2.1.1. Nhiệt độ
Nhiệt độ bảo quản thực phẩm trong kho lạnh phụ thuộc rất nhiều vào loại thực phẩm và thời gian bảo quản. Với mỗi loại mặt hàng khác nhau thì nhiệt độ và thời gian để bảo quản cũng sẽ khác nhau.
Đối với các mặt hàng cần phải trữ đông như hải sản, thịt… thì phải sử dụng ở mức nhiệt độ khá thấp, vào khoảng xấp xỉ âm 18 độ C. Nhiệt độ của kho phải đảm bảo bằng với nhiệt độ tại tâm của sản phẩm sau khi cấp đông. Điều này là vô cùng quan trọng để tránh hiện tượng rã đông và tái kết tinh cho thực phẩm.
Mặt khác, những sản phẩm như rau, củ, quả… lại không thể giữ được chất lượng tốt ở nhiệt độ thấp như vậy. Đòi hỏi phải bảo quản chúng ở những nhiệt độ cao hơn, trong khoảng từ 0 – 5 độ C.
Chính vì tính chất khác nhau của từng loại sản phẩm như vậy, nên đòi hỏi kho lạnh phải đảm bảo được duy trì nhiệt độ ổn định trong khoảng từ âm 20 đến 20 độ C, để phù hợp với các loại thực phải khác nhau.
2.1.2. Thùng chứa / Kho trữ hàng
Các loại thùng và hộp này được thiết kế để phù hợp hoàn hảo và có thể tích hợp với mọi hệ thống kệ giá của kho trữ hàng mà không có bất cứ trở ngại nào. Các loại thùng đa dạng có thể kết hợp tùy ý nhờ kích thước tương thích hoàn hảo.
2.1.3. Kệ hàng
Trong lưu trữ, đảm bảo chất lượng hàng hóa là ưu tiên hàng đầu. Một số loại hàng hóa dễ bị biến chất, hư hỏng nếu không biết bảo quản hợp lý. Đơn giản như thực phẩm, thuốc men cần phải tránh để nơi ẩm mốc, cách ly tuyệt đối với bụi bẩn và các loại côn trùng. Một số loại hàng hóa là vật dụng hàng ngày như quần áo, đồ gia dụng thì cần đảm bảo độ sạch sẽ. Vì vậy mà điều tối quan trọng trọng lưu trữ là không được để hàng hóa tiếp xúc trực tiếp với mặt đất mà phải đặt trên kệ để hàng.
Do đó kệ để hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa không bị ảnh hưởng. Hàng hóa được đặt trên tầng kệ sẽ cách mặt đất một khoảng nhất định. Hơn nữa kệ có thiết kế đơn giản, bao gồm tầng kệ và khung kệ làm bằng sắt giúp cho khu vực để hàng luôn thông thoáng, hạn chế sự ẩn nấp của các loại côn trùng, chuột bọ gây hại. Điều này cũng khiến cho khu vực để hàng luôn được khô ráo, sạch sẽ, không có dấu hiệu của ẩm mốc gây hại cho hàng hóa.
2.1.4. Vệ sinh
Nên có lịch kiểm tra kho lưu trữ định kỳ để phát hiện ra các tình trạng xếp kho hàng không đúng vị trí hoặc chất hàng không đúng yêu cầu. Vệ sinh kho tối thiểu hai tuần một lần để giữ kho lưu trữ luôn sạch sẽ, chống bị ẩm mốc, mối mọt hay sản phẩm bị tác động sinh hóa…
2.2. SẮP XẾP HÀNG HÓA
Chất hàng hóa lên kệ theo đúng sơ đồ đã được vạch sẵn và phải đảm bảo an toàn cho cả người và hàng. Sắp xếp hàng hóa chồng lên cao để tiết kiệm diện tích và vật liệu kê lót nhưng vẫn phải đảm bảo độ an toàn.
Bạn có thể áp dụng một số phương pháp xếp hàng như sau:
• Xếp chồng hàng hóa theo dạng hình lập phương hoặc hình kim tự tháp so le nhau, phương pháp này sẽ phù hợp với hàng hóa đóng gói hoặc theo từng chiếc.
• Xếp hàng đổ đống tại một vị trí dành cho khối hàng hóa không cần bảo quản quá cao như cát, sỏi, đá, than…
• Xếp hàng trên kệ áp dụng với những mặt hàng có giá trị và cần phải được bảo quản trong điều kiện tốt. Những hàng hóa nhẹ sẽ được sắp xếp trên cao, những hàng hóa nặng được sắp bên dưới.
3. CUNG CẤP HÀNG
Có 2 phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:
❖ Sơ cấp: Đây là giai đoạn thứ nhất trong quá trình lấy hàng. Trong một số trường hợp, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đang xử lí hoặc nơi đóng gói để hoàn thành, ký nhận và phân phối. Tại trường hợp này, công đoạn lấy hàng sơ cấp cũng chấm dứt giai đoạn lấy hàng.
❖ Thứ cấp: Đây là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng. Một số hàng hóa sơ cấp sẽ tiếp tục được xử lí trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại hệ thống. Với sự bùng nổ của bán hàng trực tuyến, nhiều công ty đang ưu tiên sử dụng các quy trình lấy hàng thứ cấp.
BÀI 6:
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN 1. GIỚI THIỆU
1.1. Ý NGHĨA CỦA VIỆC XUẤT HÓA ĐƠN
Việc ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng là công việc quan trọng đối với khách vào cuối bữa ăn.
- Khách luôn luôn mong đợi việc tính hóa đơn diễn ra một cách kịp thời và chính xác. - Nhà hàng sẽ bị tổn thất về doanh thu nếu việc ra hóa đơn thực hiện không đúng. - Thông thường, thu ngân sẽ lập và lưu giữ hóa đơn thanh toán của khách hàng. - Người phục vụ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp thông tin
chính xác cho thu ngân một cách kịp thời.
- Tùy vào chính sách của nhà hàng khách có thể thanh toán hóa đơn bằng: Tiền mặt, Séc cá nhân / Séc du lịch, Thẻ tín dụng…
1.2. CÁC LOẠI HÓA ĐƠN
• Hóa đơn nội bộ
• Hóa đơn giá trị gia tăng • Hóa đơn tạm tính
2. CÁCH THỨC LẬP HÓA ĐƠN
2.1. HÓA ĐƠN VIẾT TAY / MÁY TÍNH BÀN
- Nhân viên phục vụ chuyển cho thu ngân bản sao (tùy theo đơn vị) của phiếu đặt ăn / uống. Nhân viên thu ngân sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán , theo số bàn trên phiếu đặt ăn / uống.
- Tất cả các bộ hóa đơn thanh toán đều được đánh theo số thứ tự để dễ kiểm soát. - Khi thu ngân nhận được phiếu đặt ăn / uống sẽ điền các hạng mục từ phiếu đặt ăn
/ uống vào hóa đơn thanh toán cùng với giá một cách chính xác.
- Xấp hóa đơn thanh toán và các phiếu đặt ăn / uống được xếp theo thứ tự phù hợp với số bàn.
- Khi khách yêu cầu hóa đơn thanh toán, người phục vụ trước tiên phải lấy xấp chứng từ hóa đơn thanh toán từ thu ngân để kiểm tra việc điền các hạng mục khách gọi có chính xác chưa. Sau đó, thu ngân mới cộng hóa đơn lại.
- Liên đầu tiên được đưa cho khách (tùy theo đơn vị) . Hóa đơn sẽ được đặt trong một tấm bìa cứng hoặc đặt trên dĩa ăn có khăn ăn gập lại.
2.2. HÓA ĐƠN BẰNG POS
❖ POS LÀ GÌ?
- Là hệ thống một bảng menu được lập trình để thu ngân truy cập và tính tiền khách. - Người ta có thể mở và nhập (Key) một món có trong cơ sở dữ liệu (Database) hay
cho giá một món ăn ngoài thực đơn bằng cách “open key”. - Micro system được liên kết với bộ phận kế toán và F/O
- Nhờ sự liên kết này thu ngân có thể nhận biết được khách đã trả phòng chưa (check out) hay xử lý trường hợp hủy hóa đơn (void bill).
3. CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN
Hóa đơn có thể được thanh toán bằng bất kỳ hình thức chi trả nào sau đây: - Tiền mặt (Cash).
- Thẻ tín dụng (Credit cards). - Room charge.
3.1. TIỀN MẶT
3.1.1. Tiền đồng, ngoại tệ
Khi xử lý việc giao dịch, mua bán bằng tiền mặt:
• Nhà hàng có thể chỉ nhận những loại ngoại tệ đã được đưa vào bảng liệt kê như dollar Mỹ, dollar Úc …
• Những đồng ngoại tệ bằng kim loại sẽ không được chấp nhận khi chi trả. • Tỷ giá hối đoái được thông báo, niêm yết bởi khách sạn.
• Nếu có tiền thừa trong lần giao dịch có liên quan đến ngoại tệ, luôn luôn được thối lại bằng tiền đồng.
3.1.2. Séc cá nhân
• Khi nhận thanh toán bằng séc cá nhân, yêu cầu khách cho xem thẻ séc ngân hàng kèm theo tờ séc cá nhân.
• So sánh tờ séc cá nhân với thẻ séc ngân hàng, xem chúng: • Có cùng tên ngân hàng phát hành không.
- Tên cá nhân có giống nhau không. - Mã số có trùng nhau không. • Sau đó kiểm tra:
- Thẻ còn giá trị hay đã hết hạn sử dụng.
- Thẻ không có tên trong danh sách thẻ có vấn đề. • Chữ ký không được tẩy xóa hay sửa chữa.
• Chỉ chấp nhận một séc cho mỗi lần thanh toán và không được phép quá số tiền quy định tối đa cho mỗi lần thanh toán được ghi trên thẻ séc ngân hàng.
• Nhớ rằng khách phải ký séc trước mặt bạn.
• So sánh chữ ký ở séc cá nhân và thẻ séc, hai chữ ký phải giống hệt nhau. • Ghi số thẻ ngân hàng ở phía sau tờ séc.
3.1.3. Séc du lịch
• Một tờ séc du lịch là một hình thức tiền tệ trả trước.
• Người mua mua các tờ séc từ ngân hàng và trả bằng séc khi chi trả.
• Vì nó có tính khả thi được chấp nhận trên toàn thế giới và đặc điểm an toàn, séc du lịch là hình thức phổ biến của việc mang theo tiền mặt, đặc biệt đối với khách du lịch.
- Séc du lịch có thể được dùng trong những đồng tiền chung của thế giới đang lưu hành và những đơn vị tiền tệ đa dạng thông qua các tổ chức như: American express…
- Séc du lịch được thực hiện theo cách thức sau đây:
• Mỗi tờ séc có chỗ trống dành cho 02 chữ ký, một để người mua séc ký trên phiếu mua.
• Chữ ký thứ hai phải được ký trước mặt người nhận khi tờ séc được dùng để thanh toán (như tiền mặt).
• Tỷ giá hối đoái đã được niêm yết sẽ được áp dụng. • So sánh hai chữ ký trên séc, chúng phải giống hệt nhau.
• Nhằm để nhận dạng khi khách thanh toán hóa đơn bằng séc, yêu cầu khách cung cấp một thẻ có dán ảnh. Trong hầu hết các trường hợp, khách sử dụng hộ chiếu. • Theo dõi quá trình khách ký séc và viết ngày tháng. Séc phải được ký trước mặt
bạn.
• Sau khi kiểm tra thấy hai chữ ký giống hệt nhau, mang tờ séc khách vừa mới ký đến quầy thu ngân để xác định tỷ giá.
• Sau khi đã tính toán theo tỷ giá hối đoái, trả lại tiền thừa và hóa đơn cho khách.
3.2. THẺ TÍN DỤNG
Trước tiên, phải biết thẻ tín dụng có thể thanh toán ở nhà hàng, khách sạn của bạn không.
• Thẻ phải chưa hết hạn.
• Thẻ không có tên trong danh sách thẻ có vấn đề.
- Không thấy có từ hủy bỏ (cancelled) hoặc từ không có hiệu lực (void) ở vùng chữ ký.
- Sau đó, điền thông tin cần thiết vào mẫu thích hợp theo đúng thủ tục yêu cầu của Công ty phát hành thẻ.
- Đặt thẻ tín dụng của khách và mẫu vừa điền vào máy cà thẻ (imprinter), đặt thẻ tín dụng bên dưới mẫu vừa điền. Đẩy thanh cà thẻ lướt nhẹ qua thẻ tín dụng và mẫu vừa điền, sao cho tên khách phải hiện rõ trên các bản sao của mẫu vừa điền.
➢ Trong trường hợp khách thanh toán số tiền nhiều hơn giới hạn cho phép mỗi lần thanh toán thì phải gọi điện đến Công ty cấp thẻ tín dụng để hỏi số cấp phép cho thẻ tín dụng của khách. Sau đó, viết số cấp phép vào mẫu vừa điền.
- Đưa mẫu vừa cà xong cho khách ký tên.
- So sánh hai chữ ký trên thẻ tín dụng và mẫu vừa cà. Chúng phải giống hệt nhau. - Đưa liên dành cho khách hàng trong mẫu vừa cà và trả thẻ tín dụng cho khách.
3.3. KÝ PHÒNG
- Người khách có thể ghi nợ những chi phí tiêu dùng trong khách sạn vào tài khoản phòng trong suốt thời gian ở tại khách sạn và chỉ trả số tiền này khi thanh toán tiền để rời khỏi khách sạn.
- Tuy nhiên, điều này chỉ được cho phép trong trường hợp khách hàng đặt cọc một số tiền tại quầy tiếp tân khi khách làm thủ tục đăng ký nhận phòng tại khách sạn.
- Nhân viên tiếp tân sẽ giao cho khách một thẻ chìa khóa phòng, xem như một hình thức để nhận dạng vì trên bìa đựng thẻ có ghi số phòng và tên của khách.
- Khách sạn có thể yêu cầu khách cung cấp chữ ký mẫu trên phiếu đăng ký nhận phòng tại khách sạn.
- Khách sẽ sử dụng thẻ chìa khóa phòng này khi ký chịu các hóa đơn ăn ở nhà hàng trong khách sạn.
• Nhận dạng khách bằng cách yêu cầu khách cho xem thẻ chìa khóa phòng hoặc chìa khóa phòng.
• Khách hàng sẽ ký tên trên hóa đơn, ghi đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa và ghi rõ số phòng mà khách đang ở.
- Nếu khách yêu cầu một bản sao hóa đơn, thì phục vụ sẽ báo với khách rằng khách sẽ nhận được một bản sao khi thanh toán để rời khách sạn.
3.3.1. VOUCHER
3.3.1.1. Meal / drinks voucher
• Meal/ Drink vouchers được phát hành bởi khách sạn như một phần của dịch vụ ăn và ở trọn gói trong khách sạn dành cho đại lý của một hãng hàng không hoặc một đại lý tour du lịch trong nước.
- Nhân viên tiếp tân sẽ trao cho khách ngụ tại khách sạn khi họ đăng ký vào ở khách sạn.
- Những phiếu ăn này không thể chuyển thành tiền mặt nếu không sử dụng.
• Những phiếu như thế thường được phát hành dành cho bữa ăn điểm tâm, nhưng đôi khi cũng có thể được phát hành cho những bữa ăn khác cũng như thức uống.
Ví dụ: American buffet breakfast, Set Lunch or Dinner voucher,…
• Những thông tin chính được tìm thấy trên những phiếu ăn/uống bao gồm: - Entitlement.(Quyền hạn)
- Validity date.( Ngày sử dụng ) - Venue/outlet.(Địa điểm/bộ phận)
- Name of guest (optional) - Number (optional).
3.3.1.2. Gift Voucher
• Gift vouchers cũng có thể được trao bởi khách sạn như những món quà đến những cá nhân và tổ chức hoặc được bán ra bên ngoài cho những ai có nhu cầu mua chúng làm quà tặng.
đổi thành bữa ăn, thức uống trong những nhà hàng của khách sạn.
• Giá trị của những phiếu này được cho biết trên mỗi phiếu và nó không thể chuyển thành tiền mặt nếu người giữ phiếu không sử dụng.
• Gift vouchers được khách sạn phát hành thường bao gồm những thông tin sau đây:
- Validity (niêm yết ngày kết thúc và thường có giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày phát hành).
- Value of voucher (VND /USD )
- Stipulations and conditions of use( quy định và điều kiện sử dụng )
Ví dụ: không đổi thành tiền mặt hoặc hoàn tiền lại nếu giá trị của phiếu chưa hoàn toàn sử dụng đến hoặc không có giá trị vào những dịp lễ đặc biệt.
( This voucher is not redeemable for cash, not applicable for festive season and will not be renewed )
- Cũng có thể công bố nơi/ khu vực trong khách sạn, nơi mà phiếu có thể được thực hiện / sử dụng.
BÀI 7:
PHƯƠNG PHÁP GIẢM CHI PHÍ 1. KHÁI NIỆM VỀ CHI PHÍ
Chi phí là toàn bộ các hao phí lao động, hao phí công cụ lao động và hao phí vật
chất tính thành tiền để thực hiện một công việc nhất định,
Việc xác định chỉ phí là điều kiện để thực hiện các hoạt động một cách có hiệu quả. Tính chi phí có ý nghĩa lớn trong quản lí doanh nghiệp sản xuất hay thương mại: phân tích và lựa chọn những phương án sản xuất và kinh doanh có lợi nhất, xác định khối lượng sản phẩm tối ưu cho một thời gian ngắn, đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp, định ra chủ trương và phương hướng giảm chỉ phí, làm giảm cho