Bảng 3.4 Ma trận nhiệm vụ RAM
STT WBS Gói công việc Yêu cầu
nhân sự Bộ phận quản lý
78
STT WBS Gói công việc Yêu cầu
nhân sự Bộ phận quản lý A Phân tích – Khảo sát
1 A1 Phân tích nhu cầu thị trường và phân tích
khả thi 1 BQL dự án
2 A2 Phân tích nhu cầu khách hàng 2 BQL dự án
3 A3 Khảo sát thực nghiệm, lựa chọn mặt bằng 7 BQL dự án
4 A4 Phân tích lựa chọn công nghệ, thiết bị,
trang trí quán. 1 Công nghệ
B Kế hoạch
3 B1 Kế hoạch thu mua (máy móc, nguyên vật
liệu). 1 BQL dự án
4 B2 Kế hoạch tài chính. 5 Tài chính
5 B3 Kế hoạch thi công và vận hành dự án. 1 BQL dự án
6 B4 Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án. 1 BQL dự án
C Xây dựng chiến lược kinh doanh
7 C1 Phân tích SWOT 1 BQL dự án
8 C2 Đánh giá rủi ro 1 BQL dự án
9 C3 Dự báo chi phí vận hành 1 Tài chính
10 C4 Xây dựng chiến lược giá cả 1 BQL dự án
11 C5 Dự báo doanh thu 1 Tài chính
79
STT WBS Gói công việc Yêu cầu
nhân sự Bộ phận quản lý
13 C7 Tổng kết báo cáo dự kiến 1 BQL dự án
D Huy động vốn
14 D1 Vốn cá nhân 1 Tài chính
15 D2 Vốn vay ngân hàng 5 Tài chính
E Thiết kế
15 E1 Thiết kế menu 4 Công nghệ, Thiết
kế
16 E2 Thiết kế không gian quán 4 Thiết kế
17 E3 Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu 3 Công nghệ
18 E4 Thiết kế chương trình khuyến mãi 1 Thiết kế
F Thủ tục pháp lý
19 F1 Nghiên cứu các bộ luật liên quan 1 Hành chính
20 F2 Xin giấy phép kinh doanh 1 Hành chính
21 F3 Xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm 1 Hành chính
22 F4 Hợp đồng thuê mặt bằng 1 Hành chính
23 F5 Đăng ký mã số thuế 1 Hành chính
G Trang trí - Lắp đặt
24 G1 Mua máy móc, nguyên vật liệu. 2 Thiết bị, Thiết kế
80
STT WBS Gói công việc Yêu cầu
nhân sự Bộ phận quản lý
26 G3 Lắp đặt hệ thống PCCC 1 Thiết bị
27 G4 Lắp đặt hệ thống thông gió 1 Thiết bị
28 G5 Lắp đặt thiết bị nhà kho 1 Thiết bị
30 G6 Lắp máy lạnh 1 Thiết bị
31 G7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh 1 Thiết bị
32 G8 Lắp cửa 1 Xây dựng
33 G9 Lắp đặt hệ thống mạng 1 Thiết bị
34 G10 Sơn tường, vẽ trang trí 1 Xây dựng
35 G11 Lát gạch 1 Xây dựng
36 G12 Đặt bàn, ghế 1 Thiết bị
37 G13 Đặt vật dụng trang trí 2 Thiết bị, Thiết kế
H Tuyển dụng nhân sự
38 H1 Xác định nguồn lực 1 Nhân sự
39 H2 Lập kế hoạch tuyển dụng 1 Nhân sự
40 H3 Thông báo tuyển dụng 1 Nhân sự
41 H3 Lọc hồ sơ tuyển dụng 1 Nhân sự
42 H4 Phỏng vấn 1 Nhân sự
43 H5 Đào tạo nhân sự 1 BQL dự án
81
STT WBS Gói công việc Yêu cầu
nhân sự Bộ phận quản lý
I Vận hành
45 I1 Tổng kết tài chính 1 BQL dự án
46 I2 Vận hành thử 1 BQL dự án
47 I3 Chạy chương trình khuyến mãi 2 Công nghệ
48 I4
Sửa chữa hoàn chỉnh
4 BQL dự án, Công nghệ, Xây dựng 49 I5 Nghiệm thu 1 BQL dự án 50 I6 Kết thúc 2 BQL dự án, Hành chính 3.2.4 Mạng AOA của dự án
Biểu đồ AOA sẽ thể hiện trực quan thứ tự trước sau các công việc, các công việc nào có thể hiện song song, các công việc nào có thể thực hiện độc lập với những công việc khác cũng như những công việc nào cần được hoàn thành trước để thực hiện các bước tiếp theo. Hình 3.5. dưới đây là biểu đồ AOA của phần công việc nêu ở phần 1 đó là công việc xây dựng quán cà phê.
82
Hình 3.10 Biểu đồ AOA các công việc xây dựng
Các công việc chi tiết trong phần việc này được đánh số khi biểu diễn trên AOA và được chú thích ở bảng 3.4. ngay bên dưới, ngoài ra bảng còn ghi cụ thể thời gian cần để thực hiện các công việc và việc cần thực trước của từng công việc. Lưu ý công việc cần thực hiện trước ở đây bao gồm những việc cần được bắt đầu trước và công việc theo sau có thể bắt đầu thực hiện ngay cả khi công việc trước.
Bảng 3.5 Các gói công việc xây dựng quán
STT Ký tự Chú thích Thời gian thực hiện (Ngày) Công việc liền trước 1 A Phân tích khảo sát 61 2 B Lên kế hoạch 37 A
3 C Xây dựng chiến lược kinh doanh 11 B
4 D Huy động vốn 10 C
83
6 F Thủ tục pháp lý 20 D, E
7 G Trang trí lắp đặt 18 F
8 H Tuyển dụng nhân sự 25 B, G
84
CHƯƠNG 4: ĐIỀU ĐỘ DỰ ÁN 4.1 Thời gian hoàn thành các công việc của dự án
Các công việc của dự án ban đầu có thời gian hoàn thành 226 ngày, bắt đầu thực hiện từ ngày 21/03/2022 và hoàn thành vào ngày 30/01/2023. Thời gian cụ thể của từng công việc được thể hiện qua bảng bên dưới:
Bảng 4.3 Tổng thời gian hoàn thành dự án
WBS Gói công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc Trình tự Số lượng nguồn lực 0 Dự án Quán
Café "Không xong không về"
226 days Mon 3/21/22 Mon 1/30/23
1 Phân tích - Khảo sát
61 days Mon 3/21/22 Mon 6/13/22
1.1 Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả thi
10 days Mon 3/21/22 Fri 4/1/22 1
1.2 Phân tích nhu cầu khách hàng
10 days Mon 4/11/22 Fri 4/22/22 1.1 1
1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa chọn mặt bằng
85 1.3.1 Lựa chọn địa
điểm
4 days Mon 5/16/22 Thu 5/19/22 1.1 2
1.3.2 Xây dựng bộ tiêu chí
4 days Fri 5/20/22 Wed 5/25/22 1.2, 1.3.1 2
1.3.3 Đánh giá AHP cho các địa điểm
5 days Thu 5/26/22 Wed 6/1/22 1.3.2 2
1.3.4 Lập báo cáo về địa điểm đặt cửa hàng
4 days Wed 6/8/22 Mon 6/13/22 1.3.3 1
1.4 Phân tích lựa chọn công nghệ, thiết bị, trang trí quán
10 days Mon 4/4/22 Fri 4/8/22 1.1 1
2 Lên kế hoạch 37 days Mon 5/23/22 Tue 7/12/22
2.1 Kế hoạch thu mua (máy móc, nguyên vật liệu)
5 days Tue 6/14/22 Mon 6/20/22 1.1, 1.3.4 1
2.2 Kế hoạch tài chính
10 days Tue 6/21/22 Mon 7/4/22
2.2.1 Ước tính chi phí xây dựng
86 2.2.2 Ước tính chi phí
nội thất
2 days Thu 6/23/22 Fri 6/24/22 2.2.1 1
2.2.3 Ước tính chi phí phát sinh
2 days Mon 6/27/22 Tue 6/28/22 2.2.2 1
2.2.4 Xác định phương án tài chính
4 days Wed 6/29/22 Mon 7/4/22 2.2.3 1
2.3 Kế hoạch thi công và vận hành dự án
5 days Mon 5/23/22 Fri 5/27/22 1.4 1
2.4 Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án
6 days Tue 7/5/22 Tue 7/12/22 2.2.4, 2.3 1
3 Xây dựng chiến lược kinh doanh
11 days Wed 7/13/22 Wed 7/27/22
3.1 Phân tích SWOT 2 days Wed 7/13/22 Thu 7/14/22 2.3 1
3.2 Đánh giá rủi ro 2 days Fri 7/15/22 Mon 7/18/22 3.1 1 3.3 Dự báo chi phí
vận hành
2 days Tue 7/19/22 Wed 7/20/22 3.2 1
3.4 Xây dựng chiến lược giá cả
87 3.5 Dự báo doanh
thu
2 days Mon 7/25/22 Tue 7/26/22 3.4 1
3.6 Phân tích hòa vốn
1 day Wed 7/27/22 Wed 7/27/22 3.5 1
3.7 Tổng kết báo cáo dự kiến
1 day Wed 7/27/22 Wed 7/27/22 3.6 1
4 Huy động vốn 10 days Thu 7/28/22 Wed 8/10/22
4.1 Vốn cá nhân 3 days Thu 7/28/22 Mon 8/1/22 3.7 1
4.2 Vốn vay ngân hàng
7 days Tue 8/2/22 Wed 8/10/22
4.2.1 Tạo tài khoản doanh nghiệp
2 days Tue 8/2/22 Wed 8/3/22 4.1 1
4.2.2 Thiết lập hạn mức tín dụng
2 days Thu 8/4/22 Fri 8/5/22 4.2.1 1
4.2.3 Chọn đại diện hợp pháp
2 days Mon 8/8/22 Tue 8/9/22 4.2.2 2
4.2.4 Chọn hạng mục thuế kinh doanh
1 day Wed 8/10/22 Wed 8/10/22 4.2.3 1
88 5.1 Thiết kế menu 9 days Wed 8/10/22 Tue 8/23/22
5.1.1 Lựa chọn hình ảnh
3 days Wed 8/10/22 Mon 8/15/22 2.3 2
5.1.2 Soạn nội dung (thông tin, giá cả)
4 days Tue 8/16/22 Fri 8/19/22 5.1.1 1
5.1.3 Lựa chọn vị trí thiết kế
2 days Mon 8/22/22 Tue 8/23/22 5.1.1, 5.1.2
1
5.2 Thiết kế không gian quán
9 days Wed 8/24/22 Mon 9/5/22
5.2.1 Thiết kế phòng học cá nhân
2 days Wed 8/24/22 Thu 8/25/22 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3
1
5.2.2 Thiết kế phòng học nhóm
2 days Wed 8/31/22 Thu 9/1/22 5.2.1 1
5.2.3 Thiết kế hệ thống kho
2 days Fri 9/2/22 Mon 9/5/22 5.2.2 1
5.3 Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu
12 days Tue 9/6/22 Wed 9/21/22
89 5.3.2 Thiết kế logo 4 days Mon 9/12/22 Thu 9/15/22 5.3.1 1
5.3.3 Thiết kế đồng phục
4 days Fri 9/16/22 Wed 9/21/22 5.3.2 1
5.4 Thiết kế chương trình khuyến mãi
2 days Thu 9/22/22 Fri 9/23/22 5.3.3 1
6 Thủ tục pháp lý 20 days Mon 9/26/22 Fri 10/21/22
6.1 Nghiên cứu các bộ luật liên quan
3 days Mon 9/26/22 Wed 9/28/22 5.4 1
6.2 Xin giấy phép kinh doanh
3 days Thu 9/29/22 Mon 10/3/22 4.2.4, 6.1 1
6.3 Xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm
3 days Tue 10/4/22 Thu 10/6/22 6.2 1
6.4 Hợp đồng thuê mặt bằng
4 days Tue 10/18/22 Fri 10/21/22 6.3 1
6.5 Đăng ký mã số thuế
7 days Fri 10/7/22 Mon 10/17/22 6.4 1
7 Trang trí - lắp đặt 18 days Mon 10/24/22 Wed 11/16/22
90 7.1 Mua máy móc,
nguyên vật liệu
3 days Mon 10/24/22 Wed 10/26/22 6.4, 6.5 2
7.2 Lắp đèn chiếu sáng
1 day Thu 10/27/22 Thu 10/27/22 7.1 1
7.3 Lắp đặt hệ thống PCCC
1 day Fri 10/28/22 Fri 10/28/22 7.2 1
7.4 Lắp đặt hệ thống thông gió
1 day Mon 10/31/22 Mon 10/31/22 7.3 1
7.5 Lắp đặt thiết bị nhà kho
2 days Tue 11/1/22 Wed 11/2/22 7.4 1
7.6 Lắp máy lạnh 1 day Thu 11/3/22 Thu 11/3/22 7.5 1
7.7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh
1 day Fri 11/4/22 Fri 11/4/22 7.6 1
7.8 Lắp cửa 1 day Mon 11/7/22 Mon 11/7/22 7.7 1
7.9 Lắp đặt hệ thống mạng
1 day Tue 11/8/22 Tue 11/8/22 7.8 1
7.10 Sơn tường, vẽ trang trí
2 days Wed 11/9/22 Thu 11/10/22 7.9 1
91 7.12 Đặt bàn, ghế 1 day Tue 11/15/22 Tue 11/15/22 7.11 1
7.13 Đặt vật dụng trang trí
1 day Wed 11/16/22 Wed 11/16/22 7.12 2
8 Tuyển dụng nhân sự
25 days Thu 11/17/22 Wed 12/21/22
8.1 Xác định nguồn lực
2 days Thu 11/17/22 Fri 11/18/22 2.4, 7.13 1
8.2 Lập kế hoạch tuyển dụng
2 days Mon 11/21/22 Tue 11/22/22 8.1 1
8.3 Thông báo tuyển dụng
5 days Wed 11/23/22 Tue 11/29/22 8.2 1
8.4 Lọc hồ sơ tuyển dụng
2 days Wed 11/30/22 Thu 12/1/22 8.3 1
8.5 Phỏng vấn 2 days Fri 12/2/22 Mon 12/5/22 8.4 1
8.6 Đào tạo nhân sự 5 days Tue 12/13/22 Mon 12/19/22 8.5 1 8.7 Ký hợp đồng 2 days Tue 12/20/22 Wed 12/21/22 8.6 1
9 Vận hành 28 days Thu 12/22/22 Mon 1/30/23
9.1 Tổng kết tài chính
92 9.2 Vận hành thử 15 days Fri 12/23/22 Thu 1/12/23 9.1 1
9.3 Chạy chương trình khuyến mãi
5 days Fri 1/13/23 Thu 1/19/23 9.2 2
9.4 Sửa chữa hoàn chỉnh
5 days Fri 1/20/23 Thu 1/26/23 9.3 4
9.5 Nghiệm thu 1 day Fri 1/27/23 Fri 1/27/23 9.4 1
9.6 Kết thúc 1 day Mon 1/30/23 Mon 1/30/23 9.5 2
4.2 Thời gian làm việc của nguồn lực dự án
Microsoft Project cho thấy thời gian làm việc của các nguồn lực thuộc dự án. Từ bảng bên dưới, có thể thấy các nguồn lực đang bị quá tải cũng như số giờ làm việc của nó.
Bảng 4.4 Thời gian làm việc của các nguồn lực thuộc dự án
Nguồn lực Thời gian
Ban Quản Lý Dự án 1 632 hrs
Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả thi
80 hrs
Lựa chọn địa điểm 32 hrs
Xây dựng bộ tiêu chí 32 hrs
Đánh giá AHP cho các địa điểm 40 hrs
Kế hoạch thu mua (máy móc, nguyên vật liệu)
40 hrs
Ước tính chi phí xây dựng 16 hrs
93
Ước tính chi phí phát sinh 16 hrs
Xác định phương án tài chính 32 hrs
Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án 48 hrs
Phân tích SWOT 16 hrs
Đánh giá rủi ro 16 hrs
Xây dựng chiến lược giá cả 16 hrs
Tổng kết báo cáo dự kiến 8 hrs
Đào tạo nhân sự 40 hrs
Tổng kết tài chính 8 hrs
Vận hành thử 120 hrs
Sửa chữa hoàn chỉnh 40 hrs
Nghiệm thu 8 hrs
Kết thúc 8 hrs
Ban Quản lý Dự án 2 272 hrs
Phân tích nhu cầu khách hàng 80 hrs
Lựa chọn địa điểm 32 hrs
Xây dựng bộ tiêu chí 32 hrs
Đánh giá AHP cho các địa điểm 40 hrs
Lập báo cáo về địa điểm đặt cửa hàng 32 hrs
Ước tính chi phí xây dựng 16 hrs
Kế hoạch thi công và vận hành dự án 40 hrs
Kỹ sư công nghệ 1 248 hrs
Phân tích lựa chọn công nghệ, thiết bị, trang trí quán
80 hrs
94
Thiết kế logo 32 hrs
Thiết kế đồng phục 32 hrs
Chạy chương trình khuyến mãi 40 hrs
Sửa chữa hoàn chỉnh 40 hrs
Kỹ sư công nghệ 2 120 hrs
Thiết kế tên quán 32 hrs
Lắp đặt hệ thống PCCC 8 hrs
Chạy chương trình khuyến mãi 40 hrs
Sửa chữa hoàn chỉnh 40 hrs
Kỹ sư thiết kế 1 72 hrs Lựa chọn vị trí thiết kế 16 hrs Thiết kế phòng học cá nhân 16 hrs Thiết kế phòng học nhóm 16 hrs Thiết kế hệ thống kho 16 hrs Đặt bàn, ghế 8 hrs Kỹ sư thiết kế 2 80 hrs
Soạn nội dung (thông tin, giá cả) 32 hrs Thiết kế chương trình khuyến mãi 16 hrs
Mua máy móc, nguyên vật liệu 24 hrs
Đặt vật dụng trang trí 8 hrs
Kỹ sư thiết bị 88 hrs
Mua máy móc, nguyên vật liệu 24 hrs
Lắp đèn chiếu sáng 8 hrs
Lắp đặt hệ thống thông gió 8 hrs