Để đo lường, kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, kỹ thuật Earned Value Analysis (Phân tích chỉ số giá trị) được sử dụng. Giá trị chỉ số sẽ cảnh báo sớm về tình trạng thực thi của dự án; truyền đạt về tiến trình và chỉ tiêu tới Giám đốc và các bên liên quan nhằm đạt được tiến bộ. Các chỉ số cần phải quan tâm:
105
- BCWS (budgeted cost of the work scheduled)
Kế hoạch ngân sách = ngân sách dự tính cho công việc
- BCWP: (budgeted cost of the work performed)
Thực tế giải ngân = ngân sách dự tính cho công việc x % công việc hoàn thành cho đến thời điểm đang xét.
- ACWP: (actual cost of the work performed)
Chi phí thực = chi phí thực sự đã bỏ ra cho công việc đến thời điểm đang xét.
- SV (schedule variance): Sai lệch về kế hoạch = BCWP – BCWS. ● SV > 0: công việc vượt tiến độ
● SV < 0: công việc chậm tiến độ ● SV = 0: công việc đúng tiến độ
- CV (cost variance): sai lệch chi phí = BCWP – ACWP. ● CV > 0: Công việc tiết kiệm chi phí
● CV = 0: công việc đúng chi phí ● CV < 0: công việc vượt chi phí
- SPI (Schedule performance index): chỉ số tiến độ = BCWP/BCWS. ● SPI > 1: công việc vượt tiến độ
● SPI = 1: công việc đúng tiến độ ● SPI <1: công việc chậm tiến độ
- CPI (Cost performance index): chỉ số chi phí = BCWP/ACWP. ● CPI > 1: công việc tiết kiệm chi phí
106 ● CPI < 1: công việc vượt chi phí
Bằng cách sử dụng các chỉ số trên, có thể biết được dự án đang nhanh hay chậm tiến độ, và chi phí có vượt quá kế hoạch hay không. Biện pháp xử lí sẽ được đưa ra cho từng trường hợp cụ thể.
5.2.2 Kiểm soát tiến độ
Dự án tiến hành gắn các mốc kiểm tra như sau:
• Milestone 1: Sau khi hoàn thành gói công việc “Lên kế hoạch” • Milestone 2: Sau khi hoàn thành gói công việc “Huy động vốn” • Milestone 3: Giữa lúc đang thực hiện gói công việc “Thiết kế”
• Milestone 4: Giữa lúc đang thực hiện gói công việc “Trang trí – Lắp đặt” • Milestone 5: Sau khi hoàn thành gói công việc “Tuyển dụng nhân sự”
Hình 5.2 Gắn các mốc kiểm tra cho dự án
Giá trị Earned value của dự án được trình bày ở bảng sau, chi phí được tính dựa trên số tiền lương cần phải trả cho nhân sự thực hiện công việc:
107
Bảng 5.1 BCWS, BCWP, ACWP cho từng gói công việc
STT Gói công việc Thời
gian BCWS BCWP ACWP
1 Phân tích - Khảo sát 61 days 143,600,000 143,600,000 154,400,000
1.1 Khảo sát nhu cầu thị trường
và phân tích khả thi 10 days 24,000,000 24,000,000 28,000,000 1.2 Phân tích nhu cầu khách
hàng 10 days 24,000,000 24,000,000 28,000,000
1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa
chọn mặt bằng 21 days 82,400,000 82,400,000 84,000,000 1.3.1 Lựa chọn địa điểm 4 days 22,400,000 22,400,000 22,400,000 1.3.2 Xây dựng bộ tiêu chí 4 days 22,400,000 22,400,000 22,400,000
1.3.3 Đánh giá AHP cho các địa
điểm 5 days 28,000,000 28,000,000 28,000,000
1.3.4 Lập báo cáo về địa điểm
đặt cửa hàng 4 days 9,600,000 9,600,000 11,200,000 1.4 Phân tích lựa chọn công
nghệ, thiết bị, trang trí quán 10 days 13,200,000 13,200,000 14,400,000
2 Lên kế hoạch 37 days 66,400,000 66,400,000 78,400,000
2.1 Kế hoạch thu mua (máy
móc, nguyên vật liệu) 5 days 10,000,000 10,000,000 14,000,000 2.2 Kế hoạch tài chính 10 days 32,000,000 32,000,000 33,600,000 2.2.1 Ước tính chi phí xây dựng 2 days 11,200,000 11,200,000 11,200,000 2.2.2 Ước tính chi phí nội thất 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000
108 2.2.3 Ước tính chi phí phát sinh 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000
2.2.4 Xác định phương án tài
chính 4 days 9,600,000 9,600,000 11,200,000
2.3 Kế hoạch thi công và vận
hành dự án 5 days 10,000,000 10,000,000 14,000,000 2.4 Hiệu chỉnh và phê duyệt dự
án 6 days 14,400,000 14,400,000 16,800,000
Milestone 1 0 0 0
3 Xây dựng chiến lược kinh
doanh 11 days 24,400,000 24,400,000 24,400,000
3.1 Phân tích SWOT 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.2 Đánh giá rủi ro 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.3 Dự báo chi phí vận hành 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 3.4 Xây dựng chiến lược giá cả 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.5 Dự báo doanh thu 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 3.6 Phân tích hòa vốn 1 day 960,000 960,000 960,000 3.7 Tổng kết báo cáo dự kiến 1 day 2,800,000 2,800,000 2,800,000
4 Huy động vốn 10 days 11,520,000 11,520,000 11,520,000
4.1 Vốn cá nhân 3 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 4.2 Vốn vay ngân hàng 7 days 8,640,000 8,640,000 8,640,000 4.2.1 Tạo tài khoản doanh nghiệp 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000
4.2.2 Thiết lập hạn mức tín dụng 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 4.2.3 Chọn đại diện hợp pháp 2 days 3,840,000 3,840,000 3,840,000
4.2.4 Chọn hạng mục thuế kinh
109
Milestone 2 0 0 0
5 Thiết kế 32 days 39,120,000 39,120,000 41,760,000
5.1 Thiết kế menu 9 days 12,240,000 12,240,000 12,960,000 5.1.1 Lựa chọn hình ảnh 3 days 3,600,000 3,600,000 4,320,000
5.1.2 Soạn nội dung (thông tin,
giá cả) 4 days 5,760,000 5,760,000 5,760,000
5.1.3 Lựa chọn vị trí thiết kế 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2 Thiết kế không gian quán 9 days 8,640,000 8,640,000 8,640,000 5.2.1 Thiết kế phòng học cá nhân 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2.2 Thiết kế phòng học nhóm 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2.3 Thiết kế hệ thống kho 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000
5.3 Thiết kế bộ nhận diện
thương hiệu 12 days 15,360,000 15,360,000 17,280,000 5.3.1 Thiết kế tên quán 4 days 5,760,000 5,760,000 5,760,000 5.3.2 Thiết kế logo 4 days 4,800,000 4,800,000 5,760,000 5.3.3 Thiết kế đồng phục 4 days 4,800,000 4,800,000 5,760,000
5.4 Thiết kế chương trình
khuyến mãi 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000
Milestone 3 0 0 0
6 Thủ tục pháp lý 20 days 14,400,000 12,960,000 14,400,000
6.1 Nghiên cứu các bộ luật liên
quan 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000
6.2 Xin giấy phép kinh doanh 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000 6.3 Xin giấy phép vệ sinh an
toàn thực phẩm 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000 6.4 Hợp đồng thuê mặt bằng 4 days 2,880,000 2,592,000 2,880,000
110 6.5 Đăng ký mã số thuế 7 days 5,040,000 4,536,000 5,040,000
7 Trang trí - lắp đặt 18 days 28,480,000 29,232,000 32,480,000
7.1 Mua máy móc, nguyên vật
liệu 3 days 8,640,000 7,776,000 8,640,000
7.2 Lắp đèn chiếu sáng 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.3 Lắp đặt hệ thống PCCC 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.4 Lắp đặt hệ thống thông gió 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.5 Lắp đặt thiết bị nhà kho 2 days 2,880,000 2,592,000 2,880,000 7.6 Lắp máy lạnh 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000
7.8 Lắp cửa 1 day 800,000 1,440,000 1,600,000
7.9 Lắp đặt hệ thống mạng 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.10 Sơn tường, vẽ trang trí 2 days 1,600,000 2,880,000 3,200,000 7.11 Lát gạch 2 days 1,600,000 2,880,000 3,200,000 7.12 Đặt bàn, ghế 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.13 Đặt vật dụng trang trí 1 day 2,880,000 2,592,000 2,880,000
Milestone 4 0 0 0
8 Tuyển dụng nhân sự 25 days 14,400,000 12,960,000 14,400,000
8.1 Xác định nguồn lực 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.2 Lập kế hoạch tuyển dụng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.3 Thông báo tuyển dụng 5 days 3,600,000 3,240,000 3,600,000 8.4 Lọc hồ sơ tuyển dụng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.5 Phỏng vấn 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.6 Đào tạo nhân sự 5 days 3,600,000 3,240,000 3,600,000 8.7 Ký hợp đồng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000
111
9 Vận hành 28 days 81,120,000 73,008,000 101,920,000
9.1 Tổng kết tài chính 1 day 2,000,000 1,800,000 2,800,000 9.2 Vận hành thử 15 days 30,000,000 27,000,000 42,000,000 9.3 Chạy chương trình khuyến
mãi 5 days 13,200,000 11,880,000 14,400,000
9.4 Sửa chữa hoàn chỉnh 5 days 31,200,000 28,080,000 36,400,000 9.5 Nghiệm thu 1 day 2,000,000 1,800,000 2,800,000
9.6 Kết thúc 1 day 2,720,000 2,448,000 3,520,000
Ta sử dụng Report trong MS Project xuất ra biểu đồ đường tiến độ giải ngân BCWP và đường kế hoạch ngân sách BCWS như hình sau:
112 Ta thấy đường BCWP nằm phía bên trái đường BCWS nên dự án được đánh giá là tích cực về mặt ngân sách lẫn thời gian
Tiếp theo, ta tiếp tục sử dụng Report trong MS Project xuất ra biểu đồ đường tiến độ giải ngân BCWP và đường chi phí thực tế ACWP như hình sau:
Hình 5.4 ACWP và BCWP
Ta thấy đường ACWP nằm phía bên phải đường BCWP nên dự án được đánh giá là tích cực về mặt chi tiêu lẫn thời gian.
113