- Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụĐông A (viết tắt là Công ty TNHH TM&DV Đông A).
- Trụ sởchính: 24A1 đường số5, khu dân cư An Bình, đường Trần Quốc Toản, phường An Bình, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai.
- Giấy phép thành lập số 4702001315 ĐN và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 028374 do sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Đồng Nai cấp ngày 23/11/2004.
- Nghành nghề kinh doanh: Dịch vụ khai thuê Hải quan, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu (container và hàng rời), dịch vụ logistics trên bờ, chế tạo máy móc thiết bị công nghiệp.
- Vốn điều lệ: 6,000,000,000 VNĐ.
- Tài khoản số 112-301-000-194. Tại ngân hàng Sacombank (phòng giao dịch Hố Nai, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai).
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Tháng 12 năm 2004, ông Nguyễn Tiến Chương cùng một số thành viên khác thành lập công ty Đông A (hiện là Giám đốc kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị) với mong muốn phát triển trong nghành dịch vụ khai thuê Hải quan và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Hoạt động chủ yếu của công ty Đông A là khai thuê, làm thủ tục Hải quan, vận chuyển hàng hóa XNK trọn gói từ khâu lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, thủ tục hành chính khác và vận chuyển hàng hòa từ cảng, sân bay, CFS vềđến kho của khách hàng đối với hàng nhập khẩu theo sự thỏa thuận trong hợp đồng mà hai bên đã ký và vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng ra cảng, sân bay, CFS đối với hàng xuất khẩu.
Từ những ngày đầu mới thành lập với số vốn điều lệ là: 1,000,000,000 VNĐ, sau một thời gian hoạt động, công ty đã điều chỉnh vốn điều lệ tăng lên 6,000,000,000 VNĐ. Với những mối quan hệ kinh tế rộng rãi và sự nỗ lực không ngừng vươn lên của các thành viên, công ty TNHH TM & DV Đông A đã tạo dựng
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 32
được uy tín trên thịtrường Đồng Nai và các tỉnh lân cận. Tính đến nay thì Hội đồng quản trị của công ty đã có 9 thành viên, tất cảđều là những nhân viên chủ chốt và giữ những chức vụ quan trọng trong công ty.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu
Chức năng:
Công ty TNHH TM&DV Đông A là một công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khai thuê Hải quan, giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, có các chức năng chủ yếu:
- Dịch vụtư vấn và khai thuê hải quan.
- Kinh doanh dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, đường biển, đường bộ.
- Vận tải hàng hóa bằng xe tải nội tỉnh, liên tỉnh.
Nhiệm vụ:
Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, vật tư, tiền vốn, máy móc thiết bị. Đồng thời bảo đảm và không ngừng phát triển đồng vốn của công ty. Công ty thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụđối với Nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật. Tuân thủ chếđộ quản lý về tài chính - kế toán, thuế và các quy định khác theo quy định luật pháp Việt Nam.
Công ty thực hiện các chếđộ quản lý tài sản, tài chính, tiền lương theo đúng quy định luật pháp nhà nước Việt Nam., chăm lo đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên.
Nghiên cứu áp dụng khoa học - kỹ thuật vào thực tiễn, cải thiện máy móc thiết bị cho phù hợp với hoạt động kinh doanh nhằm mở rộng thị trường.
Mục tiêu:
- Mở rộng thị trường kinh doanh, nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ cho khách hàng và năng lực cạnh tranh. Tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư vào công ty, bổ sung và mua sắm phương tiện vận tải như xe tải, xe container để vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Phát triển trở thành doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, có uy tín và quy mô lớn.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 33
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và quản lý nhân sự
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM&DV Đông A
(Nguôn: tác giả)
Công ty TNHH TM&DV Đông A phân chia theo 3 cấp: ban giám đốc; phòng ban thường trực; các đội –nhóm. Các phòng ban thường trực sẽ thực hiện chỉđạo của ban giám đốc và báo cáo tình hình hoạt động. Theo đó, mọi thông tin đều tập trung vào bộ phận xuất nhập khẩu và phụ trách bộ phận sẽđiều động các đội - nhóm có liên quan để bàn giao, phân công công việc. Cơ cấu tổ chức trên tuy khá đơn giản nhưng có ưu điểm là dễ quản lý, kế hoạch đưa xuống được thực hiện nhanh chóng, phản hồi thông tin chính xác và ít tốn thời gian.
2.1.5. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Ban giám đốc
- Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chỉ đạo toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý chung, triển khai và đôn đốc công việc.
- Kiểm tra giám sát các bộ phận trong quá trình hoạt động nhằm mục đích phát hiện và điều chỉnh hệ thống quản lý khi phát sinh những vấn đề bất cập.
- Điều hành các cuộc họp của công ty., phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận. BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN XNK BỘ PHẬN CHỨNG TỪ ĐỘI GIAO NHẬN ĐỘI ĐĂNG KÝ TỜ KHAI ĐỘI XE TẢI ĐỘI XE CONTAINER
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 34
- Quan hệ với khách hàng, nghiên cứu mở rộng thị trường và xây dựng định hướng chiến lược kinh doanh của công ty.
- Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, tài sản và thực hiện đúng các quy định của nhà nước về tài chính - kế toán.
- Ký duyệt các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định về chế độ tài chính - kế toán do bộTài Chính quy định.Các chứng từ và sổ sách kế toán khi trình ký phải có đầy đủ các chữ ký của người chịu trách nhiệm, Phó giám đốc và các bộ phận quản lý ký xác nhận đã kiểm tra.
- Tổ chức phân công và chỉ đạo trực tiếp cán bộ công nhân viên công ty thực hiện tốt nhiệm vụđược giao nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.
- Quyết định hình thức kỷ luật, khiển trách đối với cán bộnhân viên đang làm việc tại công ty.
Bộ phận kế toán
Bao gồm kếtoán trưởng (thuê ngoài), trưởng bộ phận kế toán và các nhân viên. Sốlượng nhân viên bộ phận kế toán hiện tại là 5 người. Bộ phận kế toán có những chức năng và nhiệm vụchính như sau:
- Quản lý quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ kếtoán khác theo quy định về chếđộ tài chính - kế toán, doanh nghiệp do bộ Tài Chính ban hành.
- Tiếp nhận các chứng từ, bảng quyết toán… Từ các bộ phận khác để tổng hợp báo cáo, cập nhật sổ sách kế toán.
- Lập kế hoạch làm việc với các bộ phận đểấn định thời gian nộp báo cáo và các chứng từ khác có liên quan.
- Bảo quản tốt ngân quỹ cho công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc vế công tác quản lý tài chính - kế toán, công tác quản lý sử dụng có hiệu quả tài sản cốđịnh và vốn lưu động.
- Kiểm tra bảng quyết toán và công tác phí của nhân viên.
- Tổng kết sổ sách và lập báo cáo gởi cho Ban giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Thừa hành Giám đốc công ty để làm việc với cơ quan Tài chính, Thuế và các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính - kế toán.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 35
Bộ phận xuất nhập khẩu
Đây là bộ phận có số lượng nhân viên nhiều nhất trong công ty (25 nhân viên), tạo ra giá trị cho công ty bằng việc trực tiếp thực hiện những yêu cầu của khách hàng. Bộ phận xuất nhập khẩu có những nhiệm vụ và chức năng sau:
- Nhận công việc trực tiếp từ Ban giám đốc. Nội dung công việc được phân công phải ghi rõ trong bảng phân công công tác. Khi đã được phân công phải triển khai thực hiện ngay, mọi khó khăn vướng mắc cần phải báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc để xử lý.
- Trưởng bộ phận được phân công công việc cụ thể, tổ chức công việc và quản lý nhân viên, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, ký xác nhận đã kiểm tra các chứng từ như: giấy tạm ứng, bảng quyết toán, lệnh điều xe,… và chịu trách nhiệm pháp lý về công tác quản lý này.
- Trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận vào lệnh điều xe vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, lập bảng tổng kết báo cáo cho Ban giám đốc và bộ phận Kế toán.
- Cập nhật, tư vấn cho khách hàng về thủ tục xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các khách hàng.
- Nhận tờ khai và thực hiện việc lấy hàng hóa xuất nhập khẩuở các cảng, sân bay cho đến khi công việc kết thúc, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc đối với công việc được giao.
- Thay mặt khách hàng làm mọi thủ tục hải quan khi nhận hàng, xuất hàng tại các cảng hoặc sân bay.
- Đề xuất Ban giám đốc thực hiện các công việc hay từ chối các dịch vụ không khả thi.
- Đăng ký tờ khai hải quan và hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết liên quan đến lô hàng và bàn giao cho bộ phận khác có liên quan. Khi bàn giao chứng từ phải ký xác nhận vào sổ giao nhận chứng từ của công ty để theo dõi.
- Giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ kho đến cảng và ngược lại.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 36
- Lên tờ khai hải quan, lập những chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết như: Invoice, Packing list, Sales Contract và các hồ sơ khác có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Đồng thời nhận báo cáo về kế hoạch công tác từ các bộ phận khác.
- Chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về các nội dung đã khai trong chứng từ. - Trưởng bộ phận sẽ liên hệ với khách hàng về những nội dung chưa rõ, nhằm hoàn thành việc lập bộ chứng từ đúng theo quy định.
- Bàn giao những chứng từ đã hoàn thành cho các bộ phận khác có liên quan. Khi bàn giao chứng từ phải ghi sổ và ký xác nhận những gì có liên quan đến bộ hồ sơ.
- Dựa vào các hồ sơ của khách hàng để khai báo hải quan theo quy định của Luật Hải quan về tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế xuất nhập khẩu.
- Ngoài ra, còn có một bộ phận nhỏ chịu trách nhiệm tư vấn và đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho hàng hóa xuất khẩu khi có yêu cầu từ phía khách hàng.
Các đội – nhóm - Độigiao nhận:
Chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục giao nhận hàng tại cảng, các thủ tục hành chính phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng; giao nhận chứng từ của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ cảng, kho và báo cáo trực tiếp về trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
- Đội đăng ký tờ khai:
Được phân chia thành 3 đội: Long Bình (khu vực khu chế xuất Long Bình, khu công nghiệp AMATA), Thống Nhất (khu vực khu công nghiệp Biên Hòa, cụm dệt may Tân Hiệp, khu công nghiệp Hố Nai, khu công nghiệp Sông Mây) và Tam Phước (khu công nghiệp Tam Phước, khu công nghiệp Long Thành).
Là bộ phận trực tiếp giao dịch, liên hệ với khách hàng, hỗ trợ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu về các vấn đề phát sinh liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan cho đơn hàng.
Đăng ký tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
Theo dõi tình hình và báo cáo cho trưởng bộ phận xuất nhập khẩu các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng xe tải.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 37
Giải đáp thắc mắc của khách hàng về các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan.
Giám sát hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế.
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và có hướng xử lý phù hợp.
Quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng. - Đội xe tải:
Trưởng bộ phận xuất nhập khẩu sẽ là người trực tiếp điều động, sắp xếp công việc cho đội xe tải. Đội xe tải có nhiệm vụ thực hiện việc chuyên chở hàng lẻ (LCL) của khách hàng; nhận phân công từ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu; theo dõi tình hình xe tải và báo cáo lại với trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
- Đội xe container:
Người phụ trách chính là phóphòng xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ điều phối xe container theo lịch nhận hàng của khách hàng. Đội xe container có chức năng chuyên chở hàng nguyên công (FCL) từ cảng đến kho và ngược lại; hoặc đóng container tạm trong trường hợp xuất hàng lẻ nhưng số lượngkiện lớn, có thể đóng đủ container để vận chuyển đến CFS rút hàng vào kho.
2.1.6. Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đối với công ty bằng đường biển đối với công ty
Kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại quốc tế WTO, nền kinh tế Việt Nam nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng đã có nhiều thay đổi đáng kể. Muốn xây dựng một nền kinh tế vững mạnh theo xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, toàn cầu hóa thì không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó là cánh cửa để trao đổi hàng hóa và thông thương với các nước trên thế giới. Nó thúc đẩy nước ta khai thác hết tất cả các tiềm năng và các thế mạnh của nền kinh tế. Hòa theo nhịp điệu chung đó của nền kinh tế, công ty TNHH TM&DV Đông A ra đời. Ngay từ ngày đầu công ty đã xác định hướng phát triển cho mình là trở thành công ty cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng đầu. Bởi lẽ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế luôn đi song song và không thể tách rời.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 38
Với tư cách là một công ty chuyên về xuất nhập khẩu nên hoạt động giao nhận hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng với công ty, vì các hợp đồng mà khách hàng ký kếtvới công ty là hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu. Trong đó hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biểnlà chiếm tỷ trọng nhiều hơn. Vì vậy hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là vô cùng quan trọng đối với công ty, có thể nói đây là hoạt động chủ chốt của công ty.
2.1.7. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH TM&DV Đông A hóa bằng đường biển của công ty TNHH TM&DV Đông A từnăm 2011-2015
Bảng 2.1:Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH TM&DV Đông A (2011-2015)
Đơn vị tính: tỷVNĐ Chỉ tiêu 2011 (1) 2012 (2) 2013 (3) 2014 (4) 2015 (5) Doanh thu (R) 21.082 20.008 23.350 25.230 27.877 Chi phí (C) 18.061 18.240 19.780 21.034 22.897 Lãi trước thuế (EBT) 3.021 1.768 3.570 4.196 4.980 Lãi sau thuế (EAT) 2.266 1.326 2.678 3.147 3.735
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 39
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa bằng đường
biển của công ty TNHH TM&DV Đông A (2011-2015)
Đơn vị tính: tỷVNĐ (Nguồn: tác giả)
Biểu đồ 2.2: Tốc độtăng trưởng doanh thu giao nhận hàng hóa bằng đường
biển của công ty TNHH TM&DV Đông A (2011-2015)
Đơn vị tính: %