Sau khi kí kết thành công hợp đồng, tổ sales chuyển giao công việc tiếp theo tới tổ chứng từ và tổ giao nhận hàng hóa.
• Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ fax các chứng từ cần thiết cho công ty việt hoa, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra bộ hồsơ xem đã đầy đủchƣa, có hợp lệ không. Nếu đầy đủ thì tiến hành làm các bƣớc tiếp theo, còn không thì chỉ cho doanh nghiệp nhập khẩu biết, sửa chữa bổ sung. Bộ hồsơ bao gồm các chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thƣơng – Sales Contract
- Hóa đơn thƣơng mại - Commercial Invoice(C/I) - Phiếu đóng gói – Packing List (P/L)
- Vận đơn – Bill of lading (B/L) - Giấy báo hàng đến – Arival notice
- Các chứng từ khác (nếu có): C/O, giấy phép nhập khẩu.
Nếu thiếu các chứng từnhƣ B/L, giấy báo hàng đến, C/O thì nhân viên yêu cầu doanh nghiệp bổ sung. Hợp đồng thƣơng mại, C/I, P/L thì nhân viên chứng từ hoặc nhân viên giao nhận có thể lập dựa trên vận đơn, C/O, và các thông tin khác về hàng hóa mà doanh nghiệp ủy thác cung cấp.
• Lấy lệnh giao hàng(D/O)
Nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để lấy D/O (lệnh giao hàng).
Nếu là vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O.
Nếu là vận đơn Surrendered (Vận đơn theo điện) thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến hãng tàu là nhận đƣợc D/O. Vận đơn Surrendered khá phổ biến vì sự nhanh chóng và tiện lợi của nó do hãng tàu chỉ cần gửi mail cho đại lý nƣớc nhập khẩu yêu cầu giao vận đơn cho khách hàng.
Còn nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu cùng với giấy giới thiệu để lấy D/O.
Trƣớc khi lấy D/O nhân viên giao nhận cần phải đóng các khoản chi phí nhƣ phí D/O, phí THC, cƣớc vận tải (nếu nhập theo giá CIF), phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu D/O đã hết hạn), phí cƣợc container (tùy vào hang tàu mà cƣớc phí thu sẽ khác nhau, phí cont 40ft gấp đôi phí cont 20ft, hãng tàu sẽ trả lại cho doanh nghiệp nhập khẩu sau khi doanh nghiệp nhập khẩu đã hoản trả container rỗng về bãi mà hãng tàu chỉđịnh). Hãng tàu sẽđóng dấu giao thẳng vào D/O để cho doanh nghiệp nhận hàng. Đối với hàng lẻ thì lệnh giao hàng không phải đóng dấu giao thẳng, và nhân viên giao nhận bỏqua bƣớc cƣợc container.
• Xin một số giấy tờ cần thiết
Đối với một số mặt hàng đặc biệt, cấm nhập khẩu thì phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc hàng thực phẩm thì phải có giấy phéo an toàn của cục an toàn thực phẩm.
• Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
Nhân viên giao nhận(nếu đƣợc yêu cầu) sẽ lên ngân hàng thay mặt ngƣời XK tiến hành mởL/C. Để mở L/C cần có:
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng ( muốn mở tài khoản phải đóng ít nhất 500 USD vào tài khoản chuẩn bị mở)
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kếtoán trƣởng. Những giấy tờtrên do ngƣời NK cung cấp.
Hạn chế
Nhiều khi thiếu xót trong việc xem xét tên hàng, sốlƣợng hàng hóa trên vận đơn có khớp với hợp đồng, hóa đơn không.
Đối với mặt hàng đặc biệt, mới lạnhƣng lại chƣa xin giấy phép cũng nhƣ các giấy tờ cần thiết dẫn đến mất thời gian bổ sung hồsơ khi làm thủ tục thông quan.
Do chứng từ phần lớn bằng tiếng anh nên khi soạn thảo dễ sai xót nếu nhân viên không cẩn thận hoặc tiếng anh chuyên ngành không vững. Đặc biệt đối với hàng hóa lạ lẫm đễ dịch không đúng tên tiếng Việt đẫn đến sau này áp mã thuế không đúng.
4.2.2. Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa
Đối với doanh nghiệp trong nƣớc, việc truyền tờkhai, đăng ký mở tờ khai, khâu kiểm hóa và tính thuếđƣợc thực hiện tại Cục hải quan Thành Phố HồChí Minh nhƣ Hải quan Tân Cảng, Cát Lái, Tân Thuận, Vict.
Đối với các doanh nghiệp có 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài và các doanh nghiệp liên doanh, việc thực hiện các khâu mở tờkhai, đăng ký tờ khai, kiểm hóa, tính thuếđƣợc thực hiện tại Cục Hải quan Đầu tƣ thành phố Hồ Chí Minh. Nhân viên giao nhận khi đi đăng ký tờ khai mang theo giấy tờtùy thân đầy đủ.
Lên nội dung tờ khai hải quan
Đầu tiên xác định đây là loại hình nhập khẩu nào, nhập kinh doanh hay nhập gia công xuất khẩu, hàng mậu dịch hay phi mậu dich để lên tờ khai thích hợp.
Để lập tờ khai hải quan nhân viên giao nhận sẽ lấy thông tin từ các chứng từ: Hợp đồng ngoại thƣơng, hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đƣờng biển. Tại Công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đại Trƣờng Phong, ngày lập tờ khai Hải quan điện tử sẽđƣợc thực hiện ngay trong ngày nhận bộ chứng từ của khách hàng hoặc trong vòng một ngày sau đó. Ngày lập tờkhai cũng chính là ngày truyền tờkhai điện tửđể lấy số tiếp nhận, số tờ khai do Hải quan cấp và phân luồng. Nội dung tờ khai Hải quan điện tử sẽđƣợc thể hiện rõ trong phần phụ lục của bài báo cáo này.
Khai báo hải quan từ xa sẽđƣợc nhân viên giao nhận tiến hành trên phần mềm khai báo điện tử theo trình tựtên ngƣời gửi, ngƣời nhận hàng hóa, số hợp đồng, số invoice, giá trị hóa đơn, đồng tiền, phƣơng thức thanh toán, ngày hợp đồng, ngày hóa đơn, số vận đơn. Sau đó nhập tên hàng, sốlƣợng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, áp mã HS và tính thuế. Cuối cùng là nhập thông tin các chứng từđính kèm nhƣ C/O, B/L.
Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy sốlƣợng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu. Thông thƣờng, nếu sốlƣợng hàng hóa từ 02 mặt hàng trở lên thì tên, quy cách hàng hóa và phần xác định trị giá tính thuế của lô hàng đó sẽđƣợc thể hiện trong phần phụ lục kèm theo tờ khai.
Sau khi hoàn tất nội dung tờ khai, nhân viên giao nhận fax bản in thử tới doanh nghiệp ủy thác để doanh nghiệp kiểm tra thông tin đã chính xác chƣa. Nếu thông tin chính xác nhân viên tiến hành khai báo từ xa.
• Khai báo từ xa
Mỗi doanh nghiệp khách hàng đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử và cung cấp tài khoản đó cho nhân viên giao nhận của Đại Trƣờng Phong qua phần mềm khai báo điện tử. Sau khi đã hoàn thành việc lập và kiểm tra tờ khai, tờ khai hải quan sẽđƣợc nhân viên Đại Trƣờng Phong truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải
quan cửa khẩu bằng tài khoản của chính doanh nghiệp khách hàng đó. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
Ngay khi nhận đƣợc phản hồi của hệ thống nhân viên giao nhận sẽ in tờ khai và các chứng từ (nhân viên giao nhận cần đến doanh nghiệp ủy thác đóng dấu lên chứng từnhƣ hợp đồng, hóa đơn) ra Hải quan cửa khẩu để mở tờ khai hải quan.
Hạn chế
Mặc dù hiên nay do áp dụng công nghệ thông tin vào khai báo hải quan giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều tuy nhiên phần mềm khai báo thay đổi thƣờng xuyên dẫn đến sự lung túng cho nhân viên cũng nhƣ công ty tốn khoảng thời gian để tìm hiểu, hƣớng dẫn lại.
Nếu không am hiểu và sử dụng không đúng thao tác thì phần mềm không chạy gây mất thời gian, ảnh hƣởng tới việc lấy hàng chậm trễ khiến khách hàng không hài lòng làm mất uy tín công ty. Bên cạnh đó việc sửa lỗi trên phầm mềm trởnên khó khăn hơn.
Đối với hàng hóa lạ lẫm thƣờng xuyên xác định tên hàng và áp mã HS không chính xác cản trở việc thông quan hàng hóa.
4.2.3. Mở tờ khai hải quan tại chi cục hải quan cửa khẩu
Sơ đồ 4 – 2: Thủ tục hải quan
Nguồn: Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương – Phạm Mạnh Hiền
Ghi chú:
(1) Chủđối tƣợng hải quan (Chủ hàng) khai báo, áp mã thuếđối với đối tƣợng hải quan và lập bộ hồsơ khai báo hải quan và nộp cho cơ quan Hải quan.
(2) Công chức hải quan tiếp nhận hồsơ, kiểm tra đăng kí hồsơ và ra quyết định hình thức kiểm tra đối với đối tƣợng hải quan.
(3) Chủđối tƣợng xuất trình đối thƣợng hải quan theo quy định. (4) Công chức hải quan tiến hành kiểm tra thực tếđối tƣợng hải quan.
7 – Thông quan 6 – Chấp hành quyết định 2 – Xuất trình 1 – Khai báo hải quan Chủđối tƣợng HQ Đối tƣợng hải quan 8 – Giám sát thông quan 5 – Ra quyết định 4 – Kiểm tra 2 – Tiếp nhận và ra quyết định hình thức kiểm tra Công chức hải quan
(5) Cơ quan hải quan ra quyết định liên quan đến đối tƣợng hải quan và chủđối tƣợng hải quan theo Luật hải quan.
(6) Chủđối tƣợng hải quan thực hiện các quyết định của cơ quan hải quan theo Luật hải quan.
(7) Chủđối tƣợng thông quan cho đối tƣợng hải quan. (8) Cơ quan hải quan giám sát thông quan.
(9) Kiểm tra sau thông quan.
Nhân viên giao nhận chuẩn bị hồsơ xuất trình tại hải quan cửa khẩu sắp xếp theo
thứ tự sau:
- Tờ khai hải quan (2 bản chính). - Phụ lục tờ khai (nếu có).
- Tờ khai giá trị tính thuế (2 bản chính), phụ lục tờ khai giá trị tính thuế (nếu có). - Giấy giới thiệu (1 bản chính).
- Hợp đồng thƣơng mại (1 bản sao). - Hóa đơn thƣơng mại( C/I-1 bản chính). - Phiếu đóng gói(P/L -1 bản chính).
- Vận đơn đƣờng biển (B/L- một bản chính hoặc một bản sao). - Các giấy tờ khác (nếu cần). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lúc này hải quan tiếp nhận và kiểm tra bộ hồsơ có thiếu chứng từ hay sai sót gì không đểđƣa ra quyết định kiểm hóa. Sau khi kiểm tra bộ hồsơ, hải quan sẽ kiểm tra đến thông tin của doanh nghiệp xem có nợ thuế không, vi phạm pháp luật không, đủđiều kiện đăng ký tờ khai không.
Nếu đủ sẽ thực hiện bƣớc tiếp theo. Nếu hàng hóa bị kiểm hóa thì nhân viên giao nhận sẽ thực hiện theo yêu cầu của cán bộ hải quan ( sẽđƣợc trình bày ở sau). Nếu doanh nghiệp ủy thác nợ thuế, vi phạm pháp luật thì xin ý kiến chỉđạo cấp trên cũng nhƣ từ phía doanh nghiệp thuê dịch vụ.
Tính thuế
Sau khi kiểm hóa xong, hồsơ đƣợc luân chuyển qua bộ phận giá thuế. Công chức hải quan đƣợc phân công tính thuế sẽ xem xét hồsơ và thực tế vềhàng hóa nhƣ đã kiểm hóa ở trên. Công chức hải quan xem xét giá mà doanh nghiệp khai báo trên tờ khai hải quan có chấp nhận đƣợc không, dựa vào giá trên hệ thống hải quan, mục đích loại trừ doanh nghiêp hạ thấp giá nhập khẩu để trốn thuế. Công chức hải quan tính thuế xem doanh nghiệp đã áp mã HS đúng chƣa, áp thuế xuất có đúng không, và số thuế mà doanh nghiệp khai báo có đúng không. Nếu không đúng thì công chức hải quan tính thuế sẽ tùy vào mức độ vi phạm mà sửlý, còn nhƣ đúng nhƣ doanh nghiệp khai báo thì công chức hải quan ký đóng mộc công chức hải quan vào ô dành cho công chức hải quan tính thuế.
• Kiểm hóa( nếu có)
Nếu hàng phải qua khâu kiểm hóa (luồng đỏ), thì nhân viên giao nhận phải liên hệ với phòng thƣơng vụ cảng đểđăng ký chuyển bãi kiểm hóa (cảng sẽ chuyển container từ bãi trung tâm về bãi dành riêng cho kiểm hóa).
Nhân viên giao nhận liên hệ với công chức hải quan kiểm hóa để kiểm tra thực tế lô hàng. Tiến hành cắt seal, mở container, lấy hàng cho công chức hải quan kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra thực tế lô hàng nhằm xác định mặt hàng doanh nghiệp nhập khẩu thực tếcó đúng nhƣ khai báo không, có đúng về sốlƣợng, trọng lƣợng, có đúng về xuất xứnhƣ đã khai báo trên tờ khai hải quan. Mặt khác việc kiểm tra thực tế hàng hóa giúp cho công chức hải quan xác định chính
xác mặt hàng, từđó kiểm tra xem mã HS mà doanh nghiệp áp có đúng không, thuế xuất doanh nghiệp tính để nộp vào ngân sách nhà nƣớc có đúng không. Nếu không đúng thì tùy vào mức độ vi phạm mà sẽ có mức sử phạt khác nhau, từtăng thuếđến lập biên bản vi phạm, sử phạt theo quy định.
Sau khi kiểm hóa xong, công chức hải quan nên nội dung đã kiểm hóa vào mặt sau của tờ khai hải quan, nội dung là thực tếnhƣ đã kiểm. Hải quan ký tên và đóng dấu vào mục dành cho công chức hải quan kiểm hóa. Nhân viên giao nhận ký, ghi rõ họ tên vào mục dành cho đại diện doanh nghiệp.
• Tiến hành đóng thuế và rút tờ khai
Hiện nay theo quy định là doanh nghiệp phải nộp thuếngay nên sau khi đƣợc thông quan nhân viên giao nhận sẽsang ngân hàng để nộp thuế, sau đó rút tờkhai để tiến hành lấy hàng.
Quá trình mở tờ khai tại chi cục hải quan hiện nay đã có nhiều thuận lợi, nhân viên có thể biết đƣợc cán bộ nào xử lý tờkhai cũng nhƣ tờkhai đang ở vị trí nào thông qua việc đánh số tờ khai tại hệ thống máy tính ở cảng (Cảng Cát Lái).
Hạn chế
Sai tên hàng hóa, áp sai mã thuế dẫn đến phải chỉnh sửa mất thời gian. Không nắm rõ quy trình hải quan.
Tuổi thọcác văn bản pháp lý xuất nhập khẩu khá ngắn, thay đổi liên tục nếu nhân viên giao nhận không theo dõi thƣờng xuyên có thể thực hiện không đúng.