2.4. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
2.4.5.5. Công tác quản lý NVL tại công ty
Cách sắp xếp bảo quản hàng tồn kho tại công ty
Thẻ kho
Sổ chi tiết NVL
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 40 - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn sắp xếp và bảo quản HTK. Mọi trật tự, quy cách sắp xếp của NVL đều được quyết định bởi Thủ kho, chỉ có Thủ kho mới có quyền đưa vật tư chuyển vị trí của chúng trong kho.
- Nhằm đảm bảo việc sắp xếp kho hàng một cách khoa học, Thủ kho tuân theo nguyên tắc “Nhập trước – xuất trước”: khi xếp vật tư vào sẽ để ở khu vực gần cửa tiện cho việc xuất hàng. Với cách sắp xếp theo nguyên tắc trên, DN có thể kiểm soát được thời hạn bảo hành của NVL, tránh việc tồn kho quá lâu dẫn đến tình trạng hư hỏng, biến chất của vật tư.
- Tại kho của công ty, NVL được sắp xếp phân loại tại khu riêng biệt tùy theo tính chất lý hóa của mỗi loại
Các loại sắt (sắt phi 8, 10,14,12) là những vật tư nặng nên được Thủ kho sắp xếp trên quầy kệ thấp trên sàn nhà để đảm bảo an toàn, tránh bị rơi đổ. Đồng thời, việc sắp xếp chúng trên quầy kệ để tránh tình trạng sàn nhà có thể bị ẩm ướt, dẫn đến hiện tượng gỉ sét do sắt có chứa tạp chất bị ăn mòn.
Đối với thép, nhôm, inox cũng là những vật liệu nặng nhưng có khả năng chống oxi hóa nên được Thủ kho xếp trên sàn nhà theo từng loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Còn các NVL khác như decal, mica có hình dạng và kích thước không đều nhau cũng được Thủ kho phân loại và sắp xếp, bảo quản trên từng kệ trong khomà không chất thành từng đống để tránh bị đổ, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Riêng đối với các vật tư như keo xpond, mặt công tắc, các loại dây điện, ổ cắm được sắp xếp trên kệ theo từng loại để tận dụng không gian tốt.
Xi măng và bột thạch cao được xếp trên balette trên sàn khô nhất trong kho, đồng thời tránh hiện tượng xi măng bị “chết” làm hao phí NVL vì xi măng là loại vật liệu rất háo nước.
- Mỗi loại NVL đều được mở Thẻ kho để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất về số lượng cũng như quy cách. Định kỳ cuối mỗi tháng, thủ kho kết hợp với kế toán NVL tiến hành kiểm kê đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ với số liệu thực tế để kịp thời phát hiện những sai sót nếu có để kịp điều chỉnh cũng như cung cấp thông tin chính xác về tính hình xuất – nhập – tồn, từ đó lập các báo cáo liên quan đồng thời tham mưu cho Giám đốc những biện pháp giúp đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất.
- Công ty có những quy định riêng để đảm bảo nhân viên luôn giữ không gian sạch sẽ cho kho, đảm bảo môi trường làm việc được tốt.
- Trong kho luôn được bố trí thiết bị PCCC theo quy định để đề phòng đến những vấn đề xấu có thể xảy ra gây tổn thất cho DN. Đồng thời nhằm tránh những thất thoát không đáng, trong kho luôn được bố trí camera an ninh để theo dõi tránh người lạ mặt không phận sự ra vào kho.