2.1. PHÂN LOẠI HÀNG HÓA 2.1.1. Hàng ngắn hạn (perishables) 2.1.1. Hàng ngắn hạn (perishables)
Hàng hóa ngắn hạn là bất kỳ loại sản phẩm nào mà chất lượng của chúng dễ bị suy giảm do điều kiện môi trường theo thời gian, chẳng hạn như thịt và các sản phẩm khác từ thịt, cá và hải sản, các sản phẩm từ sữa, trái cây và rau, hoa, dược phẩm và hóa chất.
Do các đặc tính hóa học và / hoặc sinh lý của chúng, các sản phẩm này có tuổi thọ ngắn; chúng dễ bị hư hỏng nhanh hơn và không thể bảo quản tốt trong quá trình vận chuyển, đặc biệt nếu nhiệt độ không được giữ ở mức ổn định. Các sản phẩm này phải được xử lý một cách thận trọng và hiệu quả nhất để bảo quản và giữ chúng trong tình trạng tốt nhất khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
2.1.2. Hàng dài hạn (non-perishable)
lâu dài và không cần bảo quản lạnh để giữ cho chúng không bị hỏng. Thay vào đó, chúng có thể được bảo quản ở nhiệt độ phòng, chẳng hạn như trong phòng đựng thức ăn hoặc tủ. Một số các mặt hàng dài hạn là:
- Đậu khô đóng hộp - Bơ từ các loại hạt
- Rau củ quả được sấy khô và đóng hộp - Các loại đậu và hạt
- Lúa gạo các loại
2.2. TIÊU CHUẨN MUA HÀNG 2.2.1. Chất lượng 2.2.1. Chất lượng
Giám định sản phẩm hoặc đơn vị cung cấp hàng hóa là một phần thiết yếu của quy trình đặt và mua hàng của nhiều doanh nghiệp kinh doanh ẩm thực. Việc kiểm tra nhà cung cấp bên thứ hai về sản phẩm thực phẩm không chỉ có thể bảo vệ khoản đầu tư của bên mua mà còn đảm bảo độc lập rằng sản phẩm này an toàn, chất lượng và số lượng theo đúng yêu cầu, phù hợp với mục đích sử dụng.
Khi kiểm tra thực phẩm, đặt biệt là hàng tươi sống, điều quan trọng là phải kiểm tra chất lượng của thực phẩm ngay tại thời điểm nhận hàng. Thực phẩm còn tươi sống đúng đủ điều kiện hay không, loại thực phẩm được giao có đúng yêu cầu hay không, các loại thực phẩm có được xử lý theo đúng yêu cầu hay không v.v… Đây là những yếu tố cần phải giám định khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
2.2.2. Số lượng
Tương tự với chất lượng, việc kiểm tra hàng hóa, sản phẩm thực phẩm đúng và đủ số lượng yêu cầu của nhà hàng cũng là việc quan trọng. Nếu không đủ số lượng đã đặt hàng, nhà hàng có thể sẽ phải chịu áp lực từ khách hàng, đặc biệt là từ những món đã được đặt trước, hoặc các món luôn được yêu thích – là món ăn “hot” trong nhà hàng. Do đó, việc nhà cung cấp không giao đủ số lượng sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm trong thời gian đó. Vì thế, nên kiểm tra một trong những tiêu chuẩn quan trọng khi nhận hàng là số lượng sản phẩm.
2.2.3. Giá hợp lý
• Sự cạnh tranh: Giá cả phải tương đương với giá của các nhà cung cấp sản phẩm tương tự. Doanh nghiệp nên có báo giá của nhiều nhà cung cấp để so sánh.
• Sự ổn định: Giá cả nên ổn định một cách hợp lý theo thời gian.
• Sự chính xác: Giá trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn chỉ nên có chênh lệch nhỏ.
• Độ nhạy cảm về chi phí: Nhà cung cấp phải hiểu được rằng nhu cầu của doanh nghiệp là giảm chi phí, vì vậy họ cụng chủ động đề xuất phương án để tiết kiệm chi phí.
• Minh bạch trong thanh toánh: Khoảng thời gian trung bình để nhận được ghi chú tín dụng phải hợp lý. Chi phí ước tính không được thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối cùng. Hóa đơn của nhà cung cấp cần kịp thời và dễ đọc dễ hiểu.
2.3. MUA HÀNG
2.3.1. Đặt hàng (Purchasing order / PO)
Purchase Order (P/O) là đơn đặt hàng mà Người Mua (Buyer) gửi cho Người Bán (Seller) xác nhận về việc mua hàng.
Ngoài ra, purchase order được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi người bán đồng ý, purchase order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
Một đơn đặt hàng đưa ra các giới thiệu, số lượng, giá, giảm giá, điều khoản thanh toán, ngày thực hiện hoặc giao hàng, điều khoản và điều kiện liên quan khác, và xác định một người bán cụ thể. Điều này cũng được xem như là hệ thống thông tin trong quá trình mua bán.
Doanh nghiệp sử dụng đơn đặt hàng vì một vài lý do:
• Đơn đặt hàng cho phép người mua có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ đến người bán
• Người bán được bảo vệ trong trường hợp bị người mua từ chối của việc trả tiền hàng hoá hoặc dịch vụ
• Đơn đặt hàng giúp các đại lý quản lý các yêu cầu mới cũng như là chi tiêu đơn hàng trong tình hình hiện tại
• Đơn đặt hàng giúp cho nền kinh tế hợp lý hoá quá trình mua bán theo một quy trình chuẩn
2.3.2. Hàng định kỳ (Standing order)
Đơn đặt hàng định kỳ là một loại đơn đặt hàng (PO) được phát hành để thiết lập tài khoản với một nhà cung cấp cụ thể để có được các dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. Sau khi PO của bạn được bộ phận mua hàng xử lý, bạn có thể đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp nếu cần.
Đơn đặt hàng định kỳ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đặt hàng của bạn bằng cách:
• Giảm chi phí xử lý, vì chỉ cần một bản yêu cầu cho mỗi nhà cung cấp.
• Quá trình đặt hàng diễn ra nhanh chóng, bởi vì bạn đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp.
• Thông báo ngay lập tức về sự sẵn có của mặt hàng của bạn, nếu bạn đặt hàng qua tài khoản trực tuyến.