TNHH PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN
2.1.3. Đặc điểm tổ chức kiểm toán báo cáo tài chính của công ty
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức đoàn kiểm toán
Một nhóm kiểm toán sẽ bao gồm: Giám đốc kiểm toán, chủ nhiệm Kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán và các trợ lý kiểm toán. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, mức độ phức tạp và đánh giá ban đầu của mình mà Công ty sẽ bố trí nhân sự trong nhóm kiểm toán cho phù hợp. Tại công ty PKF nhóm kiểm toán thường bao gồm từ 4 đến 6 người. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc một cách hợp lý nhằm đảm bảo tính thống nhất cao về công việc của các thành viên trong nhóm, nắm bắt kết quả công việc tại từng thời điểm, hoàn thành công việc đúng thời gian hẹn ước với khách hàng nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng công việc thực hiện. Việc phân chia thành cấp bậc và phân công đúng nội dung công việc phù hợp với mỗi cấp bậc đã giúp cho việc quản lý một cách khoa học và đem lại hiệu quả cao trong việc thực hiện công việc.
Việc bố trí nhân sự cho cuộc kiểm toán được tiến hành như sau:
Giám đốc kiểm toán ( Partner): Là người chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng cuộc kiểm toán, xem xét các vấn đề tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, các vấn đề về tính độc lập của nhóm kiểm toán và các qui định khác… đảm bảo cuộc kiểm toán đã tuân thủ theo đúng phương pháp tiếp cận kiểm toán chung theo qui định của PKF Việt Nam.
Chủ nhiệm kiểm toán (Audit manager): Là người trực tiếp hướng dẫn nhóm kiểm toán soát xét và thảo luận các vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm toán, chịu trách nhiệm trong việc xử lý các vấn đề phức tạp và trọng yếu về kỹ thuật kiểm toán.
Trưởng nhóm kiểm toán (SIC- Sener in Change): Là kiểm toán viên chính, người thực hiện các công việc chính của cuộc kiểm toán từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn lập báo cáo. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành phân công công việc cho các trợ lý kiểm toán, giám sát toàn bộ cuộc kiểm toán, đảm bảo cuộc kiểm toán hoàn thành đúng theo tiến độ kế hoạch.
có từ một đến ba năm kinh nghiệm theo sự phân công của kiểm toán viên chính thực hiện công việc của mình. Trợ lý kiểm toán viên có thể thực hiện một hoặc một vài phần hành phù hợp với khả năng cũng như tính chất phức tạp của các phần hành cụ thể. là những nhân viên ít kinh nghiệm hơn tham gia trực tiếp vào giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán, trợ lý KTV sẽ đảm nhiệm một số phần hành không quá phức tạp theo yêu cầu của KTV chính như phần hành tiền; chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn; phải trả nhà cung cấp; phải thu khách hàng,…..Các trợ lý kiểm toán phải thu thập đầy đủ các tài liệu bằng chứng kiểm toán để lưu file, giấy tờ làm việc nhằm chứng minh ý kiến của mình tại phần hành kiểm toán đó.
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm toán
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên và các công ty kiểm toán phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra soát xét khi đọc hồ sơ kiểm toán sẽ hiểu được toàn bộ cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên phải ghi chép và lưu trữ hồ sơ kiểm toán của mình tất cả những tài liệu và thông tin liên quan đến: kế hoạch kiểm toán, việc thực hiện cuộc kiểm toán, kết quả các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, các suy luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn mà kết luận của kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng thu thập được và dựa trên cơ sở các xét đoán chuyên môn.
Tại công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam các bằng chứng thu thấp được từ cuộc kiểm toán sẽ được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán. Hệ thống hồ sơ kiểm toán được lập và bảo quản một cách khoa học, đảm bảo chức năng lưu trữ thông tin, làm cơ sở giúp cho kiểm toán viên hình thành nên ý kiến của mình và minh chứng cho cuộc kiểm toán được thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
Hồ sơ kiểm toán tại PKF Việt Nam bao gồm hai loại: hồ sơ kiểm toán chung( hồ sơ thường trực) và hồ sơ kiểm toán năm. Hồ sơ được đánh số , có ký hiệu và ghi tên khách hàng cụ thể để theo dõi.
Hồ sơ thường trực được lưu tại công ty qua các năm, bao gồm các thông tin chung về khách hàng. Các thông tin trong hồ sơ thường trực được đánh ký hiệu tham chiếu. Nếu năm sau những thông tin trên có sự thay đổi hoặc có những thông tin mới phát sinh có khả năng ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán thì kiểm toán viên sẽ tiến hành bổ sung các tài liệu ghi chép. Dưới đây là bảng trích dẫn file thường trực tại công ty.
Bảng 2. 1 Hồ sơ thường trực của công ty TNHH PKF Việt Nam
AP D PLANNING/LẬP KẾ HOẠCH
AP1 D1 Enagement strategy driver/ Chiến lược kiểm toán
AP2 D3 Thủ tục hợp đồng AP2.1 AP2.3 D3.1 D3.3 D3.4 A110 A210 A220 Các thủ tục ký kết hợp đồng Thư hẹn/ Hợp đồng kiểm toán
Tài liệu trao đổi, làm rõ, thống nhất với khách hàng về phạm vi, nội dung công việc, trách nhiệm của các bên.
AP3 D4 Hiểu biết về đơn vị
AP3.1 AP3.2 AP3.3 AP3.4 AP3.5 AP3.6 AP3.7 AP3.8 AP3.9 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 A310 Từ A410 đếnA450 A510 A610 H210 H230 H220
Định hướng kiểm toán của Partner phụ trách Hiểu biết về đơn vị và môi trường
( Bao gồm tìm hiểu về các chu trình chính) Phân tích ban đầu
Kiểm soát nội bộ
Đánh giá môi trường kiểm soát Mô tả hệ thống
Sử dụng kết quả của chuyên gia
Xem xét việc sử dụng dịch vụ bên ngoài Sử dụng kết quả của kiểm toán nội bộ
AE STT Tham chiếu Bằng chứng kiểm toán
A4 D700 Bất động sản đầu tư
B D200 Đầu tư
D 210 D300 Phải thu thương mại E D400 D600 Phải thu khác Ký quỹ và CP trả trước F 200 D100 E100
Tiền mặt, TGNH và số dư vay
G 220 E200 Phải trả thương mại
H E500
E600 D400
Phải trả khác và Chi phí phải trả Số dư công nợ và nội bộ tập đoàn
L 140&130 E300 Thuế
M 260 Các khoản dự phòng phải trả khác
Bảng 2. 2 Các danh mục trong kiểm toán các phần hành trong hồ sơ của công ty TNHH PKF Việt Nam
Các khoản mục khác:
AE Bằng chứng kiểm toán
U Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
V 320 H140 Các bên liên quan
Z 310 H110 Tuân thủ pháp luật
AA 360 H170 Xem xét biên bản và tìa liệu CC 370 H130 Kiểm tra số dư đầu kỳ và so sánh DD 380 H150 Sự kiện phát sinh sau niên độ EE 270 E200 Kiện tụng và khiếu nại
FF 330 H160 Tính hoạt động liên tục
GG 350 Gian lận và Ban quản lý thao túng kiểm soát HH
JJ
Thông tin nội bộ Hợp nhất
Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ thường trực, được cập nhật hằng năm nên được lưu trữ tại Công ty ít nhất 5 năm sau khi khách hàng không còn sử dụng dịch vụ của PKF Việt Nam nữa. Còn đối với hồ sơ kiểm toán năm, yêu cầu của Công ty là lưu trữ ít nhất 3 năm sau khi phát hành BCKT.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng nghiệp vụ được giao thực hiện kiểm toán khách hàng đó và lưu trữ tại kho hồ sơ của trụ sở chính PKF Việt Nam. Tại phòng nghiệp vụ sẽ lưu trữ các hồ sơ kiểm toán chung của các khách hàng đang sử dụng dịch vụ của PKF Việt Namvà hồ sơ kiểm toán năm của năm gần nhất thực hiện kiểm toán khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung của các khách hàng cũ cũng như hồ sơ kiểm toán năm của các năm trước.
Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty, vì vậy để đảm bảo tính bí mật và an toàn cho hồ sơ kiểm toán, công ty có quy định cụ thể về việc bảo quản hồ sơ kiểm toán. Do đó các nhân viên trong công ty không được tự ý mang hồ sơ kiểm toán ra khỏi văn phòng, không được tự ý sao chép hồ sơ khi không có sự đồng ý của ban Giám đốc.
2.1.3.3. Quy trình kiểm toán tại Công ty TNHH PKF Việt Nam
PKF Việt Nam thực hiện đầy đủ giai đoạn trong quy trình chung của một cuộc kiểm toán và các công việc trong từng giai đoạn. Kiểm toán viên PKF Việt Nam tuân thủ và không ngừng hoàn thiện qui trình kiểm toán để có thể nắm bắt đầy đủ những đặc điểm của khách hàng.
Sơ đồ 2. 3 Quy trình kiểm toán tại công ty TNHH PKF Việt Nam
- Tìm hiểu, khảo sát về hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty khách hàng
- Đánh giá và chấp nhận khách hàng
Giai đoạn chuẩn bị kiểm
toán Lập kế hoạch kiểm toán:
- Lập kế hoạch chiến lược
- Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể: Thu thập thông tin cơ sở, đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
- Lập chương trình kiếm toán chi tiết
- Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
- Thực hiện thử nghiệm cơ bản: Thủ tục phân tích, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
- Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán
- Soát xét các sự kiện sau ngày lập Báo cáo tài chính. - Tổng hợp và đánh giá các bằng chứng kiểm toán
Giai đoạn kết
thúc kiểm toán - Lập báo cáo kiểm toán