- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đƣờng biển” giao cho cảng. - Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến).
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba), kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đƣa về kho riêng).
- Xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu đểđổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trƣớc khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết đoán với tàu theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tài.
(1) Hàng lưu kho bãi tại cảng
Cảng nhận hàng từ tàu
- Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm).
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập: ROROC, NOR.
- Đƣa hàng về kho bãi của cảng.
Cảng giao hàng cho chủ tàu
- Khi nhận đƣợc thông báo tàu đến, chủ hàng mang vận đơn, giấy giới thiệu cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order).
- Chủhàng đóng phí lƣu kho, chi phí xếp dỡ hàng và lấy biên lai.
- Chủhàng mang bán D/O để cảng đăng ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng. - Làm thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận hoàn thanh thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng chở về kho riêng của mình.
(2) Hàng không phải lưu kho bãi của cảng
Trong trƣờng hợp này, chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu:
Để tiến hành xếp dỡhàng 24h trƣớc khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:
- Bản đƣợc khai hàng hóa. - Sơ đồ xếp dỡ.
- Chi tiết hầm hàng.
- Hàng quá khổ, quá ngăn nếu có.
Chủ hàng xuất trình vận đơn cho đại diện của hãng tàu và nhận lệnh giao hàng (Delivery Order)
Chủ hàng trực tiếp nhận hàng từ hãng tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng nhƣ:
- Biên bản giám định hầm tàu (lập bƣớc khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này.
- Biên bản hàng bịhƣ hỏng tổn thất (COR).
- Thƣ dựkháng (LOR) đối với hàng tổn thất không rõ rệt. - Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC).
- Biên bản giám định.
- Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý nhập).
(3) Đối với hàng nhập bằng container
Hàng nguyên cont (FCL)
- Khi nhận đƣợc Notice of Arrival, ngƣời nhận mang vận đơn và giấy giới thiệu đến hãng tàu lấy D/O và cƣợc cont.
- Mang D/O đến hải quan làm thủ tục và nộp thuế, kiểm hóa (nếu có).
- Sau khi hoàn thành thủ tục chủ hàng mang bộ chứng từđến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Hàng lẻ (LCL/LCL)
NGN mang O.B/L hoặc H.B/L đế hãng tàu hoặc đại lý của ngƣời gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lƣu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lƣu kho, 3 bán D/O, Invoice, P/L đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. NGN xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lƣu 1 D/O, mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thƣơng vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ lại 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho NGN. Đem 2 phiếu xuất kho đến xem và lấy hàng.