- Để quản lý HTK thêm phần chặt chẽ và chính xác hơn, định kỳ kế toán NVL kết hợp với thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê số HTK thực hiện hữu tại kho của DN bằng phương pháp “Kiểm kê hiện vật”: cân đo đong đếm.
- Cân – đong – đo – đếm được dùng phổ biến do dễ tổ chức thực hiện, quy trình đơn giản và ít tốn kém. Cân – đong – đo – đếm trực tiếp về mặt số lượng cũng như chất lượng của HTK sau đó tiến hành đối chiếu kiểm tra với số thực tế ghi trên sổ kế toán để kịp thời giải quyết những chênh lệch tài sản nếu có. Việc phản ánh và xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê là cho số liệu kế toán chính xác, trung thực và đó là cơ sở để lập Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Quy trình kiểm kê tại DN diễn ra định kỳ 1 năm/lần theo quy định của DN hoặc có thể tiến hành kiểm kê đột xuất để đánh giá trung thực hơn về hiện trạng của HTK.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
- Bộ phận kiểm kê bao gồm: kế toán vật tư, thủ kho, phân xưởng sản xuất, nhân viên phòng thiết kế.
Quy trình: gồm 3 bước
B1: Chuẩn bị cho việc tiến hành kiểm kê
Đối với thủ kho:
- Vệ sinh sạch sẽ khu vực kiểm tra, sắp xếp, phân loại NVL gọn gàng, ngăn nắp để bộ phận kiểm tra thực hiện việc kiểm kê được chính xác.
- Trước thời điểm kiểm kê, thủ kho phải gửi bảng tổng hợp tồn kho được cập nhật đến thời điểm kiểm kê cho bộ phận kiểm tra. Nếu có HTK hư hỏng hoặc xuống cấp thì đề nghị xin thanh lý, xử lý.
- Trước khi kiểm kê thủ kho phải chấm dứt mọi sự cho mượn, xuất vạt tư, phải đảm bảo mọi chứng từ hợp pháp. Nếu có trường hợp đặc biệt nào phát sinh, thủ kho phải làm tờ trình báo Giám đốc trước thời điểm kiểm kê.
Đối với phân xưởng:
- Vệ sinh khu vực xưởng sạch sẽ gọn gàng. Trước thời điểm kiểm kê, chỉ nhận vât tư vừa đủ cho quá trình sản xuất, trả lại tất cả vật tư ứng trước hoặc mượn của thủ kho (nếu có)
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 46
Đối với bộ phận kế toán/phòng thiết kế:
- Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra việc chuẩn bị kiểm kê của thủ kho. - Lên bảng tổng hợp tồn kho các vật tư theo sổ sách quản lý của Bộ tài chính kế toán thời điểm kiểm kê.
Bƣớc 2: Tiến hành kiểm kê
- Thực hiện quan sát và kiểm đếm NVL, những NVL quan sát chưa đúng trọng lượng, số lượng thì phải cân, đo, đong, đếm lại.
- Kiểm kê dựa trên Biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Trong khi kiểm kê, số lượng hàng hóa thực tế sẽ được ghi và đối chiếu luôn với số lượng trên sổ sách. Người kiểm kê và Thủ kho sẽ ghi số liệu đồng thời trên 2 biên bản và độc lập với nhau. - Con số ghi vào Biên bản kiểm kê phải chính xác, không được bôi sửa.
- Đối với các trường hợp NVL bị biến chất, thừa – thiếu, có dấu hiệu hư hỏng hay hết hạn sử dụng, bộ phận kiểm kê phải ghi lại từng chi tiết tình trạng hàng.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu sau kiểm kê. Những số liệu kiểm kê không khớp giữa sổ sách và thực tế (nếu có) thủ kho và quản đốc phân xưởng phải lập biên bản.
Bƣớc 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê
- Sau khi có kết quả kiểm kê, tiến hành đối chiếu sô liệu thực tế với số liệu trên sổ sách. Lên bảng tổng hợp kiểm kê, giải trình những số liệu khác biệt giữa sổ sách và thực té (nếu phát sinh).
- Khi kiểm kê xong, các Biên bản kết quả kiểm kê NVL phải có đầy đủ chữ ký các thành viên trong tổ kiểm kê và gửi ngay cho bộ phận kế toán để tổng hợp.
Thông qua kiểm kê, DN nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí. Kiểm kê NVL là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Phân xƣởng Phòng thiết kế Kế toán NVL Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 47
Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm kê HTK
Nguồn cung cấp: Phòng kế toán Công ty Quảng cáo Hoàng Phi