100
101 Triển khai hiệu chỉnh bằng cách kéo các gói Công việc. Tiến hành hiệu chỉnh cho các gói công việc, ta được bảng sau:
Bảng 4.4 Các gói công việc được hiệu chỉnh
Gói công việc Diện tích gốc Diện tích hiệu chỉnh
Thời gian * Nhân lực Thời gian * Nhân lực
Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả thi
10 * 1 5 * 2
Phân tích nhu cầu khách hàng 10 * 1 5 * 2
Lựa chọn địa điểm 4 * 2 8 * 1
Xây dựng bộ tiêu chí 4 * 2 8 * 1
Đánh giá AHP cho các địa điểm 5 * 2 10 * 1
Lập báo cáo về địa điểm đặt cửa hàng
4 * 1 2 * 2
Phân tích lựa chọn công nghệ, thiết bị, trang trí quán
10 * 1 5 * 2
Ước tính chi phí xây dựng 2 * 2 4 * 1
Xác định phương án tài chính 4 * 1 2 * 2
Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án 6 * 1 3 * 2
Chọn đại diện hợp pháp 2 * 2 4 * 1
Soạn nội dung (Thông tin, giá cả) 4 * 1 2 * 2
Lựa chọn vị trí thiết kế 2 * 1 1 * 2
Bảng 4.5 So sánh nhân lực, thời gian thực hiện mỗi gói công việc trước và sau hiệu chỉnh
Nhân lực Thời gian
Gói công việc Trước hiệu chỉnh Sau hiệu chỉnh Trước hiệu chỉnh Sau hiệu chỉnh
102
Phân tích – Khảo sát 10 11 61 38
Lên kế hoạch 8 9 37 25
Xây dựng chiến lược kinh doanh 7 7 11 11 Huy động vốn 9 5 10 12 Thiết kế 12 13 32 26 Thủ tục pháp lý 5 5 20 20 Trang trí – Lắp đặt 15 15 18 18 Tuyển dụng nhân sự 7 7 25 20 Vận hành 11 11 28 28 Tổng 84 83 226 186
Do các gói công việc có sự mất cân đối về cả thời gian thực hiện và cả nguồn lực nên người điều hành dự án tiến hành điều chỉnh cả về thời gian và công việc con trong mỗi gói công việc. Sau khi tiến hành điều độ nhân lực thì số nhân lực đã giảm và thời gian hoàn thành dự án đã giảm được 40 ngày.
103
CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 5.1 Mục tiêu và cách thức kiểm soát
5.1.1 Mục tiêu kiểm soát
Trong dự án Quán café “Không xong không về” cần kiểm soát ba đối tượng: chi phí, thời gian và chất lượng. Để kiểm soát tiến độ thời gian và mức độ giải ngân của dự án, ta sử dụng phương pháp Earned Value với các chỉ số cảnh báo về tình trạng thực hiện dự án.
- Mục tiêu thời gian: các công việc phải được hoàn thành đúng tiến độ dự án đã đặt ra ban đầu, đảm bảo các chỉ số về tiến độ công việc (Hoàn thành đúng ngày theo kế hoạch là 226 ngày)
- Mục tiêu chi phí: Chi phí dự án không vượt quá 500 triệu và đảm bảo các chỉ số liên quan về chi phí. Giải ngân danh sách đúng với kế hoạch, thời gian, số lượng. - Mục tiêu chất lượng: Đảm bảo chất lượng khi bàn giao của dự án theo từng hạng
mục dựa vào mô hình PMD (Project Design Matrix)
5.1.2 Cách thức kiểm soát
- Người chịu trách nhiệm kiểm soát là Giám đốc dự án, hỗ trợ ra quyết định là Kỹ sư công nghệ.
- Việc kiểm soát được tiến hành định kỳ (mỗi 2 tuần). Những bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc tại thời điểm kiểm soát sẽ báo cáo tiến độ, chi phí cho Giám đốc dự án. Những vấn đề phát sinh ngoài dự án được Giám đốc dự án xem xét và quyết định nhằm điều chỉnh kịp thời.
104
Hình 5.1 Quy trình kiểm soát dự án
5.2 Kiểm soát tiến độ
5.2.1 Kỹ thuật Earned Value
Để đo lường, kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, kỹ thuật Earned Value Analysis (Phân tích chỉ số giá trị) được sử dụng. Giá trị chỉ số sẽ cảnh báo sớm về tình trạng thực thi của dự án; truyền đạt về tiến trình và chỉ tiêu tới Giám đốc và các bên liên quan nhằm đạt được tiến bộ. Các chỉ số cần phải quan tâm:
105
- BCWS (budgeted cost of the work scheduled)
Kế hoạch ngân sách = ngân sách dự tính cho công việc
- BCWP: (budgeted cost of the work performed)
Thực tế giải ngân = ngân sách dự tính cho công việc x % công việc hoàn thành cho đến thời điểm đang xét.
- ACWP: (actual cost of the work performed)
Chi phí thực = chi phí thực sự đã bỏ ra cho công việc đến thời điểm đang xét.
- SV (schedule variance): Sai lệch về kế hoạch = BCWP – BCWS. ● SV > 0: công việc vượt tiến độ
● SV < 0: công việc chậm tiến độ ● SV = 0: công việc đúng tiến độ
- CV (cost variance): sai lệch chi phí = BCWP – ACWP. ● CV > 0: Công việc tiết kiệm chi phí
● CV = 0: công việc đúng chi phí ● CV < 0: công việc vượt chi phí
- SPI (Schedule performance index): chỉ số tiến độ = BCWP/BCWS. ● SPI > 1: công việc vượt tiến độ
● SPI = 1: công việc đúng tiến độ ● SPI <1: công việc chậm tiến độ
- CPI (Cost performance index): chỉ số chi phí = BCWP/ACWP. ● CPI > 1: công việc tiết kiệm chi phí
106 ● CPI < 1: công việc vượt chi phí
Bằng cách sử dụng các chỉ số trên, có thể biết được dự án đang nhanh hay chậm tiến độ, và chi phí có vượt quá kế hoạch hay không. Biện pháp xử lí sẽ được đưa ra cho từng trường hợp cụ thể.
5.2.2 Kiểm soát tiến độ
Dự án tiến hành gắn các mốc kiểm tra như sau:
• Milestone 1: Sau khi hoàn thành gói công việc “Lên kế hoạch” • Milestone 2: Sau khi hoàn thành gói công việc “Huy động vốn” • Milestone 3: Giữa lúc đang thực hiện gói công việc “Thiết kế”
• Milestone 4: Giữa lúc đang thực hiện gói công việc “Trang trí – Lắp đặt” • Milestone 5: Sau khi hoàn thành gói công việc “Tuyển dụng nhân sự”
Hình 5.2 Gắn các mốc kiểm tra cho dự án
Giá trị Earned value của dự án được trình bày ở bảng sau, chi phí được tính dựa trên số tiền lương cần phải trả cho nhân sự thực hiện công việc:
107
Bảng 5.1 BCWS, BCWP, ACWP cho từng gói công việc
STT Gói công việc Thời
gian BCWS BCWP ACWP
1 Phân tích - Khảo sát 61 days 143,600,000 143,600,000 154,400,000
1.1 Khảo sát nhu cầu thị trường
và phân tích khả thi 10 days 24,000,000 24,000,000 28,000,000 1.2 Phân tích nhu cầu khách
hàng 10 days 24,000,000 24,000,000 28,000,000
1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa
chọn mặt bằng 21 days 82,400,000 82,400,000 84,000,000 1.3.1 Lựa chọn địa điểm 4 days 22,400,000 22,400,000 22,400,000 1.3.2 Xây dựng bộ tiêu chí 4 days 22,400,000 22,400,000 22,400,000
1.3.3 Đánh giá AHP cho các địa
điểm 5 days 28,000,000 28,000,000 28,000,000
1.3.4 Lập báo cáo về địa điểm
đặt cửa hàng 4 days 9,600,000 9,600,000 11,200,000 1.4 Phân tích lựa chọn công
nghệ, thiết bị, trang trí quán 10 days 13,200,000 13,200,000 14,400,000
2 Lên kế hoạch 37 days 66,400,000 66,400,000 78,400,000
2.1 Kế hoạch thu mua (máy
móc, nguyên vật liệu) 5 days 10,000,000 10,000,000 14,000,000 2.2 Kế hoạch tài chính 10 days 32,000,000 32,000,000 33,600,000 2.2.1 Ước tính chi phí xây dựng 2 days 11,200,000 11,200,000 11,200,000 2.2.2 Ước tính chi phí nội thất 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000
108 2.2.3 Ước tính chi phí phát sinh 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000
2.2.4 Xác định phương án tài
chính 4 days 9,600,000 9,600,000 11,200,000
2.3 Kế hoạch thi công và vận
hành dự án 5 days 10,000,000 10,000,000 14,000,000 2.4 Hiệu chỉnh và phê duyệt dự
án 6 days 14,400,000 14,400,000 16,800,000
Milestone 1 0 0 0
3 Xây dựng chiến lược kinh
doanh 11 days 24,400,000 24,400,000 24,400,000
3.1 Phân tích SWOT 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.2 Đánh giá rủi ro 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.3 Dự báo chi phí vận hành 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 3.4 Xây dựng chiến lược giá cả 2 days 5,600,000 5,600,000 5,600,000 3.5 Dự báo doanh thu 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 3.6 Phân tích hòa vốn 1 day 960,000 960,000 960,000 3.7 Tổng kết báo cáo dự kiến 1 day 2,800,000 2,800,000 2,800,000
4 Huy động vốn 10 days 11,520,000 11,520,000 11,520,000
4.1 Vốn cá nhân 3 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 4.2 Vốn vay ngân hàng 7 days 8,640,000 8,640,000 8,640,000 4.2.1 Tạo tài khoản doanh nghiệp 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000
4.2.2 Thiết lập hạn mức tín dụng 2 days 1,920,000 1,920,000 1,920,000 4.2.3 Chọn đại diện hợp pháp 2 days 3,840,000 3,840,000 3,840,000
4.2.4 Chọn hạng mục thuế kinh
109
Milestone 2 0 0 0
5 Thiết kế 32 days 39,120,000 39,120,000 41,760,000
5.1 Thiết kế menu 9 days 12,240,000 12,240,000 12,960,000 5.1.1 Lựa chọn hình ảnh 3 days 3,600,000 3,600,000 4,320,000
5.1.2 Soạn nội dung (thông tin,
giá cả) 4 days 5,760,000 5,760,000 5,760,000
5.1.3 Lựa chọn vị trí thiết kế 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2 Thiết kế không gian quán 9 days 8,640,000 8,640,000 8,640,000 5.2.1 Thiết kế phòng học cá nhân 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2.2 Thiết kế phòng học nhóm 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000 5.2.3 Thiết kế hệ thống kho 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000
5.3 Thiết kế bộ nhận diện
thương hiệu 12 days 15,360,000 15,360,000 17,280,000 5.3.1 Thiết kế tên quán 4 days 5,760,000 5,760,000 5,760,000 5.3.2 Thiết kế logo 4 days 4,800,000 4,800,000 5,760,000 5.3.3 Thiết kế đồng phục 4 days 4,800,000 4,800,000 5,760,000
5.4 Thiết kế chương trình
khuyến mãi 2 days 2,880,000 2,880,000 2,880,000
Milestone 3 0 0 0
6 Thủ tục pháp lý 20 days 14,400,000 12,960,000 14,400,000
6.1 Nghiên cứu các bộ luật liên
quan 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000
6.2 Xin giấy phép kinh doanh 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000 6.3 Xin giấy phép vệ sinh an
toàn thực phẩm 3 days 2,160,000 1,944,000 2,160,000 6.4 Hợp đồng thuê mặt bằng 4 days 2,880,000 2,592,000 2,880,000
110 6.5 Đăng ký mã số thuế 7 days 5,040,000 4,536,000 5,040,000
7 Trang trí - lắp đặt 18 days 28,480,000 29,232,000 32,480,000
7.1 Mua máy móc, nguyên vật
liệu 3 days 8,640,000 7,776,000 8,640,000
7.2 Lắp đèn chiếu sáng 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.3 Lắp đặt hệ thống PCCC 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.4 Lắp đặt hệ thống thông gió 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.5 Lắp đặt thiết bị nhà kho 2 days 2,880,000 2,592,000 2,880,000 7.6 Lắp máy lạnh 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000
7.8 Lắp cửa 1 day 800,000 1,440,000 1,600,000
7.9 Lắp đặt hệ thống mạng 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.10 Sơn tường, vẽ trang trí 2 days 1,600,000 2,880,000 3,200,000 7.11 Lát gạch 2 days 1,600,000 2,880,000 3,200,000 7.12 Đặt bàn, ghế 1 day 1,440,000 1,296,000 1,440,000 7.13 Đặt vật dụng trang trí 1 day 2,880,000 2,592,000 2,880,000
Milestone 4 0 0 0
8 Tuyển dụng nhân sự 25 days 14,400,000 12,960,000 14,400,000
8.1 Xác định nguồn lực 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.2 Lập kế hoạch tuyển dụng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.3 Thông báo tuyển dụng 5 days 3,600,000 3,240,000 3,600,000 8.4 Lọc hồ sơ tuyển dụng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.5 Phỏng vấn 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000 8.6 Đào tạo nhân sự 5 days 3,600,000 3,240,000 3,600,000 8.7 Ký hợp đồng 2 days 1,440,000 1,296,000 1,440,000
111
9 Vận hành 28 days 81,120,000 73,008,000 101,920,000
9.1 Tổng kết tài chính 1 day 2,000,000 1,800,000 2,800,000 9.2 Vận hành thử 15 days 30,000,000 27,000,000 42,000,000 9.3 Chạy chương trình khuyến
mãi 5 days 13,200,000 11,880,000 14,400,000
9.4 Sửa chữa hoàn chỉnh 5 days 31,200,000 28,080,000 36,400,000 9.5 Nghiệm thu 1 day 2,000,000 1,800,000 2,800,000
9.6 Kết thúc 1 day 2,720,000 2,448,000 3,520,000
Ta sử dụng Report trong MS Project xuất ra biểu đồ đường tiến độ giải ngân BCWP và đường kế hoạch ngân sách BCWS như hình sau:
112 Ta thấy đường BCWP nằm phía bên trái đường BCWS nên dự án được đánh giá là tích cực về mặt ngân sách lẫn thời gian
Tiếp theo, ta tiếp tục sử dụng Report trong MS Project xuất ra biểu đồ đường tiến độ giải ngân BCWP và đường chi phí thực tế ACWP như hình sau:
Hình 5.4 ACWP và BCWP
Ta thấy đường ACWP nằm phía bên phải đường BCWP nên dự án được đánh giá là tích cực về mặt chi tiêu lẫn thời gian.
113
5.3 Kiểm soát chất lượng
5.3.1 Quy trình kiểm soát chất lượng
114
5.3.2 Kiểm soát chất lượng
Mục tiêu của việc kiểm soát chất lượng dự án là nhằm xác nhận rằng kết quả các danh mục công việc của dự án đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, đảm bảo mọi thứ nằm trong phạm vi dự án. Mô hình PDM (Project design matrix) được sử dụng để kiểm soát chất lượng dự án.
Trong dự án này, kiểm soát chất lượng thông qua: - Kiểm soát chất lượng của thi công, trang trí quán - Kiểm soát chất lượng của phân bổ cơ sở vật chất
Bảng 5.2 Bảng kiểm soát chất lượng áp dụng mô hình PDM
Hạng mục Chỉ số Tư liệu Tiêu chuẩn
Thi công, trang trí quán
Thi công tường, mái, cửa
Thi công cửa
- Vị trí, kích thước và các thông số kĩ thuật của cửa đạt chuẩn
- Khả năng chịu lực, va đập
Thi công mái, tường - Khả năng chống thấm nước của tường, màu sắc - Bản vẽ thiết kế - Biên bản nghiệm thu - Báo cáo tiến độ
thực hiện
- Tiêu chuẩn xây dựng của Việt Nam
- Bản vẽ thiết kế, các yêu cầu thiết kế được giám đốc dự án phê duyệt
115 - Khả năng che
chắn, chịu lực của mái nhà
Bố trí chi tiết trang trí
- Vị trí, kích thước, màu sắc của chi tiết - Bản vẽ thiết kế - Biên bản nghiệm thu Lắp đặt hệ thống điện nước Hệ thống điện
- Công suất đạt yêu cầu - Khả năng tự ngắt điện khi có sự cố - Hệ thống nối đất - Đạt tiêu chuẩn TCXD 25:1991 Hệ thống nước - Áp suất, lưu lượng dòng chảy - Kích thước, chiều dài và loại ống dẫn nước - Nước đạt chuẩn trong sinh hoạt và sản xuất
- Hồ sơ thiết kế
- Biên bản nghiệm thu
- Báo cáo tiến độ thực hiện
Phân bổ cơ sở vật chất
Nội thất, thiết bị Nội thất
- Hồ sơ dự án - Biên bản
nghiệm thu
- Tiêu chuẩn xây dựng của Việt
116 - Số lượng, kích thước, chất liệu, màu sắc - Vị trí của các đồ dùng nội thất so với bản vẽ. Thiết bị - Thông số kỹ thuật, loại thiết bị, số lượng
- Lắp đặt đúng cách, an toàn
- Báo cáo tiến độ thực hiện - Bản vẽ thiết kế Nam về phòng chống cháy nổ - Bản vẽ, yêu cầu thiết kế đã được phê duyệt - Hợp đồng ký kết với các bên liên quan Hệ thống thu ngân - Thiết lập để hoạt động tốt - Bảo mật dữ liệu - Đúng loại, hệ thống yêu cầu - Hợp đồng với bên liên quan - Biên bản nghiệm thu Hệ thống Internet - Tốc độ truy cập dữ liệu - Số lượng, loại modem - Lắp đặt đúng cách, an toàn, đúng vị trí đã quy định - Hợp đồng với bên liên quan - Bản vẽ thiết kế - Biên bản nghiệm thu Hệ thống an ninh - Lắp đặt đúng cách, an toàn, - Hợp đồng với bên liên quan
117 đúng vị trí theo bản vẽ thiết kế - Độ an toàn và bảo mật - Đúng loại, số lượng được yêu cầu
- Bản vẽ thiết kế - Biên bản
118
CHƯƠNG 6: PHÂN TÍCH RỦI RO 6.1 Rủi ro tiến độ dự án
6.1.1 Thời gian trung bình và phương sai hoàn thành các gói công
Để tiến hành đánh giá rủi ro về tiến độ dự án, ta cần dữ liệu về thời gian hoàn thành từng gói công việc và thời gian hoàn thành dự án, cụ thể là: Thời gian lạc quan, bình thường, bị quan và từ đó tính toán các giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn.
Bảng 6.1 Bảng dữ liệu về thời gian hoàn thành các gói công việc dự án
Dự án Quán Café "Không xong không về"
STT Gói công việc
Công việc liền trước Thời gian Thời gian trung bình Độ lệch chuẩn Phương sai Bi quan Bình thường Lạc quan 1 Phân tích - Khảo sát 1.1
Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả
thi 2.5 5 7.5 5 0.83 0.69
1.2 Phân tích nhu cầu khách
hàng 1.1 2.5 5 7.5 5 0.83 0.69
1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa
chọn mặt bằng 14 28 42 28 4.67 21.78
1.3.1 Lựa chọn địa điểm 1.1 4 8 12 8 1.33 1.78