- Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest): Là bản liệt kê tóm tắt về hàng vận chuyển trên tàu, do ngƣời vận chuyển lập khi đã hoàn thành việc xếp hàng xuống tàu. Công dụng làm giấy thông báo cho ngƣời nhận hàng biết về các loại hàng đã xếp trên tàu, căn cứ để lập bản thanh toán các loại chi phí liên quan đến hàng (phí xếp dỡ, phí kiểm điểm, đại lý phí), làm cơ sởđể lập bản kết toán giao nhận hàng (ROROC)
- Thông báo sẵn sàng (Notice of readiness): Là một văn bản do thuyền trƣởng gửi cho ngƣời gửi hàng hoặc ngƣời nhận hàng để thông báo là tàu đến cảng và sẵn sàng để làm hàng. Đối với ngƣời nhận hàng thì thông báo này cho ngƣời nhận hàng biết tàu đã đến cảng để có kế hoạch chuẩn bịphƣơng tiện, nhân lực tiếp nhận hàng một cách nhanh chóng và kịp thời. Là căn cứđểxác định thời gian tính “laytime”
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo – roroc): Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu vào bờ, cảng (đại diện cho chủ hàng) phải cũng với thuyền trƣởng ký một văn bản xác nhận sốlƣợng kiện hàng đã giao và đã nhận gọi là ROROC.
thiếu giữa hàng thực nhận ở cảng đến, so với số lƣợng đã ghi ở manifest của tàu. ROROC là một trong những căn cứđể khiếu nại hãng tàu hay ngƣời bán, đồng thời dựa vào nó để cảng giao hàng cho tàu nhập khẩu.
- Phiếu thiếu hàng: Khi dỡ xong hàng nhập, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, đại lý tàu biển, căn cứ vào biên bản kết toán ROROC, cấp cho chủ hàng một giấy chứng nhận việc thiếu hàng là Shortage bond (SB) hay certificate shortlanded cargo. Về mặt pháp lý SB có tác dụng nhƣ một bản trích sao của ROROC, nên dùng làm chứng từ khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với sốlƣợng hàng.
- Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo outturn report – COR): Khi dỡ kiện hàng trên tàu xuống, nếu thấy hàng bịhƣ hỏng đỗ vở, cảng và tàu cùng lập một biên bản về tình trạng đó của hàng gọi tắt là COR.
- Biên bản đổ vỡ mất mát: Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng bịhƣ hỏng, đổ vỡ, mất, thiếu chủ hàng có thể yêu cầu cơ quan liên quan phải lập biên bản về tình trạng của hàng hóa gọi là “Biên bản đổ vỡ và mất mát”. Biên bản này đƣợc lập với sự có mặt của 4 cơ quan: hải quan, bảo hiểm, cảng và công ty xuất nhập khẩu (chủ hàng).
- Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O):Do ngƣời chuyên chở hoặc đại lý của họ ký phát với mục đích hƣớng dẫn (yêu cầu) cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa chuyển giao quyền cầm giữhàng hóa cho ngƣời nhận hàng. Lệnh giao hàng đƣợc ngƣời chuyên chở ký phát sau khi ngƣời nhận hàng xuất trình vận đơn hợp lệ và thanh toán các khoản phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
- Vận đơn đƣờng biển (Bill of lading – B/L): Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading/ Ocean Bill of Lading/ Marine Bill of Lading) là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển do ngƣời vận chuyển hoặc đại diện của ngƣời vận chuyển cấp phát cho ngƣời giữ hàng
sau khi hàng hóa đã đƣợc xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp và bằng vận đơn này ngƣời chuyên chở cam kết giao hàng khi xuất trình nó. Có chứng từnày ngƣời nhận hàng mới lấy đƣợc D/O, làm thủ tục hải quan, và lấy đƣợc hàng.
PHẦN 3: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết
- Phƣơng pháp chuyển giao: Tác giả sẽ học hỏi kiến thức liên quan đến quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu từ các bậc đi trƣớc, sau đó chọn lọc đƣa vào bài báo cáo
- Phƣơng pháp thống kê, so sánh: Nhận số liệu từ công ty, thống kê các chỉ tiêu lại, so sánh và phân tích số liệu
- Phƣơng pháp tổng hợp: Sau quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty tác giả sẽ tổng hợp số liệu từ công ty cùng với quá trrình thực tại công ty
- Đề tài sử dụng phƣơng pháp thu thập, phân tích dữ liệu và cơ sở lý thuyết chuyên ngành, áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu sau đó sử dụng phƣơng pháp thống kê để so sánh đối chiếu từđó phân tích tổng hợp.
- Ngoài ra, đề tài còn sử dụng phƣơng pháp phân tích SWOT, đƣa ra các điểm mạnh, điểm yếu cơ bản, cơ hội và đe dọa đối với Công ty Đại Trƣờng Phong.
3.2. Khung lý thuyết và khung phân tích3.2.1. Khung lý thuyết