôn đối diện quanh vấn đề đó nên Phòng thiết kế kỹ thuật là bên đưa ra bảng vẽ thiết kế, đồng thời với trình độ chuyên môn, am hiểu của mình đã lập ra danh sách vật tư cần mua về số lượng cũng như đảm bảo về quy cách, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng về sản phẩm. NVL về đến kho luôn được Ban kiểm soát kiểm tra chặt chẽ về quy cách, chất lượng cũng như số lượng.
- Bên cạnh đó, vấn đề nhà cung cấp vật tư cũng được DN chú trọng chọn lựa theo một quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo về chất lượng, nguồn hàng luôn ổn định, thời gian cung cấp vật tư kịp thời, giá cả phù hợp.
- Tuy nhiên, luôn có những vấn đề tồn tại ở DN em thấy chưa thỏa đáng. Trong quá trình thu mua NVL có trường hợp phát sinh hàng mua đang đi đường, Hóa đơn về nhưng hàng vẫn chưa về DN nhưng kế toán không phản ảnh nghiệp vụ thực tế phát sinh thông qua TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chờ hàng về đến DN mới ghi nhận. Như vậy, vào thời điểm cuối tháng thông tin về HTK sẽ không được chính xác nữa khi vật tư đang đi đường.
Kiến nghị và giải pháp
- Kế toán NVL nên mở TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để theo dõi những trường hợp tương tự phát sinh.
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 53
TK 151
Trị giá hàng đi đường tăng. Trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng.
SDCK: Trị giá hàng đi đường
Trường hợp khi Hóa đơn về nhưng NVL chưa về Nợ TK 151: Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331: Khi hàng về: Nợ TK 152: Có TK 151: ♦ Sử dụng NVL
- Mọi nhu cầu cần để sử dụng NVL tại DN đều được thông qua sự phê chuẩn của Giám đốc và được kiểm tra chặt chẽ về số lượng, quy cách, chất lượng trước khi xuất dùng, đảm bảo yêu cầu cho quá trình sản xuất sản phẩm.
Việc phân loại NVL
- NVL tồn tại tại DN gồm nhiều loại đa dạng về kích cỡ cũng như mỗi loại mang một tính chất, công dụng riêng. Để đảm bảo cho việc quản lý được hiệu quả thì việc phân loại NVL một cách khoa học là rất cần thiết. Tuy nhiên, DN không lập Sổ danh điểm cho mỗi vật tư để theo dõi.
Kiến nghị và giải pháp
- DN có nhiều loại NVL nếu không được theo dõi chi tiết sẽ dẫn đến việc kiểm tra đối chiếu, tính giá và hạch toán NVL gặp khó khăn. Vì vậy DN cần xây dựng hệ thống Sổ danh điểm NVL để thuận tiên hơn trong việc theo dõi, quản lý và kiểm tra theo từng loại vật tư. Trong Sổ danh điểm, NVL được theo dõi theo từng loại, quy định cho mỗi NVL một ký hiệu riêng để thay thế cho tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Giúp thống nhất trong quản lý đối với từng loại NVL, đồng thời công tác hạch toán và quản lý NVL ở công ty cũng được thống nhất với nhau.
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 54
SỔ DANH ĐIỂM NVL
Ký hiệu Tên, quy cách,
chung loại vật tƣ
Đơn vị tính
Đơn giá Ghi
chú Nhóm Danh điểm NVL 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 SP 1521 – SP10 Sắt phi 10 cây 1521 – SP12 Sắt phi 12 cây 1521 – SP14 Sắt phi 14 cây
Sắp xếp và bảo quản HTK tại DN
- Các NVL được Thủ kho sắp xếp phân loại theo từng khu riêng biệt tùy theo tính chất lý hóa của mỗi loại vật tư. Tuy nhiên, em nhận thấy việc sắp xếp NVL tại kho của DN vẫn chưa hợp lý và khoa học.
Các NVL như các loại sắt, thép, thanh nhôm, inox,.. tuy được sắp xếp riêng tại một khu để tránh tình trạng bị oxi hóa, ăn mòn, gỉ sét làm giảm giá trị của NVL nhưng Thủ kho vẫn chưa ghi nhãn, đánh mã hóa hàng hóa cho mỗi NVL tại nơi lưu cất nhằm giúp nhận biết một cách chính xác các danh mục hàng hóa cũng như thuận tiện chi việc tìm kiếm. Hiện tại, việc tìm kiếm NVL để xuất kho chỉ dựa vào sự hiểu biết cũng như kinh nghiệm nhận biết NVL của Thủ kho và nhân viên xưởng. Bên cạnh đó, việc bố trí sắp xếp vị trí các NVL nặng này vẫn chưa thuận tiện cho việc xuất nhập NVL diễn ra thường ngày. Các NVL chỉ được sắp xếp gọn gàng nhưng vẫn chưa được bố trí theo tần số nhập xuất lớn, nhập xuất ít.
Đối với các NVL nhẹ như decal, mica, dây điện,..cũng được Thủ kho sắp xếp, bảo quản trên từng kệ nhỏ trong kho nhưng cũng chưa có nhãn mã ghi nhận cho từng loại NVL.
Kiến nghị và giải pháp
- Tại mỗi vị trí cất giữ NVL, Thủ kho cần ghi nhãn mã NVL trên mỗi quầy kệ giúp nhân viên kho cũng như xưởng dễ nhận biết NVL và vị trí sắp xếp. Điển hình như sắt và thép sử dụng tại DN gồm nhiều loại khác nhau, nếu được sắp xếm riêng theo từng loại và được ghi nhận nhãn mã NVL riêng sẽ rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian. Thực hiện theo nguyên tắc “Dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra”.
- Việc bố trí hệ thống kho cần được bố trí theo tần số phục vụ hay còn gọi là Phương pháp ABC: tần số nhập xuất lớn thì để nơi thuận tiện cho việc nhập xuất như bố trí gần cửa ra vào, tần số nhập xuất ít thì để sâu trong kho.
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 55