3.2.2. Khung phân tích
Sơ đồ 3 – 1: Khung phân tích các yêu tốtác động đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập
khẩu bằng đƣờng biển tại công ty Đại Trƣờng Phong
Nguồn: phòng kinh doanh
Lý thuyết Các chủđềđƣợc đề cập đến
Lý thuyết về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phạm vi của dịch vụ giao nhận hàng hóa Quyền và nghĩa vụ của các bên
Quan hệ giữa ngƣời giao nhận với các tổ chức liên quan Nguyên tắc giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu tại cảng
Các nguyên tắc khi thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng.
Quy trình giao nhận
hàng hóa nhập
khẩu bằng đƣờng
biển
Luật thƣơng mại Yếu tố thời tiết Nguồn vốn công ty
Tình hình xuất nhập khẩu trong nƣớc Chính sách đối với nhân viên Chính sách đối với khách hàng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của
đội ngũ nhân viên Cơ chế quản lý của
3.3. Phƣơng pháp thu nhập dữ liệu
Số liệu sơ cấp:
Quan sát: thực tiễn việc tiếp cận. Tìm hiểu và quan sát thực tế về công ty trong quá trình nghiên cứu.
Điều tra: phỏng vấn, hỏi han trực tiếp nhân viên trong công ty.
Số liệu thứ cấp:
Các báo cáo, tài liệu về hoạt động kinh doanh của công ty.
Tham khảo các tài liệu liên quan tới lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam.
3.3.1. Phƣơng pháp quan sát
Phƣơng pháp quan sát là phƣơng pháp tri giác có mục đích, đã lên kế hoạch sẵn để theo dõi đối tƣợng nghiên cứu trong những hoàn cảnh tự nhiên khác nhau nhằm thu thập số liệu, sự kiện cụ thểđặc trƣng cho quá trình diễn biến liên quan đến đối tƣợng nghiên cứu.
Quan sát là phƣơng pháp cơ bản để nhận thức sự vật. Quan sát đem lại cho nghiên cứu sinh những tài liệu cụ thể, cảm tính trực quan, song có ý nghĩa nghiên cứu rất lớn, đem lại những giá trị thực sự.
3.3.2. Phƣơng pháp chuyên gia
Phƣơng pháp chuyên gia là phƣơng pháp điều tra đối tƣợng nghiên cứu bằng cách thăm dò, khai thác ý kiến đánh giá của các chuyên gia có kinh nghiệm lẫn trình độ chuyên môn cao để xem xét, nhận định vấn đề và từđó tìm ra giải pháp tối ƣu cho vấn đề nghiên cứu đó.
Phƣơng pháp chuyên gia rất cần thiết cho nghiên cứu sinh không chỉ trong quá trình nghiên cứu mà còn cả trong quá trình củng cố luận cứ, nghiệm thu, đánh giá kết quả hay lựa chọn các phƣơng pháp nghiên cứu khác cho phù hợp.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là tiết kiệm thời gian, công sức và tài chính trong quá trình triển khai nghiên cứu. Tuy nhiên, vì dựa trên cơ sở là ý kiến của các chuyên gia nên thông tin thu thập đƣợc mang tính trực quan, cần kết hợp với các phƣơng pháp khác để hoàn thiện hơn.
PHẦN 4: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ ĐẠI TRƢỜNG PHONG
Hiện nay, Đại Trƣờng Phong và rất nhiều công ty giao nhận khác đều thực hiện quy trình giao nhận với một hệ thống các hoạt động đƣợc chuẩn hóa chung theo Luật hải quan Việt Nam. Trong quá trình hoạt động giao nhận, Đại Trƣờng Phong có giao dịch rất nhiều lô hàng hóa xuất nhập khẩu khác nhau nhƣ máy móc, nông sản, hóa chất,...Dƣới đây tôi xin trình bày thủ tục và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu cont đƣờng biển cho tất cả các loại hàng hóa.
Sơ đồ 4 – 1: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đƣờng biển
Nguồn: Tự nghiên cứu
Ngƣời NK
Đại Trƣờng Phong
Nhận bộ chứng từngƣời XK Xin một số giấy tờ cần thiết
Lấy D/O Mở L/C nếu thanh toán bằng L/C
Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa Khai báo hải quan
Làm thủ tục với cảng Lấy hàng từ bãi cảng Xếp hàng lên xe Điều độ xe cont lấy hàng Đƣa hàng về kho của công ty Giao cho chủ hàng Xếp hàng lên xe Quyết toán
4.1. Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận giữa Công ty Đại Trƣờng Phong với các công ty nhập khẩu công ty nhập khẩu
Công ty Đại Trƣờng Phong là công ty dịch vụ giao nhận, bộ phận sales phòng kinh doanh xuất nhập khẩu làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cho công ty.
Nhân viên sales sẽ tự tìm kiếm khách hàng là những công ty xuất nhập khẩu trong ngoài nƣớc kể cả những khách hàng cá nhân. Thông tin doanh nghiệp sẽđƣợc nhân viên sales tìm trên mạng, sau đó sẽ gọi điện đểchào hàng, xin địa chỉ Email và gửi bản báo giá cụ thể.
Bƣớc tiếp theo nhân viên sales ( hoặc chủ doanh nghiệp) sẽ liên hệđểđàm phán hợp đồng về cách nội dung tiến hành dịch vụcũng nhƣ phí dịch vụ. Nếu 2 bên thống nhất sẽđi đến bƣớc kí kết. Nếu là khách hàng thân thiết thì chỉ cần gửi bảng báo giá và kí hợp đồng.
Về mặt hàng: Hóa chất – Nguyên liệu
Cho hàng nguyên cont
Cont 20’ Cont 40’ Phí dịch vụ Hải quan 1,400,000 VNĐ 1,700,000 VNĐ Phí kéo con’t từ cảng Cát Lái, ICD 1,2,3 2,600,000 VNĐ 3,000,000 VNĐ Kéo xe container từ Tân Cảng 2,700,000 VNĐ 3,100,000 VNĐ Kéo xe container từ VITC 2,800,000 VNĐ 3,200,000 VNĐ
Bảng 4 – 1: Bảng giá Dịch vụ hải quan và Vận chuyển từ cảng về kho riêng tại KCN Sóng Thần 1
Cho hàng lẻ
Phí dịch vụ Hải quan: Dƣới 1 khối: 1,000,000 vnđ Từ 1-3 khối: 1,100,000 vnđ
Từ 3-5 khối: 1,250,000 vnđ Từ 5-10 khối: 1,400,000 vnđ
Trên 10 khối: 1,400, 000 vnđ + 80,000 vnđ /khối tăng thêm
Bảng 4 – 2: Phí vận chuyển
Nguồn: Phòng kinh doanh
Hàng nguyên cont
20’ 40’
THC –phí xếp dỡ tại cảng 78-82 USD 125 USD CIC –phụ phí mất cân đối cont 30 USD 30-60 USD DO –phí lấy lệnh giao hàng 25 USD 25 USD
Vệ sinh cont 4 USD 8 USD
Bảng 4 – 3: Các loại phí liên quan đến hàng nguyên container
Nguồn: Phòng kinh doanh
Xe 1 tấn Xe 2 tấn Xe 2,5 tấn Xe 5 tấn Từ ICD 1,2,3 650,000VND 900,000VND 1,200,000VND 1,800,000VND Từ Tân Cảng 700,000VND 950,000VND 1,250,000VND 1900,000VND Từ cảng VITC 700,000VND 950,000VND 1,250,000VND 1900,000VND Từ cảng Cát Lái 700,000VND 950,000VND 1,250,000VND 1900,000VND
Hàng lẻ
CFS –phí xếp dỡ hàng lẻ 14 – 15 USD/ cbm THC –phí xếp dỡ tại cảng 2 – 3 USD/ cbm CIC –phụ phí mất cân đối cont 4 – 5 USD/ cbm DO –phí lấy lệnh giao hàng 28 – 25 USD/ cbm
Bảng 4 – 4: Các loại phí liên quan đến hàng lẻ container
Nguồn: Phòng kinh doanh
Nhận xét
Nhìn chung bảng báo giá phí vận chuyển và phí khai hải quan khá chi tiết. Tuy nhiên lại chƣa có đính kèm chính sách ƣu đã giá cảcũng nhƣ tƣ vẫn hỗ trợlàm tăng sự quan tâm khách hàng tới dịch vụ.
Bảng 4 – 5: Sốlƣợng hợp đồng năm 2017
Nguồn: Phòng kinh doanh
Số lƣợng Khách hàng
Chào hàng Kí kết
Số lƣợng Tỉ lệ Số lƣợng Tỉ lệ
Doanh nghiệp trong nƣớc 1211 100% 351 100%
Doanh nghiệp lớn 102 8,4% 11 2,1% Doanh nghiệp vừa và nhỏ 1109 91,6% 340 96,9%
Doanh nghiệp nƣớc ngoài 503 100% 77 100%
Doanh nghiệp lớn 56 11,1% 4 5,2% Doanh nghiệp vừa và nhỏ 447 88,9% 73 94,8%
Nhận xét
Sốlƣợng hợp đồng đƣợc kí kết là 428 chiếm 24,97% sốlƣợng chào hàng. Trong đó đó doanh nghiệp trong nƣớc chiếm 82,5/% (351 hợp đồng), doanh nghiệp trong nƣớc chiếm 18% (77 hợp dồng).
Tỷ lệ hợp đồng kí với doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệcao 96,9% đối với doanh nghiệp trong nƣớc, 94,8% đối với doanh nghiệp nƣớc ngoài.
Hạn chế
Có thể thấy mặc dù sốlƣợng chào hàng khá lớn và thịtrƣờng nƣớc ngoài cũng đang đƣợc quan tâm song tỷ lệ kí kết thành công hợp đồng còn khá khiêm tốn.
Nhân viên sales tự tìm hiểu thông tin khách hàng mà chƣa có sự hỗ trợ từ phía công ty. Công ty chƣa có phòng nghiên cứu và phát triển thịtrƣờng để tìm hiểu chính sách xuất nhập khẩu, pháp luật,văn hóa, phƣơng pháp tiếp cận khách hàng dẫn đến nhân viên tìm khách hàng một cách ngẫu nhiên, không có chiến lƣợc cụ thểcũng nhƣ xác định rõ thịtrƣờng, khách hàng mục tiêu.
Bên cạnh đó hình ảnh công ty chƣa đƣợc quảng bá tốt, nguồn khách hàng mới chủ yếu là do nhân viên tìm mà khách hàng chƣa tìm đến công ty.
Thịtrƣờng giao nhận công ty bó hẹp, chủ yếu là doanh nghiệp trong nƣớc với quy mô vừa và nhỏ.
Khảnăng đàm phán hợp đồng chƣa đƣợc tốt, dịch vụchƣa đáp ứng đƣợc thịtrƣờng khó tính. Ngoài ra cũng chƣa nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và chiến lƣợc của họ.
4.2. Quy trình và nghiệp vụ giao nhận
4.2.1. Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Sau khi kí kết thành công hợp đồng, tổ sales chuyển giao công việc tiếp theo tới tổ chứng từ và tổ giao nhận hàng hóa.
• Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ fax các chứng từ cần thiết cho công ty việt hoa, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra bộ hồsơ xem đã đầy đủchƣa, có hợp lệ không. Nếu đầy đủ thì tiến hành làm các bƣớc tiếp theo, còn không thì chỉ cho doanh nghiệp nhập khẩu biết, sửa chữa bổ sung. Bộ hồsơ bao gồm các chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thƣơng – Sales Contract
- Hóa đơn thƣơng mại - Commercial Invoice(C/I) - Phiếu đóng gói – Packing List (P/L)
- Vận đơn – Bill of lading (B/L) - Giấy báo hàng đến – Arival notice
- Các chứng từ khác (nếu có): C/O, giấy phép nhập khẩu.
Nếu thiếu các chứng từnhƣ B/L, giấy báo hàng đến, C/O thì nhân viên yêu cầu doanh nghiệp bổ sung. Hợp đồng thƣơng mại, C/I, P/L thì nhân viên chứng từ hoặc nhân viên giao nhận có thể lập dựa trên vận đơn, C/O, và các thông tin khác về hàng hóa mà doanh nghiệp ủy thác cung cấp.
• Lấy lệnh giao hàng(D/O)
Nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để lấy D/O (lệnh giao hàng).
Nếu là vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O.
Nếu là vận đơn Surrendered (Vận đơn theo điện) thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến hãng tàu là nhận đƣợc D/O. Vận đơn Surrendered khá phổ biến vì sự nhanh chóng và tiện lợi của nó do hãng tàu chỉ cần gửi mail cho đại lý nƣớc nhập khẩu yêu cầu giao vận đơn cho khách hàng.
Còn nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu cùng với giấy giới thiệu để lấy D/O.
Trƣớc khi lấy D/O nhân viên giao nhận cần phải đóng các khoản chi phí nhƣ phí D/O, phí THC, cƣớc vận tải (nếu nhập theo giá CIF), phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu D/O đã hết hạn), phí cƣợc container (tùy vào hang tàu mà cƣớc phí thu sẽ khác nhau, phí cont 40ft gấp đôi phí cont 20ft, hãng tàu sẽ trả lại cho doanh nghiệp nhập khẩu sau khi doanh nghiệp nhập khẩu đã hoản trả container rỗng về bãi mà hãng tàu chỉđịnh). Hãng tàu sẽđóng dấu giao thẳng vào D/O để cho doanh nghiệp nhận hàng. Đối với hàng lẻ thì lệnh giao hàng không phải đóng dấu giao thẳng, và nhân viên giao nhận bỏqua bƣớc cƣợc container.
• Xin một số giấy tờ cần thiết
Đối với một số mặt hàng đặc biệt, cấm nhập khẩu thì phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc hàng thực phẩm thì phải có giấy phéo an toàn của cục an toàn thực phẩm.
• Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
Nhân viên giao nhận(nếu đƣợc yêu cầu) sẽ lên ngân hàng thay mặt ngƣời XK tiến hành mởL/C. Để mở L/C cần có:
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng ( muốn mở tài khoản phải đóng ít nhất 500 USD vào tài khoản chuẩn bị mở)
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kếtoán trƣởng. Những giấy tờtrên do ngƣời NK cung cấp.
Hạn chế
Nhiều khi thiếu xót trong việc xem xét tên hàng, sốlƣợng hàng hóa trên vận đơn có khớp với hợp đồng, hóa đơn không.
Đối với mặt hàng đặc biệt, mới lạnhƣng lại chƣa xin giấy phép cũng nhƣ các giấy tờ cần thiết dẫn đến mất thời gian bổ sung hồsơ khi làm thủ tục thông quan.
Do chứng từ phần lớn bằng tiếng anh nên khi soạn thảo dễ sai xót nếu nhân viên không cẩn thận hoặc tiếng anh chuyên ngành không vững. Đặc biệt đối với hàng hóa lạ lẫm đễ dịch không đúng tên tiếng Việt đẫn đến sau này áp mã thuế không đúng.
4.2.2. Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa
Đối với doanh nghiệp trong nƣớc, việc truyền tờkhai, đăng ký mở tờ khai, khâu kiểm hóa và tính thuếđƣợc thực hiện tại Cục hải quan Thành Phố HồChí Minh nhƣ Hải quan Tân Cảng, Cát Lái, Tân Thuận, Vict.
Đối với các doanh nghiệp có 100% vốn đầu tƣ nƣớc ngoài và các doanh nghiệp liên doanh, việc thực hiện các khâu mở tờkhai, đăng ký tờ khai, kiểm hóa, tính thuếđƣợc thực hiện tại Cục Hải quan Đầu tƣ thành phố Hồ Chí Minh. Nhân viên giao nhận khi đi đăng ký tờ khai mang theo giấy tờtùy thân đầy đủ.
Lên nội dung tờ khai hải quan
Đầu tiên xác định đây là loại hình nhập khẩu nào, nhập kinh doanh hay nhập gia công xuất khẩu, hàng mậu dịch hay phi mậu dich để lên tờ khai thích hợp.
Để lập tờ khai hải quan nhân viên giao nhận sẽ lấy thông tin từ các chứng từ: Hợp đồng ngoại thƣơng, hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đƣờng biển. Tại Công ty
Đại Trƣờng Phong, ngày lập tờ khai Hải quan điện tử sẽđƣợc thực hiện ngay trong ngày nhận bộ chứng từ của khách hàng hoặc trong vòng một ngày sau đó. Ngày lập tờkhai cũng chính là ngày truyền tờkhai điện tửđể lấy số tiếp nhận, số tờ khai do Hải quan cấp và phân luồng. Nội dung tờ khai Hải quan điện tử sẽđƣợc thể hiện rõ trong phần phụ lục của bài báo cáo này.
Khai báo hải quan từ xa sẽđƣợc nhân viên giao nhận tiến hành trên phần mềm khai báo điện tử theo trình tựtên ngƣời gửi, ngƣời nhận hàng hóa, số hợp đồng, số invoice, giá trị hóa đơn, đồng tiền, phƣơng thức thanh toán, ngày hợp đồng, ngày hóa đơn, số vận đơn. Sau đó nhập tên hàng, sốlƣợng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, áp mã HS và tính thuế. Cuối cùng là nhập thông tin các chứng từđính kèm nhƣ C/O, B/L.
Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy sốlƣợng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu. Thông thƣờng, nếu sốlƣợng hàng hóa từ 02 mặt hàng trở lên thì tên, quy cách hàng hóa và phần xác định trị giá tính thuế của lô hàng đó sẽđƣợc thể hiện trong phần phụ lục kèm theo tờ khai.
Sau khi hoàn tất nội dung tờ khai, nhân viên giao nhận fax bản in thử tới doanh nghiệp ủy thác để doanh nghiệp kiểm tra thông tin đã chính xác chƣa. Nếu thông tin chính xác nhân viên tiến hành khai báo từ xa.
• Khai báo từ xa
Mỗi doanh nghiệp khách hàng đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử và cung cấp tài khoản đó cho nhân viên giao nhận của Đại Trƣờng Phong qua phần mềm khai báo điện tử. Sau khi đã hoàn thành việc lập và kiểm tra tờ khai, tờ khai hải quan sẽđƣợc nhân viên Đại Trƣờng Phong truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải