2.4. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
2.4.5.2. Quy trình mua NVL tại công ty
Khi có hợp đồng kinh tế thi công hoặc làm bảng hiệu, bảng chỉ dẫn,… Phòng thiết kế sẽ thực hiện bảng vẽ thiết kế theo yêu cầu của khách hàng. Căn cứ vào bảng vẽ, phòng thiết kế sẽ lập danh sách vật tư cần mua để thực hiện sản phẩm, đồng thời lập Phiếu đề xuất mua hàng. Theo đó, kế toán mua hàng (kế toán vật tư) sẽ liên hệ với nhà cung cấp và nhân viên được ủy quyền sẽ liên hệ mua NVL theo yêu cầu. Phòng thiết kế Nhà cung cấp Bộ phận kiểm soát Thủ kho Kế toán NVL Kế toán thanh toán
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 35
Lƣu đồ 2.1 Kế toán nguyên vật liệu
Nguồn cung cấp: Phòng kế toán Công ty Hoàng Phi
Mua NVL trực tiếp tại kho của nhà cung cấp
- Dưới hình thức mua này, DN sẽ cử nhân viên (thường sẽ là nhân viên phân xưởng hoặc nhân viên phòng thiết kế) đến trực tiếp bên bán để xem và mua hàng. Sau khi ký vào Hóa đơn do bên bán lập thì NVL đã được chuyển giao quyền sở hữa cho DN, mọi tổn thất xảy ra sau đó nếu có đều thuộc trách nhiệm của DN. DN sẽ dùng xe có sẵn hoặc thuê ngoài để vận chuyển NVL về nhập kho công ty.
Mua NVL theo phƣơng thức chuyển hàng
- Với hình thức mua hàng này, phía nhà cung cấp NVL sẽ căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng đã thỏa thuận mà tiến hành giao hàng cho DN bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài đến kho công ty hay địa điểm giao hàng ghi rõ trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển thuộc về bên nào tùy thuộc vào điều kiện đã ký trong hợp đồng nhưng đa phần phí vận chuyển thuộc về phía nhà cung
Lập kế hoạch nhập NVL Giao hàng Kiểm tra số lượng , chất lượng Đạt yêu cầu Giao hàng Ko đạt Đạt Nhập kho HĐ GTGT 1 3 Đối chiếu kiểm tra SL Nhập kho Lập Phiếu NK Phiếu NK 1 2 N Thẻ kho A A Đối chiếu kiểm tra SL HĐ GTGT Phiếu NK 3 2 N Sổ NKC, sổ chi tiết Liên hệ NCC HĐ GTGT 3 Lập PC Phiếu chi 2 1 N B B Phiếu chi 2 Sổ NKC, sổ chi tiết
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 36 cấp. Khi chuyển NVL thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, NVL chỉ thuộc quyền sở hữu của DN khi DN chấp nhận hàng và đồng ý thanh toán.
Phƣơng thức thanh toán
Trong quá trình mua NVL tại DN công nợ nhà cung cấp thường được thanh toán bằng hình thức trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Bên cạnh đó cũng phát sinh trường hợp mua NVL trả sau cho bên bán nhưng rất ít.
Thủ tục nhập kho NVL
Nguyên vật liệu mua về đƣợc nhập kho
- Khi nhà cung cấp giao NVL đến công ty, thủ kho và bộ phận kiểm soát chất lượng (bao gồm thủ kho, ké toán vật tư, nhân viên phòng thiết kế) sẽ tiến hành kiểm tra hàng nhận theo đúng thủ tục quy định về quy cách, số lượng, chất lượng… sau đó mới cho nhập kho. Trường hợp kiểm kê hàng không đúng yêu cầu, DN sẽ gửi lại hàng cho nhà cung cấp. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, thủ kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho (2 liên) gồm đầy đủ chữ ký xác nhận của Thủ kho, người nhận hàng: liên 1 được lưu tại nơi lập, liên 2 được chuyển về cho kế toán NVL kết hợp đồng thời với các chứng từ liên quan khác làm căn cứ tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán. Căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho sẽ ghi nhận vào Thẻ kho.
- Trường hợp phát sinh NVL thừa, thiếu hay kém phẩm chất khi nhập kho, thủ kho phải lập Biên bản kiểm nhận để phản ánh số NVL thừa, thiếu khi kiểm kê đó để làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý chênh lệch phát sinh. Đối với trường hợp Hóa đơn ghi sai tên hàng, số lượng, đơn giá,.. DN phải yêu cầu bên bán lập Biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn mới để DN có cơ sở để lập Phiếu nhập kho cũng như được khấu trừ thuế.
- Nếu NVL mua về nhập kho kém phẩm chất, không đúng quy cách… DN tiến hành xuất kho trả lại cho bên nhà cung cấp hoặc yêu cầu bên bán giảm giá lô NVL đã mua này.
Nguyên vật liệu mua về đƣợc chuyển thẳng đến công trình không qua kho
- Những công trình thi công ở xa, NVL mua về sẽ được chuyển thẳng đến công trình mà không qua kho. Trong trường hợp này, chứng từ để kiểm tra là Biên bản giao nhận nguyên vật liệu xuất thẳng cho sử dụng vào công trình.
Tính giá NVL nhập kho
- Tính giá NVL là xác định giá trị ghi sổ kế toán của NVL. Tại DN, NVL gồm nhiều loại và được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau do đó giá cả thu mua cũng chi phí thu mua đều khác nhau nhưng tất cả đều được phản ánh trên TK 152 và tuân thủ nguyên tắc giá gốc theo quy định chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho. Đây chính là chi phí thực tế mà DN bỏ ra để có được NVL cần dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
SVTH: Trần Ngọc Diễm - Lớ Page 37 NVL nhập kho = hóa đơn + quan (nếu có) - giảm trừ
(nếu có) Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn: là giá chưa bao gồm 10% thuế GTGT (DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Chi phí mua liên quan: chi phí vận chuyển, bốc dỡ,…
- Các khoản giảm trừ: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại,..
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp tại DN
- Việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, có nguồn nguyên vật liệu ổn định đáp ứng các yêu cầu cần thiết của DN là một nhu cầu cần thiết, một trong những điều kiện tiên quyết giúp DN phát triển bần vững.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào giá cả cạnh tranh là chưa đủ. Giá cả hợp lý nhưng khả năng cung cấp hoàn thành đúng với đơn đặt hàng về chất lượng, quy cách, phẩm chất của vật liệu phải được đảm bảo. Vì vậy để lựa chọn nhà cung cấp tốt phải dựa vào trên nhiều yếu tố: uy tín, giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, đúng thời gian, giá cả hợp lý, sẵn sang hỗ trợ DN về việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến, giúp DN giảm chi phí, đảm bảo được nguồn nguyên liệu dồi dào, ổn định.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp tại DN gồm 5 bước sau:
B1: Tìm kiếm nhà cung cấp.
B2: Khảo sát nhà cung cấp.
B3: Đánh giá tại nhà cung cấp về chất lượng, yêu cầu kỹ thuật DN cần.
B4: Gửi mẫu nguyên vật liệu DN cần cho nhà cung cấp.
B5: Kiểm tra chất lượng đầu vào của NVL.