Cơ cấu nhân sự của Vnlogs được tổ chức theo chức năng bao gồm các bộ phận sau:
Nguồn: Phòng vận hành công ty Vnlogs
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của CTCP Xuất nhập khẩu Vnlogs
Nhiệm vụ của các bộ phận: a) Giám đốc Giám Đốc Phó Giám đốc Phòng Kế Toán Phòng Marketing Phòng Vận hành Bộ phận chứng từ
Bộ phận Giao nhận hiện trường Phòng Kinh
Giám đốc là người điều hành và chịu trách nhiệm chung, quyết định toàn bộ các hoạt động trong công ty, đảm bảo chiến lược phát triển cho công ty.
‐ Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh cho công ty. ‐ Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên làm việc. ‐ Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại của DN.
‐ Tổ chức hoạt động kinh doanh cho DN. b) Phó giám đốc
‐ Tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm truớc Giám đốc về kết quả của hoạt động. ‐ Được phép ký các hợp đồng và quyết định các khoản chi tiêu theo thẩm quyền
được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
‐ Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách để Giám đốc ký quyết định.
c) Phòng kế toán
Thực hiện nghiệp vụ kế toán:
‐ Theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của công ty theo tháng, quý, năm.
‐ Theo dõi công nợ, thu chi, tập hợp và lưu trữ các lại chứng từ…
‐ Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn, thay mặt giám đốc thực hiện các nghiệp vụ với ngân hàng về mặt tài chính.
‐ Phối hợp với các phòng ban thu thập và quản lý các dòng tiền tại công ty. ‐ Xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế hoạch báo cáo định kỳ.
d) Phòng Marketing
‐ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường xuất nhập khẩu trong nước và ngoài nước. ‐ Chạy các chương trình quảng cáo để tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng. ‐ Xây dựng và phát triển thương hiệu.
‐ Nghiên cứu, phát triển và mở rộng dịch vụ của DN. e) Phòng Kinh doanh
‐ Dự toán, xây dựng kế hoạch kinh doanh. Nhận xét, đánh giá và báo cáo kết quả trong hoạt động phát triển KH của DN.
‐ Thường xuyên liên hệ với KH, thông báo các cập nhật về đơn hàng, thiết lập các dữ liệu về KH, ghi nhận, thu thập dữ liệu để giải quyết các khiếu nại, phản ánh của KH.
‐ Quản lý hồ sơ khách hàng về giá cả, thông tin KH, lịch tàu, lịch xe, báo giá cho KH, hướng dẫn và tư vấn cho KH các vấn đề có liên quan đến thủ tục giao và nhận HH XNK.
f) Phòng Vận hành Gồm 2 bộ phận:
‐ Bộ phận chứng từ: Bộ phận chứng từ nhận các thông tin từ bộ phận kinh doanh về đơn hàng để chuẩn bị và làm các chứng từ XNK phù hợp, liên hệ các đại lý/agent để xin và lựa chọn giá cước tốt nhất, lấy booking từ hãng tàu, làm vận đơn thứ cấp cho các lô hàng, khai manifest hàng về, làm A/N, D/O gửi cho khách để nhận hàng. Có trách nhiệm theo dõi, cập nhật tình trạng của lô hàng; quản lý, lưu trữ chứng từ, hồ sơ chứng từ và các công văn, nghị định, thông tư cần thiết giúp bộ phận GNHH thực hiện tốt công việc được giao, theo dõi quá trình của lo hàng, liên lạc với KH để thông báo về những thông tin, chứng từ của lô hàng.
‐ Bộ phận giao nhận hiện trường: Bộ phận này trực tiếp tham gia GNHH, chịu trách nhiệm làm các thủ tục từ khâu kiểm tra chứng từ, xin giấy phép, mở tờ khai đến khâu nghiệm thu HH và giao hàng cho KH. Thực hiện các nhiệm vụ: truyền tờ khai HQ trên hệ thống ECUS/VNACCS, nhận hồ sơ từ bộ phận chứng từ và đi làm các chứng từ như C/O và xin giấy phép chuyên ngành, hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan HH hoặc đi lấy hàng tại các Chi cục HQ ngoài cửa khẩu, sân bay, cảng ...
Cơ cấu nhân sự của công ty:
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự của CTCP Xuất nhập khẩu Vnlogs giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Giới tính Nam 4 44,4 6 40,0 6 46,2 Nữ 5 55,6 9 60,0 7 53,8 Tuổi >30 4 44,4 5 33,3 5 38,5 <30 5 55,6 10 66,7 8 61,5 Trình độ Đại học/Cao đẳng 7 77,8 11 73,3 9 69,2 Khác 2 22,2 4 26,7 4 30,8 Tổng 9 100 15 100 13 100
Nguồn: Phòng vận hànhcông ty Vnlogs
Tình hình nhân sự của DN trong vài năm gần đây có biến động tăng lên. Từ 9 lao động năm 2019 đã tăng lên 15 lao động vào năm 2020, tương ứng tăng 66,7% so với năm 2019. Trong đó sự gia tăng nhân sự ở dưới 30 tuổi là 50% (từ 5 người lên 10 người) và đều có trình độ đại học/cao đẳng trở lên. Lý giải cho điều này, công ty cho biết năm 2020 là năm Vnlogs phát triển khá tốt và mở rộng quy mô kinh doanh, các đơn đặt hàng nhiều hơn, cho nên đòi hỏi gia tăng về lao động để đảm bảo các công việc được diễn ra hiệu quả, không gây quá tải cho nhân viên hiện có mà vẫn đáp ứng nhu cầu của KH. Một điều có thể nhìn thấy qua bảng trên đó là các nhân viên mới hầu hết đều nằm ở nhóm dưới 30 tuổi, công ty đặc biệt chiêu mộ các sinh viên mới ra trường cũng là những học viên suất xắc ở các lớp học của DN và được ban lãnh đạo tuyển chọn. Họ đều là những người có sự nhiệt huyết, năng động, sáng tạo, sẵn sàng học hỏi và thích nghi với những sự thay đổi. Năm 2020, bị ảnh hưởng bởi dịch Covid – 19 nhiều công ty đã phải cho nhân viên tạm ngưng làm việc hay thậm trí phải cắt giảm nhân sự nhưng nhờ có chiến lược kinh doanh đúng hướng cũng như đặc thù công việc, công ty không những gia tăng về lượng nhân sự mà còn đảm bảo việc làm ổn định cho nhân viên.
Đến năm 2021 số lao động của DN có sự giảm nhẹ ở bộ phận nhân sự nữ do một vài lí do khách quan. Không vì lí do đó, hoạt động kinh doanh của công ty vẫn
được duy trì và phát triển, đội ngũ nhân sự ngày càng nâng cao năng lực, chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng xử lý khác.