Công ty Xuất nhập khẩu Vnlogs
Tuỳ theo lô hàng được hai bên thỏa thuận theo hợp đồng cũng như nhập khẩu theo các điều khoản Incoterms khác nhau mà công ty sẽ thực hiện các đầu việc trong hoạt động GNHHNK bằng đường bộ khác nhau. Tuy nhiên, các lô hàng NK
bằng đường bộ của Vnlogs được thực hiện dưới hình thức XNK ủy thác và thường có các hoạt động chung như sau:
2.2.1.1. Nhận thông tin lô hàng của khách hàng
Bộ phận kinh doanh của công ty có nhiệm vụ tìm kiếm KH và tiếp nhận các thông tin, yêu cầu của KH về lô hàng để có thể tư vấn quy trình, thủ tục cũng như báo giá các dịch vụ của DN để có thể NK HH.
Các thông tin yêu cầu phía KH cung cấp cơ bản như: - Tên hàng hóa
- Số lượng hàng nhập - Quy cách đóng gói - Địa chỉ GNHH - Điều kiện GNHH - Điều kiện thanh toán - Thông tin người gửi hàng - Các chứng từ khác (nếu có)
Sau khi có thông tin của lô hàng, bộ phận kinh doanh sẽ chào giá và tư vấn quy trình nhập khẩu phù hợp theo các thông tin lô hàng. Thường sẽ có hai trường hợp nhập hàng như sau:
Hàng lẻ (Less than truckload): là đơn hàng có số lượng nhỏ, không đủ để đóng hàng đi nguyên xe, nguyên container. Khi đó công ty sẽ tiến hành gom đơn, ghép đơn với lô hàng khác để đóng đủ một xe, một container để giảm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí cầu đường...
Hàng đầy (Full truckload): là đơn hàng có số lượng hàng đủ để đóng gói và xếp hàng lên đủ một xe, nguyên xe hoặc nguyên container.
Đồng thời, kiểm tra kỹ về chính sách thủ tục HQ nhập khẩu HH trước khi tiến hàng ký hợp đồng GNHH với KH. Đây là một khâu cực kỳ quan trọng giúp cho doanh nghiệp nhập khẩu (DNNK) tránh được các chi phí phát sinh không đáng có khi đưa hàng về Việt Nam.
2.2.1.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng, công ty sẽ thông báo với khách hàng các chứng từ cần chuẩn bị để làm thủ thục cho lô hàng NK. Bộ chứng từ sẽ được khách hàng gửi đến thông qua chuyển phát nhanh nếu nhà nhập khẩu đã có sẵn giấy tờ. Trường hợp KH là cá nhân không đủ điều kiện NK hoặc KH chưa có kinh nghiệm muốn ủy thác NK cho công ty để đứng tên trên hợp đồng nhập khẩu thì Vnlogs sẽ tiến hành thành lập và ký kết hợp đồng XNK ủy thác cho lô hàng.
Bộ chứng từ mà công ty yêu cầu để tiến hành thủ tục NK hàng hóa cơ bản sẽ gồm có:
‐ Giấy phép đăng ký kinh doanh của DN (gồm các thông tin về mã số thuế, tên công ty và địa chỉ của KH)
‐ Tài khoản VNACCS – tài khoản DN đăng ký với Tổng cục HQ để truyền tờ khai HQ.
‐ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ‐ Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list) ‐ Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
‐ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) (nếu có) ‐ Một số giấy tờ khác theo yêu cầu nhập khẩu của từng loại HH như giấy
phép NK, giấy kiểm tra chuyên ngành, giấy Phytosanitary, giấy chứng nhận hợp quy, giấy hun trùng cho sản phẩm...
Sau khi nhận được bộ chứng từ/hồ sơ, bộ phận chứng từ sẽ phải kiểm tra, check kỹ các thông tin trên chứng từ như thông tin về DN xuất khẩu và DN nhập khẩu (tên và địa chỉ công ty); ngày tháng và số hiệu của các loại giấy tờ; số lượng, đơn giá mỗi loại và trị giá của HH; phân loại hàng hóa; xuất xứ của HH, điều kiện Incoterm và phương thức thanh toán. Ngoài ra, cần phải đối chiếu các thông tin và các số liệu giữa các giấy tờ với nhau để minh chứng không bị sai lệch thông tin. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện ra bộ chứng từ thiếu hay chưa hợp lệ thì phải liên hệ với KH, đại lý kịp để bổ sung và sửa đổi.
2.2.1.3. Đăng ký tờ khai và làm thủ tục hải quan
Sau khi có thông báo hàng đến từ phía đơn vị vận tải, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện kê khai Manifest cho hàng hóa (Cargo Manifest là bản kê khai thông tin của lô hàng phải kê khai cho hải quan của nước NK trước khi HH về đến cửa khẩu) trên website cổng thông tin một cửa quốc gia, đồng thời gửi thông báo hàng về cho KH để chủ hàng chủ động lên lịch, sắp xếp kế hoạch, chuẩn bị nhận hàng và thanh toán.
Căn cứ vào bộ chứng từ nhận được từ khách hàng sau khi kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin nhân viên GNHH sẽ tiến hành khai HQ điện tử cho lô hàng bằng phần mềm khai báo HQ điện tử ECUS5 VNACSS và thực hiện in tờ khai.
Tờ khai này sẽ được kiểm tra chéo với nhân viên giao nhận khác và gửi cho khách hàng để kiểm tra thông tin lại một lần nữa. Nếu không có vấn đề gì thì sẽ tiến hành truyền tờ khai HQ và nhận kết quả phân luồng hàng hóa thuộc luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ.
Công ty sẽ tiến hành báo thuế nhập khẩu cho khách hàng sau khi có kết quả phân luồng để khách hàng chủ động nộp thuế hoặc chuyển khoản cho bộ phận hiện trường để bộ phận hiện trường nộp HQ, sau đó tiến hành thông quan HH.
2.2.1.4. Thông quan hàng hóa
Tờ khai đã được thông quan sẽ được nhân viên GNHH in ra và tập hợp cùng bộ chứng từ cần thiết để trình với cơ quan hải quan (CQHQ) tại cửa khẩu.
Tùy vào từng mặt hàng mà bộ chứng từ cần nộp cho Hải quan sẽ khác nhau và cơ bản sẽ gồm có:
‐ Tờ khai hải quan ‐ Invoice & packing list
‐ Giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
‐ Giấy phép Kiểm tra chuyên ngành (Nếu có) ‐ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (nếu có) ‐ Giấy Phytosanitary.
‐ Giấy chứng nhận hợp quy.
‐ Hợp đồng XNK uỷ thác (nếu có): 01 bản sao ‐ Vận tải đơn đường bộ (Truck Way Bill) ‐ Phiếu khai báo đầu xe
Dựa vào kết quả phân luồng HH, nhân viên GNHH sẽ thực hiện công việc tiếp theo cho việc NK hàng hóa:
Đối với hàng luồng xanh: Nhân viên hiện trường sẽ tiến hành nộp thuế và nhận kết quả thông quan HH từ CQHQ.
Đối với hàng luồng vàng: Nhân viên hiện trường sẽ phải nộp bộ chứng từ cho CQHQ để kiểm tra. Sau khi hải quan kiểm tra bộ hồ sơ, nếu không có vấn đề gì khác, nhân viên hiện trường sẽ tiến hành nộp thuế và nhận kết quả thông quan từ hải quan.
Đối với hàng luồng đỏ: Nhân viên hiện trường ngoài nộp bộ sơ cho CQHQ kiểm tra thì hàng hóa sẽ được CQHQ tiến hành kiểm hóa. CQHQ sẽ đưa ra mức kiểm tra thực tế là 5%, 10% hay toàn bộ hàng hóa. CQHQ sẽ kiểm tra và đối chiếu mã HS, mức thuế đã áp có phù hợp với thực tế HH đã kiểm tra hay không. Nếu không phù hợp thì hải quan sẽ yêu cầu xác định lại trị giá tính thuế, trong trường hợp cả hải quan và doanh nghiệp đều cho rằng họ áp áp mức thuế đúng nhưng kết quả hai bên khác nhau thì cần có yêu cầu cơ quan giám định độc lập, và sẽ thông báo thuế sau khoảng 2 tiếng đồng hồ, sau đó sẽ tiến hành thông quan. Còn nếu trong trường hợp hải quan kiểm tra mã áp thuế đúng như công
ty đã áp dụng thì sẽ tiến hành thông quan hàng hóa, nhân viên hiện trường sẽ nộp thuế và nhận kết quả thông quan từ CQHQ.
2.2.1.5. Nhận hàng hóa tại kho hàng
Sau khi HH đã được thông quan, HH được sang xe của bên nhập khẩu, qua khu vực giám sát và đi vào kho/bãi tại cửa khẩu. Nhân viên GNHH sẽ cầm tờ khai và danh sách hàng hóa đã thông quan cùng các chứng từ đến kho để nhận hàng. Kiểm tra đúng xe vận tải, các số hiệu nhận hàng, kiểm đếm số lượng và xác nhận với nhân viên giám sát tại kho. Đồng thời liên hệ với các nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian đến kho hàng để kéo hàng về nhà máy hoặc kho hàng của khách hàng theo thỏa thuận.
2.2.1.6. Thanh toán và hoàn trả chứng từ
Khi hoàn tất giao hàng cho khách, bộ phận giao nhận sẽ tập hợp chứng từ, hoá đơn phát sinh và gửi cho bên kế toán. Bộ phận này sẽ kết xuất hóa đơn, gửi thông báo nợ (Debit note) cùng các chứng từ thanh toán yêu cầu KH hoàn trả khoản tiền tạm ứng để làm hàng cũng như các khoản phí dịch vụ liên quan.
Tiến hành lưu hồ sơ chứng từ của lô hàng để phục vụ kiểm tra sau thông quan (nếu có) và tránh rủi ro, tranh chấp sau này.